Angebote

Überblick

Ein Angebot durchläuft diese Zustände: Entwurf, Versendet, Angenommen, Teilweise angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen, Überführt und — nach einer Neufassung — Abgelöst.

Der letzte ist der interessanteste: Überführt heißt, dass aus dem Angebot etwas geworden ist — ein Projekt, ein Auftrag, eine Rechnung, je nach installierten Modulen. Das Angebot bleibt bestehen und belegt, was zugesagt wurde; die Umsetzung läuft daneben weiter.

Die Liste zeigt Angebot, Status, Summe und Gültigkeitsdatum, dazu eine Summe der offenen Angebote — die Zahl, an der sich ablesen lässt, wie viel gerade in der Schwebe ist. Filtern lässt sie sich nach Status, Kunde, Inhaber und Marke; der Marken-Filter gilt zusätzlich zur Marke, die Sie oben in der Kopfleiste gewählt haben.

Kernaufgaben

Angebot anlegen. Neues Angebot verlangt Titel und Kunde; Marke, Belegwährung, Gültigkeitsdatum, Inhaber und Einleitung sind optional. Die Sprache des Angebots kommt vom Kunden (sonst von der Marke) und lässt sich im Belegkopf ändern. Bleibt die Einleitung leer, wird der Standardtext in der Sprache des Angebots übernommen — siehe Finanzen-Einstellungen.

Positionen erfassen. Je Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt in Prozent und Umsatzsteuersatz; Zwischensumme, Steuer und Gesamt werden gerechnet. Über die Steuer-Darstellung wählen Sie, ob netto oder brutto gezeigt wird. Ist an das Produkt einer neuen Position ein Angebotsbaustein gekoppelt, schlägt das Angebot ihn einmal vor (Einfügen setzt ihn mit gefüllten Platzhaltern als Freitext hinter das Produkt, Ignorieren nicht).

Texte setzen. Einleitung und Konditionen lassen sich frei schreiben oder aus einer Textvorlage einsetzen: Die Auswahl über dem jeweiligen Textfeld zeigt die Textbausteine der Marke und der Sprache des Angebots sowie die sprachlosen; ein gewählter Baustein ersetzt den Text, Zwischenspeichern bzw. Speichern übernimmt ihn.

Versenden und teilen. Senden geht den regulären Weg an den Kunden. Hat ein Empfänger einen Zugang zum Kundenportal, trägt seine Angebotsmail den Knopf Online ansehen und freigeben: darf er Angebote freigeben, meldet ihn der Link einmalig an (7 Tage gültig) und führt direkt zur Freigabeseite, sonst führt er über die Anmeldung dorthin. Das gilt auch für den Portal-Zugang einer anderen Firma desselben Konzerns, der für den Kunden des Angebots freigeschaltet ist und dort Angebote freigeben darf — sein Link öffnet das Portal gleich in diesem Kunden; ohne Freigaberecht dort bekommt er keinen Link. Jeder Empfänger bekommt seinen eigenen Link; im Kommunikationsverlauf steht der Link ohne Anmelde-Schlüssel. Eigene Vorlagen nehmen den Knopf über den Platzhalter {{ approval_block }} auf (nur die Adresse: {{ approval_url }}); eine unverändert gebliebene Standardvorlage zieht der Standarddaten-Nachzug selbst nach. Teilen erzeugt zusätzlich einen öffentlichen Link — und der Hinweis dazu ist wörtlich zu nehmen: Jeder mit diesem Link kann das Angebot ansehen. Es gibt keine weitere Prüfung; behandeln Sie ihn wie das Angebot selbst. Versendet wird nur, was ein Angebot ist: mindestens eine bepreiste Position, die nicht optional ist (Überschriften, Texte und optionale Positionen allein reichen nicht), und der Kunde braucht eine Rechnungsanschrift mit Straße, Ort und Land. Fehlt eins davon, nennt die Meldung, was zu ergänzen ist.

Abschließen. Annehmen, Teilweise annehmen, Ablehnen und Überführen schließen den Vorgang ab — siehe Teilannahme unten.

Folgebeleg. Nach dem Überführen mit Auftrag nennt die Karte Aufträge aus diesem Angebot den erzeugten Auftrag samt Status und Summe; die Nummer öffnet ihn direkt.

Verhandelten Preis als Kundenpreis übernehmen. Mit dem Modul Individualpreise listet die Karte Als Kundenpreis übernehmen die Artikelpositionen mit ihrem Netto-Stückpreis nach Positionsrabatt. Ein Klick macht daraus eine dauerhafte Kundenkondition ab der Positionsmenge — das nächste Angebot für diesen Kunden zieht den Preis von selbst, siehe Preise & Einheiten.

Aus einem Ticket. Im Ticket legt Angebot erstellen einen Entwurf an: Kunde, Ansprechpartner (der Melder des Tickets, sofern er zu diesem Kunden gehört), Titel und Marke kommen aus dem Ticket. Das Angebot nennt unter Aus Ticket sein Quell-Ticket — die Nummer öffnet es; wer das Ticket nicht sehen darf, sieht den Verweis nicht.

Erneuern. Ist ein Angebot abgelaufen, erscheint Erneuern. Der Dialog fragt zuerst nach dem Weg und dann nach dem neuen Gültigkeitsdatum:

• Als neues Angebot — es entsteht eine Kopie als Entwurf mit allen Positionen, Texten und

Konditionen. Das abgelaufene Angebot bleibt unverändert stehen, denn es liegt beim Kunden; die Nummer für den neuen Beleg wird erst beim Versand vergeben.

• Dieses Angebot weiterverwenden — derselbe Beleg geht mit dem neuen Datum zurück in den

Entwurf. Nummer und Verlauf bleiben; nach dem Bearbeiten versenden Sie ihn erneut.

Ein abgelaufenes Angebot ist damit kein Sackgassen-Zustand mehr. Angenommene, abgelehnte und überführte Angebote lassen sich nicht erneuern — dort steht eine Entscheidung, kein Fristablauf.

Neu fassen. Ein versendetes Angebot, das der Kunde noch nicht entschieden hat, ändern Sie nicht im Bestand, sondern über Neu fassen in der Kopfleiste: Der Dialog fragt nach dem neuen Gültigkeitsdatum und legt eine neue Fassung als Entwurf an — mit allen Positionen, Texten, Konditionen, Sprache und Zuschlag. Die neue Fassung trägt die nächste Fassungsnummer (Fassung 2, 3 …) und verweist auf ihre Vorfassung; die Vorfassung wechselt in den Status Abgelöst und bleibt als Beleg dessen stehen, was der Kunde gesehen hat. Es gibt immer nur eine laufende Fassung. Nach dem Bearbeiten versenden Sie die neue Fassung wie gewohnt.

PDF erzeugen. Das Angebot lässt sich als PDF ausgeben — Layout und Marke kommen aus den Belegvorlagen. Im Belegkopf wählen Sie unter Belegvorlage eine abweichende Vorlage der Marke (oder eine markenneutrale); leer heißt Standardvorlage der Marke. Dort steht auch die Zahlungsbedingung.

Sprache des Angebots

Jedes Angebot hat seine eigene Sprache. Sie wird beim Anlegen aus dem Kunden vorbelegt (ohne Kundensprache aus der Marke) und lässt sich im Belegkopf jederzeit ändern — ein deutscher Kunde kann also ein englisches Angebot bekommen. Wechselt der Kunde, zieht die Sprache mit, es sei denn, Sie haben sie selbst gewählt. Der Sprache folgen:

• das PDF (Beschriftungen, Datums- und Zahlenformat),
• die Angebotsmail und die Erinnerungen des Nachfasses,
• die Textbausteine: vorbelegt wird der Standard der Sprache, sonst der sprachlose,
• die Artikeltexte: Wählen Sie einen Artikel, kommen Bezeichnung und Beschreibung aus seiner

Übersetzung in der Angebotssprache — fehlt sie, aus der Standardsprache. Ein Text, den Sie an der Position selbst schreiben, gewinnt immer.

Angebote aus Deal, Ticket oder Projekt-Nachtrag bekommen ihre Sprache auf demselben Weg. Ältere Angebote ohne gewählte Sprache folgen weiter der Sprache des Empfängers.

Teilannahme

Ein Kunde nimmt nicht immer alles an. Zwei Fälle sind vorgesehen:

• Optionale Positionen dazunehmen. Optionale Positionen zählen erst zur Summe, wenn der Kunde sie

wählt. Hat das Angebot optionale Positionen, fragt Annehmen ab, welche dazukommen. Nur gewählte Optionen zählen zur Summe — das Angebot gilt dann als Angenommen.

• Positionen abwählen. Teilweise annehmen zeigt alle bepreisten Positionen; entfernen Sie den

Haken bei dem, was der Kunde nicht annimmt. Das Angebot gilt dann als Teilweise angenommen. Alles abzuwählen ist keine Annahme, dafür gibt es Ablehnen.

Der Kunde kann dasselbe im Kundenportal tun, siehe Belege im Portal. Der angenommene Umfang wird verbindlich: Die Positionsliste kennzeichnet gewählte Optionen mit gewählt und abgewählte Positionen mit abgewählt, Kopfsumme und PDF zeigen den angenommenen Umfang, und Auftrag, Projekt, Vertrag und Lizenzen aus der Überführung übernehmen nur die angenommenen Positionen. Eine gewählte Option ist im Auftrag keine Option mehr, sondern eine feste Position. Ein teilweise angenommenes Angebot lässt sich überführen wie ein angenommenes.

Zuschlag auf Beleg-Ebene

Neben dem Belegrabatt kennt das Angebot einen Zuschlag — etwa einen Eil- oder Kleinmengenzuschlag. Sie setzen ihn unter den Positionen als Prozentsatz, als Betrag oder beides. Er bezieht sich auf dasselbe Positionsnetto wie der Belegrabatt und wird wie dieser anteilig je Steuersatz verteilt, die Umsatzsteuer also je Satz aus dem Netto samt Zuschlag gerechnet. Rabatt und Zuschlag sind getrennte Felder: Ein Zuschlag ist kein negativer Rabatt, und der Rabatt bleibt auf das Netto gedeckelt, der Zuschlag nicht. Das PDF nennt ihn als eigene Zeile Zuschlag im Summenblock. Im Auftrag aus dem Angebot stehen Belegrabatt und Zuschlag als Zeilen je Steuersatz — Summen und Umsatzsteuer bleiben auf den Cent gleich, und die Rechnung übernimmt sie. Ein eingelöster Wertgutschein deckt den Zuschlag mit — der Kunde zahlt bei ausreichendem Guthaben nichts mehr (siehe Aktionen & Gutscheine).

Automatischer Nachfass

Für versendete Angebote, auf die keine Antwort kommt, liefert das Modul zwei Automationen mit — die Regeln laufen in der einen Automations-Engine, die Sie unter Einstellungen → Automationen (Kategorie Vertrieb) anpassen:

• Stufe 1 — Aufgabe für den Inhaber (ab Werk aktiv): Ist ein Angebot 7 Tage nach dem

Versand noch offen, bekommt der Inhaber die Aufgabe Angebot … nachfassen, verknüpft mit Kunde und Angebot und fällig in zwei Tagen.

• Stufe 2 — Erinnerung an den Kunden (ab Werk aus): Nach 14 Tagen geht eine

Erinnerungsmail an den Ansprechpartner des Angebots (ohne Ansprechpartner an den Hauptkontakt) — in der Sprache des Angebots, über den normalen Versandweg und mit Eintrag im Kommunikationsverlauf. Den Text pflegen Sie in der Mailvorlage Finanzen: Angebot nachfassen.

Die Zahl der Tage ist der Versatz der jeweiligen Automation. Nur Angebote im Status Versendet werden erinnert; angenommene, abgelehnte oder abgelaufene nicht. Je Angebot und Stufe gibt es genau einen Lauf. Weitere Stufen legen Sie als zusätzliche Automation mit demselben Auslöser Angebot versendet an.

Angebotsvarianten

Ein Angebot kann alternative Varianten enthalten — etwa Basis und Premium oder A, B, C. Alle Varianten stehen unter einer Angebotsnummer. Der Kunde wählt bei der Annahme genau eine davon; nur diese Variante geht in den Auftrag.

Das unterscheidet Varianten von optionalen Positionen: Eine optionale Position ist ein Zusatz, den der Kunde dazunehmen kann. Eine Variante ist ein vollständiges Gesamtpaket, das die anderen Varianten ausschließt.

Varianten anlegen. Im Entwurf unter den Positionen Varianten anbieten wählen. Es entstehen zwei Varianten (Basis, Premium); Bezeichnung und Beschreibung sind frei, weitere Varianten kommen mit Variante hinzufügen dazu (höchstens zehn). Eine einzelne Variante gibt es nicht — das wäre keine Wahl.

Positionen zuordnen. Unter Zuordnung der Positionen legen Sie je Position fest, zu welcher Variante sie gehört. Positionen ohne Variante gelten für jede Variante — Einrichtung, Anfahrt, Projektleitung stehen so nur einmal im Angebot und können in keiner Variante vergessen werden. In der Positionsliste trägt jede zugeordnete Position das Kennzeichen Variante: ….

Summen lesen. Jede Variante zeigt ihre eigene Summe: Netto, Umsatzsteuer und Gesamt, gerechnet aus den gemeinsamen und den eigenen Positionen, mit Belegrabatt und Umsatzsteuer je Steuersatz. Der Angebotskopf — und damit Liste, Kennzahlen und der Wert der Verkaufschance — trägt die führende Variante: die gewählte, solange nichts gewählt ist die erste als Richtwert.

Versenden. Jede Variante braucht mindestens eine bepreiste eigene Position, sonst lässt sich das Angebot nicht versenden. Das PDF zeigt zuerst die gemeinsamen Positionen, dann jede Variante als eigenen Abschnitt und je Variante einen Summenblock Gesamtbetrag bei Wahl von „…".

Annehmen. Nimmt der Kunde im Kundenportal an, wählt er dort die Variante — ohne Wahl nimmt das Portal die Annahme nicht entgegen. Nehmen Sie die Annahme selbst entgegen, fragt Annehmen die Variante ab. Die gewählte Variante ist danach markiert, der Angebotskopf trägt ihre Summe.

Überführen. Der Auftrag aus dem Angebot übernimmt nur die gemeinsamen Positionen und die gewählte Variante, mit fortlaufenden Positionsnummern. Projekt, Vertrag und Lizenzen aus der Überführung sehen ebenfalls nur die gewählte Variante. Die Rechnung aus dem Auftrag enthält damit genau das, was der Kunde angenommen hat. Ohne gewählte Variante lässt sich ein Angebot mit Varianten nicht überführen.

Felder im Detail

Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.

Entwurf und Festschreibung sind zwei Zustände. Solange das Angebot ein Entwurf ist, sind alle Felder änderbar. Mit dem Festschreiben wird es zum Beleg mit Nummer und festen Beträgen; geändert wird danach nur noch über eine neue Fassung.

Belegkopf

Positionen und Belegrabatt

Die Positionsliste items hat denselben Aufbau wie bei der Rechnung: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt %, USt % — dazu Überschriften, Freitexte, Zwischensummen und Seitenumbrüche als eigene Zeilenarten.

Positionen umsortieren. Die Nummer vor jeder Position ist ihr Griff: mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, oder per Tastatur anwählen und mit Pfeil hoch/runter um eine Stelle, mit Pos1 bzw. Ende ganz nach oben oder unten schieben. Die Pfeil-Knöpfe am Zeilenende bleiben für kleine Schritte.

Annehmen, ablehnen, versenden

Einstellungen & Rechte

• Modul module.quote.
• finance.quote.view, .create, .edit, .send und finance.quote.convert

für die Überführung — fünf getrennte Rechte, weil Schreiben, Versenden und Verwandeln unterschiedlich schwer wiegen.

• finance.quote.reassign_owner für Inhaber ändern — auch an versendeten und angenommenen

Angeboten und in der Masse (Liste: Angebote auswählen, Inhaber ändern). Nur der Inhaber wechselt, der Beleg bleibt unverändert; jede Änderung steht im Änderungsprotokoll. Vorbelegt für die Buchhaltung.

• Ein abgeschlossenes Angebot ist nicht mehr bearbeitbar. Die Positionsliste weist darauf hin.

Das ist keine Sperre um ihrer selbst willen: Ein Angebot, das nach der Annahme noch änderbar wäre, wäre kein Beleg.

• Rechnen tut der Commerce-Kernel. Steuer, Rundung und Beträge in Cent folgen den Regeln des

Kerns, siehe Commerce-Kernel.

FAQ & Fehlerbilder

Ich kann Positionen nicht mehr ändern. Dann ist das Angebot abgeschlossen. Legen Sie ein neues an, statt die Historie zu verbiegen.

Der Kunde sieht das Angebot nicht. Prüfen Sie, ob es versendet wurde — oder nutzen Sie den Freigabe-Link. Im Portal erscheinen Angebote zusätzlich über die dortige Freigabe, siehe Kundenportal.

Es entsteht kein PDF. Prüfen Sie, ob eine aktive Belegvorlage für Angebot, Marke und Sprache existiert. Fehlt die PDF-Erzeugung der Installation, entsteht generell kein Beleg.

Die Einleitung ist leer. Dann ist kein Standardtext als solcher markiert, siehe Finanzen-Einstellungen.

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