Kunden
Überblick
Der Kundenstamm ist die zentrale Adresse für Firmen und Privatkunden. Er ist bewusst der Kern und nicht ein Modul unter vielen: Belege, Vorgänge, Verträge und Kommunikation hängen alle an dieser einen Stammdatenzeile.
Ein Kunde ist entweder eine Firma oder eine Privatperson. Diese Unterscheidung ist keine Etikettierung, sondern steuert, welche Felder sinnvoll sind und wie nachgelagerte Module — etwa Steuer und Fakturierung — den Datensatz behandeln.
Kernaufgaben
Kunden anlegen. Neuer Kunde öffnet ein Formular mit Typ, Status, Branche, Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Website, E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse und Notizen. Pflicht ist allein der Name — alles andere kann nachgezogen werden, damit die Erfassung nicht am fehlenden Detail scheitert.
Suchen, filtern, gruppieren. Die Liste lässt sich nach Typ, Status und Branche filtern und nach denselben Merkmalen gruppieren. Die Spalten zeigen Name, Typ, Status, Branche, E-Mail und Telefon.
Mehrere auf einmal bearbeiten. Zeilen lassen sich auswählen und gemeinsam löschen, sofern Sie das Löschrecht besitzen.
Die 360°-Sicht nutzen. Die Detailseite gliedert sich in Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Stammdaten, Rechnungs- und Lieferadresse, Notizen, zusätzliche Felder |
| Kommunikation | der Nachrichtenverlauf zu diesem Kunden |
| 360° | alles Zugehörige in einer Zeitleiste |
| Kontakte | die Ansprechpartner dieses Kunden |
Installierte Module ergänzen weitere Reiter — etwa Verkaufschancen, Tickets, Projekte oder Verträge. Welche erscheinen, hängt davon ab, was installiert und für Sie freigegeben ist.
E-Mail-Erkennung hinterlegen. Auf der Detailseite lassen sich E-Mail-Adressen und ganze Domains als Erkennungsmerkmale hinterlegen. Eingehende Mails von diesen Absendern werden dem Kunden automatisch zugeordnet — das erspart die manuelle Zuordnung im Alltag und ist der Hebel, mit dem der Kommunikationsverlauf von selbst vollständig bleibt.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Kunde anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Die einzige Pflichtangabe. Steht auf jedem Beleg, in Suche, Liste und Verlauf. |
Typ type | ja | Firma oder Privatperson | Entscheidet über die steuerliche Behandlung und die Anrede. Bei Firmen im EU-Ausland hängt daran, ob überhaupt ohne Umsatzsteuer fakturiert werden kann. |
Status statusId | nein | Stammdaten „Kundenstatus" | Der Lebenszustand des Kunden (Interessent, aktiv, ruhend …). Filterbar und als Bedingung in Automationen nutzbar. |
Branche industry | nein | Text, max. 100 Zeichen | Freie Einordnung für Auswertung und Zielgruppen-Bildung. |
USt-IdNr. vatId | nein | Text, max. 100 Zeichen | Die Umsatzsteuer-Identnummer. Erst die bestätigte Prüfung macht aus einem EU-Kunden einen Geschäftskunden ohne Umsatzsteuer; unbestätigt behandelt das System ihn wie eine Privatperson. |
GLN gln | nein | 13 Ziffern mit Prüfziffer | Die globale Lokationsnummer (GS1) des Kunden. Die USt-IdNr. weist ein Steuersubjekt aus, die GLN eine Partei im Warenverkehr: EDI-Nachrichten adressieren darüber. Eine falsche Prüfziffer wird beim Speichern abgewiesen. |
Unsere Kundennummer beim Partner partnerCustomerNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Unter welcher Nummer dieser Kunde uns führt — die Gegenrichtung zur eigenen Kundennummer. Sie steht auf Belegen und in EDI-Nachrichten, damit er sie zuordnen kann. |
Unsere Lieferantennummer beim Partner partnerSupplierNumber | nein | Text, max. 50 Zeichen | Unter welcher Lieferantennummer dieser Kunde uns in seiner Kreditorenbuchhaltung führt. |
E-Mail email | nein | E-Mail-Adresse, max. 255 Zeichen | Die allgemeine Adresse des Kunden. Belegversand und Portal-Einladung greifen darauf zurück, wenn kein Ansprechpartner gewählt ist. |
Telefon phone | nein | Text, max. 50 Zeichen | Zentrale Rufnummer. |
Webseite website | nein | Text, max. 255 Zeichen | Die Adresse der Firma. |
Sprache defaultLocale | nein | eine der eingerichteten Sprachen | In welcher Sprache Belege und Mails an diesen Kunden entstehen. Leer heißt Systemsprache. |
Übergeordneter Kunde parentCustomerUlid | nein | Kennung eines Kunden | Baut Konzernstrukturen: Tochter unter Mutter. Die Akte zeigt verbundene Firmen; Belege bleiben bei der Gesellschaft, bei der sie entstanden sind. |
Rechnungsanschrift billingAddress | nein | Straße, PLZ, Ort, Land | Die Adresse auf dem Beleg. Das Land entscheidet über den Steuerfall — nicht die Lieferanschrift. |
Lieferanschrift shippingAddress | nein | Straße, PLZ, Ort, Land | Wohin geliefert wird, wenn das nicht die Rechnungsanschrift ist. Leer heißt: identisch mit der Rechnungsanschrift. |
Zahlungsbedingung paymentTermUlid | nein | Stammdaten „Zahlungsbedingungen" | Frist und Skonto dieses Kunden. Wird beim Anlegen eines Belegs übernommen und bestimmt dort Fälligkeit und Skontofrist. |
E-Rechnungsformat eInvoiceFormat | nein | XRechnung oder ZUGFeRD | In welchem strukturierten Format Rechnungen an diesen Kunden erzeugt werden. Leer heißt: normales PDF ohne eingebettete Datensätze. |
Debitorenkonto debtorAccount | nein | Ziffern und Buchstaben, max. 20 Zeichen | Das Personenkonto dieses Kunden in der Buchhaltung. Leer = es wird auf das Debitoren-Sammelkonto aus den DATEV-Einstellungen gebucht. |
Notizen notes | nein | mehrzeiliger Text | Freitext zur Akte. Ersetzt nicht den Kommunikationsverlauf. |
Inhaber ownerId | nein | Benutzer | Wer den Kunden betreut. Grundlage der Sichtbarkeitsregel „nur eigene": Ohne Inhaber ist ein Kunde herrenlos, und die Regel greift bei ihm nicht. |
Beobachter watcherIds | nein | Liste von Benutzern | Wer den Kunden mitlesen darf, ohne ihn zu betreuen. Zusätzliche Leseerlaubnis neben dem Inhaber, kein Umgehungsrecht: ohne customer.read in der Marke sieht auch ein Beobachter nichts. Speichern ersetzt die ganze Liste. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Ordnet den Kunden einer Marke zu. Wer die Marke nicht sieht, findet den Kunden nicht in Liste und Suche. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
customerNumber | Text, max. 50 Zeichen | Die Kundennummer. Sie wird beim Anlegen aus dem Nummernkreis gezogen; von Hand gesetzt umgeht das den Kreis und kann Nummern doppeln. |
emailDomains | Liste von Domains | Adressen dieser Domains werden eingehend automatisch diesem Kunden zugeordnet. Der Weg, wie eine Mail von einer unbekannten Person trotzdem in der richtigen Akte landet. |
externalRefs | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Herkunft aus einem Fremdsystem — die Kennung dort. Ein zweiter Import erkennt den Kunden daran wieder, statt ihn erneut anzulegen. |
Einstellungen & Rechte
customer.readzum Sehen,customer.createzum Anlegen,customer.deletezum
Löschen. Fehlt ein Recht, erscheint die zugehörige Schaltfläche nicht.
- Status sind Stammdaten. Ausgeliefert werden Interessent, Aktiv, Inaktiv, Verloren,
Support und Wartungskunde. Die Liste ist über die Verwaltung anpassbar — Status sind Daten, kein fester Code.
- Zusätzliche Felder. Eigene Felder werden zentral definiert und erscheinen dann auf der
Detailseite.
- Markenbezug. Arbeiten Sie in mehreren Marken, sehen Sie nur Kunden der Marken, für die Sie
eine Berechtigung besitzen. Der Schnitt folgt dabei dem Recht, nicht der bloßen Zugehörigkeit.
- Löschen ist ein Verstecken. Gelöschte Kunden landen im Papierkorb und lassen sich von dort
zurückholen.
FAQ & Fehlerbilder
**Ich sehe Neuer Kunde nicht.** Dann fehlt Ihnen das Recht customer.create.
Ein Kunde ist verschwunden. Prüfen Sie zuerst die Filter, dann den Papierkorb. Bei mehreren Marken kann auch die Marken-Auswahl die Ursache sein.
Eingehende Mails werden dem Kunden nicht zugeordnet. Dann fehlt das passende Erkennungsmerkmal. Hinterlegen Sie auf der Detailseite die Absender-Domain oder die konkrete Adresse.
Ich kann Position oder Telefon nicht ändern. Diese Felder gehören zum Kontakt, nicht zum Kunden — sie werden im Reiter Kontakte gepflegt, siehe Kontakte.