Rechnungen
Überblick
Die Rechnung ist der Beleg mit den strengsten Regeln im ganzen System — und alles, was hier unbequem wirkt, folgt aus einem Satz:
Beim Festschreiben wird eine lückenlose Rechnungsnummer gezogen, und danach ist die Rechnung unveränderlich. Korrigiert wird ausschließlich per Storno und Gutschrift. Die Anwendung fragt das vorher ausdrücklich ab, weil der Schritt nicht zurückzunehmen ist.
Fünf Zustände: Entwurf, Festgeschrieben, Bezahlt, Überfällig, Storniert. Fünf Typen: Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Serienrechnung, Rechnungskorrektur.
Kernaufgaben
Rechnung anlegen. Zwei Wege: Leer anlegen oder aus einem Auftrag. Der zweite ist der Normalfall — er übernimmt die Positionen, statt sie abzutippen.
Positionen erfassen. Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz.
Festschreiben. Festschreiben zieht die Nummer und schließt die Rechnung ab. Ab hier ist sie Beleg — ein Entwurf ist es noch nicht.
Zahlung erfassen. Zahlung erfassen bucht einen Eingang mit Betrag; die Liste führt neben der Summe den noch offenen Betrag.
Stornieren. Storno + Gutschrift storniert die Rechnung und erzeugt automatisch die Storno-Gutschrift. Beide Belege bleiben — das ist der Sinn.
E-Rechnung erzeugen. E-Rechnung fragt beim ersten Mal das Format: XRechnung (reines XML, öffentliche Auftraggeber) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten, Regelfall unter Unternehmen). Ohne Wahl gilt das Format der Rechnung, sonst das des Kunden, sonst XRechnung. Die Datei wird einmal erzeugt und steht danach fest (GoBD); jeder weitere Klick lädt sie nur — ZUGFeRD als .pdf, XRechnung als .xml. Für XRechnung ist die Käuferreferenz / Leitweg-ID Pflicht — ohne sie wird die Rechnung von öffentlichen Auftraggebern abgelehnt, und zwar maschinell und ohne Rückfrage.
Mahnlauf starten. Mahnlauf markiert überfällige Rechnungen und erstellt Mahnungen; die Meldung nennt beide Zahlen. Die Stufen stehen in den Faktura-Einstellungen.
Mahnwesen-Board. Mahnwesen in der Rechnungsliste zeigt alle überfälligen Rechnungen gruppiert nach ihrer aktuellen Mahnstufe — und je Rechnung, welche Stufe der nächste Lauf erzeugen würde (Vorschau, nichts wird gebucht). Von dort mahnen Sie einzeln oder pausieren.
Mahnung pausieren. Bei einer Zahlungsvereinbarung nimmt Mahnung pausieren die Rechnung bis zu einem Datum aus dem Mahnlauf; ein Grund ist Pflicht. Die Rechnung bleibt überfällig markiert, sie bekommt nur keine neue Mahnstufe. Pause beenden nimmt sie vorzeitig wieder auf.
Altbelege nachschlagen. Altbelege in der Rechnungsliste öffnet das Lese-Archiv der aus dem Alt-System übernommenen Belege: Kopfdaten und PDF. Altbelege haben keine Buchungswirkung — sie sind kein offener Posten, laufen in keinen Mahnlauf, zählen in keine Umsatz-Kennzahl und werden nicht exportiert. Eingespielt werden sie über den Import-Assistenten (Ziel Altbelege, Kopfdaten per Datei) oder die Schnittstelle (mit PDF); ein Fehlimport wird entfernt und neu eingespielt.
Kostenbeleg. Mahngebühr und Verzugszins (Schalter in den Faktura-Einstellungen) sowie eine weiterbelastete Rücklastschriftgebühr entstehen als eigener, festgeschriebener Beleg ohne Umsatzsteuer. Er trägt den Hinweis auf die Rechnung, die Mahnung verweist auf ihn — die Rechnung selbst bleibt unverändert. Kostenbelege werden nicht gemahnt und nicht als E-Rechnung ausgegeben.
Gutschein einlösen. Im Entwurf nimmt die Karte Gutschein einen Rabattcode an; er wird als eigene Position je Steuersatz abgezogen. Wird die Rechnung storniert, bekommt der Gutschein seinen Wert zurück. Siehe Aktionen & Gutscheine.
Export an lexoffice. Die Spalte Export und die Karte am Beleg zeigen den Stand der Übergabe (offen, übertragen, Fehler, Konflikt) mit Fehlertext und Link zum Beleg in lexoffice. Erneut übertragen setzt einen Fehler zurück und überträgt sofort. Der Filter Export zieht alle Rechnungen mit Fehler heraus.
Sammelversand. Mehrere festgeschriebene Rechnungen markieren und Ausgewählte versenden: jede geht über denselben Weg wie der Einzelversand hinaus; die Meldung nennt je Rechnung Erfolg oder Grund.
Kreditlimit. Sperrt das Kreditmanagement das Festschreiben einer Rechnung ohne Auftrag, erteilt die Karte Kredit-Freigabe am Entwurf eine Einzelfreigabe mit Begründung.
Rechnung beim Versand. Der mitgelieferte Ablauf Rechnung beim Versand erzeugen fakturiert den Auftrag, sobald am Packtisch eine Sendung gebucht wird. Er ist ab Werk aus — ob die Rechnung am Packtisch oder im Büro entsteht, ist eine kaufmännische Entscheidung. Eingeschaltet wird er unter Automationen; dort lassen sich Bedingungen ergänzen (nur bestimmte Zahlarten, Länder, Kunden) und zwei Schalter stellen: Wann fakturieren (bei jeder Sendung, also auch als Teilrechnung, oder erst bei vollständiger Lieferung) und Zustand der Rechnung (Entwurf oder sofort festgeschrieben). Ein Auftrag, zu dem bereits ein Entwurf oder eine vollständige Abrechnung vorliegt, wird übersprungen — dieselbe Ware wird nie zweimal berechnet.
Automationen. Versand (InvoiceSent), Überfälligkeit (InvoiceOverdue), festgeschriebene Gutschrift (CreditNoteIssued), versendete Mahnung (DunningSent) und jeder Zahlungseingang (InvoicePaymentRecorded) stehen als Auslöser in den Automationen.
Rechnungen eines Kunden sehen. Am Kunden steht der Reiter Rechnungen: alle Rechnungen dieses Kunden mit Nummer, Art, Datum, Fälligkeit, Status, Summe und offenem Betrag — ein Klick öffnet die Rechnung. Der Reiter erscheint mit invoicing.invoice.view und zeigt nur Rechnungen der Marken, in denen Sie dieses Recht haben.
PDF erzeugen. Layout und Marke kommen aus den Belegvorlagen.
Inhaber ändern — auch festgeschrieben. Scheidet ein Mitarbeiter aus oder wechselt die Betreuung, hängen Sie seine Rechnungen um: in der Liste die Rechnungen auswählen (etwa über den Filter Inhaber) und in der Auswahl-Leiste Inhaber ändern wählen, oder an einer einzelnen festgeschriebenen Rechnung die Aktion Inhaber ändern. Nur der Inhaber wechselt — Nummer, Positionen, Summen und Status bleiben unverändert. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll, gekennzeichnet als „Inhaber ändern". Übersprungen werden Rechnungen einer Marke, in der Ihnen das Recht fehlt, und Rechnungen, die der neue Inhaber in ihrer Marke nicht lesen dürfte; die Rückmeldung nennt die Anzahl.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Entwurf und Festschreibung sind zwei Zustände. Solange die Rechnung ein Entwurf ist, sind alle Felder änderbar. Mit dem Festschreiben wird sie zum Beleg: Nummer, Beträge und Steuern stehen fest, und eine Korrektur läuft ab dann über eine Rechnungskorrektur, nicht über das Bearbeiten.
Belegkopf
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Kunde customerId | ja zum Festschreiben | bestehender Kunde | Der Rechnungsempfänger. Mit ihm kommen Anschrift, Zahlungsbedingung, Sprache und E-Rechnungsformat als Vorbelegung mit; das Land der Rechnungsanschrift entscheidet über den Steuerfall. Ein Entwurf darf ohne Kunde entstehen; festgeschrieben wird erst mit Kunde. |
Art type | nein | Standard, Abschlag, Schluss, Wiederkehrend, Gutschrift, Proforma | Was für ein Beleg entsteht. Abschlag und Schluss gehören zusammen: die Schlussrechnung zieht bereits gestellte Abschläge ab. Proforma ist keine Rechnung im steuerlichen Sinn und zieht keine Forderung nach sich. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke fakturiert wird. Bestimmt Nummernkreis, Belegvorlage, Absenderadresse und Bankverbindung — deshalb ist ein späterer Wechsel eine echte Änderung, keine Kosmetik. |
Währung currency | nein | eine eingerichtete Währung | Die Währung des Belegs. Der Kurs wird beim Festschreiben eingefroren; spätere Kursänderungen berühren den Beleg nicht mehr. |
Lieferung oder Leistung supplyDateMode | nein | ohne, Liefertag, Leistungstag, Lieferzeitraum, Leistungszeitraum | Der eine Schalter für die Pflichtangabe nach § 14 UStG. Tages-Modi füllen das Leistungsdatum, Zeitraum-Modi den Zeitraum; die jeweils anderen Felder werden beim Speichern geleert, damit auf dem Beleg nie beides steht. |
Leistungsdatum deliveryDate | nein | Datum | Wann geleistet wurde. Steuerlich der maßgebliche Zeitpunkt — nicht das Rechnungsdatum. |
Leistungszeitraum von / bis servicePeriodFrom, servicePeriodTo | nein | Datum | Statt eines Tages ein Zeitraum, wie ihn Wartung und Abonnement brauchen. Erscheint auf dem Beleg. |
Zahlungsziel (Tage) paymentTermDays | nein | 0 oder mehr | Wie viele Tage bis zur Fälligkeit. 0 heißt sofort fällig. |
Zahlungsbedingung paymentTermUlid | nein | Stammdaten „Zahlungsbedingungen" | Frist und Skonto in einem. Gewählt überschreibt sie das einfache Zahlungsziel und liefert die Skontostaffel, mit der Mahnwesen und Zahlungsabgleich rechnen. |
Belegvorlage documentTemplateId | nein | eingerichtete Belegvorlage | Das Layout des PDF. Leer heißt: die Standardvorlage der Marke. |
Steuer-Modus taxMode | nein | Standard, Kleinunternehmer, steuerbefreit | Wie Umsatzsteuer behandelt wird. Kleinunternehmer und steuerbefreit weisen keine Steuer aus und setzen stattdessen den vorgeschriebenen Hinweis auf den Beleg. Vorbelegt aus der Marke (§ 19) bzw. dem Kunden (§ 4); eine Rechnung aus einem Auftrag übernimmt den Modus des Auftrags. |
Steuer-Anzeige taxDisplayMode | nein | Netto, Brutto, steuerfrei | Ob die Preise als Netto- oder Bruttobeträge gerechnet und gezeigt werden. Die Umstellung rechnet den ganzen Beleg um, statt nur die Beschriftung zu tauschen. |
E-Rechnungsformat eInvoiceFormat | nein | XRechnung oder ZUGFeRD | In welchem strukturierten Format die E-Rechnung erzeugt wird. Leer gilt das Format des Kunden, sonst XRechnung; die Wahl im Dialog E-Rechnung geht vor. Nach dem Erzeugen steht es fest. |
Leitweg-ID / Bestellreferenz buyerReference | bei öffentlichen Auftraggebern | Text, max. 100 Zeichen | Die Referenz, die der Empfänger zur Zuordnung verlangt. Bei XRechnung an öffentliche Auftraggeber ist sie Pflicht — fehlt sie, weist die Empfangsstelle die Rechnung ab. |
Debitorenkonto debtorAccount | nein | Ziffern und Buchstaben, max. 20 Zeichen | Auf welches Personenkonto der Beleg gebucht wird. Im Entwurf änderbar, beim Festschreiben eingefroren. Leer heißt „die Kontenfindung entscheidet", nicht „ohne Konto". |
Kostenstelle costCenter | nein | Text, max. 36 Zeichen | KOST1 des Belegs. Belegt alle Positionen vor, die keine eigene Kostenstelle tragen. |
Kostenträger costObject | nein | Text, max. 36 Zeichen | KOST2 des Belegs — worauf die Kosten getragen werden, etwa ein Projekt oder ein Auftrag. |
MRN (Ausfuhr) exportMrn | nein | eine oder mehrere Nummern zu je 18 Zeichen, durch Komma getrennt | Die Ausfuhr-Referenznummern der Zollanmeldungen. Aus den Lieferscheinen des Auftrags übernommen (bei Teillieferungen ins Drittland je eine Nummer), ohne eigene Lieferschein-Nummer die des Auftrags — eingefroren und im Entwurf korrigierbar; jede Nummer wird einzeln geprüft. Sie stehen auf dem PDF. Eine spätere Änderung am Auftrag verschiebt die festgeschriebene Rechnung nicht. |
Inhaber ownerId | nein | Mitarbeiter | Wer die Rechnung betreut. Aus einem Auftrag übernimmt die Rechnung dessen Inhaber, eine Gutschrift oder Korrektur den der Ausgangsrechnung, sonst wird der Anleger Inhaber. Steht in den Team-Einstellungen für Rechnungen „Nur eigene" oder „Eigene + Team", sehen und bearbeiten nur der Inhaber (bzw. sein Team) die Rechnung — Liste, Einzelansicht, PDF, E-Rechnung, Mahnung und jede Aktion. Im Entwurf ändert ihn jeder, der die Rechnung bearbeiten darf (invoicing.invoice.create), im Feld; festgeschrieben nur mit dem Recht Inhaber ändern (invoicing.invoice.reassign_owner, protokolliert) über die Aktion. |
Kopftext headerText | nein | formatierter Text | Steht über den Positionen. Neue Rechnungen bekommen den Standard-Kopftext der Belegart Rechnung aus den Textbausteinen. Nur im Entwurf änderbar. |
Fußtext footerText | nein | formatierter Text | Steht unter der Summe und den Zahlungszielen. Vorbelegung und Änderbarkeit wie beim Kopftext. |
Positionen
Leistungszeitraum je Position. Bündelt eine Rechnung Leistungen verschiedener Zeiträume, trägt jede Position im Aufklapp Details ihren eigenen Zeitraum (servicePeriodFrom/servicePeriodTo, beide oder keiner). Er steht auf dem PDF unter der Position und in der E-Rechnung je Zeile (BT-134/135); leer gilt der Zeitraum am Rechnungskopf.
Jede Zeile ist entweder ein Artikel, eine Überschrift, ein Freitext, eine Zwischensumme, eine Trennlinie oder ein Seitenumbruch. Nur Artikel rechnen mit.
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Text | Was auf dem Beleg steht. Ein gewähltes Produkt füllt sie vor, überschreiben ist erlaubt — der Beleg hält fest, was verkauft wurde, nicht was der Katalog heute sagt. |
| Menge | Zahl, 0 oder mehr | Wie viel. Die zulässigen Nachkommastellen kommen von der Einheit des Produkts. |
| Einheit | Text bzw. Stammdaten-Einheit | Stück, Stunde, Kilogramm … Erscheint auf dem Beleg und steuert die Nachkommastellen der Menge. |
| Einzelpreis | Betrag | Preis je Einheit. Kommt aus der Preisfindung (Kundenpreis, Staffel, Aktion) und lässt sich überschreiben. |
| Rabatt % | 0 bis 100 | Nachlass auf diese Position. Wirkt vor dem Belegrabatt. |
| USt % | Steuersatz | Der Steuersatz dieser Position. Kommt vom Produkt bzw. aus dem Steuerfall des Kunden; je Satz wird auf dem Beleg getrennt ausgewiesen. |
| Optional | Ja/Nein | Die Position wird gezeigt, zählt aber nicht in die Summe. Für Angebote gedacht, die Varianten sichtbar machen. |
Belegrabatt und Versand
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Belegrabatt in Prozent documentDiscountPercent | 0 bis 100 | Nachlass auf die ganze Rechnung, nach den Positionsrabatten. Je Steuersatz anteilig verteilt, damit die Steuerausweisung stimmt. |
Belegrabatt als Betrag documentDiscountAmount | Betrag | Dasselbe als fester Betrag. Prozent und Betrag schließen einander aus — was zuletzt gesetzt wird, gilt. |
Korrekturgrund correctionReason | Text, max. 500 Zeichen | Nur bei Gutschrift und Korrektur: warum korrigiert wird. Erscheint auf dem Beleg und ist der Grund, den eine Prüfung sehen will. |
Versand dispatch | Empfänger, Betreff, Text, Anhänge | Der Mailversand des Belegs. Empfänger kommen aus den Ansprechpartnern mit passender Rolle, Betreff und Text aus der Mailvorlage. Das Beleg-PDF hängt immer an; weitere Anhänge lassen sich abwählen. Der Versand erzeugt einen Beitrag im Kommunikationsverlauf, kein Ticket. Beim Ausgabeweg Drucken legen Sie die Zahl der Exemplare fest (1 bis 20). |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
orderUlid | Kennung eines Auftrags | Erzeugt die Rechnung aus einem Auftrag und übernimmt dessen Positionen. |
orderUlids | mehrere Aufträge | Sammelrechnung: mehrere Aufträge desselben Kunden und derselben Marke auf eine Rechnung. Der erste Auftrag führt (Marke, Währung, Steuermodus, Zahlungsbedingung); jeder genannte Auftrag muss dafür freigegeben sein und in Währung, Steuermodus und Belegrabatt zum ersten passen. |
sourceContractId | Kennung eines Vertrags | Kennzeichnet die Rechnung als Ergebnis eines Vertrags-Abrechnungslaufs. |
items | Liste von Positionen | Die Positionen als Ganzes. Übertragen ersetzt die Liste, statt einzelne Zeilen zu ergänzen. |
Altbeleg (Lese-Archiv)
Eingespielt über den Import-Assistenten (Ziel Altbelege) oder die Schnittstelle; danach unveränderlich.
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Alt-System sourceSystem | Text, max. 40 Zeichen, Pflicht | Woher der Beleg stammt, z. B. lexoffice. |
Kennung externalId | Text, max. 120 Zeichen | Mit dem Alt-System der Herkunfts-Schlüssel: dieselbe Herkunft ein zweites Mal liefert den vorhandenen Beleg. |
Belegart documentType | Rechnung, Gutschrift, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Sonstiges | Nur zur Einordnung. Ohne Angabe: Rechnung. |
Belegnummer number | Text, max. 64 Zeichen, Pflicht | Die Nummer des Alt-Systems — nicht aus dem eigenen Nummernkreis. |
Belegdatum documentDate | Datum (JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ), Pflicht | Wann der Beleg ausgestellt wurde. |
Fällig am dueDate | Datum | Reine Auskunft — es gibt keinen Mahnlauf für Altbelege. |
Kunde customerId | bestehender Kunde | Ordnet den Altbeleg einem Kunden zu. Im Import auch über die Kundennummer. |
Kundenname customerName | Text, max. 255 Zeichen | Name wie auf dem Beleg; ohne Angabe der Name des zugeordneten Kunden. |
Netto / Steuer / Brutto netAmount, taxAmount, grossAmount | Beträge in Cent | Zwei genügen, der dritte ergibt sich. Netto plus Steuer muss Brutto sein. |
Währung currency | ISO-Code, Vorgabe EUR | Belegwährung des Altbelegs. |
Notiz note | Text | Freie Anmerkung zum Altbeleg. |
Marke brandId | bestehende Marke | Wer den Altbeleg sehen darf; ohne Angabe markenlos. |
PDF pdfBase64, pdfFileName | PDF (Base64), max. 10 MB | Das Schriftstück. Ein vorhandenes PDF wird nie ersetzt. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.invoicing. - Eng geschnittene Rechte:
invoicing.invoice.view,.create,.issue(Festschreiben),
.cancel (Storno), .send, .einvoice sowie invoicing.payment.record für Zahlungseingänge und invoicing.dunning.manage fürs Mahnwesen.
invoicing.invoice.reassign_ownerzum Ändern des Inhabers (auch festgeschrieben, auch in der
Masse) — ein eigenes Recht, weil der Inhaber steuert, wer die Rechnung sieht; vorbelegt für die Buchhaltung.
invoicing.invoice.view_allhebt die Sichtbarkeitsregel für Rechnungen auf (alle Rechnungen sehen) —
keiner Rolle vorab zugeteilt. Die Regel selbst steht in den Team-Einstellungen.
- Die Fälligkeit kommt aus der Zahlungsbedingung und wird beim Festschreiben eingefroren,
siehe Zahlungsbedingungen.
- Der Skonto steht an der Rechnung selbst: die Detailansicht zeigt je Skontostufe das Datum und
den Zahlbetrag, dazu die Nettofrist — gerechnet aus der eingefrorenen Staffel, genau wie auf dem PDF. Ein gewährter Skonto erscheint bei den Summen.
- Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis — lückenlose Kreise lassen sich nicht löschen, siehe
FAQ & Fehlerbilder
Ich kann eine Rechnung nicht mehr ändern. Sie ist festgeschrieben. Storno und Gutschrift, dann neu — ein anderer Weg wäre keine ordentliche Buchführung.
Die E-Rechnung wird abgelehnt. Prüfen Sie die Käuferreferenz (Leitweg-ID). Sie ist Pflichtfeld der XRechnung.
Der Mahnlauf erzeugt nichts. Entweder ist nichts überfällig, oder es sind keine Mahnstufen hinterlegt.
Die Fälligkeit stimmt nicht. Sie stammt aus der Zahlungsbedingung zum Zeitpunkt des Festschreibens, nicht aus der heutigen.