Dokumente
Überblick
Dokumente ist die Dateiablage des Systems. Dateien liegen in Ordnern, tragen einen Versionsverlauf und können gezielt für das Kundenportal freigegeben werden.
Zwei Eigenschaften unterscheiden die Ablage von einem Netzlaufwerk: Jede Datei ist versioniert — eine neue Fassung ersetzt den Inhalt, ohne die alte zu vernichten. Und jede Datei trägt eine ausdrückliche Entscheidung darüber, ob Kunden sie sehen dürfen. Beides ist der Grund, warum die Ablage hier liegt und nicht daneben.
Kernaufgaben
Ordner nutzen. Links steht der Ordnerbaum, dazu Alle Dateien für die ungefilterte Sicht.
Hochladen. Hochladen öffnet den Dialog mit Datei, Dateiname und Ordner. Bleibt der Dateiname leer, wird der Originalname übernommen. Die zulässige Größe hängt von der Server-Einrichtung ab.
Neue Version einstellen. Statt eine Datei zu ersetzen, stellen Sie eine neue Version ein. Der Dateiname bleibt, der Inhalt wird abgelöst, und ein Kommentar hält fest, was sich geändert hat. Der Versionsverlauf ist jederzeit einsehbar.
Suchen und sichten. Über der Liste steht eine Dateisuche. Die Spalten zeigen Name, Ordner, Typ, Größe, Version, Änderungsdatum sowie die beiden Kennzeichen Portal und Sensibel.
Herunterladen und löschen. Beides erfolgt zeilenweise über die Aktionen am rechten Rand.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Datei hochladen und pflegen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Datei contentBase64 | ja | Dateiinhalt | Was hochgeladen wird. Die Oberfläche nimmt die Datei entgegen; über die Schnittstelle wird der Inhalt mitgeschickt. |
Dateityp declaredMime | nein | Typangabe | Womit der Absender die Datei ankündigt. Das System prüft die Datei selbst und richtet sich nach dem tatsächlichen Inhalt — eine falsch benannte Datei wird dadurch nicht zu dem, was sie behauptet zu sein. |
Kommentar comment | nein | Text, max. 255 Zeichen | Was diese Fassung ausmacht. Steht in der Fassungsliste — der Satz, der erklärt, warum es eine neue Fassung gibt. |
Im Portal sichtbar visibleToPortal | nein | Ja/Nein | Ob der Kunde die Datei im Portal sieht. Aus ist die Voreinstellung: eine Datei wird ausdrücklich freigegeben, nicht versehentlich. |
Vertraulich isSensitive | nein | Ja/Nein | Kennzeichnet besonders schützenswerte Inhalte. Sie erscheinen nicht in Vorschauen und Suchtreffern, und der Zugriff wird enger geprüft. |
Fassung wiederherstellen restoreVersion | nein | Nummer einer Fassung | Setzt die Datei auf eine frühere Fassung zurück. Die neuere geht dabei nicht verloren: es entsteht eine neue Fassung mit dem alten Inhalt. |
Jede Datei führt ihre Fassungen mit. Ein Hochladen unter demselben Namen ersetzt nichts, sondern legt eine Fassung darüber — das ist der Grund, warum hier nie etwas verschwindet.
Einstellungen & Rechte
platform.file.viewzum Sehen,platform.file.uploadzum Hochladen und Einstellen neuer
Versionen, platform.file.manage für die Verwaltung einschließlich Ordnern und Löschen.
- Portal-Freigabe ist eine bewusste Handlung. Eine Datei ist erst dann für Kunden sichtbar, wenn
sie ausdrücklich freigegeben wurde. Voreingestellt ist nicht freigegeben — Freigabe ist eine Entscheidung, kein Versehen.
- Sensibel-Kennzeichen. Als sensibel markierte Dateien werden gesondert behandelt; die Liste
weist das Kennzeichen in einer eigenen Spalte aus.
- Markenbezug. Bei mehreren Marken sehen Sie die Dateien der Marken, für die Sie eine
Berechtigung besitzen.
FAQ & Fehlerbilder
Der Upload schlägt bei einer großen Datei fehl. Die Obergrenze setzt die Server-Einrichtung, nicht die Anwendung. Die Administration kann sie anheben.
Ein Kunde sieht eine Datei nicht, die er sehen soll. Prüfen Sie das Portal-Kennzeichen der Datei. Ohne Freigabe erscheint sie im Portal nicht — auch dann nicht, wenn der Kunde den Ordner sehen darf.
Ich habe die falsche Fassung hochgeladen. Stellen Sie die richtige als neue Version ein. Die falsche bleibt im Verlauf erhalten und nachvollziehbar; nichts geht verloren.
Ich finde eine Datei über die Suche nicht. Gesucht wird über die erfassten Merkmale. Ob der Volltext des Datei-Inhalts durchsucht wird, hängt von der Einrichtung ab; der Dateiname ist in jedem Fall auffindbar.