Projekte
Überblick
Ein Projekt bündelt alles, was zu einem Mandat gehört: Aufgaben, Meilensteine, Termine, Budget, Team, Dateien und Kommunikation. Die Liste zeigt Projekt, Kunde, Status, Ampel, Risiken, Typ, Budget und Fälligkeit.
Die Ampel ist die Zahl, auf die es im Alltag ankommt. Sie fasst zusammen, ob ein Projekt in Ordnung ist — und ist damit das Einzige, was sich über dreißig Projekte hinweg überhaupt lesen lässt. Gefiltert und gruppiert wird nach Status, Typ, Ampel und Kunde.
Kernaufgaben
Projekt anlegen. Neues Projekt fragt Name, Kunde, Typ, Abrechnungsmodus, Budget in Stunden und Betrag, Start, Fälligkeit und Notizen ab. Optional wählen Sie eine Vorlage — dann kommen Meilensteine, Aufgaben und Budget mit, und alle Fälligkeiten werden relativ zum Projektstart gerechnet.
Aus einem Angebot starten. Projekt aus Angebot übernimmt ein angenommenes Angebot: Festpreis- Positionen werden zu abrechenbaren Meilensteinen, Aufwands- und Mengen-Positionen fließen ins Stundenbudget. Das Projekt entsteht als Entwurf — Sie prüfen, bevor es läuft.
Das Projekt führen. Die Detailseite gliedert sich in Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Stammdaten, Budget, Sichtbarkeit, Autopilot |
| Aufgaben · Meilensteine · Boards · Projektplan | die Arbeit selbst |
| Team | Projektmitglieder |
| Risiken & Issues | mit Schweregrad, Verantwortlichem und Gegenmaßnahme |
| Profitabilität | was das Mandat einbringt |
| Dateien · Kommunikation · Vorgangs-Aktivität | alles Zugehörige |
Meilensteine setzen. Ein Meilenstein trägt Name, Farbe, Fälligkeit, Status, Reihenfolge sowie — und das ist der kaufmännische Teil — abrechenbar, eine Tranche als Betrag und Abnahme erforderlich. Ist Abnahme gefordert, wird er über Abnehmen freigegeben.
Sichtbarkeit steuern. Ein Projekt kann privat sein — dann sehen es nur Sie und die Projektmitglieder. Zusätzlich lässt sich Externe Mitwirkende setzen: Externe sehen dann nur die Vorgänge, die ihnen zugewiesen sind.
Duplizieren und zur Vorlage machen. Duplizieren legt ein neues Projekt mit derselben Struktur an; erledigte Aufgaben, Abnahmen und Abrechnungs-Marker bleiben beim Original. Ein neuer Projektstart verschiebt dabei alle Termine um dieselbe Differenz. Als Vorlage erzeugt eine Projekt-Vorlage und wandelt absolute Termine in Abstände ab Projektstart um.
Den Autopiloten einschalten. Ein täglicher Scan meldet auffällige Zustände an das Projektteam — Planung nötig, Termin-Abweichung, Budget-Frühwarnung und Inaktivität, wahlweise terminorientiert oder agil. Der Autopilot benachrichtigt nur. Er ändert nie Status, Termine oder Budgets — deshalb kann man ihn ohne Sorge einschalten.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Projekt anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Die einzige Pflichtangabe. Steht in Liste, Zeiterfassung, Auswertung und auf dem Leistungsnachweis. |
Kunde customerUlid | nein | bestehender Kunde | Für wen gearbeitet wird. Erst damit taucht das Projekt in der Kundenakte auf und lässt sich abrechnen. |
Art type | nein | Stammdaten „Projektarten" | Die Art des Projekts. Sie bringt Abrechnungsart und die Vorbelegung für abrechenbar mit. |
Status statusKey | nein | Stammdaten „Projektstatus" | Wo das Projekt steht. Die Kategorie dahinter entscheidet, ob es als laufend zählt — nicht der Name. |
Start startsAt / Ende dueAt | nein | Datum | Der geplante Zeitraum. Grundlage für Planung, Auslastung und die Frage, was gerade läuft. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke das Projekt läuft. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Verknüpft das Projekt mit einem Vertrag — dann läuft die Arbeit gegen dessen Kontingent statt in eine eigene Rechnung. |
Abrechnungsart billingMode | nein | nach Meilenstein, nach Zeit, gegen Kontingent | Wie Geld entsteht. Nach Zeit rechnet erfasste Stunden ab, nach Meilenstein feste Beträge bei Abnahme, gegen Kontingent zieht von einem bezahlten Vorrat ab. Die Wahl bestimmt, welche Felder unten überhaupt wirken. |
Standard abrechenbar defaultBillable | nein | Ja/Nein | Womit neue Zeiten in diesem Projekt vorbelegt werden. Nur eine Vorbelegung — am Eintrag bleibt sie änderbar. |
Budget (Stunden) budgetHours | nein | 0 oder mehr | Der geplante Aufwand. Die erfasste Zeit wird dagegen gestellt; das Überschreiten meldet das System, statt es erst in der Nachkalkulation sichtbar zu machen. |
Budget (Betrag) budgetAmount | nein | Betrag | Dasselbe in Geld. |
Sichtbarkeit visibility | nein | normal oder privat | Privat zeigt das Projekt nur seinen Mitgliedern. |
Team teamId | nein | bestehendes Team | Welches Team das Projekt verantwortet. Neben der Marke eine zweite Sichtbarkeitsebene: Rollen mit der Option „nur eigenes Team" sehen nur Projekte ihrer Teams. Ohne Team ist das Projekt für alle sichtbar; das Umhängen verlangt das Verwaltungsrecht im Ziel-Team. |
Nur zugewiesene Externe externalAssignedOnly | nein | Ja/Nein | Auf ja sehen externe Beteiligte nur die Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind — nicht das ganze Projekt. Der Schalter, der über die Zusammenarbeit mit Freien entscheidet. |
Notizen notes | nein | mehrzeiliger Text | Freitext zum Projekt. |
Aufgaben per E-Mail
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Aufgaben-Adresse taskMailToken | Text, max. 40 Zeichen | Der geheime Teil einer Mailadresse, an die geschrieben wird, um eine Aufgabe im Projekt anzulegen. Wer den Token kennt, kann Aufgaben erzeugen — deshalb behandeln wie ein Passwort und bei Verdacht neu erzeugen. |
Ziel-Liste taskMailListId | Liste des Projekts | In welcher Liste die so entstandenen Aufgaben landen. |
Meilensteine
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie der Meilenstein heißt. Steht auf Abnahme und Rechnung. |
Projekt projectId | ja | bestehendes Projekt | Zu welchem Projekt er gehört. |
Fällig am dueAt | nein | Datum | Wann er erreicht sein soll. |
Status statusKey | nein | Stammdaten „Meilenstein-Status" | Wo er steht; die Kategorie dahinter entscheidet über „erledigt". |
Abrechenbar billable | nein | Ja/Nein | Ob mit dem Meilenstein Geld verbunden ist. |
Betrag billingAmount | nein | Betrag, 0 oder mehr | Was bei Erreichen abgerechnet wird — bei Abrechnung nach Meilenstein die tragende Zahl. |
Abnahme erforderlich acceptanceRequired | nein | Ja/Nein | Auf ja entsteht die Rechnung erst nach der Abnahme durch den Kunden, nicht schon beim Abhaken. Der Unterschied zwischen „wir sind fertig" und „der Kunde sagt, wir sind fertig". |
Farbe color | nein | Farbwert, max. 20 Zeichen | Farbe in Zeitleiste und Tafel. |
Reihenfolge sortOrder | nein | 0 oder mehr | Position in der Abfolge. |
Mitglieder
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | ja | Mitarbeiter | Wer im Projekt mitarbeitet. Bei privaten Projekten entscheidet die Mitgliedschaft über die Sicht. |
Rolle projectRole | nein | Leitung, Mitglied, Prüfer, Beobachter | Was die Person im Projekt tut. Beobachter liest mit, Prüfer nimmt ab. |
Geplante Stunden allocationHint | nein | Zahl | Womit in der Auslastungsplanung gerechnet wird. |
Interner Satz internalRateId | nein | eingerichteter Kostensatz | Mit welchem internen Stundensatz die Arbeit dieser Person kalkuliert wird — die Grundlage der Deckungsbeitrags-Rechnung. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
quoteId, quoteUlid, include, targetName, templateUlid | Angebot, Umfang, Zielname, Vorlage | Erzeugt ein Projekt aus einem angenommenen Angebot oder aus einer Projektvorlage. include bestimmt, was übernommen wird (Positionen, Meilensteine, Aufgaben). |
quoteItemRef (am Meilenstein) | Verweis auf eine Angebotsposition | Bindet den Meilenstein an die Position, aus der er entstanden ist. |
externalRefs | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Herkunft aus einem Fremdsystem. Ein zweiter Import erkennt das Projekt daran wieder. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.projects, fail-closed. projects.project.viewzum Sehen,projects.project.createzum Anlegen,
projects.project.create_from_quote für den Weg über das Angebot, projects.project.edit und projects.project.delete zum Ändern und Löschen.
projects.member.managefür das Team,projects.task.managefür die Aufgaben,
projects.acceptance.internal für interne Abnahmen, projects.billing.trigger für die Abrechnung und projects.profit.view für die Profitabilität — Letzteres bewusst getrennt, weil Deckungsbeiträge nicht jeden angehen.
- Projekt-Status, Meilenstein-Status und Projekttypen stehen in den
Projekt-Einstellungen. Aufgaben-Status und -Prioritäten sind Core-Stammdaten und liegen unter Aufgaben-Einstellungen.
FAQ & Fehlerbilder
Die Ampel steht auf Rot, ich sehe aber keinen Grund. Sehen Sie in Risiken & Issues und in die Meilenstein-Termine. Der Autopilot meldet dieselben Auffälligkeiten, wenn er aktiv ist.
Ein Meilenstein lässt sich nicht abrechnen. Prüfen Sie, ob er als abrechenbar markiert ist und ob eine Abnahme erforderlich noch aussteht.
Ich sehe die Profitabilität nicht. Dafür braucht es projects.profit.view.
Nach dem Duplizieren fehlen erledigte Aufgaben. So gewollt — erledigte Aufgaben, Abnahmen und Abrechnungs-Marker bleiben beim Original. Kopiert wird die Struktur, nicht die Vergangenheit.