Wissens-Vorlagen
Überblick
Vorlagen im Wissensmodul sind Textbausteine mit Platzhaltern — für Dokumente, E-Mails und Angebote. Sie werden hier gepflegt und beim Gebrauch mit echten Werten gefüllt.
Abgrenzung, die Sucherei erspart: Diese Vorlagen sind Bausteine für Menschen, die etwas verfassen. Die Vorlagen, mit denen das System selbst schreibt, liegen woanders — Mails unter Mailvorlagen, Belege unter Belegvorlagen.
Kernaufgaben
Vorlage anlegen. Neue Vorlage verlangt Name, Bereich und Art; dazu kommen Kategorie und Inhalt. Die Liste zeigt Name, Bereich, Art und die enthaltenen Platzhalter; gefiltert wird nach Bereich, Art und Kategorie.
Platzhalter setzen. Sie sind der Grund für die Vorlage: Was sich je Fall unterscheidet — Name, Betrag, Frist — bleibt Platzhalter, statt beim Kopieren übersehen zu werden. Die Liste weist aus, welche eine Vorlage kennt.
Im Block-Editor schreiben. Den Inhalt schreiben Sie im selben Block-Editor wie Seiten — Platzhalter wie {{kunde}} tippen Sie einfach als Text, auch in Tabellenzellen und als Link-Adresse; {{ kunde | "Kundin" }} setzt einen Vorgabewert. Gespeichert werden die Blöcke, die Fassung mit Platzhaltern (HTML) und die Platzhalter-Liste entstehen daraus. Bestehende Vorlagen wurden beim Update einmalig umgerechnet. Ist die Mitbearbeitung eingerichtet, schreiben mehrere Personen gleichzeitig an einer bestehenden Vorlage (Live unter dem Editor).
Rendern. Rendern füllt die Platzhalter mit Werten und zeigt das Ergebnis. Das ist der Griff vor dem Einsatz: Eine Vorlage mit einem vergessenen Platzhalter fällt hier auf und nicht beim Kunden.
Angebotsbaustein an ein Produkt koppeln. Bei der Art Angebotsbaustein wählen Sie im Dialog optional ein Produkt bzw. eine Leistung aus dem Produktkatalog. Die Liste zeigt das gekoppelte Produkt in einer eigenen Spalte und lässt sich danach filtern — so finden Sie zu einer Leistung die passenden Textbausteine. Die Auswahl erscheint nur mit Leserecht auf den Produktkatalog; ohne dieses Recht bleibt eine bestehende Kopplung beim Speichern unangetastet. Wechselt die Art weg vom Angebotsbaustein, wird die Kopplung gelöst.
Im Angebot vorgeschlagen. Fügen Sie in einem Angebots-Entwurf eine Position mit einem Produkt hinzu, an das ein Angebotsbaustein gekoppelt ist, fragt das Angebot einmal nach: Einfügen setzt den Baustein als Freitext-Position direkt hinter das Produkt, Ignorieren schließt die Frage. Beim Einfügen werden die Platzhalter gefüllt — {{kunde}} (Kunde des Angebots), {{produkt}} (Bezeichnung der Position), {{angebotsnummer}} und {{angebot}} (Titel). Gespeichert wird mit dem Angebot; bereits gespeicherte Positionen lösen keine Frage aus. Voraussetzung ist das Recht knowledge.template.use und Lesezugriff auf den Bereich des Bausteins.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Vorlage anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wonach beim Einfügen gesucht wird. Ein sprechender Name ist die halbe Miete. |
Raum spaceUlid | ja | bestehender Wissensraum | Wo die Vorlage liegt; der Raum entscheidet, wer sie nutzen darf. |
Art kind | ja | Dokument, E-Mail, Angebotsbaustein, Textbaustein | Ordnet die Vorlage ein — Filter und Gruppierung der Liste. Nur am Angebotsbaustein lässt sich ein Produkt koppeln. |
Inhalt (Blöcke) blocks | nein | Block-Liste wie bei Seiten | Die Vorlage, wie sie gespeichert wird; Platzhalter stehen als Text darin. bodyHtml und die Platzhalter-Liste entstehen daraus. Hat Vorrang vor bodyHtml. |
Inhalt bodyHtml | ja | formatierter Text | Die Vorlage mit Platzhaltern, die beim Einfügen aus dem Vorgang gefüllt werden. Beim Schreiben über die Schnittstelle wird das HTML bereinigt und in Blöcke umgerechnet. |
Kategorie category | nein | Text, max. 100 Zeichen | Gruppierung in der Auswahl, sobald es viele Vorlagen gibt. |
Kontext context | nein | Platzhalter → Wert | Nur beim Rendern: die Werte, mit denen die Platzhalter gefüllt werden. Wird nicht gespeichert. |
Produkt productRef | nein | bestehendes Produkt bzw. Leistung, leer = lösen | Koppelt einen Angebotsbaustein an ein Produkt; die Liste zeigt es und filtert danach, und das Angebot schlägt den Baustein beim Hinzufügen des Produkts vor. Eine unbekannte Kennung wird abgewiesen. |
Schlagworte tags | nein | mehrere Begriffe | Einordnung für die Suche. |
Marke defaultBrandScope | nein | eine Ihrer Marken | Vorbelegung der Marke für das, was aus der Vorlage entsteht. Wer die Vorlage sieht, entscheidet der Bereich, nicht dieses Feld. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.knowledge. knowledge.template.managezum Pflegen,knowledge.template.usezum Verwenden —
getrennt, damit alle verwenden und wenige ändern.
- Die Sichtbarkeit hängt am Wissensbereich.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Platzhalter bleibt beim Rendern leer. Dann fehlt der Wert an der Quelle — oder der Platzhaltername ist falsch geschrieben. Beides zeigt das Rendern, bevor es jemand sieht.
Ich kann eine Vorlage nicht ändern. Dann fehlt knowledge.template.manage; …use erlaubt nur das Verwenden.
Die System-Mail nutzt meine Vorlage nicht. Erwartungsgemäß — dafür sind die Mailvorlagen zuständig. Diese hier sind Bausteine für selbst verfasste Texte.
Für Support-Antworten gibt es zwei Orte. Kurze Standardantworten gehören zu den Lösungsbausteinen; längere, strukturierte Dokumente hierher.