Arbeitszeit & Schichten
Überblick
Der Bereich erfasst Anwesenheit (wann jemand da war) und plant Schichten (wann jemand da sein soll). Aus der Anwesenheit entsteht das Arbeitszeitkonto — die Über- oder Unterstunden.
Wichtig zur Abgrenzung: Anwesenheit ist nicht Projektzeit. Wer stempelt, sagt „ich bin da"; wer Projektzeit bucht, sagt „ich habe daran gearbeitet". Beides kann nebeneinander laufen und beantwortet verschiedene Fragen.
Kernaufgaben
Stempeln. Kommen, Gehen und Pause werden erfasst. Vergessenes lässt sich nachtragen — als Korrektur, nicht durch Überschreiben. Jede Korrektur hält fest, ob nachgetragen oder gegengebucht wurde, mit Begründung und der Netto-Zeit des Tages vorher und nachher.
Das Konto lesen. Das Arbeitszeitkonto zeigt Soll, Ist und den Saldo. Eine manuelle Korrektur ist möglich und bleibt als solche sichtbar.
Tage freigeben und sperren. Die Freigabe bestätigt einen Tag — erst freigegebene Tage zählen im Lohn-Export. Ein freigegebener Tag bleibt korrigierbar; einfrieren lässt er sich über Tag sperren oder über die Sperre des ganzen Monats (unten). Eine Rücknahme der Freigabe gibt es nicht — eine Korrektur bleibt als solche sichtbar.
Monat abschließen. Im Abschnitt Monatsabschluss der Team-Ansicht wählt die Führungskraft den Monat (voreingestellt der Vormonat) und sperrt ihn für die Lohnabrechnung — je Marke des Marken-Umschalters oder markenübergreifend. Gesperrte Tage tragen ein Schloss; Zeiten, Konto und Dienstplan des Monats ändern sich dann nicht mehr. Sperre aufheben ist ein eigenes Recht und fragt vorher nach. Den Lohn-Export selbst erzeugt die Team-Ansicht nicht: Zum Lohn-Export führt mit dem gewählten Monat und der Marke zu Personal → Lohn-Export, dem einen protokollierten Weg. Solange der Monat offen ist, weist ein Hinweis darauf hin, dass exportierte Werte sich noch ändern können.
Auswerten. Über der Team-Anwesenheit steht die Auswertung mit zwei Ansichten für den gewählten Zeitraum (voreingestellt der laufende Monat). Je Mitarbeiter zeigt Ist gegen Soll, die Abweichung, die Zahl der Schichten und — gleichberechtigt daneben — die offenen Tage. Letzteres ist kein Beiwerk: ein Saldo, der aus halb erfassten Tagen entsteht, sieht ordentlich aus und ist es nicht. Sortiert wird nach der größten Abweichung, weil das die Zeile ist, die jemanden interessiert.
Plan/Ist je Tag stellt für jeden Mitarbeiter und Tag die Anwesenheit (Ist, netto) der geplanten Schicht (Schichtzeit abzüglich Pause) und der gebuchten Projektzeit gegenüber und nennt beide Abweichungen: Abweichung zur Schicht (Anwesenheit minus Schicht) und Nicht verbucht (Anwesenheit minus Projektzeit). Ein Tag mit geplanter Schicht, aber ohne Anwesenheit trägt den Hinweis „nicht erschienen“; ein Tag ohne Schicht hat keinen Plan und deshalb keine Plan-Abweichung („–“). Die Auswahl Mitarbeiter grenzt die Tage ein; ein Zeitraum umfasst höchstens 92 Tage.
In beiden Ansichten gilt: gesehen wird genau, was auch in der Anwesenheitsliste sichtbar wäre — die Auswertung öffnet keine zweite Tür. Schicht-Entwürfe erscheinen nur für Planer, Projektzeit nur mit Leserecht der Zeiterfassung; sonst steht dort „–“.
Schichten planen und veröffentlichen. Im Dienstplan legt das Plus in der Zelle Mitarbeiter × Tag eine Schicht an. Eine Vorlage übernimmt Zeiten und Pause als Kopie — ändert sich die Vorlage später, bleiben bereits geplante Schichten, wie sie sind. Für mehrere Tage schreibt Auf Folgetag duplizieren im Bearbeiten-Dialog eine Schicht Tag für Tag fort; eine Serienanlage über einen ganzen Zeitraum gibt es nicht. Ein Schichtplan wird erst entworfen und dann mit Veröffentlichen für die angezeigte Woche freigegeben. Mitarbeiter sehen nur veröffentlichte Schichten; ein Entwurf, den alle sehen, wäre keiner. Wird eine veröffentlichte Schicht inhaltlich geändert, fällt sie auf Entwurf zurück und erscheint erst mit der nächsten Veröffentlichung wieder — samt neuer Benachrichtigung. Die eigenen Schichten stehen außerdem in Mein Kalender, mit Uhrzeit und dem Namen der Schichtvorlage; Planer sehen dort auch eigene Entwürfe, gestrichelt umrandet.
Schichten verschieben. Ein Schicht-Chip lässt sich mit der Maus auf eine andere Zelle ziehen — andere Person, anderer Tag. Ohne Maus: Chip anwählen und Alt + Pfeil links/rechts schiebt um einen Tag (innerhalb der angezeigten Woche), Alt + Pfeil hoch/runter zur Person darüber bzw. darunter. Geprüft wird wie beim Bearbeiten: eine Überlappung oder Abwesenheit wird gemeldet, und die Schicht bleibt, wo sie war.
Personal-Woche. Der Knopf Personal-Woche im Dienstplan zeigt je Person und Tag die Schichten, die Abwesenheiten (genehmigt und beantragt) und die geplante Projektzeit aus der Ressourcenplanung nebeneinander, mit Wochensummen je Person. Die Sicht liest nur — geplant wird weiter im Dienstplan bzw. im Planungsboard. Abwesenheiten erscheinen mit dem Recht, Team- Abwesenheiten zu sehen, die Projektzeit mit aktiver Ressourcenplanung und Kapazitäts-Leserecht.
Felder im Detail
Schicht
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | ja | Mitarbeiter | Wer arbeitet. |
Datum workDate | ja | Datum | An welchem Tag. |
Von / Bis startTime, endTime | ja | Uhrzeit | Die Schichtzeiten. Eine Schicht über Mitternacht wird als solche erkannt und nicht als negative Dauer gerechnet. |
Pause (Minuten) breakMinutes | nein | 0 oder mehr | Wie viel Pause. Sie geht von der Arbeitszeit ab — und ist der Grund, warum eine Achtstundenschicht siebeneinhalb Stunden Arbeitszeit ergibt. |
Vorlage templateId | nein | bestehende Schichtvorlage | Aus welcher Vorlage die Zeiten kommen. Der Weg, wiederkehrende Schichten anzulegen, ohne sie zu tippen. |
Bemerkung note | nein | Text, max. 255 Zeichen | Notiz zur Schicht. |
Veröffentlichen
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Von / Bis from, to | Datum | Der Zeitraum, dessen Entwürfe auf einmal veröffentlicht werden — im Dienstplan die angezeigte Woche. Nur Entwürfe werden veröffentlicht; Entwürfe in einem für die Lohnabrechnung gesperrten Monat bleiben Entwurf, der Rest wird trotzdem veröffentlicht. |
Anwesenheit
Die Anwesenheit entsteht aus dem Kommen und Gehen, nicht aus einer Eingabe. Ein Arbeitstag ist der Kalendertag in der Zeitzone des Mitarbeiters: wer kurz nach Mitternacht stempelt, gehört zum neuen Tag, und eine Uhrzeit ohne Zeitzonen-Angabe gilt als seine Ortszeit. Das Soll des Tages kommt aus der Arbeitszeit des Mitarbeiters; an einem Feiertag seiner Feiertagsregion ist es null, an einem halben Feiertag (etwa Heiligabend) die Hälfte. Ins Arbeitszeitkonto bucht ein Tag erst mit der Freigabe; Urlaub oder Krankheit ohne Stempelung belasten das Konto nicht.
Plan/Ist je Tag
| Spalte | Feld | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Schicht (Plan) | shiftMinutes | Summe der Schichten des Tages abzüglich Pause; „–“ = keine (sichtbare) Schicht. |
| Anwesenheit (Ist) | attendanceMinutes | Netto-Anwesenheit; 0 bei geplanter Schicht heißt „nicht erschienen“. |
| Abweichung zur Schicht | deltaShiftMinutes | Anwesenheit minus Schicht — negativ heißt: weniger da als geplant. |
| Projektzeit | projectMinutes | Auf Projekte gebuchte Zeit des Tages; „–“ = Zeiterfassung aus oder kein Leserecht. |
| Nicht verbucht | deltaProjectMinutes | Anwesenheit minus Projektzeit — die Zeit, die auf keinem Projekt steht. |
Einstellungen & Rechte
Einstellungen der Arbeitszeit. Der Knopf Einstellungen auf der Stempeluhr und in der Team-Anwesenheit öffnet die Regeln, die für alle Marken gelten (Recht workforce.config.manage, ab Werk bei der Rolle HR):
| Feld | Werte | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Erste Pausen-Schwelle breakThreshold1Minutes | 0–1440 Minuten (Vorgabe 360) | Ab dieser Arbeitszeit gilt die erste Mindestpause. |
Mindestpause ab erster Schwelle breakMin1Minutes | 0–240 Minuten (Vorgabe 30) | Pause, die ab der ersten Schwelle fehlen würde. |
Zweite Pausen-Schwelle breakThreshold2Minutes | 0–1440 Minuten (Vorgabe 540) | Ab dieser Arbeitszeit gilt die zweite Mindestpause. |
Mindestpause ab zweiter Schwelle breakMin2Minutes | 0–240 Minuten (Vorgabe 45) | Pause ab der zweiten Schwelle. |
Höchstarbeitszeit je Tag maxDailyMinutes | 60–1440 Minuten (Vorgabe 600) | Darüber meldet der Tag einen Verstoß. |
Mindestruhezeit minRestMinutes | 0–1440 Minuten (Vorgabe 660) | Ruhe zwischen zwei Arbeitstagen. |
Standortpflicht beim Stempeln gpsRequired | an/aus | Ohne Standort lässt sich nicht stempeln. |
Lohnart Anwesenheit wageTypeAttendance | Text, bis 10 Zeichen (Vorgabe 200) | Lohnart der Anwesenheit im Lohn-Export. |
Lohnart Überstunden wageTypeOvertime | Text, bis 10 Zeichen (Vorgabe 400) | Lohnart der Überstunden. |
Lohnart Abwesenheit (Vorgabe) wageTypeAbsenceDefault | Text, bis 10 Zeichen (Vorgabe 600) | Lohnart einer Abwesenheit ohne eigene Lohnart. |
Lohnart unbezahlte Abwesenheit wageTypeUnpaidDefault | Text, bis 10 Zeichen (Vorgabe 690) | Lohnart unbezahlter Abwesenheit. |
DATEV-Beraternummer payrollConsultantNumber | bis 7 Ziffern | Kopf des Lohn-Exports. |
DATEV-Mandantennummer payrollClientNumber | bis 5 Ziffern | Kopf des Lohn-Exports. |
Werte außerhalb des erlaubten Bereichs weist das System ab; speichern darf nur, wer das Recht für alle Marken hat.
- Eigene Zeiten stempeln:
workforce.attendance.clock_own - Sehen:
.view_own/.view_team/.view_any - Korrigieren:
workforce.attendance.correct· Freigeben/Tag sperren:workforce.attendance.approve - Auswertung und Plan/Ist: dieselben Sicht-Rechte wie die Anwesenheit; die Projektzeit darin nur mit
time.report.view (fremde) bzw. time.entry.view_own (eigene)
- Monatsabschluss:
workforce.period_lock.view(sehen),.manage(sperren),.release(Sperre aufheben — bewusst getrennt) - Lohn-Export:
hr.payroll.exportunter Personal → Lohn-Export — das frühere
Export-Recht der Arbeitszeit ist darin aufgegangen
- Konto:
workforce.account.view_own/.view_any/.adjust - Schichten:
workforce.shift.view_own(nur veröffentlichte) und die Planungs-Rechte des Moduls
Modul-Flag: module.workforce.
FAQ & Fehlerbilder
Der Saldo stimmt nicht. Prüfen Sie zuerst die Sollzeit des Mitarbeiters und die Abwesenheiten — beide gehen in das Soll ein.
Ein Tag lässt sich nicht mehr ändern. Dann ist er gesperrt — als einzelner Tag oder weil sein Monat für die Lohnabrechnung gesperrt ist (Schloss am Tag). Ein nur freigegebener Tag bleibt korrigierbar. Bei einer Monatssperre hebt jemand mit workforce.period_lock.release die Sperre im Monatsabschluss auf.
Wo ist der DATEV- oder CSV-Export geblieben? Unter Personal → Lohn-Export. Der Knopf Zum Lohn-Export im Monatsabschluss führt mit dem gewählten Monat dorthin; jeder Export wird dort protokolliert.
Ein Mitarbeiter sieht seine Schicht nicht. Der Plan ist noch nicht veröffentlicht — oder die Schicht wurde nach der Veröffentlichung geändert und ist damit wieder ein Entwurf.
In Plan/Ist steht bei der Projektzeit nur „–“. Die Zeiterfassung ist ausgeschaltet, oder Ihnen fehlt das Leserecht für die Zeiten dieses Mitarbeiters (time.report.view).