Terminplanung & Buchungsseiten

Ansicht Terminplanung & Buchungsseiten in Octibiz

Überblick

Die Terminplanung lässt andere Menschen Zeit bei Ihnen buchen — ohne Hin und Her. Sie besteht aus vier Teilen: Termintypen (was gebucht werden kann), Verfügbarkeit (wann), Buchungsseiten (wo gebucht wird) und Verbindungen (welche Fremdkalender mitzählen).

Der wichtigste Satz zur Belegtzeit: Ein bekannter Termin nimmt den Slot — auch ohne Fremdkalender. Was im System steht, gilt. Ein verbundener Kalender ergänzt das, er ersetzt es nicht.

Kernaufgaben

Einen Termintyp anlegen. Dauer, Puffer, Vorlauf, Ort oder Videolink, und wer eingeladen wird.

Verfügbarkeit festlegen. Ein Zeitplan beschreibt die Regelzeiten; Ausnahmen für einzelne Tage gehen vor.

Verfügbarkeit im Wochenraster ziehen. Im Zeitplan-Dialog zeigt ein Raster die Woche in halben Stunden. Ziehen Sie mit der Maus über freie Felder, wird die Zeit verfügbar; beginnen Sie auf einem belegten Feld, nehmen Sie die Zeit wieder weg — über mehrere Tage auf einmal. Das Raster schreibt dieselben Zeitfenster wie die Liste darunter; feinere Zeiten (09:15) tragen Sie dort ein. Mit der Tastatur: Pfeiltasten bewegen, die Leertaste schaltet ein Feld, Umschalt + Pfeil markiert einen Bereich, der beim Loslassen der Umschalttaste übernommen wird. Übernacht-Fenster (22:00–02:00) erscheinen am Folgetag heller.

Die buchbaren Termine vorab sehen. Neben dem Raster steht die Vorschau der Termine: für die gewählte Termindauer die Anfangszeiten je Wochentag, gerechnet wie auf der Buchungsseite — noch vor dem Speichern, ohne Belegungen und Ausnahmen.

Eine Buchungsseite veröffentlichen. Die Seite ist öffentlich erreichbar und zeigt nur wirklich freie Zeiten.

Anfragen verteilen. Ein Routing-Formular stellt Fragen und leitet daraufhin auf den passenden Termintyp oder die passende Person.

Ressourcen mitbuchen. Wo ein Raum oder ein Gerät zum Termin gehört, wird es mitgebucht und ist für andere blockiert.

Kalender verbinden. Eine Verbindung bringt Fremdtermine als Belegtzeit ein.

Im Namen eines Kunden buchen. Unter Termine → Im Namen buchen wählen Sie Termintyp, Tag und freie Zeit, auf Wunsch den Gastgeber (bei Round-Robin), dazu den Kanal (Telefon, vor Ort, E-Mail) und bei „Bucher fragen" den Ort. Der Gast bekommt dieselbe Bestätigung wie bei einer Selbstbuchung.

Auf der eigenen Website einbetten. In der Buchungsseite unter Einbetten steht das Element octibiz-booking — es kapselt die Buchung vollständig, Sprache und Farbe stellen Sie per Attribut ein.

Terminfolgen automatisieren. Die zentralen Automationen kennen die Aktionen Termin buchen, Termin verschieben und Termin absagen; die KI-Unterstützung findet freie Zeiten und bucht auf Bestätigung.

Gebuchte Termine belegen die Zeit des Gastgebers auch in der Zeiterfassung und der Auslastung — ohne Fremdkalender. Ein Tag, an dem die Projektplanung die ganze Kapazität verplant hat, ist nicht buchbar.

Felder im Detail

Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.

Termintyp

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Name `name`	ja	Text	Wofür gebucht werden kann. Der Bucher liest diesen Namen.
URL-Kürzel `slug`	ja	Kleinbuchstaben, Ziffern, Bindestriche	Der Teil der öffentlichen Buchungs-URL. Nach dem ersten Teilen nicht mehr ändern — jeder verschickte Link läuft sonst ins Leere.
Beschreibung `description`	nein	Text	Was der Bucher vor der Auswahl liest.
Farbe `color`	nein	Farbwert	Farbe der Marke in Liste und Kalender.
Dauer `durationMinutes`	nein	Minuten, größer als 0	Wie lange der Termin dauert. Er belegt genau diese Zeit — Puffer kommen zusätzlich obendrauf.
Wählbare Dauern `durationOptions`	nein	Liste von Minutenwerten	Lässt den Besucher zwischen mehreren Längen wählen, etwa 15, 30 und 60 Minuten. Die Vorgabe-Dauer ist immer dabei, auch wenn sie hier nicht steht.
Art `kind`	nein	`one_on_one`, `group`, `collective`, `round_robin`, `managed`	Wer den Termin wahrnimmt und wie viele buchen dürfen. 1:1 ist ein Gastgeber je Buchung, Gruppe mehrere Bucher auf einen Termin, Gemeinsam alle Gastgeber gleichzeitig, Round-Robin reihum verteilt, Verwaltet nur durch das Team gesetzt. Das Feld entscheidet, welche der folgenden Angaben überhaupt greifen.
Sitzplätze `capacity`	nein	Zahl, größer als 0	Nur bei Gruppe: wie viele Bucher denselben Termin belegen dürfen. Unter 2 ist es kein Gruppentermin.
Ort `locationKind`	nein	`video_meet`, `video_teams`, `video_zoom`, `video_custom`, `in_person`, `phone`, `ask_invitee`, `custom`	Wo der Termin stattfindet. Bei den Video-Arten entsteht der Link automatisch, bei Bucher fragen gibt ihn der Gast an.
Ort-Angaben `locationConfig`	nein	Adresse, Rufnummer, Link oder Freitext — je nach Ort	Die Ergänzung zum Ort: bei Vor Ort die Adresse, bei Telefon Ihre Nummer (leer = Sie rufen die Nummer des Gastes an), bei eigenem Video- oder Zoom-Link die Adresse, bei Individuell ein Freitext. Die Angabe steht in der Bestätigung, in der Kalender-Einladung und im Kalender des Gastgebers. Bei Zoom schaltet Zoom-Meeting je Termin (`autoCreate`) ein eigenes Meeting pro Termin ein — braucht die Integration „zoom“ (Server-to-Server-App); der Link steht dann in Bestätigung, Einladung und Kalender.
Fahrzeit-Puffer `travelTime`	nein	`{mode: fixed \	routed, minutes: 1–480}`; leer = aus	Nur bei Vor Ort und Bucher fragen: vor und nach anderen Vor-Ort-Terminen des Gastgebers bleibt die Zeit für die Anfahrt frei. Gerechnet prüft beim Buchen zusätzlich die echte Fahrzeit zwischen den Adressen (Dienste unter Modul-Einstellungen).
Puffer davor `bufferBeforeMinutes`	nein	Minuten, 0 oder größer	Zeit, die vor dem Termin zusätzlich blockiert wird — Anfahrt, Vorbereitung.
Puffer danach `bufferAfterMinutes`	nein	Minuten, 0 oder größer	Dasselbe danach. Ohne Puffer stehen Termine auf Kante, und die erste Verspätung kippt den Tag.
Mindest-Vorlauf `minNoticeMinutes`	nein	Minuten, 0 oder größer	Wie kurzfristig gebucht werden darf. Die Angabe ist in Minuten, nicht in Stunden — ein Tag Vorlauf ist 1440, nicht 24.
Buchbar bis `horizonDays`	nein	Tage, größer als 0	Wie weit im Voraus gebucht werden darf.
Art des Buchungshorizonts `horizonKind`	nein	rollend (Vorgabe), fester Zeitraum oder unbegrenzt	Woran sich „buchbar bis" bemisst: rollend zählt Tage ab heute, „fester Zeitraum" öffnet genau eine Spanne, „unbegrenzt" lässt jeden Termin zu.
Fester Buchungszeitraum `dateRange`	bei festem Zeitraum	Von-Datum und Bis-Datum, beide einschließlich	Die eine Spanne, in der gebucht werden kann — für eine Messe, eine Aktionswoche oder ein Sprechstunden-Fenster. Ein leerer Wert räumt die Spanne wieder weg.
Zeitfenster-Takt `slotIncrementMinutes`	nein	Minuten, größer als 0	In welchem Raster die freien Zeiten angeboten werden. Bei 15 beginnt ein 60-Minuten-Termin auch um 9:15 — bei 60 nur zur vollen Stunde. Das Feld entscheidet, wie dicht der Tag wird.
Tageslimit `dailyLimit`	nein	Zahl; 0 oder leer = kein Limit	Wie viele Termine dieser Art an einem Tag höchstens zustande kommen. Ist es erreicht, verschwindet der Tag aus dem Angebot.
Sichtbarkeit `visibility`	nein	`public`, `secret`	Öffentlich erscheint auf Buchungsseiten, Nur per Link nicht — buchbar bleibt es über den direkten Link trotzdem. Das ist kein Zugriffsschutz, sondern Zurückhaltung.
Zahlung verlangt `requiresPayment`	nein	Ja/Nein	Ob vor der Bestätigung gezahlt wird.
Preis `priceAmount`	nein	Betrag in Cent, 0 oder größer	Was der Termin kostet. In Cent geführt: 4500 sind 45,00 EUR.
Formularfragen `questions`	nein	Liste von Fragen	Was der Bucher zusätzlich angeben muss. Jede Pflichtfrage kostet Buchungen — fragen Sie, was Sie wirklich brauchen.
Bestätigungsseite `confirmationConfig`	nein	eigener Text oder Weiterleitung	Was der Besucher nach dem Buchen sieht: einen eigenen Dankestext oder eine Weiterleitung auf eine Adresse Ihrer Wahl, etwa auf eine Seite, die den Abschluss zählt.
Verfügbarkeit `scheduleId`	nein	ein Zeitplan	Welcher Zeitplan die buchbaren Zeiten vorgibt. Leer heißt: der Standard-Zeitplan des Gastgebers.
Gastgeber `hostEmployeeIds`	nein	Mitarbeiter	Wer den Termin wahrnimmt. Angeboten wird nur, wo die Person wirklich frei ist. Round-Robin und Gemeinsam brauchen mindestens zwei.
Ressourcen `resourceIds`	nein	Ressourcen	Pflicht-Räume und -Geräte. Das Zeitfenster ist nur frei, wenn Gastgeber und alle Ressourcen frei sind.
Serie `recurrenceRule`	nein	`{freq: daily/weekly/monthly, interval, count}`; leer = Einzeltermin	Der Bucher bucht alle Vorkommen in einem Zug. Es kommt nur zustande, wenn jedes Vorkommen frei ist — sonst gar keines.
Folge-Teile `additionalParts`	nein	Liste `{offsetMinutes, durationMinutes}`, höchstens 10; leer = einteilig	Mehrteiliger Termin, z. B. Erstgespräch 60 Minuten und Nachbesprechung 30 Minuten zwei Wochen später. Der Versatz zählt ab Beginn des ersten Teils, an der Uhrzeit des Gastgebers (auch über die Zeitumstellung). Angeboten wird ein Zeitfenster nur, wenn alle Teile frei sind; gebucht werden alle in einem Zug. Nicht zusammen mit einer Serie.
Interessent anlegen `createLead`	nein	Ja/Nein	Ob die Buchung eines unbekannten Besuchers einen Interessenten im CRM anlegt. Ohne den Schalter bleibt ein Termin ein Termin, und der Kontakt geht verloren.
Interessent sofort umwandeln `convertLead`	nein	Ja/Nein (Vorgabe Nein)	Die Buchung gilt als Qualifizierung: aus dem Interessenten werden gleich Kunde (ohne Firma Privatkunde), Kontakt und Geschäft in der ersten offenen Stufe der Standard-Pipeline; der Termin hängt daran. Ohne Standard-Pipeline bleibt es beim Interessenten.
Vorgang je Buchung `workItemKind`	nein	Aufgabe, Ticket oder nichts	Ob jede Buchung zusätzlich einen Vorgang erzeugt — eine Aufgabe zur Vorbereitung oder ein Ticket zur Bearbeitung. Leer = kein Vorgang.
Verteilung im Team `roundRobinStrategy`	nein	`rotation` (Vorgabe), `load`	Nur bei Round-Robin: Reihum gibt die Buchung dem, der am längsten keine bekam; Nach Auslastung dem, der in den sieben Tagen vor und nach dem Termin die wenigste gebuchte Terminzeit hat.
Angebot anstoßen `createQuote`	nein	Ja/Nein	Legt zu einem verknüpften Geschäft einen Angebots-Entwurf an. Braucht das Angebots-Modul; ohne Geschäft passiert nichts.
Rechnung bei Bezahlung `invoiceOnPayment`	nein	Ja/Nein (Vorgabe Ja)	Bei bezahlpflichtigen Terminen: der Zahlungseingang erzeugt eine festgeschriebene, als bezahlt verbuchte Rechnung über den kassierten Betrag. Ist der Bucher noch kein Kunde, wird er als Privatkunde angelegt. Braucht das Faktura-Modul.
Aktiv `active`	nein	Ja/Nein	Aus heißt: nicht mehr buchbar. Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen.
Marke `brandId`	nein	eine Ihrer Marken	Unter welcher Marke der Termintyp geführt und angeboten wird.
Vorlage (zentral verwaltet) `managedTemplate`	nein	Ja/Nein	Macht den Termintyp zur Vorlage: selbst nie buchbar, wird an Mitarbeiter verteilt, die je eine eigene Kopie mit sich als Gastgeber bekommen. Eine Kopie kann keine Vorlage werden.
Gesperrte Felder `lockedFields`	nein	Liste von Feldern (Name, Dauer, Ort, Puffer, Vorlauf, Horizont, Fragen, Preis, Folgen …)	Nur an Vorlagen: diese Felder folgen jeder Änderung der Vorlage in alle Kopien und lassen sich an einer Kopie nicht ändern. Slug, Gastgeber, Zeitplan und „Aktiv“ gehören immer der Kopie.

Vorlage verteilen. In der Liste der Termintypen öffnet An Mitarbeiter verteilen die Auswahl:

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Mitarbeiter `employees`	ja	ein oder mehrere Mitarbeiter	Jeder bekommt eine Kopie (1:1, er selbst als Gastgeber, Adresse `<vorlage>-<name>`). Wer schon eine hat, bekommt keine zweite. Wird die Vorlage gelöscht, bleiben die Kopien als eigenständige Termintypen.

Terminarten

Die Arten selbst (1:1, Gruppe, Gemeinsam, Round-Robin, Verwaltet) sind fest, weil die Buchung nach ihnen rechnet — anlegen oder löschen lässt sich keine. Termintypen → Terminarten pflegt, was dir gehört: wie eine Art heißt, in welcher Farbe und Reihenfolge sie erscheint, ob der Termintyp-Editor sie anbietet und welche beim Anlegen vorausgewählt ist. Recht zum Ändern: scheduling.event_type.manage.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Schlüssel `key`	–	`one_on_one`, `group`, `collective`, `round_robin`, `managed`	Fest — die Buchung verzweigt darauf; deshalb nur lesbar.
Bezeichnung `label`	ja	Text	Der Name der Art in Liste und Editor.
Farbe `color`	nein	Farbwert	Kennfarbe der Art.
Reihenfolge `sortOrder`	nein	Zahl	Reihenfolge im Auswahlfeld des Editors.
Vorauswahl `isDefault`	nein	ja/nein	Diese Art ist beim Anlegen eines Termintyps vorausgewählt.
Angeboten `active`	nein	ja/nein	Nur angebotene Arten stehen im Editor zur Wahl; bestehende Termintypen behalten ihre Art.

Buchungsseite

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Name `title`	ja	Text	Die Überschrift der öffentlichen Seite.
URL-Kürzel `slug`	ja	Kleinbuchstaben, Ziffern, Bindestriche	Der Teil der öffentlichen Adresse `/public/booking/…`. Nach dem Teilen nicht mehr ändern.
Inhaber-Art `ownerType`	nein	`employee`, `resource`	Ob die Seite einer Person oder einer Ressource gehört.
Inhaber `ownerId`	nein	Mitarbeiter bzw. Ressource	Wessen Zeiten die Seite anbietet.
Begrüßungstext `welcomeText`	nein	Text	Was oben auf der Seite steht. Der Satz, der erklärt, worauf sich der Gast einlässt.
Bild `avatarFileId`	nein	Datei	Das Foto oder Logo der Seite.
Gestaltung `branding`	nein	Objekt	Farben und Logo für den White-Label-Auftritt.
Eigene Domain `customDomain`	nein	Domain, z. B. `termine.ihre-marke.de`	Liefert die Seite unter Ihrer eigenen Adresse aus. Gespeichert wird nur der Rechnername; eine Domain gehört genau einer Seite. DNS, Zertifikat und die Weiterleitung der Wurzeladresse sind ein Betriebsschritt — ohne ihn zeigt die Domain ins Leere.
Termintypen `eventTypeIds`	nein	Termintypen	Was auf der Seite gebucht werden kann. Angezeigt wird nur, was aktiv und öffentlich ist.
Sichtbarkeit `visibility`	nein	`public`, `secret`	Nur per Link nimmt die Seite aus Übersichten und Suchmaschinen, erreichbar bleibt sie.
Marke `brandId`	nein	eine Ihrer Marken	Unter welcher Marke die Seite geführt wird.

Verfügbarkeits-Zeitplan

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Name `name`	ja	Text	Wie der Zeitplan in der Auswahl heißt, z. B. „Geschäftszeiten".
Inhaber-Art `ownerType`	nein	`employee`, `resource`	Ob der Plan zu einer Person oder zu einer Ressource gehört.
Inhaber `ownerId`	nein	Mitarbeiter bzw. Ressource	Wessen Zeiten er beschreibt.
Zeitzone `timezone`	nein	Zeitzone (z. B. Europe/Berlin)	In welcher Zone die Uhrzeiten gemeint sind. Falsch gesetzt, verschiebt sich jeder angebotene Slot — der häufigste Grund für „die Zeiten stimmen nicht".
Wochenverfügbarkeit `weekly`	nein	je Wochentag Zeitfenster „HH:MM"–„HH:MM"	Die Regelzeiten. Ein Tag ohne Fenster ist geschlossen. Liegt das Ende vor dem Beginn (22:00–02:00) oder steht es auf „24:00", läuft das Fenster über Mitternacht in den Folgetag. Beginn gleich Ende wird abgewiesen.
Standard-Zeitplan `isDefault`	nein	Ja/Nein	Der Plan, den ein Termintyp ohne eigene Angabe verwendet.
Marke `brandId`	nein	eine Ihrer Marken	Unter welcher Marke der Zeitplan geführt wird.

Slot-Vorschau

Die Vorschau rechnet einen (auch ungespeicherten) Wochenplan in buchbare Anfangszeiten um. Sie schreibt nichts; dieselbe Abfrage steht Automationen und KI-Werkzeugen zur Verfügung.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Wochenverfügbarkeit `weekly`	nein	je Wochentag Zeitfenster „HH:MM"–„HH:MM"	Der Plan, für den die Termine gerechnet werden — dieselbe Schreibweise wie am Zeitplan. Ein Fenster ohne Länge oder in falscher Form wird abgewiesen.
Zeitzone `timezone`	nein	Zeitzone; leer = Europe/Berlin	In welcher Zone die Uhrzeiten gemeint sind; die Anfangszeiten kommen in derselben Zone zurück.
Termindauer `durationMinutes`	nein	5–1440 Minuten, Vorgabe 30	Wie lang ein Termin ist. Ein Fenster bietet nur Termine an, die ganz hineinpassen.
Takt `incrementMinutes`	nein	5–1440 Minuten, Vorgabe = Dauer	In welchem Abstand Termine beginnen dürfen, z. B. alle 15 Minuten bei 30 Minuten Dauer.

Datums-Ausnahme

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Zeitplan `scheduleUlid`	ja	ein Zeitplan	Für welchen Zeitplan die Ausnahme gilt.
Datum `date`	ja	JJJJ-MM-TT	Der eine Tag, der von der Wochenregel abweicht. Ausnahmen gehen der Regel immer vor.
Zeitfenster `intervals`	nein	Paare „HH:MM"–„HH:MM"; leer = ganztägig gesperrt	Die abweichenden Zeiten dieses Tages. Leer lassen heißt sperren, nicht „wie immer".
Grund `reason`	nein	Text	Warum der Tag abweicht. Der Satz, der in einem halben Jahr die Frage „warum war da zu?" beantwortet.

Routing-Formular

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Name `name`	ja	Text	Wie das Formular in der Verwaltung heißt.
URL-Kürzel `slug`	ja	Kleinbuchstaben, Ziffern, Bindestriche	Der Teil der öffentlichen Formular-Adresse.
Beschreibung `description`	nein	Text	Was der Besucher über dem Formular liest.
Felder `fields`	nein	Liste aus Schlüssel, Beschriftung, Art, Pflicht	Die Fragen. Auf ihre Schlüssel beziehen sich die Regeln — wird ein Schlüssel umbenannt, greift die Regel nicht mehr.
Regeln `rules`	nein	Liste aus Bedingungen und Ziel-Termintyp	Wohin geleitet wird. Die erste Regel, deren Bedingungen alle zutreffen, gewinnt; die Reihenfolge ist damit Teil der Logik.
Ersatz-Termintyp `fallbackEventTypeSlug`	nein	URL-Kürzel eines Termintyps	Wohin geleitet wird, wenn keine Regel greift. Ohne Ersatz endet der Besucher in einer Sackgasse.
Aktiv `active`	nein	Ja/Nein	Ob das Formular öffentlich beantwortet werden kann.
Marke `brandId`	nein	eine Ihrer Marken	Unter welcher Marke das Formular geführt wird.

Ressource (Raum oder Gerät)

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Name `name`	ja	Text	Wie der Raum oder das Gerät heißt.
Art `kind`	nein	`room`, `equipment`, `other`	Raum, Gerät oder Sonstiges — nur zur Gliederung der Liste.
Kapazität `capacity`	nein	Zahl, größer als 0	Wie viele Personen hineinpassen.
Verfügbarkeit `scheduleUlid`	nein	ein Zeitplan	Wann die Ressource überhaupt buchbar ist. Leer heißt: rund um die Uhr.
Ort `location`	nein	Text	Wo die Ressource steht.
Aktiv `active`	nein	Ja/Nein	Aus heißt: nicht mehr mitbuchbar.
Marke `brandId`	nein	eine Ihrer Marken	Unter welcher Marke die Ressource geführt wird.

Kalender-Verbindung

Google und Microsoft werden über den jeweiligen Anmelde-Dialog verbunden und haben keine Eingabefelder. Die folgenden Felder gelten für CalDAV (iCloud, Nextcloud, Fastmail …) und für abonnierte iCal-/ICS-Feeds.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Kalender-URL `url`	ja	Adresse der Kalender-Kollektion bzw. des ICS-Feeds	Woher die Fremdtermine kommen. Bei CalDAV die direkte Kollektions-URL, nicht die Server-Wurzel.
Benutzername `username`	ja (CalDAV)	Text	Die Anmeldung am CalDAV-Server.
App-Passwort `password`	ja (CalDAV)	Text	Das anwendungsspezifische Passwort — bei iCloud und Fastmail zwingend, das Konto-Passwort funktioniert dort nicht. Es wird verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt.
Bezeichnung `label`	nein	Text	Wie die Verbindung in der Liste heißt.
Raum/Gerät `ownerResource`	nein	Ressource	Mit dem Recht „Ressourcen verwalten“: die Verbindung gehört dem Raum bzw. Gerät. Seine Termine nehmen jedem Termintyp mit dieser Ressource die Zeit — keinem Mitarbeiter.
Mitarbeiter `ownerEmployee`	nein	Mitarbeiter	Nur mit dem Recht „Kalender-Verbindungen aller Mitarbeiter verwalten“: die ICS-/CalDAV-Verbindung entsteht für diesen Mitarbeiter statt für Sie. Google und Microsoft verbindet jeder selbst (die Anmeldung gehört dem Konto-Inhaber).

Nach dem Verbinden wird ausgewählt, welche Kalender mitzählen:

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Ziel-Kalender `targetCalendarId`	nein	ein Kalender der Verbindung	Wohin bestätigte Termine geschrieben werden. Leer heißt: der Standardkalender des Kontos.
Belegtzeit-Kalender `conflictCalendarIds`	nein	Kalender der Verbindung	Welche Kalender zusätzlich Zeitfenster sperren. Leer heißt: nur der Ziel-Kalender.
Termine hereinholen `syncInbound`	nein	Ja/Nein	Ob Fremdtermine als Belegtzeit gelten.
Termine hinausschreiben `syncOutbound`	nein	Ja/Nein	Ob gebuchte Termine im Fremdkalender eingetragen werden.

Kalenderdatei (.ics) einlesen

Für Kalender ohne Anbindung — etwa den Export einer Praxissoftware oder einen Raumplan. Die Termine von gestern bis ein Jahr voraus belegen die Zeit des Inhabers; gespeichert werden nur Anfang und Ende. Eine neue Datei ersetzt die alte nicht — alte Dateien entfernen Sie in der Liste.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Datei `content`	ja	Inhalt einer `.ics`-Datei, höchstens 2 MB, höchstens 5000 Termine	Die Termine, die belegen. Serien werden aufgelöst.
Dateiname `fileName`	nein	Text	Wie die Datei in der Liste heißt.
Mitarbeiter `ownerEmployee`	nein	Mitarbeiter	Wie bei den Verbindungen: ohne Angabe Sie selbst, mit „Kalender-Verbindungen aller Mitarbeiter verwalten“ ein anderer.
Raum/Gerät `ownerResource`	nein	Ressource	Mit „Ressourcen verwalten“ für einen Raum oder ein Gerät.

Belegte Zeit hat eine Quelle. Ein bekannter Termin nimmt den Slot auch dann, wenn kein Fremdkalender angebunden ist — und ein Termin aus einem verbundenen Kalender ebenso. Deshalb kann keine Doppelbuchung entstehen, solange die Verbindung steht.

Gruppen-Terminfinder

Unter CRM → Terminfinder: mehrere Zeiten vorschlagen, per Link abstimmen lassen und den passenden Termin mit einem Klick für alle buchen. Die Abstimmung braucht kein Konto; andere Teilnehmer sehen nur die Zahl der Stimmen, nie Namen oder Adressen. Über den persönlichen Link nach dem Abstimmen lässt sich die eigene Stimme ändern.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Termintyp `eventType`	ja	ein Termintyp	Liefert Ort, Marke und Bestätigungs-Mails; beim Buchen gelten seine Folgen (Interessent, Vorgang …).
Titel `title`	ja	Text, bis 150 Zeichen	Überschrift der Abstimmung.
Beschreibung `description`	nein	Text	Steht auf der Abstimmungsseite.
Dauer `durationMinutes`	nein	Minuten, 5–1440	Leer = Dauer des Termintyps.
Gastgeber `hostEmployeeIds`	nein	Mitarbeiter	Leer = Gastgeber des Termintyps. Belegte Gastgeber werden je Vorschlag angezeigt.
Vorschläge `options`	ja	1–30 Zeitpunkte in der Zukunft	Zwischen diesen Zeiten wird abgestimmt (ja, vielleicht, nein).
Zeitzone `timezone`	nein	Zeitzone	Für Mails und Anzeige; die Abstimmungsseite zeigt die Zeiten in der Zeitzone des Besuchers.
Abstimmung bis `closesAt`	nein	Zeitpunkt in der Zukunft	Danach nimmt die Seite keine Stimmen mehr an.
Vorschlag buchen `optionId`	ja (beim Abschluss)	ein Vorschlag	Bucht den Termin für alle, die „ja“ oder „vielleicht“ gestimmt haben — sie bekommen die Bestätigung per Mail. Ist die Zeit inzwischen belegt, bleibt die Abstimmung offen.

Übernahme aus Calendly

Unter Einstellungen → Terminplanung → Einstellungen der Terminplanung (Recht platform.import.run). Übernommen werden Termintypen und alle künftigen Termine samt Gästen — ohne Mail an die Gäste und ohne neuen Kalender-Eintrag (er steht schon im Kalender des Gastgebers). Gastgeber werden über ihre E-Mail-Adresse zugeordnet. Ein zweiter Lauf überspringt, was schon übernommen ist. Zugang: Integration „calendly“ mit dem persönlichen Zugriffsschlüssel calendly_token.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Übernehmen `execute`	nein	Ja/Nein (Vorgabe Nein)	Nein = Probelauf: zählt nur, was übernommen würde, und nennt Übersprungenes mit Grund. Ja = schreibt.
Marke `brandId`	bei mehreren Marken	eine Ihrer Marken	In diese Marke wird übernommen.

Einstellungen & Rechte

Termintypen: scheduling.event_type.view / .manage
Verfügbarkeit: scheduling.schedule.view / .manage
Buchungsseiten: scheduling.booking_page.view / .manage
Termine: scheduling.appointment.view_own / .view_team / .view_any / .manage / .reschedule — view_team zeigt die Termine, bei denen ein Kollege aus Ihrem Team Gastgeber ist
Kalender-Verbindungen: scheduling.connection.manage_own (eigene) / .manage_any (aller Mitarbeiter, geschnitten nach deren Marken)
Modul-Einstellungen: scheduling.settings.manage — ändern nur markenübergreifend, weil sie für alle Marken gelten
Gruppen-Terminfinder: scheduling.poll.view / .manage
Calendly-Übernahme: platform.import.run in der Ziel-Marke

Modul-Einstellungen

Unter Einstellungen → Terminplanung → Einstellungen der Terminplanung.

Feld	Pflicht	Werte / Format	Was es bewirkt
Öffentliche Buchung `publicBookingEnabled`	nein	Ja/Nein	Aus: Buchungslinks und Einbettungen antworten nicht mehr; gebuchte Termine bleiben über ihren Link verwaltbar.
Erinnerung vor dem Termin `reminderLeadMinutes`	nein	Minuten, 0–43200	Wann die Erinnerungsmail an den Gast geht.
Frist für die Bezahlung `holdTtlSeconds`	nein	Sekunden, 0–86400	Bleibt die Zahlung aus, wird der Termin danach abgesagt. 0 = nie.
Zeit während der Eingabe reservieren `slotHoldSeconds`	nein	Sekunden, 0–86400	Solange ein Besucher das Formular ausfüllt, sehen andere die gewählte Zeit nicht. 0 schaltet ab.
Freie Zeiten zwischenspeichern `slotCacheSeconds`	nein	Sekunden, 0–86400	Entlastet den Server bei vielen Besuchern; jede Buchung leert sofort. 0 schaltet ab.
Freie Zeiten live aktualisieren `liveUpdatesEnabled`	nein	Ja/Nein	Meldet Änderungen sofort an offene Buchungsseiten; braucht einen Mercure-Hub (Betrieb).
Voll verplante Projekttage sperren `blockFullyPlannedDays`	nein	Ja/Nein	Tage, an denen die Projektplanung die Kapazität ausschöpft, sind nicht buchbar.
Fremdkalender live prüfen `liveBusyCheck`	nein	Ja/Nein (Vorgabe Ja)	Fragt Google, Microsoft und CalDAV im Moment der Buchung ab — ein eben eingetragener Termin wird nicht überbucht. Ist der Anbieter nicht erreichbar, gilt der synchronisierte Stand.
Zahlungsanbieter `paymentProvider`	nein	`stripe`, `paypal`	Für bezahlpflichtige Termintypen. Zugangsdaten als Integration „stripe“ (`secret_key`, `webhook_secret`) bzw. „paypal“ (`client_id`, `client_secret`, `webhook_id`, optional `sandbox`); Geheimnisse landen verschlüsselt.
Geocoder `travelGeocoderUrl`	nein	http(s)-Adresse mit Nominatim-Schnittstelle; leer = aus	Für den gerechneten Fahrzeit-Puffer: wandelt Adressen in Koordinaten. Adressen gehen an diesen Dienst — am besten selbst betrieben.
Routing-Dienst `travelRouterUrl`	nein	http(s)-Adresse mit OSRM-Schnittstelle; leer = aus	Rechnet die Fahrzeit zwischen zwei Koordinaten. Ohne beide Dienste gilt der feste Puffer.
E-Mail an den Gastgeber `hostMailEnabled`	nein	Ja/Nein	Der Gastgeber erhält bei Buchung, Verschiebung und Absage eine Mail (Vorlage „Termin für Gastgeber“) mit Kalender-Einladung — die Einladung entfällt, wenn sein Kalender ausgehend verbunden ist.
Sicherheitsprüfung beim Buchen `captchaMode`	nein	`off`, `pow`, `turnstile`	`pow` löst unsichtbar eine Rechenaufgabe im Browser, ganz ohne Fremddienst. `turnstile` nutzt Cloudflare Turnstile (braucht das Modul OctiConnect; sonst gilt die Rechenaufgabe).
Turnstile-Websiteschlüssel `turnstileSiteKey`	bei Turnstile	Text	Aus dem Cloudflare-Konto.
Turnstile-Geheimnis `turnstileSecret`	bei Turnstile	Text	Aus dem Cloudflare-Konto; wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Modul-Flag: module.scheduling. Die Einrichtung führt Sie unter Einrichtung durch die Reihenfolge.

FAQ & Fehlerbilder

Es werden keine freien Zeiten angezeigt. Prüfen Sie Zeitplan, Vorlauf und Puffer — oft ist der Vorlauf länger als der angezeigte Zeitraum.

Ein Termin aus dem Fremdkalender fehlt. Prüfen Sie die Verbindung. Fällt sie aus, gilt weiterhin, was im System steht — Sie sind also nicht ungeschützt, aber die Fremdtermine fehlen.

Zwei Buchungen auf denselben Slot. Kommt nicht vor: die Buchung sperrt Gastgeber und Zeit, bis sie geschrieben ist — wer eine Sekunde später bestätigt, bekommt „Zeit bereits vergeben" und wählt neu.

Ein Besucher füllt gerade das Formular aus. Sobald er eine Zeit wählt, ist sie für ihn reserviert (Vorgabe fünf Minuten, Einstellung scheduling.slot_hold_seconds, 0 schaltet ab) — andere sehen sie so lange nicht. Geht er zurück oder läuft die Frist ab, ist die Zeit sofort wieder frei.

Die freien Zeiten aktualisieren sich von selbst. Die Buchungsseite fragt jede Minute nach. Mit scheduling.live_updates_enabled und einem eingerichteten Mercure-Hub meldet der Server jede Änderung sofort; ohne Hub bleibt es beim Nachfragen. Die Liste der freien Zeiten wird kurz zwischengespeichert (scheduling.slot_cache_seconds, Vorgabe 60 Sekunden) und bei jeder Buchung, Absage und Änderung sofort geleert — gebucht wird immer gegen den aktuellen Stand.

Ein CRM-Termin ohne Inhaber. Er belegt die Zeit dessen, der ihn eingetragen hat.

Der Gastgeber bekommt die Buchung doppelt in den Kalender. Kommt nicht vor: ist sein Kalender ausgehend verbunden, trägt die Terminplanung den Termin dort ein, und die Gastgeber-Mail kommt ohne Einladung. Die Glocke im Backend meldet die Buchung zusätzlich.

Buchungen scheitern mit „Sicherheitsprüfung fehlgeschlagen“. Bei Turnstile muss der Browser Cloudflare erreichen dürfen (Betrieb: Content-Security-Policy). Die eigene Rechenaufgabe (pow) braucht keinen Fremddienst.

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