Inventar & interne Lizenzen
Überblick
Der Bereich beantwortet zwei Fragen: Wer hat was? und Was kostet es uns? Verwaltet werden Geräte (Inventar) und interne Software-Abos (Lizenzen) — beides mit Zuweisung an Mitarbeiter, Laufzeiten und Kosten.
Wichtig zur Abgrenzung: Es geht um die eigene Ausstattung, nicht um Ware. Was Sie verkaufen, steht im Produkt- und Lagerbereich.
Kernaufgaben
Ein Gerät aufnehmen und zuweisen. Im Inventar legen Sie das Gerät an und weisen es einer Person zu. Die Zuweisung lässt sich später einziehen — die Historie bleibt erhalten.
Lizenzen und Abos führen. Eine Lizenz hat Laufzeit, Kosten und eine Anzahl Plätze. Plätze werden wie Geräte zugewiesen; belegte und freie Plätze sind damit jederzeit ablesbar.
Fristen im Blick behalten. Die Fristen-Ansicht zeigt, was demnächst verlängert werden muss oder gekündigt werden kann. Erinnerungen lassen sich einrichten, damit eine Kündigungsfrist nicht stillschweigend verstreicht.
Kosten auswerten. Die Kostenansicht summiert die laufenden Beträge; das Controlling zeigt die Entwicklung und die Verteilung.
Markenlose Kosten werden verteilt. Ein Server, eine Domain oder eine Lizenz ohne Marke gehört allen — deshalb zählt ihr Betrag in der Marken-Sicht anteilig in jeder Marke mit, nach der Mitarbeiterzahl je Marke. Die Anteile gehen ohne Rest auf, und das Controlling weist den verteilten Teil getrennt als „davon verteilt" aus — er ist eine Annahme, keine Zuordnung. Die Verteilung ist rein analytisch und bucht nichts zwischen den Marken. Wer sie nicht will, setzt die Einstellung assets.cost.unbranded_allocation auf none.
Felder im Detail
Betriebsmittel
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Inventarnummer assetTag | nein | Text, max. 60 Zeichen | Ihre Nummer, meist als Aufkleber am Gerät. Sie verbindet das, was im Regal steht, mit dem, was im System steht. |
Name name | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wie das Betriebsmittel heißt. |
Art type | ja | Hardware, Domain, Hosting, Server, sonstiges | Was es ist. Nicht nur Geräte: Eine Domain mit Ablaufdatum gehört genauso hierher — sie kostet Geld und läuft aus. |
Kategorie category | nein | Text, max. 60 Zeichen | Feinere Einordnung. |
Seriennummer serialNumber | nein | Text, max. 120 Zeichen | Die Nummer des Herstellers. Im Garantiefall die erste Frage. |
Hersteller manufacturer / Modell model | nein | Text, max. 120 Zeichen | Was genau es ist. |
Gekauft am purchasedAt / Preis purchasePriceAmount | nein | Datum, Betrag | Anschaffung und Wert. Grundlage für Abschreibung und Ersatzplanung. |
Garantie bis warrantyUntil | nein | Datum | Wann die Gewährleistung endet. Wird rechtzeitig gemeldet — das ist der Punkt der ganzen Maske: ein Defekt drei Tage nach Garantieende ist teuer und vermeidbar. |
Standort location | nein | Text, max. 120 Zeichen | Wo es sich befindet. |
Lieferant supplierRef | nein | Text, max. 60 Zeichen | Bei wem gekauft. |
Kostenstelle costCenterNumber | nein | Nummer aus dem Kostenstellen-Verzeichnis | Wer die Kosten trägt. Geführt wird die NUMMER, nicht eine Id: sie bleibt lesbar und läuft so in den DATEV-Stapel. Ohne Buchhaltungs-Modul ist das Feld ein freies Textfeld; mit aktiver Buchhaltung wird eine unbekannte Nummer abgewiesen. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Welcher Vertrag daran hängt — Wartung, Hosting, Support. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke. |
Notizen notes | nein | Text | Freitext. |
Zuweisung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | Mitarbeiter | Wer es hat. Bei der Rückgabe wird die Zuweisung beendet, nicht gelöscht — so bleibt nachvollziehbar, wer wann was hatte. |
Zustand condition | neu, gebraucht, defekt | In welchem Zustand übergeben oder zurückgenommen wurde. Beim Austritt eines Kollegen die Angabe, die den Streit vermeidet. |
Bemerkung note | Text | Was zur Übergabe festzuhalten ist. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
expenseRef | Text, max. 100 Zeichen | Verweis auf die Buchung in der Buchhaltung. |
Einstellungen & Rechte
- Sehen:
assets.asset.view, Lizenzenassets.license.view, Kostenassets.cost.view - Pflegen:
assets.asset.manage,assets.license.manage,assets.cost.manage - Zuweisen und einziehen:
assets.assignment.manage - Erinnerungen:
assets.reminder.manage - Markenübergreifende Sicht:
assets.brand.all - Status-Katalog unter Einstellungen → Assets:
assets.config.manage
Modul-Flag: module.assets.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Gerät lässt sich nicht zuweisen. Prüfen Sie den Status — ausgemusterte Geräte nehmen keine Zuweisung mehr an.
Eine Lizenz zeigt mehr belegte Plätze als vergeben. Dann ist eine Zuweisung noch offen, deren Person inzwischen ausgeschieden ist. Ziehen Sie den Platz im Lizenz-Detail ein.
Kosten erscheinen doppelt. Prüfen Sie, ob dieselbe Position sowohl an der Lizenz als auch als freie Kostenzeile geführt wird.