Angebote, Rechnungen, Verträge
Überblick
Ihre kaufmännischen Unterlagen liegen an einer Stelle. Welche Bereiche erscheinen, hängt davon ab, was Ihr Anbieter freigeschaltet hat — üblich sind Angebote, Rechnungen, Verträge und Rücksendungen.
Jeder Beleg ist als PDF abrufbar. Das PDF ist der verbindliche Stand; die Ansicht im Portal ist die bequeme Lesefassung davon.
Kernaufgaben
Ein Angebot prüfen und annehmen. Im Detail sehen Sie Positionen, Summen und die Gültigkeit. Ist eine Zustimmung vorgesehen, gibt es dafür einen Knopf — Ihre Entscheidung wird mit Zeitpunkt festgehalten. Bietet Ihnen das Angebot mehrere Varianten an, wählen Sie bei der Annahme genau eine davon. Enthält es optionale Positionen, kreuzen Sie beim Annehmen an, welche Sie dazunehmen; Positionen, die Sie nicht beauftragen möchten, wählen Sie unter Angenommene Positionen ab — das ist eine Teilannahme, und beauftragt wird genau der Umfang, den Sie gewählt haben. Passt noch etwas nicht, fordern Sie mit Änderung anfordern eine überarbeitete Fassung an — das Angebot bleibt dabei offen.
Direkt aus der Angebotsmail freigeben. Die Mail zum Angebot trägt den Knopf Online ansehen und freigeben. Er meldet Sie einmalig im Portal an und öffnet das Angebot — der Link gilt 7 Tage und funktioniert genau einmal. Ist er abgelaufen oder schon benutzt, melden Sie sich normal an; die Seite führt Sie danach zum selben Angebot.
Ihre Konditionen ansehen. Unter Konditionen stehen die Preislisten, die Ihr Anbieter für Ihr Unternehmen vereinbart hat — mit Gültigkeit. Ein Klick klappt eine Liste auf: je Artikel oder Kategorie der vereinbarte Preis oder Rabatt, ab welcher Menge er gilt und bis wann. Sie sehen nur gültige, freigegebene Konditionen Ihres eigenen Unternehmens; sie gelten automatisch in Angeboten und Aufträgen. Freigeschaltet wird die Seite mit dem Portal-Recht Eigene Konditionen ansehen.
Rechnungen einsehen. Die Liste zeigt Nummer, Datum, Betrag und ob bereits bezahlt wurde. Das PDF laden Sie über die Zeile herunter. Oben steht Offene Posten gesamt: alle offenen Rechnungen abzüglich offener Gutschriften, je Währung — derselbe Stand wie in der Buchhaltung Ihres Anbieters. Eine offene Gutschrift kann die Summe ins Minus drehen; dann schuldet Ihr Anbieter Ihnen den Betrag. Über eine neue Rechnung, eine überfällige Rechnung und einen Zahlungseingang benachrichtigt Sie das Portal (Glocke und E-Mail); unter Profil → Benachrichtigungen lässt sich jede der drei Meldungen abwählen.
Verträge nachlesen. Laufzeit, Leistungsumfang und Kündigungsfristen stehen im Detail.
Kontingent Ihres Vertrags. Enthält Ihr Vertrag ein Stundenkontingent, zeigt das Vertragsdetail unter Kontingente (laufende Periode) je Kontingent den Zeitraum, den Verbrauch gegen die verfügbare Menge (als Balken), einen Übertrag aus der Vorperiode und den Rest. Ein negativer Rest steht rot — dann ist mehr geleistet worden, als das Kontingent enthält, und Ihr Vertrag regelt, wie das abgerechnet wird. Ist das Kontingent der laufenden Periode aufgebraucht oder überschritten, steht darüber zusätzlich ein Warnhinweis. Unter Frühere Perioden sehen Sie je Kontingent die abgeschlossenen Perioden der letzten Zeit, die jüngste zuerst: verfügbare Menge, Verbrauch und das Ergebnis — Mehrverbrauch, in die nächste Periode übertragen, nicht genutzt oder genau aufgebraucht. Die Anzeige ist nur zum Lesen und zeigt den Stand der gebuchten Zeiten Ihres Anbieters. Freigeschaltet wird sie mit dem Portal-Recht Kontingente ansehen.
Aufträge und Sendungen verfolgen. Unter Aufträge sehen Sie Ihre bestätigten Aufträge mit Liefer- und Zahlungsstand; das Detail zeigt die Positionen mit gelieferter Menge und die Sendungen mit Status und Tracking-Link. Die Ansicht ist nur zum Lesen. Freigeschaltet wird sie mit dem Portal-Recht Aufträge und Sendungen ansehen.
Eine Rücksendung anmelden. Wo der Bereich freigeschaltet ist, melden Sie eine Rücksendung an und verfolgen ihren Stand.
Felder im Detail
Belege werden im Portal gelesen und beantwortet, nicht bearbeitet. Was Sie eingeben können, ist die Entscheidung darüber.
Angebot
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
| Annehmen | — | Schaltfläche | Erklärt die Annahme verbindlich. Der Zeitpunkt und Ihr Konto werden festgehalten; auf der Anbieterseite entsteht daraus die weitere Bearbeitung. |
| Änderung anfordern | — | Schaltfläche mit Beschreibung (Pflicht) | Hält Ihren Änderungswunsch mit Zeitpunkt und Namen fest. Das Angebot bleibt offen; Ihr Ansprechpartner wird mit Ihrem Text benachrichtigt und schickt Ihnen eine überarbeitete Fassung. |
| Ablehnen | — | Schaltfläche mit Grund (Pflicht) | Beendet das Angebot. Der Grund hilft dem Anbieter mehr als jede Statistik. |
| Gültig bis | — | Datum, nur lesbar | Bis wann Sie entscheiden können. Danach ist das Angebot abgelaufen; Ihr Ansprechpartner kann es mit einer neuen Frist erneuern. |
| Positionen | — | Anzeige | Die bepreisten Positionen des Angebots mit ihrem Nettobetrag; optionale sind als optional gekennzeichnet. |
| Optionale Positionen dazunehmen | nein | Auswahl beim Annehmen | Positionen, die im Preis nicht enthalten sind. Was Sie ankreuzen, zählt ab der Annahme zur Summe und wird mit beauftragt. |
| Angenommene Positionen | nein | Auswahl beim Annehmen (bei mehr als einer Position) | Alle festen Positionen sind angehakt. Entfernen Sie den Haken bei dem, was Sie nicht beauftragen möchten — das Angebot gilt dann als teilweise angenommen, Summe und Auftrag folgen Ihrer Wahl. Mindestens eine Position muss bleiben; wer nichts möchte, lehnt ab. Ihre Wahl gehört zum festgehaltenen Nachweis. |
| Variante | ja, wenn das Angebot Varianten hat | Auswahl beim Annehmen | Enthält das Angebot Varianten (z. B. Basis und Premium), zeigt das Portal jede mit ihrer Summe. Beim Annehmen oder Signieren wählen Sie genau eine; ohne Wahl wird die Annahme nicht entgegengenommen. Nur die gewählte Variante wird beauftragt. |
Rechnungen und Verträge
| Angabe | Woher | Was sie bedeutet |
|---|---|---|
| Offener Betrag | Rechnung abzüglich verbuchter Zahlungen | Was noch aussteht. Eine Zahlung, die noch nicht verbucht ist, erscheint hier noch nicht. |
| Fällig am | Zahlungsziel der Rechnung | Bis wann zu zahlen ist. Bei hinterlegtem Skonto steht die kürzere Frist daneben. |
| Beleg-Ausgabe | Der Beleg zum Herunterladen — dieselbe Datei, die Sie per Mail bekommen haben. | |
| Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist | Vertrag | Bis wann der Vertrag läuft und bis wann gekündigt werden kann. Die Frist wird vom Ende her gerechnet, nicht vom heutigen Tag. |
| Kontingent: verbraucht / verfügbar | gebuchte Zeiten der laufenden Periode | Wie viel des Kontingents bereits geleistet ist. Verfügbar enthält einen Übertrag aus der Vorperiode, wenn Ihr Vertrag ihn vorsieht. |
| Kontingent: Rest | Kontingent abzüglich Verbrauch | Was in dieser Periode noch offen ist. Negativ (rot) heißt: mehr geleistet als enthalten. Bei null oder weniger erscheint ein Warnhinweis. |
| Frühere Perioden | abgeschlossene Perioden des Kontingents, höchstens zwölf | Je Periode Zeitraum, Verfügbar (Soll plus Übertrag), Verbraucht und Ergebnis: Mehrverbrauch, übertragen, nicht genutzt oder genau aufgebraucht. |
Rücksendungen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
| Positionen und Menge | ja | Auswahl aus der Lieferung | Was zurückgeht. Mehr als geliefert lässt sich nicht auswählen. |
| Grund | ja | Auswahl | Warum. Er entscheidet über die weitere Behandlung — ein Defekt läuft anders als eine Fehlbestellung. |
| Anmerkung | nein | Text | Was der Anbieter zusätzlich wissen sollte. |
Einstellungen & Rechte
Sie sehen ausschließlich Belege und Konditionen Ihres Unternehmens. Ob Sie ein Angebot verbindlich annehmen dürfen, richtet sich nach der Freigabe Ihres Anbieters.
FAQ & Fehlerbilder
Der Betrag im Portal weicht vom PDF ab. Das darf nicht vorkommen — melden Sie es Ihrem Ansprechpartner. Verbindlich ist das PDF.
Ein Angebot lässt sich nicht mehr annehmen. Dann ist es abgelaufen oder wurde zurückgezogen. Ihr Ansprechpartner kann ein neues erstellen.
Ich finde eine alte Rechnung nicht. Prüfen Sie die Filter der Liste — abgeschlossene Belege sind oft ausgeblendet.