Inventar & interne Lizenzen
Überblick
Der Bereich beantwortet zwei Fragen: Wer hat was? und Was kostet es uns? Verwaltet werden Geräte (Inventar) und interne Software-Abos (Lizenzen) — beides mit Zuweisung an Mitarbeiter, Laufzeiten und Kosten.
Wichtig zur Abgrenzung: Es geht um die eigene Ausstattung, nicht um Ware. Was Sie verkaufen, steht im Produkt- und Lagerbereich.
Kernaufgaben
Ein Gerät aufnehmen und zuweisen. Im Inventar legen Sie das Gerät an und weisen es einer Person zu. Die Zuweisung lässt sich später einziehen — die Historie bleibt erhalten.
Lizenzen und Abos führen. Eine Lizenz hat Laufzeit, Kosten und eine Anzahl Plätze. Plätze werden wie Geräte zugewiesen; belegte und freie Plätze sind damit jederzeit ablesbar.
Fristen im Blick behalten. Die Fristen-Ansicht zeigt, was demnächst verlängert werden muss oder gekündigt werden kann. Erinnerungen lassen sich einrichten, damit eine Kündigungsfrist nicht stillschweigend verstreicht.
Domains und Hosting abgleichen. Bei Objekten der Art Domain, Hosting oder Server zeigt die Detailseite rechts Abgleich mit dem Anbieter. Octibiz fragt stündlich (je Objekt höchstens einmal am Tag) beim Anbieter nach und übernimmt Abweichungen selbst:
- Domain: über das öffentliche Domain-Verzeichnis der Registry (RDAP) kommen **Ablaufdatum,
Status, Registrar und Nameserver**. Weicht das Ablaufdatum ab, wird es zum Läuft ab am des Objekts — und damit zur Frist in der Fristen-Warnung (Vorlauf 30 Tage). .de-Domains nennen kein Ablaufdatum: dort werden nur Status und Nameserver abgeglichen, das Datum pflegen Sie bei Bedarf selbst; die Karte sagt das ausdrücklich dazu.
- Hosting/Server: die Adresse wird aufgerufen — erreichbar ja/nein, HTTP-Status und
Ablauf des TLS-Zertifikats samt Aussteller. Das Zertifikat bekommt eine eigene Frist TLS-Zertifikat neben dem Datum des Objekts.
Jede übernommene Abweichung steht auf der Karte (Zuletzt übernommen am …, von → nach) und im Änderungsprotokoll des Objekts, dort als Automation. Läuft eine Domain in weniger als 30 Tagen oder ein Zertifikat in weniger als 14 Tagen ab, zeigt die Karte einen Hinweis; ebenso bei Sperr-Status der Registry oder wenn die Registry die Domain nicht kennt. Abgefragt werden nur öffentliche Ziele — eine interne Adresse wird abgewiesen, nie aufgerufen. Das Ziel ist mit dem Namen des Objekts vorbelegt; mit Jetzt prüfen fragen Sie sofort, der Schalter Im stündlichen Abgleich nimmt ein Objekt heraus.
Meine Geräte und Lizenzen. Im eigenen Profil (unten links Profil bearbeiten) zeigt der Abschnitt Meine Geräte und Lizenzen, was Ihnen gerade zugewiesen ist — Geräte und Lizenzplätze mit dem Datum der Übergabe. Mit Übernahme quittieren bestätigen Sie den Empfang; danach steht dort „Quittiert am …". Quittiert wird genau einmal und nur die eigene Zuweisung — auch die Verwaltung kann nicht für jemand anderen quittieren. Dafür genügt das Recht assets.asset.view_own. Wer Personalakten sieht, findet die Geräte einer Person dort im Reiter Ausstattung.
Kosten erfassen und lesen. Unter Asset-Kosten hängt jede Kostenposition an einem Gerät oder einer Lizenz: Betrag (netto), Intervall (einmalig, monatlich, quartalsweise, jährlich), Gültigkeit. Die Spalte / Monat rechnet jede laufende Position auf einen Monatswert um (quartalsweise durch drei, jährlich durch zwölf); einmalige Positionen zählen dort nicht mit. Brutto / Monat schlägt die Steuer nach dem hinterlegten USt-Satz auf — rein informativ, gebucht wird in der Buchhaltung. Die Kacheln darüber summieren Laufende Kosten / Monat, Fixkosten brutto / Monat, Laufende Kosten / Jahr und die Zahl der Positionen. Im Feld Beleg-Ref. wählen Sie bei aktiver Buchhaltung (und Recht accounting.incoming_invoice.view) den Eingangsbeleg aus — Eingangsbeleg öffnen springt dorthin; ohne Buchhaltung ist es eine freie Referenz, etwa die Belegnummer aus lexoffice.
Kosten auswerten. Die Kostenansicht summiert die laufenden Beträge; das Controlling zeigt die Entwicklung und die Verteilung.
Kundenleistung gegen Eigenkosten. Hängt ein Gerät, eine Domain, ein Hosting oder eine Lizenz an einem Kundenvertrag, zeigt der Vertrag im Abschnitt Verknüpfte Inventarobjekte die Gegenüberstellung Kundenleistung und Eigenkosten: Leistung/Monat (netto, laut Abrechnungsvorlage des Vertrags zum heutigen Tag), Eigenkosten/Monat (Monatswerte der verknüpften Objekte und Lizenzen) und Marge/Monat. Das Controlling zeigt dieselbe Tabelle für alle Verträge. Sichtbar ist sie mit assets.cost.view und contract.contract.view.
Austritt: Geräte einziehen. Tritt jemand aus, legt das System je offener Zuweisung — Gerät oder Lizenzplatz — eine Aufgabe „Betriebsmittel einziehen: …" an, zugewiesen der Führungskraft der Person (ohne Führungskraft bleibt sie unzugewiesen und damit sichtbar). Das Gerät bleibt bis dahin zugewiesen; erst Zurücknehmen am Gerät erfasst die Rückgabe und erledigt die Aufgabe von selbst. Ein zweiter Austritts-Lauf legt keine zweite Aufgabe an.
Bestand übernehmen (Import). Unter Import gibt es vier Ziele für diesen Bereich: Inventar (Dubletten über die Inventarnummer), Interne Lizenzen (Dubletten über Bezeichnung und Anbieter; Kündigungsdatum und Frist-Erinnerungen entstehen sofort), Zuordnungsliste (wer hat was) — Gerät über die Inventarnummer oder Lizenz über Bezeichnung und Anbieter, Mitarbeiter über Personalnummer, E-Mail oder eindeutigen Namen — und Interne Kosten (Betrag als Euro-Betrag, Intervall one_off, monthly, quarterly oder yearly, Vorgabe monatlich; Dubletten über Ziel, Intervall, Betrag und Beginn). Die Zuordnungsliste hält dieselben Regeln ein wie die Maske: je Gerät eine offene Zuweisung, je Person ein Platz einer Lizenz.
Markenlose Kosten werden verteilt. Ein Server, eine Domain oder eine Lizenz ohne Marke gehört allen — deshalb zählt ihr Betrag in der Marken-Sicht anteilig in jeder Marke mit, nach der Mitarbeiterzahl je Marke. Die Anteile gehen ohne Rest auf, und das Controlling weist den verteilten Teil getrennt als „davon verteilt" aus — er ist eine Annahme, keine Zuordnung. Die Verteilung ist rein analytisch und bucht nichts zwischen den Marken. Wer sie nicht will, setzt die Einstellung assets.cost.unbranded_allocation auf none.
Felder im Detail
Betriebsmittel
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Inventarnummer assetTag | nein | Text, max. 60 Zeichen | Ihre Nummer, meist als Aufkleber am Gerät. Sie verbindet das, was im Regal steht, mit dem, was im System steht. |
Name name | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wie das Betriebsmittel heißt. |
Art type | ja | Hardware, Domain, Hosting, Server, sonstiges | Was es ist. Nicht nur Geräte: Eine Domain mit Ablaufdatum gehört genauso hierher — sie kostet Geld und läuft aus. |
Kategorie category | nein | Text, max. 60 Zeichen | Feinere Einordnung. |
Seriennummer serialNumber | nein | Text, max. 120 Zeichen | Die Nummer des Herstellers. Im Garantiefall die erste Frage. |
Hersteller manufacturer / Modell model | nein | Text, max. 120 Zeichen | Was genau es ist. |
Gekauft am purchasedAt / Preis purchasePriceAmount | nein | Datum, Betrag | Anschaffung und Wert. Grundlage für Abschreibung und Ersatzplanung. |
Garantie bis warrantyUntil | nein | Datum | Wann die Gewährleistung endet. Wird rechtzeitig gemeldet — das ist der Punkt der ganzen Maske: ein Defekt drei Tage nach Garantieende ist teuer und vermeidbar. Bei Domain und Zertifikat heißt das Feld Läuft ab am und wird als Laufzeitende gemeldet; bei Domains füllt es der Abgleich mit der Registry. |
Standort location | nein | Text, max. 120 Zeichen | Wo es sich befindet. |
Lieferant supplierRef | nein | Lieferant aus der Liste (gespeichert wird seine Kennung) | Bei wem gekauft. Ohne Lieferanten-Modul oder Leserecht bleibt es ein Textfeld; ein früher getippter Eintrag bleibt sichtbar. |
Kostenstelle costCenterNumber | nein | Nummer aus dem Kostenstellen-Verzeichnis | Wer die Kosten trägt. Geführt wird die NUMMER, nicht eine Id: sie bleibt lesbar und läuft so in den DATEV-Stapel. Ohne Buchhaltungs-Modul ist das Feld ein freies Textfeld; mit aktiver Buchhaltung wird eine unbekannte Nummer abgewiesen. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Welcher Vertrag daran hängt — Wartung, Hosting, Support. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke. |
Beleg-Ref. expenseRef | nein | Eingangsbeleg (mit Buchhaltung) oder Text, max. 100 Zeichen | Verweis auf den Beleg der Anschaffung, siehe Kosten erfassen und lesen. Die Anlagenverwaltung bucht nichts. |
Notizen notes | nein | Text | Freitext. |
Abgleich mit dem Anbieter
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Domain oder Adresse target | nein | Domain-Name (Domain, z. B. beispiel.de) bzw. öffentliche Adresse (Hosting/Server, z. B. https://www.beispiel.de), max. 255 Zeichen | Was beim Anbieter abgefragt wird. Vorbelegt aus dem Namen des Objekts; ein neues Ziel wird im nächsten Lauf geprüft. Ein Ziel, das nicht zur Art passt, wird abgewiesen. Leer heißt: kein Abgleich. |
Im stündlichen Abgleich enabled | nein | Ja (Vorgabe)/Nein | Ob das Objekt im Zeitplan mitläuft. Jetzt prüfen fragt auch bei „Nein". |
Lizenz
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name / Anbieter vendor | ja / nein | Text | Was es ist und von wem. Name und Anbieter zusammen erkennen eine Lizenz beim Import wieder. |
Typ type | ja | SaaS, Dauerlizenz, Open Source | Art der Lizenz. |
Plan / Tarif plan | nein | Text | Der gebuchte Tarif. |
Plätze (gesamt) seatsTotal | nein | ganze Zahl | Wie viele Plätze gekauft sind. Belegt und frei rechnet das System aus den Zuweisungen; mehr Zuweisungen als Plätze werden als überbucht gemeldet. |
Laufzeit term | ja | monatlich, jährlich, unbefristet | Takt der Verlängerung. |
Login / Portal-Ref. loginRef | nein | Text | Wo man sich anmeldet — ohne Passwort. |
Beginn startsAt / Ende endsAt | nein | Datum | Laufzeitrahmen. |
Verlängerung am renewsAt | nein | Datum | Nächste Verlängerung; daraus und aus der Kündigungsfrist entsteht das Kündigungsdatum. |
Kündigungsfrist (Tage) cancellationNoticeDays | nein | ganze Zahl | Wie viele Tage vor der Verlängerung gekündigt sein muss. |
Automatische Verlängerung autoRenew | nein | ja/nein | Nur bei ja warnt die Fristen-Ansicht vor dem Kündigungsdatum. |
Kostenstelle costCenterNumber / Kostenträger (Marke) brandId | nein | Nummer / Marke | Wie beim Betriebsmittel. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Kundenvertrag, über den die Lizenz weiterberechnet wird. |
Beleg-Ref. expenseRef / Notizen notes | nein | wie beim Betriebsmittel | — |
Kostenposition
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Objekt-Typ targetType / Asset / Lizenz targetId | ja | Gerät oder Lizenz | Woran die Kosten hängen. |
Bezeichnung label | ja | Text | Was es ist, z. B. „Hosting-Gebühr". |
Betrag amount | ja | Betrag (netto) | Betrag je Intervall. |
Intervall interval | ja | einmalig, monatlich, quartalsweise, jährlich | Bestimmt den Monatswert; einmalige Positionen haben keinen. |
Gültig ab validFrom / Gültig bis validTo | ja / nein | Datum | Zeitraum; leer bis = unbefristet. |
Kostenstelle costCenterNumber / Kostenträger (Marke) brandId | nein | leer = vom Objekt übernehmen | Wohin die Kosten laufen. |
USt-Satz (%) taxRate | nein | Prozent | Grundlage für Brutto / Monat — informativ. |
Lieferant supplierRef | nein | Lieferant | Bei wem die Kosten anfallen. |
Beleg-Ref. expenseRef | nein | Eingangsbeleg oder Text, max. 100 Zeichen | Beleg zur Position. |
Notiz note | nein | Text | Freitext. |
Zuweisung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | Mitarbeiter | Wer es hat. Bei der Rückgabe wird die Zuweisung beendet, nicht gelöscht — so bleibt nachvollziehbar, wer wann was hatte. |
Zustand condition | neu, gebraucht, defekt | In welchem Zustand übergeben oder zurückgenommen wurde. Beim Austritt eines Kollegen die Angabe, die den Streit vermeidet. |
Bemerkung note | Text | Was zur Übergabe festzuhalten ist. |
Einstellungen & Rechte
- Sehen:
assets.asset.view, Lizenzenassets.license.view, Kostenassets.cost.view - Eigene Geräte sehen und quittieren:
assets.asset.view_own - Kundenleistung gegen Eigenkosten:
assets.cost.viewundcontract.contract.view - Pflegen:
assets.asset.manage,assets.license.manage,assets.cost.manage - Zuweisen und einziehen:
assets.assignment.manage - Erinnerungen:
assets.reminder.manage - Abgleich mit dem Anbieter: Stand lesen mit
assets.asset.view, Ziel pflegen und Jetzt prüfen mit
assets.asset.manage (GET/PATCH /api/v1/assets/internal-assets/{ulid}/external-check, POST …/external-check/run); Lauf von Hand auf der Konsole assets:check-external
- Markenübergreifende Sicht:
assets.brand.all - Status-Katalog unter Einstellungen → Assets:
assets.config.manage
Modul-Flag: module.assets.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Gerät lässt sich nicht zuweisen. Prüfen Sie den Status — ausgemusterte Geräte nehmen keine Zuweisung mehr an.
Eine Lizenz zeigt mehr belegte Plätze als vergeben. Dann ist eine Zuweisung noch offen, deren Person inzwischen ausgeschieden ist. Ziehen Sie den Platz im Lizenz-Detail ein.
Kosten erscheinen doppelt. Prüfen Sie, ob dieselbe Position sowohl an der Lizenz als auch als freie Kostenzeile geführt wird.