Web-Formulare
Überblick
Ein Web-Formular ist die Einbettung auf einer fremden Seite, die ohne Login funktioniert. Adressiert wird es über einen eigenen Einbettungs-Schlüssel — keine Anmeldung, keine Sitzung.
Jede Absendung, die kein Spam ist, wird zu einem Lead. Das ist der Zweck der Fläche: aus einem Formular soll ein Vorgang werden und keine E-Mail an ein Sammelpostfach.
Herkunft wird mitgeführt — UTM-Parameter und Verweisquelle stehen an der Absendung und wandern in die Attribution.
Kernaufgaben
Formular bauen. Feldschema festlegen, Standard-Herkunft hinterlegen, Einbettungs-Schlüssel verwenden.
Double-Opt-In verlangen. Je Formular einschaltbar: Dann entsteht mit der Absendung eine ausstehende Einwilligung mit Token und Frist, und werblich genutzt werden darf die Adresse erst nach der Bestätigung — siehe Einwilligungen & Sperren.
Absendungen sichten. Die Liste zeigt die Eingänge.
Bekannte Absender werden nicht doppelt angelegt. Vor der Lead-Anlage sucht Octibiz die Adresse im CRM — ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung:
- Gibt es einen offenen Lead mit dieser Adresse (oder hat dieselbe Adresse früher schon einen Lead
erzeugt), bekommt er die Einsendung als Aktivität „Formular-Einsendung" mit den abgeschickten Angaben. Ein zweiter Lead entsteht nicht.
- Sonst wird ein Kontakt gesucht — über die Haupt- und jede weitere E-Mail-Adresse. Ein Treffer
bekommt dieselbe Aktivität; im Eingang steht dann Bekannter Kontakt mit dem Link zum Kontakt.
- Erst ohne Treffer entsteht ein neuer Lead — mit der Marke des Formulars.
Das gilt je Marke: ein Formular mit Marke findet Datensätze dieser Marke und markenlose, nicht die einer anderen Marke. Ein Formular ohne Marke sucht in allen.
Pflichtangaben werden geprüft. Ein Feld, das Sie als Pflicht kennzeichnen, ist auch am Server Pflicht — nicht nur im Browser. Eine Einsendung, in der etwas fehlt, wird abgewiesen und legt nichts an: keine Absendung, keinen Lead. Ohne eigenes Feldschema fragt das Formular genau die E-Mail-Adresse ab, und die ist dann die Pflichtangabe.
Feldnamen sind eindeutig. Zwei Felder desselben Namens überschreiben sich gegenseitig — das Speichern weist sie deshalb ab, ebenso ein Feld ohne Namen (der Browser sendet es gar nicht erst mit).
Spam behandeln. Eine einfache Erkennung ohne externe Dienste greift: Honigtopf-Feld und eine Link-Heuristik. Falsch Einsortiertes lässt sich freigeben.
Zu Lead machen. Was durchkommt, wird zum Lead — mit Herkunft, ohne Abtippen.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Formular anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text | Wie das Formular intern heißt. |
Adresse slug | ja | Text | Der Teil der öffentlichen Adresse, unter der das Formular erreichbar ist. Nicht mehr ändern, sobald es eingebunden ist — sonst führt jede eingebaute Einbindung ins Leere. |
Felder fields | ja | Liste von Feldern | Was abgefragt wird, mit Beschriftung, Art und Pflichtangabe. Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet Abschlüsse — fragen Sie, was Sie wirklich brauchen. |
Quelle sourceId | nein | Stammdaten „Quellen" | Als welche Herkunft entstehende Leads geführt werden. |
Standard-UTM defaultUtm | nein | Kampagnen-Merkmale | Womit Einsendungen ohne eigene Merkmale versehen werden. |
Doppelte Bestätigung doubleOptIn | nein | Ja/Nein | Ob eine Bestätigungsmail verlangt wird, bevor die Einwilligung gilt. Für Werbe-Einwilligungen ist das der belastbare Weg — ohne sie tragen Sie die Beweislast dafür, dass wirklich der Adressinhaber eingetragen hat. |
Einwilligungszweck consentPurpose | nein | Text | Wofür eingewilligt wird. Wird als Einwilligung festgehalten. |
Kanal-Einwilligungen channelConsents | nein | je Kanal (SMS, WhatsApp) ein Wortlaut mit 10–1000 Zeichen | Zeigt unter der Mail-Einwilligung ein eigenes Kästchen je Kanal. Angehakt entsteht eine eigene Einwilligung für die Mobilnummer — mit genau diesem Text als Nachweis. Braucht ein Feld für die Mobilnummer im Formular. Per SMS-Antwort „JA" bestätigen (channelConsents[].confirmByReply, nur SMS): Die Nummer bekommt eine SMS mit der Bitte um „JA"; erst die Antwort bestätigt die SMS-Einwilligung — der Klick in der Bestätigungsmail nicht. Frist wie beim Mail-Double-Opt-In. Ab Werk an, sobald Sie SMS neu abfragen; ein schon gespeichertes Formular behält seinen Stand. Kostet je Anmeldung eine SMS; ein erneutes Absenden mit derselben Nummer schickt keine zweite. |
Einwilligungstext consentText | nein | Text | Der Wortlaut neben dem Häkchen. Genau dieser Text ist im Streitfall der Nachweis — deshalb wird er mitgespeichert und nicht nur angezeigt. |
Weiterleitung redirectUrl | nein | Adresse | Wohin nach dem Absenden. Leer heißt: Dankeseite des Systems. |
Ziele targets | nein | Liste von Zielen | Was aus einer Einsendung entsteht — Lead, Kontakt, Zielgruppen-Eintrag, Benachrichtigung. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke das Formular steht. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus nimmt das Formular vom Netz. Vorhandene Einsendungen bleiben. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.marketing. marketing.form.manage— Formulare anlegen und bearbeiten.marketing.submission.view— Absendungen sehen ·marketing.submission.convert— zum Lead
machen · marketing.submission.spam — als Spam markieren oder freigeben.
- Alle vier sind in der Rolle Vertrieb vorbelegt.
- Aufbewahrung ist geregelt: Absendungen unterliegen einer eigenen DSGVO-Aufbewahrungsregel.
Beim Anonymisieren fallen Klartext-Adresse, Rohdaten, Verweisquelle und Browserkennung weg — der Adress-Hash bleibt, weil er Sperr- und Entdopplungsschlüssel ist. Siehe DSGVO / Datenschutz.
FAQ & Fehlerbilder
Eine Absendung erzeugt keinen Lead. Sie wurde als Spam eingestuft — oder es gibt bereits einen passenden Kontakt beziehungsweise Lead. Dann steht die Einsendung dort als Aktivität „Formular-Einsendung"; der Eingang verlinkt den Datensatz.
Ein echter Eingang landete im Spam. Freigeben; die Erkennung ist bewusst einfach gehalten und arbeitet ohne externen Dienst.
Die Adresse darf nicht beworben werden, obwohl das Formular ausgefüllt wurde. Mit Double-Opt-In gilt die Einwilligung erst nach der Bestätigung. Bis dahin ist sie ausstehend.
Nach der Aufbewahrungsfrist fehlt die E-Mail-Adresse. So gewollt. Der Hash bleibt erhalten, damit Sperren und Entdopplung weiter greifen — die Klartextdaten nicht.