Mein Vertriebs-Postfach
Überblick
Diese Seite verbindet Ihr persönliches Postfach mit dem CRM. Eingehende Kundenmails landen danach in der Historie des passenden Kunden oder Deals — ohne dass jemand sie weiterleitet oder abtippt. Ist das Ziel eindeutig, geschieht das sofort; kommen mehrere Ziele in Frage, wartet die Mail unter Mail-Zuordnungen auf Ihre Entscheidung und steht bis dahin in keinem Verlauf.
Der Punkt ist nicht Bequemlichkeit, sondern Vollständigkeit. Der Verlauf eines Falls ist nur dann etwas wert, wenn er auch das enthält, was direkt an eine Person geschrieben wurde. Genau das geht sonst verloren, sobald jemand in Urlaub geht oder das Haus verlässt.
Es ist eine persönliche Einstellung: Sie verbinden Ihr Postfach, nicht das des Hauses. Die Versandkonten des Systems liegen woanders, siehe System-Mailaccounts.
Kernaufgaben
Postfach verbinden. Postfach verbinden verlangt Anbieter, Bezeichnung und E-Mail-Adresse. Drei Anbieter stehen zur Wahl:
| Anbieter | Was nötig ist |
|---|---|
| IMAP | Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort |
| Gmail | eine zuvor verbundene Zugangs-Integration |
| Microsoft | eine zuvor verbundene Zugangs-Integration |
Bei Gmail und Microsoft läuft der Zugang über eine Integration, die zuvor eingerichtet sein muss — Sie tragen hier nur deren Kennung ein.
Den Zustand prüfen. Die Liste zeigt Bezeichnung, Adresse, Anbieter und Status: Synchronisiert, Wartet auf ersten Sync oder Fehler; pausierte Postfächer sind gekennzeichnet.
Altbestand nachziehen. Altbestand nachziehen holt zurückliegende Mails nach. Der Lauf arbeitet im Hintergrund — bei einem gewachsenen Postfach dauert er entsprechend.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Postfach verbinden
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Anbieter provider | ja | IMAP, Gmail, Microsoft Graph | Entscheidet über den ganzen Rest der Maske. IMAP fragt Server, Port, Verschlüsselung, Benutzer und Passwort ab; Gmail und Microsoft Graph stattdessen nur die vorbereitete Anbindung — dort erlaubt der Anbieter die Anmeldung, nicht wir. |
Bezeichnung label | ja | Text, max. 100 Zeichen | Unter welchem Namen das Postfach in Ihrer Liste steht. Wichtig, sobald es mehr als eines gibt. |
E-Mail-Adresse email | ja | E-Mail-Adresse, max. 255 Zeichen | Die Adresse des Postfachs. Sie entscheidet, welche eingehende Nachricht als „an mich" gilt und welche Absenderadresse ausgehend vorgeschlagen wird. |
Anbindung integrationId | bei Gmail/Graph | vorbereitete Anbindung | Über welche Anmeldung beim Anbieter zugegriffen wird. Ohne sie gibt es bei diesen beiden Anbietern keinen Zugriff — Benutzername und Passwort ersetzen sie nicht. |
IMAP-Server imapHost | bei IMAP | Text, max. 255 Zeichen | Adresse des Mailservers, z. B. imap.example.com. |
Port imapPort | nein | Zahl | Der Port. Leer gelassen wird der übliche Port zur gewählten Verschlüsselung genommen. |
Verschlüsselung imapEncryption | nein | SSL, TLS, keine | Wie die Verbindung gesichert wird. Keine überträgt Zugangsdaten im Klartext und ist nur für ein Postfach im eigenen Netz vertretbar. |
Benutzername imapUsername | bei IMAP | Text, max. 255 Zeichen | Der Anmeldename beim Mailserver. Häufig, aber nicht immer, die E-Mail-Adresse. |
Passwort password | bei IMAP | Text, max. 500 Zeichen | Das Kennwort. Es wird verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt; erneutes Eintragen ersetzt es. Bei Anbietern mit Zwei-Faktor-Anmeldung gehört hier ein App-Passwort hinein, nicht das Konto-Passwort. |
Ordner imapFolder | nein | Text, max. 255 Zeichen | Welcher Ordner abgeholt wird. Leer heißt Posteingang. |
SMTP-Server smtpHost | nein | Text, max. 255 Zeichen | Über welchen Server dieses Postfach sendet. Leer heißt: reines Lese-Postfach — ausgehende Vertriebsmail läuft weiter über das Konto der Marke. |
SMTP-Port smtpPort | nein | Zahl, Vorgabe 587 | Der Port des Ausgangs-Servers. 587 mit STARTTLS ist der Normalfall, 465 der Fall mit durchgehendem SSL. |
SMTP-Verschlüsselung smtpEncryption | nein | TLS (Vorgabe), SSL oder keine | Wie die Verbindung zum Ausgangs-Server gesichert wird. „Keine" gehört ausschließlich in ein internes Netz. |
SMTP-Benutzername smtpUsername | nein | Text, max. 255 Zeichen | Eigener Benutzer für den Versand; leer = derselbe wie beim Abruf. |
SMTP-Passwort smtpPassword | nein | Text, max. 500 Zeichen | Eigenes Passwort für den Versand; leer = dasselbe wie beim Abruf. Es wird nur geschrieben, nie zurückgegeben. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus hält den Abruf an, ohne die Verbindung zu löschen. Der übliche Weg, wenn ein Postfach vorübergehend Ärger macht. |
Bestand nachholen backfill | nein | Ja/Nein | Beim ersten Abruf auch ältere Nachrichten holen, statt erst ab jetzt zu lauschen. Einmalige Entscheidung mit spürbarer Laufzeit bei großen Postfächern. |
Belege erkennen documentIngest | nein | Ja/Nein | Anhänge werden auf Belege geprüft und in den Belegeingang gestellt. Aus heißt: Anhänge bleiben nur an der Nachricht. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Ordnet das Postfach einer Marke zu — eingehende Nachrichten erben sie. Leer heißt: keiner Marke zugeordnet. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. - Die Verbindung gehört Ihrem Konto. Andere sehen weder Ihre Zugangsdaten noch Ihr Postfach.
- Die Zuordnung folgt der Absenderadresse. Sie greift über die am Kunden hinterlegte
E-Mail-Erkennung und die Adressen der Kontakte.
- Zuordnete Mails werden für Berechtigte sichtbar. Was im Verlauf eines Kunden landet, ist Teil
der Kundenakte — nicht mehr Ihr privater Briefwechsel. Verbinden Sie deshalb ein Geschäftspostfach, kein privates.
FAQ & Fehlerbilder
Mails werden keinem Kunden zugeordnet. Dann ist die Absenderadresse nirgends bekannt. Hinterlegen Sie sie am Kontakt als weitere Adresse oder am Kunden als Domain-Erkennungsmerkmal.
**Der Status steht auf Fehler.** Meist sind die Zugangsdaten abgelaufen oder wurden geändert. Bei Gmail und Microsoft prüfen Sie die zugrunde liegende Integration.
**Der Status bleibt auf Wartet auf ersten Sync.** Der erste Abgleich läuft im Hintergrund. Bleibt es dabei, gehört es an die Administration.
Eine Mail steht nicht im Verlauf, obwohl der Absender bekannt ist. Dann passt die Adresse zu mehreren möglichen Zielen — etwa zu zwei Kontakten oder zu einem Kontakt und einem Interessenten. Die Mail wartet unter Mail-Zuordnungen, bis Sie sie zuordnen oder ablehnen.
Ich möchte nicht, dass alle meine Mails im System landen. Zugeordnet wird, was zu bekannten Kunden und Kontakten gehört. Wollen Sie auch das nicht, verbinden Sie das Postfach nicht — die Funktion ist freiwillig.