Mail-Zuordnungen
Überblick
Ist Ihr Vertriebs-Postfach verbunden, prüft das CRM jede Mail, die dort ankommt: Zu welchem Deal, Interessenten, Kunden oder Kontakt gehört sie? Der Inhalt einer persönlichen Mail kommt dabei nicht ungefragt in einen Verlauf. Eine falsch zugeordnete Mail trüge personenbezogene Inhalte in einen fremden Vorgang, sichtbar für jeden mit Zugriff darauf — und rückgängig machen hieße löschen, nicht korrigieren.
Deshalb gilt:
- Kein Treffer: Die Mail bleibt in Ihrem Postfach, ohne jede Spur im CRM.
- Eindeutiger Treffer: Genau ein Kontakt passt zur Adresse, kein zusätzlicher Interessent und
höchstens ein offener Deal. Ab Werk wird die Mail dann sofort zugeordnet.
- Mehrdeutiger Treffer: alles andere — etwa zwei Kontakte mit derselben Adresse oder ein Kontakt
und ein Interessent. Die Mail wartet auf dieser Seite, bis Sie entscheiden; bis dahin steht sie in keinem Verlauf.
Die Seite zeigt nur Vorschläge aus Ihrem eigenen Postfach. Sie finden sie im CRM als Unterpunkt von Aktivitäten.
Kernaufgaben
Vorschlag prüfen. Jede wartende Mail steht als Karte: Betreff, Eingegangen oder Gesendet, die Adresse des Gegenübers und der Zeitpunkt. Das Kennzeichen an der Karte sagt, wie sicher der Vorschlag ist: eindeutig oder mehrdeutig. Inhalt anzeigen klappt den Text der Mail auf.
Ziel wählen und zuordnen. Unter Zuordnen zu steht der Vorschlag; die Auswahl bietet alle möglichen Ziele — Deal, Interessent, Kunde oder Kontakt. Andere Ziele lassen sich nicht wählen. Zuordnen schreibt die Mail als Beitrag in den Verlauf dieses Ziels; ein zweiter Klick legt keinen zweiten Beitrag an.
Ablehnen. Nicht zuordnen lässt die Mail ohne CRM-Spur in Ihrem Postfach. In beiden Fällen verschwindet die Karte von der Seite.
Felder im Detail
Zuordnen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Zuordnen zu targetSubjectType · targetSubjectId | nein | eines der vorgeschlagenen Ziele | Art und Kennung des Ziels, in dessen Verlauf die Mail geschrieben wird. Leer bleibt es beim Vorschlag. Ein Ziel außerhalb der Vorschlagsliste wird abgewiesen. |
Auf der Karte
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
Betreff mailSubject | Betreff der Mail; ohne Betreff steht (ohne Betreff) da. |
Eingegangen / Gesendet direction | Gesendet steht bei eigenen ausgehenden Mails, die über die BCC-Adresse des Postfachs erfasst wurden. |
Adresse counterpartEmail | Die Adresse des Gegenübers — nach ihr wurden die Ziele gesucht. |
eindeutig / mehrdeutig confidence | Wie sicher der Vorschlag ist, nach den Regeln im Überblick. |
Inhalt anzeigen bodyHtml | Der wartende Text. Er steht bis zu Ihrer Entscheidung in keinem Verlauf. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. - Sehen: Die Seite öffnet, wer
crm.deal.viewhat; die Schnittstelle liefert die Vorschläge auch
mit crm.lead.view.
- Entscheiden:
crm.deal.editodercrm.lead.manage. Beim Zuordnen prüft das System zusätzlich,
ob Sie in den Verlauf dieses Ziels schreiben dürfen.
- Nur die eigenen Vorschläge. Vorschläge aus fremden Postfächern sieht niemand — sie sind für
andere schlicht nicht vorhanden.
- Sofort-Zuordnung abschalten: Die Systemeinstellung
crm.mail_assignment.auto_confirm_high
(unter System) ist ab Werk an, auch ohne Eintrag. Mit dem Wert 0 (ebenso false, off, no oder nein) wartet auch ein eindeutiger Treffer auf Ihre Bestätigung.
- Schnittstelle:
GET /api/v1/crm/mail-assignments(Filterstatus:pendingals Vorgabe,
confirmed, rejected), POST /api/v1/crm/mail-assignments/{ulid}/confirm mit targetSubjectType und targetSubjectId, POST /api/v1/crm/mail-assignments/{ulid}/reject.
FAQ & Fehlerbilder
Die Seite ist leer, obwohl Mails eingehen. Eindeutige Treffer werden ab Werk sofort zugeordnet und erscheinen gar nicht erst hier — sehen Sie im Verlauf des Kunden oder Deals nach. Mails ohne Treffer bleiben nur im Postfach.
Eine Mail steht weder hier noch im Verlauf. Dann passte die Adresse zu keinem bekannten Kontakt, Kunden oder Interessenten. Hinterlegen Sie die Adresse am Kontakt.
Das Ziel steht angeblich nicht zur Wahl. Zugeordnet werden kann nur eines der vorgeschlagenen Ziele. Wählen Sie eines aus der Liste oder lehnen Sie ab.
Zuordnen wird abgewiesen. Sie dürfen in den Verlauf des gewählten Ziels nicht schreiben — etwa weil der Deal einer Marke gehört, in der Ihnen das Recht fehlt. Wählen Sie ein anderes Ziel oder lehnen Sie ab.