Aufgaben-Einstellungen
Überblick
Hier werden die Stammdaten rund um Aufgaben gepflegt: die globalen Aufgabenlisten sowie Status und Prioritäten. Die Seite gliedert sich in drei Reiter — Aufgabenlisten, Aufgaben-Status und Aufgaben-Prioritäten.
Projektbezogene Listen gehören nicht hierher. Sie werden direkt im jeweiligen Projekt verwaltet. Global sind nur die Listen, die projektübergreifend gelten.
Status und Prioritäten sind bewusst Daten und kein fester Programmcode. Das ist der Grund, warum Sie sie umbenennen, umsortieren und ergänzen können, ohne dass jemand etwas ausliefern muss.
Kernaufgaben
Globale Listen pflegen. Der erste Reiter verwaltet die Aufgabenlisten, die überall zur Verfügung stehen.
Status anpassen. Jeder Status trägt einen Schlüssel, eine Bezeichnung, eine Kategorie, eine Farbe, eine Reihenfolge sowie die Kennzeichen Standard und Aktiv.
Die Kategorie ist das Feld, das im Alltag am häufigsten übersehen wird und die meisten Folgen hat: Sie ordnet einen frei benannten Status einer der vier Bedeutungen zu — Offen, Aktiv, Erledigt, Abgebrochen. Daran erkennt das System, ob eine Aufgabe offen ist. Ein Status „Beim Kunden" ohne Kategorie zählt in keiner Auswertung richtig.
Prioritäten anpassen. Prioritäten tragen zusätzlich ein Gewicht. Es bestimmt die Rangfolge in der Sortierung — nicht die Reihenfolge in der Liste.
Standard setzen. Der als Standard markierte Eintrag wird bei neuen Aufgaben vorbelegt.
Felder im Detail
Drei Reiter, drei Masken: die Aufgabenliste, der Aufgaben-Status und die Aufgaben-Priorität.
Aufgabenliste
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie die Liste heißt. Sie erscheint als Spalte auf der Tafel und als Auswahl an der Aufgabe. |
Farbe color | nein | Farbwert, max. 7 Zeichen (#RRGGBB) | Farbe der Spalte. |
Für Kunden sichtbar customerVisible | nein | Ja/Nein (Vorbelegung: Nein) | Ob die Liste im Kundenportal erscheint. Der Schalter lässt sich auch direkt in der Zeile umlegen. |
Für Externe sichtbar externalVisible | nein | Ja/Nein (Vorbelegung: Nein) | Ob externe Mitwirkende — Freiberufler, Partner — die Liste sehen. Die Angabe gilt der Liste, nicht ihren Aufgaben: was ein Externer an Aufgaben sieht, entscheidet allein sein Projekt-Schnitt. |
Beschreibung description | nein | Text, max. 500 Zeichen | Wofür die Liste gedacht ist. |
Planaufwand (Minuten) estimateMinutes | nein | Zahl, 0 oder größer | Der Aufwand, der für die ganze Liste vorgesehen ist. Ein Behälter, keine Summe: Die Aufgaben der Liste verbrauchen diesen Wert, sie addieren sich nicht auf ihn. So sieht man, wie viel von der Vorgabe noch frei ist. Leer = keine Vorgabe. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Position auf der Tafel — von links nach rechts der Weg, den eine Aufgabe nimmt. Wird durch Ziehen der Zeile gesetzt, nicht im Dialog. |
Archiviert archived | nein | Ja/Nein | Nimmt die Liste aus dem laufenden Betrieb, ohne sie zu löschen. Über Archivieren bzw. Wiederherstellen in der Zeile. |
Projekt projectId | nein | bestehendes Projekt | Zu welchem Projekt die Liste gehört. Auf dieser Seite immer leer — hier entstehen ausschließlich globale Listen; projektbezogene werden im Projekt gepflegt. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Beschränkt die Liste auf eine Marke. In der Maske nicht angeboten; nur über Schnittstelle und Automation. |
Löschen entfernt nur die Liste — die zugeordneten Aufgaben bleiben, dann ohne Liste.
Aufgaben-Status
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Schlüssel key | ja | kurzer Text ohne Leerzeichen | Die dauerhafte Identität des Status. Er hängt an bereits erfassten Aufgaben und lässt sich nachträglich nicht umbenennen — nur die Bezeichnung. |
Bezeichnung label | ja | Text | Wie der Status in Listen, Tafel und Filtern erscheint. Jederzeit änderbar. |
Kategorie category | ja | open (Offen) · active (Aktiv) · done (Erledigt) · cancelled (Abgebrochen) | Das Feld mit den meisten Folgen. Es ordnet einen frei benannten Status einer der vier Bedeutungen zu; daran erkennt das System, ob eine Aufgabe offen ist. Ein Status „Beim Kunden" mit falscher Kategorie zählt in keiner Auswertung richtig. |
Farbe color | nein | Farbwert | Farbe der Status-Marke. |
Folgestatus bei Timer-Start timerStartStatusKey | nein | Schlüssel eines anderen aktiven Status, max. 50 Zeichen | Startet jemand auf einer Aufgabe in diesem Status eine Stoppuhr, wechselt sie in den gewählten Status. Leer = kein Wechsel. Ein unbekannter Schlüssel oder ein Verweis auf sich selbst wird abgewiesen. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Position in Auswahl und Tafel. |
Als Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Womit eine neue Aufgabe vorbelegt wird. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus nimmt den Status aus der Auswahl; bestehende Aufgaben behalten ihn. Deaktivieren statt löschen — Löschen lässt Aufgaben ohne gültigen Status zurück. |
Aufgaben-Priorität
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Schlüssel key | ja | kurzer Text ohne Leerzeichen | Die dauerhafte Identität; wie beim Status nicht umbenennbar. |
Bezeichnung label | ja | Text | Wie die Priorität erscheint. |
Farbe color | nein | Farbwert | Farbe der Prioritäts-Marke. |
Gewicht weight | nein | Zahl, höher = dringender | Die Rangfolge in der Sortierung. Sie ist etwas anderes als die Reihenfolge: sortiert wird nach Gewicht, angeboten wird nach Reihenfolge. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Position in der Auswahlliste. |
Als Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Womit eine neue Aufgabe vorbelegt wird. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus nimmt die Priorität aus der Auswahl. |
Eine Liste ist kein Status. Sie gliedert die Arbeit, der Status beschreibt ihren Zustand. Beides zu vermengen — eine Liste „erledigt" neben einem Status „erledigt" — führt zuverlässig dazu, dass Auswertungen und Tafel Verschiedenes behaupten.
Einstellungen & Rechte
- Kein eigenes Routen-Recht. Die Seite ist erreichbar; das Ändern prüft der Server —
Aufgabenlisten über workitem.list.manage, Status und Prioritäten über workitem.config.manage.
- Der Schlüssel ist dauerhaft. Er hängt an bereits erfassten Aufgaben. Die Bezeichnung dürfen
Sie jederzeit ändern — sie ist die Anzeige, der Schlüssel die Identität.
- Deaktivieren statt löschen. Ein deaktivierter Status wird nicht mehr angeboten, bleibt an
bestehenden Aufgaben aber erhalten.
- Wirkt überall. Was hier steht, gilt in Listen, Filtern, Automationen
und Auswertungen gleichermaßen.
FAQ & Fehlerbilder
Ein eigener Status zählt in Auswertungen falsch. Prüfen Sie die Kategorie. Ohne die richtige Zuordnung weiß das System nicht, ob der Status offen oder abgeschlossen bedeutet.
Die Prioritäten sortieren nicht wie erwartet. Die Sortierung folgt dem Gewicht, nicht der Reihenfolge in dieser Liste.
Eine Projektliste fehlt hier. Richtig — projektbezogene Listen werden im Projekt gepflegt, nicht hier.
Ein gelöschter Status hat Aufgaben verwaist. Deshalb deaktivieren statt löschen. Setzen Sie die betroffenen Aufgaben auf einen gültigen Status.