Faktura-Einstellungen
Überblick
Diese Seite pflegt die Mahnstufen — die Grundlage des Mahnlaufs. Ohne sie markiert der Lauf zwar überfällige Rechnungen, erzeugt aber keine Mahnungen.
Kernaufgaben
Stufen anlegen. Jede Stufe trägt:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Stufe | die Reihenfolge — 1 vor 2 vor 3 |
| Bezeichnung | wie die Stufe heißt (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, …) |
| Tage nach Fälligkeit | wann sie greift |
| Mahngebühr | fester Betrag |
| Verzugszins % | Prozent auf den offenen Betrag |
| Marke | leer = gilt für alle Marken |
| Aktiv | ob die Stufe im Lauf berücksichtigt wird |
Die Abstände sinnvoll wählen. Die Tage nach Fälligkeit sind der eigentliche Hebel. Zu kurze Abstände verärgern Kunden, die ohnehin gezahlt hätten; zu lange verschenken Liquidität. Eine erste Stufe ohne Gebühr — als bloße Erinnerung — kostet nichts und klärt die meisten Fälle.
Je Marke unterscheiden — oder nicht. Bleibt die Marke leer, gilt die Stufe überall. Das ist der Normalfall; eigene Stufen je Marke lohnen nur, wenn sich die Zahlungspraxis wirklich unterscheidet.
Zahlungen aus lexoffice übernehmen. Ist die lexoffice-Anbindung eingerichtet, gleicht Octibiz stündlich (zur Viertelstunde, um 05:15 also vor dem Mahnlauf) die Zahlungseingänge der an lexoffice übergebenen, offenen Rechnungen ab — zusätzlich zum Bank-Import. Gebucht wird nur der Teil, den Octibiz noch nicht kennt: Geldeingang laut lexoffice minus bereits verbuchte Zahlungen aller Quellen. Ein zweiter Lauf bucht deshalb nichts doppelt, und eine Zahlung, die schon über den Bank-Import kam, wird nicht noch einmal gezählt. Die Zahlung trägt die Quelle lexoffice und ist maschinell zugeordnet; liegt der Eingang in der Skontofrist der Rechnung, wird der Skonto wie beim Bank-Abgleich gewährt. Ein Skonto- oder Forderungsverlust-Posten in lexoffice ist kein Geldeingang. Abweichungen (Beleg dort unbekannt, andere Währung, Octibiz kennt mehr Zahlung) werden gezählt, nie korrigiert. Jetzt abgleichen oben auf der Seite startet denselben Lauf sofort und zeigt seine Zahlen; der Schalter Zahlungen aus lexoffice übernehmen schaltet ihn ab.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Mahnstufe
Die Stufen bilden die Eskalation ab: Stufe 1 erinnert, Stufe 3 droht. Der Mahnlauf nimmt je Rechnung die höchste Stufe, deren Frist überschritten ist.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Stufe level | ja | ganze Zahl ab 1 | Die Position in der Eskalation. Die Reihenfolge ergibt sich aus dieser Zahl, nicht aus der Anlage-Reihenfolge. |
Bezeichnung label | ja | Text, max. 100 Zeichen | Wie die Stufe auf dem Beleg und in der Liste heißt („Zahlungserinnerung", „1. Mahnung"). |
Tage nach Fälligkeit daysAfterDue | ja | 0 oder mehr | Ab wann diese Stufe greift, gerechnet ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Der Abstand zwischen den Stufen ist der Takt der Eskalation. |
Gebühr feeAmount | nein | Betrag | Mahngebühr dieser Stufe. Wird als eigene Position auf den Mahnbeleg gesetzt. |
Verzugszinsen % interestPercent | nein | Prozentsatz | Jahreszins auf den offenen Betrag ab Fälligkeit. Taggenau gerechnet. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Beschränkt die Stufe auf eine Marke — für Häuser, die je Marke unterschiedlich mahnen. Leer heißt: für alle. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: der Mahnlauf überspringt diese Stufe. Der Weg, eine Stufe auszusetzen, ohne die Staffel zu zerreißen. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.invoicing. - Recht
invoicing.config.managefür die Stufen,invoicing.dunning.managefür den Lauf. - Die Fälligkeit selbst kommt nicht von hier, sondern aus der Zahlungsbedingung der Rechnung,
siehe Zahlungsbedingungen. Die Stufen rechnen ab dieser Fälligkeit.
- Deaktivieren statt löschen — bereits erzeugte Mahnungen bleiben unberührt.
- Mahnkosten als eigener Beleg (Schalter, Vorgabe aus): Beim Versand einer Mahnung mit Gebühr
oder Zins entsteht ein festgeschriebener Kostenbeleg über genau diese Kosten — ohne Umsatzsteuer (Schadensersatz ist nicht steuerbar), mit Verweis auf die Rechnung und fällig in 14 Tagen ohne Skonto. Die Rechnung selbst bleibt unverändert, ihr offener Betrag passt weiter zum Bankeingang. Ein Kostenbeleg wird nicht selbst gemahnt. Aus bleibt es bei der Angabe im Mahnschreiben.
- Zahlungen aus lexoffice übernehmen (Schalter
invoicing.lexoffice.payment_sync, Vorgabe an):
wirkt nur mit aktiver lexoffice-Anbindung. Jetzt abgleichen verlangt das Recht finance.lexoffice.sync; Schnittstelle POST /api/v1/invoice-payments/lexoffice-sync (optional limit, Vorgabe 200 Rechnungen je Lauf). Jeder Lauf steht im Protokoll der lexoffice-Integration.
- Rücklastschriftgebühr weiterbelasten (Schalter, Vorgabe an) und Bearbeitungspauschale
(Betrag): Die bei einer erfassten Rücklastschrift genannte Bankgebühr — zuzüglich der Pauschale — geht als Kostenbeleg an den Kunden.
FAQ & Fehlerbilder
Der Mahnlauf markiert Rechnungen, erstellt aber keine Mahnungen. Dann fehlen aktive Mahnstufen — oder die Tage nach Fälligkeit sind noch nicht erreicht.
Eine Marke wird nicht gemahnt. Prüfen Sie, ob eine markengebundene Stufe existiert und ob es eine markenübergreifende gibt. Eine von beiden muss greifen.
Eine in lexoffice bezahlte Rechnung bleibt offen. Prüfen Sie, ob die Rechnung an lexoffice übergeben ist (Export-Stand übergeben), ob die lexoffice-Anbindung aktiv ist und ob der Schalter an ist. Kennt lexoffice den Beleg nicht oder führt ihn in anderer Währung, zählt der Lauf eine Abweichung und bucht nichts.
Der Verzugszins wirkt nicht. Er ist ein Prozentsatz auf den offenen Betrag. Ist bereits teilweise gezahlt, fällt er entsprechend kleiner aus.
Wir wollen zuerst nur erinnern. Legen Sie eine erste Stufe ohne Gebühr und ohne Zins an. Der Ton der Mahnung entsteht in der Vorlage, nicht in dieser Tabelle.