Kunden
Überblick
Der Kundenstamm ist die zentrale Adresse für Firmen und Privatkunden. Er ist bewusst der Kern und nicht ein Modul unter vielen: Belege, Vorgänge, Verträge und Kommunikation hängen alle an dieser einen Stammdatenzeile.
Ein Kunde ist entweder eine Firma oder eine Privatperson. Diese Unterscheidung ist keine Etikettierung, sondern steuert, welche Felder sinnvoll sind und wie nachgelagerte Module — etwa Steuer und Fakturierung — den Datensatz behandeln.
Kernaufgaben
Kunden anlegen. Neuer Kunde öffnet ein Formular mit Typ, Status, Branche, Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Website, E-Mail, Telefon, Inhaber, Rechnungsadresse und Notizen. Pflicht ist allein der Name — alles andere kann nachgezogen werden, damit die Erfassung nicht am fehlenden Detail scheitert. Weitere Pflichtfelder legt die Verwaltung fest (siehe unten); sie sind im Formular markiert.
Firma oder Privatkunde. Wählen Sie beim Anlegen den Typ. Beim Privatkunden ist der Name die Person selbst („Vor- und Nachname"): das System legt sie automatisch als Haupt-Ansprechpartner an — mit E-Mail und Telefon des Kunden, sofern die Adresse nicht schon einem anderen Kontakt gehört. Das gilt auch, wenn ein Kunde später auf Privat umgestellt wird, beim Import und bei der Umwandlung eines Leads. Diese Person bleibt Haupt-Ansprechpartner: Löschen, Abwählen oder an einen anderen Kunden hängen lehnt das System ab, bis ein anderer Kontakt Haupt-Ansprechpartner ist.
Vor Dubletten gewarnt werden. Vor dem Anlegen prüft das System, ob es den Kunden schon gibt — mit denselben Regeln wie die Dubletten-Liste: gleiche USt-IdNr. ist eine harte Dublette, die Anlage wird abgelehnt und der vorhandene Kunde verlinkt. Gleiche E-Mail oder gleicher Name bei gleicher Domain ist ein weicher Treffer: der Dialog nennt die vorhandenen Kunden, Trotzdem anlegen legt den neuen trotzdem an. Kunden anderer Marken, die Sie nicht sehen, erscheinen nicht in der Warnung; die harte Regel greift trotzdem.
Suchen, filtern, gruppieren. Die Liste lässt sich nach Typ, Status, Branche, Inhaber, Schlagwort und Marke filtern und nach Typ, Status und Branche gruppieren. Die Spalten zeigen Name, Typ, Status, Branche, E-Mail, Telefon, Inhaber, Schlagwörter und Marke. Der Filter verengt nur: Kunden fremder Marken bleiben auch mit Filter unsichtbar.
Mehrere auf einmal bearbeiten. Zeilen lassen sich auswählen und gemeinsam löschen, sofern Sie das Löschrecht besitzen. Gelöscht wird ohne Rückfrage: die Kunden wandern in den Papierkorb, und fünf Sekunden lang holt Rückgängig sie zurück. Dasselbe gilt für Löschen auf der Detailseite und für Kontakte.
Zurück zur Liste ohne Neuanfang. Wer aus der Liste einen Kunden öffnet und mit Zurück (oder der Zurück-Taste des Browsers) heimkehrt, findet Suche, Filter, Sortierung, die Scroll-Position und die ausgewählten Zeilen so vor, wie er sie verlassen hat. Ein neuer Aufruf über die Seitenleiste beginnt dagegen oben und ohne Auswahl.
Die 360°-Sicht nutzen. Die Detailseite gliedert sich in Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Stammdaten, Rechnungs-, Liefer- und Besuchsadresse, Notizen, Schlagwörter, zusätzliche Felder, Eckdaten mit Inhaber |
| Kommunikation | der Nachrichtenverlauf zu diesem Kunden |
| 360° | alles Zugehörige in einer Zeitleiste |
| Kontakte | die Ansprechpartner dieses Kunden |
| Dateien | alle Dokumente, die am Kunden abgelegt sind — hochladen, als Vorschau ansehen, herunterladen, entfernen |
| Konzern | nur an einer Konzernmutter: die aggregierte Sicht über alle Töchter und Enkel |
Installierte Module ergänzen weitere Reiter — etwa Verkaufschancen, Tickets, Projekte, Verträge oder Rechnungen. Welche erscheinen, hängt davon ab, was installiert und für Sie freigegeben ist. Mit den Preis-Modulen zeigt der Reiter Kundenpreise die vereinbarten Preislisten des Kunden und die Karte Kundengruppen seine Gruppen, siehe Preise & Einheiten.
Rollen des Geschäftspartners sehen. Die Karte Rollen in der Übersicht zeigt, was dieser Stammsatz außer Kunde noch ist — etwa Lieferant oder Affiliate-Partner —, jeweils mit eigener Nummer und Stand (aktiv/inaktiv). Ein Klick auf die Rolle springt in ihre Ansicht (Lieferanten- bzw. Partner-Detail), sofern Sie deren Leserecht haben; ohne es bleibt die Rolle als Text sichtbar. Adressen und Kontakte pflegen Sie nur einmal hier am Kunden.
Die Konzern-Sicht nutzen. Hat ein Kunde Töchter (Feld Übergeordneter Kunde (Konzern) an der Tochter), erscheint der Reiter Konzern; die Karte Firmenhierarchie führt mit Konzern-Sicht direkt hin. Oben stehen die Summen über den ganzen Konzern — offene Deals und Pipeline-Wert, gewonnene Deals der letzten zwölf Monate, Umsatz der letzten zwölf Monate (netto, in Buchwährung), offene Tickets und offene Aufgaben —, darunter jedes Mitglied mit seinen eigenen Werten, eingerückt nach Ebene. Gezählt wird nur, was Sie sehen dürfen: eine Tochter, die für Sie nicht sichtbar ist, fehlt samt ihren Zahlen, und jede Kennzahl folgt dem Leserecht ihres Bereichs in der jeweiligen Marke — ohne Recht auf Rechnungen fehlt der Umsatz ganz, statt als Null zu erscheinen. Welche Kennzahlen es gibt, hängt von den installierten Modulen ab.
Dokumente am Kunden ablegen. Der Reiter Dateien zeigt die Dokumente, die dem Kunden zugeordnet sind, und nimmt neue per Hochladen entgegen. Es ist dieselbe Dateiablage wie unter Dateien im Menü — eine Datei am Kunden ist dort ebenfalls zu finden, mit Versionen und Download-Link. Sichtbar ist der Reiter mit platform.file.view; hochladen dürfen Sie mit platform.file.upload, entfernen mit platform.file.manage — jeweils in der Marke des Kunden.
Drei Anschriften pflegen. Im Bearbeiten-Dialog stehen Rechnungs-, Liefer- und Besuchsadresse nebeneinander, jede mit Adresszusatz (c/o, Gebäude, Stockwerk). Eine geleerte Anschrift wird entfernt.
Inhaber festlegen. Der Inhaber (Account-Owner) steht in den Eckdaten und wird im Bearbeiten-Dialog gewählt. Inhaber kann nur ein aktiver Nutzer mit Zugriff auf die Marke des Kunden werden — sonst wäre jemand zuständig, der den Kunden nie sieht.
Schlagwörter vergeben. Die Karte Schlagwörter bietet die Katalog-Schlagwörter mit Bereich Kunde (und die ohne Bereich) der Marke des Kunden an. Ein neues Schlagwort legt nur an, wer dazu berechtigt ist. Danach filtert die Kundenliste; Automationen können Schlagwörter am Kunden vergeben.
E-Mail-Erkennung hinterlegen. Auf der Detailseite lassen sich E-Mail-Adressen und ganze Domains als Erkennungsmerkmale hinterlegen. Eingehende Mails von diesen Absendern werden dem Kunden automatisch zugeordnet — das erspart die manuelle Zuordnung im Alltag und ist der Hebel, mit dem der Kommunikationsverlauf von selbst vollständig bleibt.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Kunde anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Die einzige Pflichtangabe. Steht auf jedem Beleg, in Suche, Liste und Verlauf. |
Typ type | ja | Firma oder Privatperson | Entscheidet über die steuerliche Behandlung und die Anrede. Bei Firmen im EU-Ausland hängt daran, ob überhaupt ohne Umsatzsteuer fakturiert werden kann. |
Status statusId | nein | Stammdaten „Kundenstatus" | Der Lebenszustand des Kunden (Interessent, aktiv, ruhend …). Filterbar und als Bedingung in Automationen nutzbar. |
Branche industry | nein | Text, max. 100 Zeichen | Freie Einordnung für Auswertung und Zielgruppen-Bildung. |
USt-IdNr. vatId | nein | Länderkürzel + Nummer, z. B. DE123456789 | Die Umsatzsteuer-Identnummer. Beim Speichern wird die Form je Länderkürzel geprüft (EU, XI, CH, GB, NO) und die Nummer ohne Leer- und Trennzeichen abgelegt; eine Steuernummer ohne Länderkürzel wird abgewiesen. Geprüft wird nur ein neuer oder geänderter Wert — ein übernommener Altbestand blockiert keine andere Änderung. Dieselbe Nummer darf nur ein Kunde tragen. Erst die bestätigte Prüfung (VIES) macht aus einem EU-Kunden einen Geschäftskunden ohne Umsatzsteuer; unbestätigt behandelt das System ihn wie eine Privatperson. |
Umsatzsteuer-Regel taxMode | nein | leer/Regelbesteuerung oder steuerbefreit (§ 4 UStG) | Steuerbefreit: neue Angebote, Aufträge und Rechnungen für diesen Kunden entstehen ohne Umsatzsteuer und mit dem Pflichthinweis nach § 4 UStG. Kleinunternehmer (§ 19) ist Sache der Marke und hier nicht wählbar. |
Kundennummer customerNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen, eindeutig | Die Kundennummer. Leer gelassen zieht das System sie beim Speichern aus dem Nummernkreis — auch bei einem Kunden, der bisher keine hatte (z. B. aus einer Übernahme). Von Hand gesetzt umgeht sie den Kreis; eine schon vergebene Nummer wird abgelehnt. |
GLN gln | nein | 13 Ziffern mit Prüfziffer | Die globale Lokationsnummer (GS1) des Kunden. Die USt-IdNr. weist ein Steuersubjekt aus, die GLN eine Partei im Warenverkehr: EDI-Nachrichten adressieren darüber. Eine falsche Prüfziffer wird beim Speichern abgewiesen. |
Unsere Kundennummer beim Partner partnerCustomerNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Unter welcher Nummer dieser Kunde uns führt — die Gegenrichtung zur eigenen Kundennummer. Sie steht auf Belegen und in EDI-Nachrichten, damit er sie zuordnen kann. |
Unsere Lieferantennummer beim Partner partnerSupplierNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Unter welcher Lieferantennummer dieser Kunde uns in seiner Kreditorenbuchhaltung führt. |
E-Mail email | nein | E-Mail-Adresse, max. 255 Zeichen | Die allgemeine Adresse des Kunden. Belegversand und Portal-Einladung greifen darauf zurück, wenn kein Ansprechpartner gewählt ist. |
Telefon phone | nein | Ziffern, +, Leerzeichen, ( ) / . -, max. 50 Zeichen | Zentrale Rufnummer. Buchstaben („ext.", „bitte anrufen") werden beim Speichern abgewiesen — bei einem neuen oder geänderten Wert. |
Webseite website | nein | Text, max. 255 Zeichen | Die Adresse der Firma. |
Sprache defaultLocale | nein | eine der eingerichteten Sprachen | In welcher Sprache Belege und Mails an diesen Kunden entstehen. Leer heißt Systemsprache. |
Übergeordneter Kunde parentCustomerUlid | nein | Kennung eines Kunden | Baut Konzernstrukturen: Tochter unter Mutter. Die Akte zeigt verbundene Firmen; Belege bleiben bei der Gesellschaft, bei der sie entstanden sind. |
Rechnungsanschrift billingAddress | nein | Straße, PLZ, Ort, Land | Die Adresse auf dem Beleg. Das Land entscheidet über den Steuerfall — nicht die Lieferanschrift. |
Lieferanschrift shippingAddress | nein | Straße, PLZ, Ort, Land | Wohin geliefert wird, wenn das nicht die Rechnungsanschrift ist. Leer heißt: identisch mit der Rechnungsanschrift. |
Besuchsadresse visitAddress | nein | Straße, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land | Wo der Kunde vor Ort zu finden ist (Empfang, Termine) — getrennt von Rechnungs- und Lieferanschrift. Alle Felder leer entfernt sie. |
Zahlungsbedingung paymentTermUlid | nein | Stammdaten „Zahlungsbedingungen" | Frist und Skonto dieses Kunden. Wird beim Anlegen eines Belegs übernommen und bestimmt dort Fälligkeit und Skontofrist. |
E-Rechnungsformat eInvoiceFormat | nein | XRechnung oder ZUGFeRD | In welchem strukturierten Format E-Rechnungen an diesen Kunden erzeugt werden (ZUGFeRD = PDF mit eingebetteten Daten). Leer heißt XRechnung. An der Rechnung überschreibbar. |
Debitorenkonto debtorAccount | nein | Ziffern und Buchstaben, max. 20 Zeichen | Das Personenkonto dieses Kunden in der Buchhaltung. Leer = es wird auf das Debitoren-Sammelkonto aus den DATEV-Einstellungen gebucht. |
Notizen notes | nein | mehrzeiliger Text | Freitext zur Akte. Ersetzt nicht den Kommunikationsverlauf. |
Inhaber ownerId | nein | aktiver Benutzer mit Zugriff auf die Marke | Wer den Kunden betreut. Grundlage der Sichtbarkeitsregel „nur eigene": Ohne Inhaber ist ein Kunde herrenlos, und die Regel greift bei ihm nicht. Ein unbekannter, inaktiver oder markenfremder Nutzer wird abgewiesen; ein inzwischen ausgeschiedener Inhaber blockiert andere Änderungen nicht. |
Schlagwörter tags | nein | Liste von Schlagwörtern | Freie Einordnung (z. B. Schlüsselkunde). Speichern ersetzt die ganze Liste; angeboten werden die Katalog-Schlagwörter mit Bereich Kunde oder ohne Bereich, passend zur Marke des Kunden. Grundlage des Schlagwort-Filters der Liste. |
Beobachter watcherIds | nein | Liste von Benutzern | Wer den Kunden mitlesen darf, ohne ihn zu betreuen. Zusätzliche Leseerlaubnis neben dem Inhaber, kein Umgehungsrecht: ohne platform.customer.read in der Marke sieht auch ein Beobachter nichts. Speichern ersetzt die ganze Liste. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Ordnet den Kunden einer Marke zu. Wer die Marke nicht sieht, findet den Kunden nicht in Liste und Suche. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
emailDomains | Liste von Domains | Adressen dieser Domains werden eingehend automatisch diesem Kunden zugeordnet. Der Weg, wie eine Mail von einer unbekannten Person trotzdem in der richtigen Akte landet. |
externalRefs | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Herkunft aus einem Fremdsystem — die Kennung dort. Ein zweiter Import erkennt den Kunden daran wieder, statt ihn erneut anzulegen. |
Einstellungen & Rechte
platform.customer.readzum Sehen,platform.customer.createzum Anlegen,platform.customer.deletezum
Löschen. Fehlt ein Recht, erscheint die zugehörige Schaltfläche nicht.
- Status sind Stammdaten. Ausgeliefert werden Interessent, Aktiv, Inaktiv, Verloren,
Support und Wartungskunde. Die Liste ist über die Verwaltung anpassbar — Status sind Daten, kein fester Code.
- Zusätzliche Felder. Eigene Felder werden zentral definiert und erscheinen dann auf der
Detailseite.
- Pflichtfelder. Welche eingebauten Felder (z. B. USt-IdNr., Branche, Inhaber, Besuchsadresse)
beim Speichern ausgefüllt sein müssen, legt die Verwaltung unter Einstellungen → Benutzerfelder → Pflichtfelder der Standardfelder fest, siehe Benutzerfelder. Fehlt ein solches Feld, lehnt das System das Speichern ab und markiert das Feld. Die Regel gilt für Formulare, Schnittstelle und KI-Werkzeuge — Import, Lead-Konvertierung und Automationen prüfen sie nicht, damit ein fehlendes Detail keine Übernahme und keinen Mail-Eingang anhält.
- Markenbezug. Arbeiten Sie in mehreren Marken, sehen Sie nur Kunden der Marken, für die Sie
eine Berechtigung besitzen. Der Schnitt folgt dabei dem Recht, nicht der bloßen Zugehörigkeit.
- Löschen ist ein Verstecken. Gelöschte Kunden landen im Papierkorb und lassen sich von dort
zurückholen.
FAQ & Fehlerbilder
**Ich sehe Neuer Kunde nicht.** Dann fehlt Ihnen das Recht platform.customer.create.
Ein Kunde ist verschwunden. Prüfen Sie zuerst die Filter, dann den Papierkorb. Bei mehreren Marken kann auch die Marken-Auswahl die Ursache sein.
Eingehende Mails werden dem Kunden nicht zugeordnet. Dann fehlt das passende Erkennungsmerkmal. Hinterlegen Sie auf der Detailseite die Absender-Domain oder die konkrete Adresse.
„Diese USt-IdNr. gehört bereits zu einem Kunden". Gleiche USt-IdNr. ist eine Dublette. Verwenden Sie den verlinkten Kunden; gehört er zu einer Marke, die Sie nicht sehen, wenden Sie sich an die Verwaltung.
Den Kontakt eines Privatkunden kann ich nicht löschen. Die Person eines Privatkunden ist sein Haupt-Ansprechpartner. Machen Sie zuerst einen anderen Kontakt zum Haupt-Ansprechpartner.
Ich kann Position oder Telefon nicht ändern. Diese Felder gehören zum Kontakt, nicht zum Kunden — sie werden im Reiter Kontakte gepflegt, siehe Kontakte.