Einwilligungen & Sperren
Überblick
Zwei Listen entscheiden, wer Werbung bekommt — und sie wirken gegenläufig:
- Die Einwilligung ist das positive Gate: nur eine bestätigte Einwilligung berechtigt zum
werblichen Versand.
- Die Sperrliste ist das negative Gate: was hier steht, wird nicht mehr angeschrieben, egal was
sonst gilt.
Beides wird vor jedem werblichen Versand hart geprüft — nicht in der Oberfläche, sondern im Versand selbst. Eine Zielgruppe kann jemanden enthalten, den der Versand trotzdem auslässt.
Der Lebenszyklus einer Einwilligung: ausstehend → bestätigt → widerrufen, dazu verfallen, wenn die Bestätigungsfrist ungenutzt abläuft.
Kernaufgaben
Einwilligungen einsehen. Mit Nachweis: Zeitstempel, Herkunfts-Hash und der Einwilligungstext, dem zugestimmt wurde. Genau das ist im Zweifel die Beweislage.
Double-Opt-In verstehen. Beim Eintragen entsteht eine ausstehende Einwilligung mit Token und Frist; erst die Bestätigung über den Link macht sie gültig. Unbestätigte Einwilligungen verfallen automatisch durch einen täglichen Lauf.
Widerruf verarbeiten. Ein Widerruf setzt die Einwilligung auf widerrufen und legt sofort eine Sperre an. Eine Abmeldung aus einer Mail wirkt unmittelbar — nicht erst beim nächsten Versand.
Einwilligung je Kanal. Jede Einwilligung gilt für einen Kanal und einen Zweck. E-Mail hängt an der Adresse, SMS und WhatsApp hängen an der Mobilnummer — dieselbe Nummer kann für SMS zugestimmt und für WhatsApp abgelehnt haben. Der Versand prüft vor jeder Nachricht genau den Kanal, über den er sendet, und den Zweck der Kampagne: eine SMS-Einwilligung gibt keine Werbe-Mail frei, eine Zustimmung zur Öffnungsmessung ist keine Werbe-Einwilligung, und eine Einwilligung für den Zweck „Newsletter" trägt keine Kampagne mit einem anderen Zweck. Hat die Kampagne keinen Zweck, genügt eine bestätigte Werbe-Einwilligung im Kanal.
Widerruf je Kanal. Antwortet jemand auf eine SMS oder WhatsApp mit STOP (auch Stopp, Abmelden, Unsubscribe), wird die Einwilligung genau dieses Kanals sofort widerrufen und die Nummer für ihn gesperrt — die E-Mail-Einwilligung derselben Person bleibt, wie sie ist. Umgekehrt beendet die Abmeldung aus einer Mail keine SMS. Jede Werbe-SMS trägt deshalb ein Abmeldewort; ohne lässt sie sich nicht versenden.
Formulare erfassen je Kanal. Ein Web-Formular kann neben der Mail-Einwilligung eigene Kästchen für SMS und WhatsApp zeigen, je mit eigenem Wortlaut. Wer ein Kästchen anhakt, bekommt eine eigene Einwilligung für diesen Kanal — mit Zeitpunkt, Herkunft und genau diesem Text als Nachweis. Die Bestätigung läuft über denselben Link der Bestätigungsmail.
SMS per Antwort „JA" bestätigen (Double-Opt-In für SMS). Der Klick in der Mail beweist die Adresse, nicht die Nummer. Ist im Formular Per SMS-Antwort „JA" bestätigen lassen angehakt, bekommt die Nummer eine SMS mit der Bitte um JA (auch Yes oder Start), und die SMS-Einwilligung wartet auf genau diese Antwort — der Mail-Klick bestätigt sie nicht. Als Nachweis stehen an der Einwilligung der Wortlaut der Bitte, der Zeitpunkt der Antwort, die Nummer und der Text der Antwort samt Kennung beim Anbieter. Die Frist ist dieselbe wie beim Mail-Double-Opt-In; danach verfällt die Einwilligung. Ein „JA" ohne vorherige Bitte, nach der Frist, über WhatsApp oder an die Nummer einer anderen Marke bestätigt nichts. Wer eine SMS-Einwilligung von Hand ohne Haken Bereits bestätigt erfasst, löst dieselbe Bitte aus; Bitte um „JA" erneut senden schickt sie noch einmal und startet die Frist neu.
Ältere Einwilligungen. SMS- und WhatsApp-Einwilligungen, die vor dieser Version unter einer Mailadresse erfasst wurden, werden beim Update an die Mobilnummer des Kontakts übernommen, wenn er genau eine hat. Die ursprüngliche Zeile bleibt als Nachweis erhalten; eine Freigabe für Werbe-Mail entsteht daraus nicht.
Von Hand übersteuern — nur mit Begründung. Wer eine Einwilligung von Hand erfasst (Einwilligung erfassen) oder von Hand widerruft, muss eine Begründung angeben, etwa „Schriftliche Zustimmung auf der Messe" oder „Kunde hat am Telefon widersprochen". Ohne Begründung lehnt das System ab. Begründung, Zeitpunkt und Nutzer stehen an der Einwilligung (Detail-Dialog) und im Änderungsprotokoll. Dieselben Aktionen stehen am Kontakt in der Karte Marketing-Einwilligung — dort mit den Adressen dieses Kontakts.
Sperren pflegen. Standard ist die globale Sperre: abgemeldet heißt abgemeldet. Eine nur markenweite Sperre ist die dokumentierte Ausnahme, nicht der Normalfall.
Rückläufer verstehen. Unzustellbarkeit und Beschwerden führen ebenfalls zur Sperre; eine reine Zustellbestätigung nicht.
Sperrliste aus dem Altsystem übernehmen — vor dem ersten Versand. Abmeldungen, Bounces und Beschwerden des bisherigen Newsletter-Werkzeugs kommen über den Daten-Import mit dem Ziel Sperrliste (Marketing: Abmeldungen, Bounces). Je Zeile eine Adresse (oder ein Octibiz-Streuwert), dazu Grund, Datum und Kanal. Es gelten dieselben Regeln wie im laufenden Betrieb: eine Abmeldung oder Beschwerde widerruft die bestätigte Einwilligung derselben Adresse in der Marke des Imports, ein Bounce sperrt nur. Der Widerruf trägt das Datum aus der Datei und löst keine Automation aus — ein alter Widerruf ist Bestand, kein neuer Anlass. Eine Sperre wird durch den Import nie gelockert, und es gibt kein Storno: eine zurückgenommene Sperre würde wieder zustellen. Einzelne Einträge heben Sie hier in der Sperrliste auf.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Einwilligung erfassen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
E-Mail-Adresse email | bei E-Mail, Telefon, Post | Adresse | Wer eingewilligt hat. Die Adresse ist der Schlüssel — nicht der Kunde, denn eine Einwilligung hängt an der Adresse. |
Kanal channel | nein | E-Mail, Telefon, Post, SMS, WhatsApp | Wofür die Einwilligung gilt. Eine Einwilligung für E-Mail deckt keinen Anruf und keine SMS; der Versand prüft je Kanal. |
Rufnummer phone | bei SMS und WhatsApp | Nummer, am besten mit Ländervorwahl (+49 151 …) | Wer per SMS oder WhatsApp eingewilligt hat. Die Nummer wird einheitlich ins internationale Format gebracht, damit „0151 …" und „+49 151 …" dieselbe Einwilligung treffen. Eine Nummer, die sich nicht lesen lässt, wird abgelehnt. |
Zweck purpose | nein | Text | Wofür geworben werden darf. Je enger der Zweck formuliert ist, desto belastbarer ist die Einwilligung — „Newsletter" trägt keine Vertriebsanrufe. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke sie gilt. Eine Einwilligung gegenüber einer Marke ist keine gegenüber allen. |
Nachweis proofText | nein | Text | Wie und wann die Einwilligung zustande kam — Formular, Zeitpunkt, IP-Adresse, Wortlaut. Das ist der eigentliche Wert dieser Maske: Im Streitfall zählt nicht, dass Sie eine Einwilligung behaupten, sondern dass Sie sie belegen können. |
Bereits bestätigt alreadyConfirmed | nein | Ja/Nein | Auf ja wird keine Bestätigungsmail verschickt. Nur setzen, wenn die Bestätigung nachweislich anderswo erfolgt ist — sonst nehmen Sie sich selbst den Nachweis. Bei SMS geht ohne Haken die Bitte um „JA" an die Nummer. |
Bitte um Bestätigung doiRequestText | — | Text | Wortlaut der SMS, auf die mit „JA" geantwortet wurde (nur lesen). |
Antwort confirmationText | — | Text | Die Antwort, wie sie ankam; Zeitpunkt = Bestätigt am (nur lesen). |
Kennung der Antwort confirmationRef | — | Text | Nachricht beim SMS-Anbieter (Twilio), dort nachschlagbar (nur lesen). |
Begründung overrideReason | ja (beim Erfassen und beim Widerruf von Hand) | Text, max. 1000 Zeichen | Warum Sie die Einwilligung von Hand setzen oder zurücknehmen. Steht mit Zeitpunkt und Nutzer an der Einwilligung und im Änderungsprotokoll — das ist die Rechenschaft über einen Eingriff, den kein Empfänger selbst ausgelöst hat. |
Sperrliste
Neben den Einwilligungen führt diese Seite die Sperrliste: Adressen, an die nichts mehr geht. Eine Abmeldung landet dort automatisch. Ein Eintrag auf der Sperrliste schlägt jede Zielgruppe und jede Einwilligung — das ist gewollt und darf nicht umgangen werden.
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.marketing. marketing.consent.view— Einwilligungen und Sperrliste einsehen.marketing.consent.manage— sie pflegen. Beide in der Rolle Vertrieb vorbelegt.- Die Sperre ist mehrfach eintragbar, ohne Schaden anzurichten — sie ist über Adresse, Geltung und
Marke eindeutig; ein doppelter Eintrag entsteht nicht.
- Aufbewahrung und Auskunft laufen über DSGVO / Datenschutz.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Kontakt bekommt keine Mail, obwohl er in der Zielgruppe steht. Dann fehlt die bestätigte Einwilligung, oder die Adresse steht auf der Sperrliste. Beides prüft der Versand, nicht die Zielgruppe.
Die Einwilligung steht auf „ausstehend" und passiert nichts. Die Bestätigungsmail wurde nicht angeklickt. Nach Fristablauf verfällt der Eintrag.
Eine SMS-Einwilligung wartet, obwohl die Mail bestätigt ist. Gewollt, wenn das Formular die Bestätigung per SMS verlangt: es zählt die Antwort „JA" von der Nummer. Fehlt im Nachweis die Bitte um Bestätigung, ging sie nicht hinaus (SMS-Anbieter nicht eingerichtet) — richten Sie ihn ein und senden Sie die Bitte erneut.
Nach einer Abmeldung kam noch eine Mail. Sollte nicht passieren: Abmelden widerruft und sperrt sofort. Prüfen Sie, ob es eine zweite Adresse derselben Person gibt.
Eine SMS geht nicht hinaus, obwohl die Mail-Einwilligung bestätigt ist. Richtig so: SMS braucht eine eigene, bestätigte Einwilligung unter der Mobilnummer. Legen Sie sie mit Kanal SMS und der Nummer an oder fragen Sie sie im Formular ab.
Eine Adresse ist gesperrt, obwohl niemand sich abgemeldet hat. Dann kam eine Unzustellbarkeit oder eine Beschwerde zurück. Beides sperrt — aus gutem Grund.