CRM-Einstellungen
Überblick
Hier stehen die Stammdaten, aus denen das ganze CRM seine Auswahlwerte bezieht. Die Reiter: Pipelines & Stages, Lead-Status, Quellen, Verlustgründe, Deal-Rollen, Aktivitätsarten, Erinnerungen und Eingang.
Diese Seite entscheidet mehr über die Aussagekraft der Auswertungen als jede andere. Die Wahrscheinlichkeit an einer Stage bestimmt den gewichteten Wert jedes Deals; die Verlustgründe bestimmen, ob Funnel & Analyse etwas zu zeigen hat.
Kernaufgaben
Pipelines und Stages pflegen. Links wählen Sie eine Pipeline, rechts bearbeiten Sie ihre Stages. Es gibt zwei Arten:
| Art | Wofür |
|---|---|
| Lead-Pipeline | die Bearbeitung unqualifizierter Chancen |
| Deal-Pipeline | der Weg einer Verkaufschance bis zum Abschluss |
Die Art ist nach dem Anlegen nicht mehr änderbar. Wählen Sie sie bewusst; eine falsch angelegte Pipeline wird ersetzt, nicht umgestellt.
Stages einrichten. Jede Stage trägt Name, Typ, Wahrscheinlichkeit in Prozent, Kategorie, Status-Schlüssel und Farbe; die Reihenfolge wird per Pfeiltasten gesetzt.
Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Die Wahrscheinlichkeit ist keine Kosmetik — sie erzeugt den gewichteten Pipeline-Wert. Stehen
alle Stages auf ähnlichen Werten, ist die Gewichtung wertlos.
- Der Status-Schlüssel einer Lead-Stage trägt den Lebenszyklus (etwa
qualified) und steuert,
ob ein Lead konvertierbar ist und welche Automationen greifen. Die Kategorie — Offen, Aktiv, Erledigt, Abgebrochen — gruppiert die Stufen für Auswertungen.
Lead-Status pflegen. Die möglichen Zustände eines Leads. Lead-Pipeline-Stages bilden über den Status-Schlüssel auf diese Werte ab — die beiden Listen gehören zusammen.
Quellen pflegen. Woher ein Lead stammt. Halten Sie die Liste kurz: Zwanzig Quellen, von denen achtzehn je einmal vorkommen, sind keine Auswertung.
Verlustgründe pflegen. Auswählbar, wenn ein Deal als verloren markiert wird. Auch hier gilt: wenige, trennscharfe Gründe schlagen viele feine.
Deal-Rollen pflegen. Die Rollen der Beteiligten an einem Deal — Entscheider, Budgetverantwortung, Fürsprecher, Beeinflusser, Technische Prüfung, Anwender, Bremser sind vorbelegt. Eine Person kann an einem Deal mehrere Rollen tragen. Die Kategorie sagt, auf welcher Seite die Rolle steht: entscheidet, beeinflusst, nutzt/prüft oder bremst. Eine Rolle, die noch vergeben ist, lässt sich nicht löschen — schalten Sie sie auf inaktiv.
Aktivitätsarten pflegen. Die Arten, die eine Aktivität tragen kann. Notiz, Aufgabe, Anruf, Termin und E-Mail sind vorbelegt; eigene Arten wie „Messekontakt" oder „Vor-Ort-Termin" legen Sie hier an — sie stehen danach sofort in der Aktivitätenliste und am Deal zur Auswahl. Zwei Merkmale steuern das Verhalten:
- Terminlich — die Art belegt Zeit: sie trägt eine Dauer, erscheint in der Belegtzeit der
Buchungsseite und bekommt eine automatische Erinnerung vor Beginn.
- Kundenkontakt — die Art zählt als Berührung in der Kontakthäufigkeit und im Kunden-Verlauf.
Eine Art, die noch an Aktivitäten hängt, lässt sich nicht löschen — schalten Sie sie auf inaktiv; der Bestand behält seine Art, neu vergeben wird sie nicht mehr.
Den Eingang neuer Leads steuern. Der Reiter Eingang legt fest, was mit neuen Leads automatisch passiert:
- Neue Leads automatisch anreichern — ergänzt leere Felder aus der Firmen-Domain der E-Mail und
einem passenden Bestandskunden; mit eingeschalteter KI zusätzlich Firma, Branche und Web-Adresse. Aus heißt: nur noch auf Abruf in der Lead-Ansicht.
- WhatsApp- bzw. SMS-Erstkontakt eines Unbekannten — Ticket (wie bisher), Lead statt Ticket
oder Lead und Ticket. Gilt nur, wenn die Nummer keinem Kontakt gehört und aus ihr kein Vorgang läuft; der Lead trägt die Nummer, die Quelle WhatsApp bzw. SMS und die Nachricht im Verlauf. Weitere Regeln legen Sie als Automation auf Lead angelegt an.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Pipeline
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie die Pipeline in Auswahl, Kanban-Tafel und Auswertung heißt. |
Pipeline-Typ type | ja | Lead oder Deal | Wofür die Pipeline da ist. Nach dem Anlegen nicht mehr änderbar — ein Wechsel würde alle daran hängenden Datensätze heimatlos machen. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Diese Pipeline wird vorgeschlagen, wenn keine andere gewählt ist. Je Typ gibt es genau eine Standard-Pipeline; die Auszeichnung wandert, statt sich zu verdoppeln. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: keine neue Zuordnung mehr. Bestehende Datensätze bleiben, wo sie sind — deshalb ist Abschalten der schonende Weg statt Löschen. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Beschränkt die Pipeline auf eine Marke. Leer heißt: für alle wählbar. |
Stufen stages | nein | Liste von Stufen | Der Weg durch die Pipeline — siehe unten. Ohne Stufe lässt sich nichts einsortieren. |
Stufen einer Pipeline
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Name | Text | Beschriftung der Stufe in Liste und Kanban-Spalte. |
| Typ | Offen, Gewonnen, Verloren | Entscheidet, wie die Auswertung zählt. Nur Gewonnen zählt in den Umsatz, nur Verloren in die Verlustquote; alles andere ist offene Pipeline. |
| Kategorie | bei Lead-Pipelines: Neu, In Bearbeitung, Qualifiziert, Nurture, Archiviert, Konvertiert | Der Status, den ein Lead auf dieser Stufe trägt. Über sie ändert die Liste den Status: fehlt der Pipeline eine Stufe mit der gewünschten Kategorie, meldet das System „Nicht verschoben". |
| Wahrsch. % | 0–100 | Standard-Wahrscheinlichkeit. Ein Deal, der auf diese Stufe wandert, übernimmt sie — das hält die Prognose realistisch, ohne dass jemand von Hand nachzieht. |
| Farbe | Farbwert | Farbe der Stufe in Liste und Tafel. |
| Reihenfolge | Zahl | Die Position im Weg. Bestimmt die Spaltenfolge der Kanban-Tafel und die Richtung des Trichters. |
Quellen, Verlustgründe, Deal-Rollen und Aktivitätsarten
Alle vier sind Stammdaten und tragen dieselben Grundfelder; die Aktivitätsarten haben zwei eigene Merkmale (letzte zwei Zeilen).
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Schlüssel key | ja | kurzer, stabiler Text | Die technische Kennung, unter der Automation, Import und Auswertung den Eintrag ansprechen. Nicht mehr ändern, sobald Datensätze daran hängen — die Beschriftung ändert man stattdessen. |
Bezeichnung label | ja | Text | Was der Nutzer sieht. Frei änderbar, ohne bestehende Datensätze zu berühren. |
Kategorie category | nein | bei Quellen: Eingehend, Ausgehend, Empfehlung, Marketing · bei Verlustgründen: Preis, Zeitpunkt, Wettbewerb, Nicht passend, Keine Reaktion · bei Deal-Rollen: Entscheidet, Beeinflusst, Nutzt/prüft, Bremst | Die Gruppe der Auswertung. Erst dadurch lässt sich „wir verlieren am Preis" von „wir verlieren an Trägheit" unterscheiden. |
Farbe color | nein | Farbwert | Farbe der Marke in Listen und Diagrammen. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Position in der Auswahl. Was häufig gewählt wird, gehört nach oben. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Wird vorbelegt, wenn nichts gewählt ist. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: nicht mehr wählbar, bestehende Datensätze behalten den Eintrag. Der richtige Weg für einen Wert, der ausgedient hat. |
Terminlich timed | nein | Ja/Nein (nur Aktivitätsarten) | Die Art belegt Zeit: Dauer, Kalender-Spiegelung, Belegtzeit der Buchungsseite und automatische Erinnerung vor Beginn. |
Kundenkontakt customerFacing | nein | Ja/Nein (nur Aktivitätsarten) | Die Art zählt als Berührung in Kontakthäufigkeit und Kunden-Verlauf; aus heißt: interne Notiz. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. crm.config.managefür die Kataloge,crm.pipeline.configurefür Pipelines und Stages,
platform.settings.manage für die Reiter Erinnerungen und Eingang (System-Einstellungen).
- Der Status-Schlüssel ist dauerhaft — er hängt an bestehenden Leads und an Automationen. Die
Bezeichnung ist jederzeit änderbar.
- Inaktive Pipelines sind gekennzeichnet und werden nicht mehr angeboten.
FAQ & Fehlerbilder
Der gewichtete Wert wirkt zu hoch. Prüfen Sie die Stage-Wahrscheinlichkeiten. Frühe Stufen mit 50 % erzeugen eine Pipeline, die es nicht gibt.
Ein Lead lässt sich nicht konvertieren. Der Status-Schlüssel seiner Stage trägt den Lebenszyklus. Ohne den passenden Schlüssel gilt der Lead nicht als qualifiziert.
Die Pipeline-Art ist falsch gewählt. Sie lässt sich nicht ändern. Legen Sie eine neue an und deaktivieren Sie die alte.
Ein Verlustgrund fehlt beim Markieren als verloren. Ergänzen Sie ihn hier im Reiter Verlustgründe.
Eine eigene Aktivitätsart fehlt in der Auswahl. Prüfen Sie im Reiter Aktivitätsarten, ob sie aktiv ist — inaktive Arten werden nicht mehr angeboten.