Meine Kontakte
Überblick
Unter Einstellungen → Meine Kontakte gleichen Sie Ihr persönliches Adressbuch bei Google oder Microsoft mit den Kontakten in Octibiz ab. Wer eine Telefonnummer im Handy pflegt, muss sie nicht noch einmal im CRM eintragen — und umgekehrt.
Es ist eine persönliche Einstellung, wie das Vertriebs-Postfach: Sie verbinden Ihr Adressbuch, nicht das des Hauses. Andere sehen Ihre Verbindungen nicht.
Drei Regeln bestimmen, was der Abgleich tut:
- Er löscht nie. Ist ein Kontakt im fremden Adressbuch gelöscht, wird das in Octibiz nur
vermerkt. Der Kontakt bleibt — mit allen Belegen, Vorgängen und Verläufen, die an ihm hängen — und wird danach nicht wieder hinübergeschrieben.
- Leere Felder überschreiben nichts. Übernommen wird nur, was drüben tatsächlich steht:
Telefon, Mobilnummer und Position, sobald sie dort gefüllt sind; die E-Mail-Adresse nur, wenn der Kontakt hier noch keine hat.
- Wiedererkannt wird an der Herkunft. Ein einmal zugeordneter Kontakt trägt die Kennung aus dem
fremden Adressbuch und wird daran beim nächsten Lauf wiedergefunden. Beim ersten Mal sucht der Abgleich über die E-Mail-Adresse. Findet er nichts, legt er einen neuen Kontakt an — aber nur, wenn drüben ein Name steht.
Kernaufgaben
Adressbuch verbinden. Adressbuch verbinden fragt Anbieter, Bezeichnung, Integration und Richtung ab. Voraussetzung ist eine Integration desselben Anbieters, die bereits verbunden und aktiv ist — über sie meldet sich Octibiz beim Anbieter an. Die Auswahl zeigt nur passende Integrationen.
Den Zustand prüfen. Die Liste zeigt Bezeichnung, Anbieter, Richtung und Status: Abgeglichen, Wartet auf ersten Abgleich oder Fehler — der Grund eines Fehlers erscheint, wenn Sie mit der Maus auf den Status zeigen. Pausierte Verbindungen tragen den Zusatz pausiert.
Jetzt abgleichen. Der Abgleich läuft von selbst alle 30 Minuten. Jetzt abgleichen (Pfeil-Symbol) startet ihn sofort und meldet, wie viele Kontakte dabei berührt wurden.
Verbindung trennen. Das Papierkorb-Symbol trennt die Verbindung. Bereits abgeglichene Kontakte bleiben erhalten.
Was hinausgeschrieben wird. Bei Nur schreiben und Beides gehen Kontakte, die seit dem letzten Lauf geändert wurden, in Ihr Adressbuch — Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Mobilnummer, Position und der Name des Kunden als Firma. Je Lauf und Verbindung sind es höchstens 200; der Rest folgt im nächsten Lauf. Ausgewählt wird nach der Marke der Verbindung, nicht nach Ihren eigenen Kunden: mit Marke gehen Kontakte dieser Marke und markenlose Kontakte hinaus, ohne Marke Kontakte aller Marken.
Felder im Detail
Adressbuch verbinden
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Anbieter provider | ja | Google oder Microsoft | Mit welchem Adressbuch abgeglichen wird. Er bestimmt, welche Integrationen zur Wahl stehen, und wird nur beim Anlegen gesetzt. |
Bezeichnung label | ja | Text, max. 100 Zeichen | Unter welchem Namen die Verbindung in Ihrer Liste steht. |
Integration integrationId | ja | verbundene, aktive Integration desselben Anbieters | Über welche Anmeldung beim Anbieter zugegriffen wird. Geprüft wird, dass es sie gibt, dass sie zum Anbieter passt und dass Sie sie nutzen dürfen. |
Richtung direction | nein | Nur lesen (Vorgabe), Nur schreiben oder Beides | Nur lesen übernimmt Kontakte aus dem Adressbuch nach Octibiz, Nur schreiben schreibt Kontakte aus Octibiz ins Adressbuch, Beides tut beides. Gelöscht wird in keiner Richtung. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
brandId | eine Marke, in der Sie das Recht zum Kontakt-Abgleich haben; leer = ohne Marke | Neu angelegte Kontakte bekommen diese Marke. Beim Hinausschreiben gehen nur Kontakte dieser Marke und markenlose Kontakte mit. |
active | Ja/Nein, Vorgabe Ja | Nein pausiert den Abgleich, ohne die Verbindung zu trennen; die Liste zeigt dann pausiert. |
Einstellungen & Rechte
- Recht
platform.contact_sync.manage. Ohne es erscheint die Kachel nicht, und die Seite lässt
sich nicht öffnen.
- Die Verbindung gehört Ihrem Konto. Jede Verbindung ist an den Nutzer gebunden, der sie
angelegt hat; fremde Verbindungen sind weder sichtbar noch änderbar.
- Kein eigenes Modul. Der Kontakt-Abgleich gehört zum Kern von Octibiz.
- Schnittstelle:
/api/v1/contact-sync-connectionszum Anlegen, Ändern und Trennen,
POST /api/v1/contact-sync-connections/{ulid}/sync für den sofortigen Abgleich.
FAQ & Fehlerbilder
„Für den Kontakt-Abgleich ist eine verbundene OAuth-Integration (integrationId) erforderlich." Es gibt noch keine passende Integration, oder die gewählte gehört zu einem anderen Anbieter. Richten Sie unter Integrationen zuerst die Anmeldung bei Google bzw. Microsoft ein.
**Die Auswahl Integration ist leer.** Es gibt keine aktive Integration des gewählten Anbieters, oder Ihr Konto darf die Integrationen nicht lesen.
**Der Status steht auf Fehler.** Der letzte Lauf ist abgebrochen; der Grund steht am Status. Meist ist die Anmeldung der Integration abgelaufen. Danach Jetzt abgleichen.
Ein Kontakt wurde im Handy gelöscht, steht aber noch in Octibiz. So gewollt: der Abgleich löscht nie. Löschen Sie den Kontakt bei Bedarf in Octibiz selbst.
Einträge aus dem Adressbuch kommen nicht an. Die Richtung steht auf Nur schreiben, oder dem Eintrag fehlt drüben der Name — ein Eintrag ohne Vor- und Nachname wird nicht übernommen.