Marken
Überblick
Eine Marke ist ein Auftritt unter einem Dach: eigene Firmierung, eigenes Logo, eigene Farben in der ausgehenden Kommunikation. Wer nur unter einem Namen auftritt, kommt mit einer Marke aus und muss sich mit dieser Seite kaum befassen.
Marken sind mehr als Optik. Sie sind zugleich die Trennlinie in den Daten: Belege und Vorgänge gehören zu einer Marke, und Berechtigungen wirken je Marke. Stammdaten wie Kunden und Artikel sind dagegen markenneutral — sie werden nicht doppelt gepflegt.
Kernaufgaben
Marke anlegen. Neue Marke verlangt Name und Slug. Der Slug ist die technische Kurzform und sollte nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden — er taucht an Stellen auf, die sich nicht alle mitziehen lassen.
Rechtliche Angaben pflegen. Der rechtliche Name ist die vollständige Firmierung für Impressum und Fußzeile ausgehender Mails. Er wird über einen Platzhalter eingesetzt, statt in jeder Vorlage wiederholt zu werden — eine Umfirmierung ist damit eine Änderung an einer Stelle.
Auftritt einstellen. Zur Marke gehören Logos und ein Farbschema für die Kommunikation. Beides wirkt in Mail-Layouts und Belegvorlagen.
Standardtexte der Marke pflegen. Kopf- und Fußtexte für Angebot, Auftrag, Rechnung und Lieferschein stehen als Textbausteine für Belege unter Belegvorlagen. Ein Baustein mit gewählter Marke und Standard wird bei neuen Belegen dieser Marke automatisch eingesetzt — so trägt jede Marke ihre eigenen Standardtexte, ohne dass eine Vorlage je Marke kopiert werden muss.
Eigene Domain je Marke. Unter Domains tragen Sie die Adressen ein, unter denen die Marke auftritt — etwa app.marke.de für die Mitarbeiter-Anwendung und kunden.marke.de für das Kundenportal (eine Domain darf beides). Wer eine dieser Adressen aufruft, sieht die Anmeldung schon vor der Anmeldung im Auftritt der Marke: Logo, Name, Farbe. Nach der Anmeldung schlägt Octibiz die Marke als aktive Marke vor — sofern Sie dort Rechte haben; welche Daten Sie sehen, entscheiden weiterhin Ihre Rechte, nicht die Adresse. Eine Adresse, die keiner Marke gehört, zeigt den neutralen Auftritt. Damit die Adresse erreichbar ist, richtet der Betrieb DNS und Zertifikat ein.
Kundenportal unter der Marken-Domain. Ein Portal-Zugang, dessen Marke eine eigene Portal-Domain hat, meldet sich dort an (oder unter der allgemeinen Portal-Adresse) — auf der Portal-Domain einer anderen Marke wird die Anmeldung abgewiesen, mit derselben Meldung wie bei falschen Zugangsdaten. Links in Portal-Mails (Einladung, Anmelde-Link, Passwort vergessen) führen auf die Portal-Domain der eigenen Marke.
Mitarbeiter-Mails unter der Marken-Domain. Mitarbeiter-Mails verlinken auf die App-Domain der Marke: Benachrichtigungen (auch die tägliche Sammel-Mail), Zuweisungen von Aufgaben und Tickets, Hinweise aus Automationen, der Autopilot-Bericht eines Projekts und die Gastgeber-Mail eines Termins führen auf die App-Domain der Marke des betroffenen Datensatzes. Die Einladung eines Mitarbeiters führt auf die App-Domain der Marke seiner Mitgliedschaft. Hat die Marke keine App-Domain, ist der Datensatz markenlos oder ist der Mitarbeiter markenübergreifend bzw. für mehrere Marken berechtigt, bleibt es bei der Hauptadresse. Je Domain eigene Anmeldung: wer bisher nur unter der Hauptadresse angemeldet war, meldet sich nach dem ersten Klick auf der Marken-Domain einmal neu an — die Sitzung gilt je Adresse.
Marke deaktivieren. Der Aktiv-Zustand nimmt eine Marke aus dem laufenden Betrieb, ohne ihre Historie anzutasten. Eine gelöschte Marke gibt ihre Domains frei.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Eine Marke ist mehr als ein Logo: Sie ist die Absenderidentität und zugleich ein Sichtbarkeits-Schnitt. Belege, Kunden und Vorgänge gehören einer Marke, und wer die Marke nicht sieht, sieht sie nicht.
Marke anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Kürzel slug | ja | Text, max. 100 Zeichen | Die Kennung der Marke in Adressen, Nummernkreisen und Verweisen. Nicht mehr ändern, sobald Belege existieren. |
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Der Anzeigename in Oberfläche und Auswahl. |
Rechtlicher Name legalName | nein | Text, max. 255 Zeichen | Die vollständige Firmierung. Genau dieser gehört auf Rechnungen — die Marke „Beispiel" firmiert als „Beispiel GmbH", und auf dem Beleg muss die Firmierung stehen. |
USt-IdNr. vatId | nein | Text, max. 50 Zeichen | Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Marke. Sobald sie hinterlegt ist, steht sie auf jedem Beleg und in jeder E-Rechnung — dort ist sie Pflichtangabe. |
Steuernummer taxNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Die Steuernummer des Finanzamts — die Alternative für alle ohne USt-IdNr., etwa Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Mindestens eine von beiden muss stehen, sonst weist die E-Rechnungs-Prüfung den Beleg ab. |
Umsatzsteuer-Regel taxMode | nein | Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Als Kleinunternehmer entstehen alle neuen Angebote, Aufträge und Rechnungen dieser Marke ohne Umsatzsteuer und mit dem Pflichthinweis nach § 19 UStG. Am einzelnen Beleg bleibt die Regel änderbar. |
E-Mail email | nein | Adresse, max. 255 Zeichen | Absender- und Antwortadresse für alles, was unter dieser Marke hinausgeht. |
Telefon phone / Webseite website | nein | Text, max. 50 bzw. 255 Zeichen | Kontaktangaben auf Belegen und in Signaturen. |
Bank bankName, IBAN bankIban, BIC bankBic | nein | Text | Die Bankverbindung auf den Rechnungen dieser Marke. Zwei Marken können verschiedene Konten haben — genau dafür stehen die Felder hier und nicht global. |
Anschrift addressStreet, addressZip, addressCity, addressCountry | nein | Straße, PLZ, Ort, Land als zweistelliger ISO-Code (z. B. CH) | Die Anschrift der Marke im Briefkopf — und der Zahlungsempfänger im Schweizer QR-Zahlteil. Für den QR-Zahlteil sind PLZ, Ort und Land Pflicht. |
Feiertagsregion holidayRegion | nein | Regions-Code des Feiertagskalenders, z. B. DE-BY; leer = nur das Land | Welche Feiertage für die Marke zusätzlich zum Land gelten. Überall, wo das System Werktage der Marke zählt — etwa beim voraussichtlichen Lieferdatum an Angebot und Auftrag —, fallen die Feiertage des Landes und dieser Region heraus. Die Region bringt ihr Land mit (DE-BY zählt auch die bundesweiten Feiertage aus DE). Die Kalender selbst pflegen Sie unter Personal → Feiertage; gibt es zur Region keinen aktiven Kalender, zählt nur das Land. Gespeichert wird in Großbuchstaben. |
QR-IBAN qrIban | nein | IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein mit Institutskennung 30000–31999; Leerzeichen erlaubt | Das Konto für Schweizer QR-Rechnungen mit QR-Referenz. Eine gewöhnliche IBAN wird hier abgewiesen — sie gehört ins Feld IBAN; ohne QR-IBAN nimmt der Zahlteil eine Schweizer IBAN der Bankverbindung und eine SCOR-Referenz. |
Kundennummer der Bank qrBankCustomerNumber | nein | nur Ziffern, höchstens 12; Leerzeichen erlaubt | Manche Schweizer Banken verlangen ihre Kundennummer am Anfang der QR-Referenz. Ist sie hinterlegt, beginnt jede QR-Referenz mit ihr, danach folgt der Belegbezug, am Ende die Prüfziffer. Gilt nur für die QR-IBAN; eine SCOR-Referenz bleibt unverändert. Eingehende Zahlungen mit dieser Referenz ordnet der Zahlungsabgleich der Rechnung zu. Die Referenz wird beim Festschreiben an der Rechnung gespeichert: eine spätere Änderung gilt nur für danach festgeschriebene Rechnungen, ältere behalten ihre gedruckte Referenz und werden weiter zugeordnet. |
QR-Zahlteil auf Rechnungen qrBillEnabled | nein | Ja/Nein | Schaltet Empfangsschein und Zahlteil nach Schweizer Standard ein. Er erscheint auf Rechnungen in CHF oder EUR, deren Belegvorlage den Block „Schweizer QR-Zahlteil" enthält. Einschalten geht nur mit Konto in der Schweiz oder in Liechtenstein und mit PLZ, Ort und Land — sonst lehnt das Speichern mit einer Meldung ab. |
Sprache defaultLocale | nein | Sprachkennung, max. 5 Zeichen | In welcher Sprache Belege und Mails dieser Marke entstehen, wenn der Empfänger keine eigene hat. |
Farben primaryColor, secondaryColor, accentColor, textColor, backgroundColor | nein | Farbwerte | Das Erscheinungsbild in Belegen, Mails und im Portal. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Welche Marke vorgeschlagen wird, wenn nichts gewählt ist. Genau eine; die Auszeichnung wandert. |
Domains domains | nein | Liste aus Domain (host) und Verwendung Mitarbeiter (app) und/oder Kundenportal (portal); höchstens 20 | Unter diesen Adressen erscheint die Anmeldung vorab im Auftritt der Marke, und die Marke wird nach der Anmeldung vorgeschlagen. Eingegeben werden darf auch eine ganze Adresse — gespeichert wird nur der Hostname in Kleinschrift (https://App.Marke.de/login wird app.marke.de). Jede Domain gehört genau einer Marke, auch als Variante mit bzw. ohne www.; eine IP-Adresse ist keine Domain. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: keine neuen Vorgänge unter dieser Marke. Bestehende bleiben vollständig erhalten — eine Marke wird stillgelegt, nicht gelöscht. |
Einstellungen & Rechte
- Recht
platform.brand.manage. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar. Es gilt je
Marke: wer es nur für Marke A hält, pflegt nur Marke A — Stammdaten, Bildmarken, Domains, Löschen.
- Berechtigungen wirken je Marke. Ein Konto sieht die Daten der Marken, in denen es das
jeweilige Recht besitzt. Maßgeblich ist das Recht, nicht die bloße Zugehörigkeit — wer in Marke B irgendeine Zugehörigkeit hat, aber dort kein Leserecht, sieht dort nichts.
- Markenneutrale Stammdaten. Kunden, Kontakte und Artikel gelten für alle Marken. Was zur Marke
gehört, sind Belege, Vorgänge und der Auftritt.
- Die Marken-Auswahl in Listen zeigt nur Marken, für die Sie berechtigt sind. Bei genau einer
Marke entfällt sie.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Beleg trägt die falsche Marke. Die Marke wird beim Anlegen gesetzt. Ein nachträgliches Umhängen verlangt das entsprechende Recht in der Ziel-Marke, nicht nur in der Ausgangsmarke.
Kollegen sehen die Marke nicht. Dann fehlt ihnen das Recht in dieser Marke. Eine Zugehörigkeit allein genügt nicht.
Der Slug ist falsch geschrieben. Legen Sie eine neue Marke an und deaktivieren Sie die alte, statt den Slug zu ändern.
Die Anmeldeseite unter der Marken-Domain sieht neutral aus. Dann ist die Adresse an keiner aktiven Marke eingetragen, sie ist nur für das Kundenportal (statt die Mitarbeiter-Anwendung) markiert, oder der Server sieht wegen eines vorgeschalteten Proxys einen anderen Hostnamen — das ist eine Frage an den Betrieb.
Ein Kunde kommt im Portal nicht mehr hinein. Meldet er sich auf der Portal-Domain einer anderen Marke an, wird er abgewiesen. Richtig ist die Portal-Domain seiner Marke — der Link in seinen Portal-Mails führt dorthin.
Der Firmenname im Mail-Fuß stimmt nicht. Er stammt aus dem rechtlichen Namen der Marke, nicht aus der Vorlage. Ändern Sie ihn hier.