Abwesenheiten
Überblick
Hier laufen Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten zusammen — vom Antrag über die Genehmigung bis zur Wirkung auf Urlaubskonto und Kapazität.
Die Liste zeigt Mitarbeiter, Art, Zeitraum, Arbeitstage, Status und Nachweis. Gezählt werden Arbeitstage, nicht Kalendertage: Wochenenden und Feiertage fallen heraus, sonst wären zwei Wochen Urlaub vierzehn Tage statt zehn.
Kernaufgaben
Antrag stellen. Antrag stellen erfasst Art und Zeitraum; ob halbe Tage möglich sind, hängt an der Abwesenheitsart.
Genehmigen oder ablehnen. Zuständige entscheiden je Antrag. Ob überhaupt eine Genehmigung nötig ist, steuert ebenfalls die Art — Krankheit verlangt in der Regel keine.
Nachweis erfassen. Manche Arten sind nachweispflichtig, oft erst ab einer bestimmten Zahl von Tagen. Die Liste weist den Nachweis als erbracht oder ausstehend aus — das ist die Spalte, die im Krankheitsfall regelmäßig gebraucht wird.
Stornieren. Stornieren nimmt eine Abwesenheit zurück. Wichtig: Saldo und Kalender werden zurückgerechnet. Ein storniertes Urlaubsende gibt die Tage also wirklich zurück — die Rückfrage weist darauf hin.
Aufbewahrung. Abwesenheiten sind Lohnunterlagen und bleiben 6 Jahre nach dem Austritt erhalten (Regel hr_absence in der DSGVO-Verwaltung, dort einstellbar). Danach löscht das System nichts von selbst, es schlägt die Löschung vor: die Zeile trägt Löschung vorgeschlagen, der Filter Aufbewahrung zeigt nur diese Zeilen. Lösch-Vorschlag bestätigen entfernt die Abwesenheit endgültig, Aufbewahrung verlängern hält sie bis zu einem neuen Datum. Auch ein Datenschutz-Löschantrag entfernt Abwesenheiten nicht sofort — er friert die Frist ein (ab Austritt, ohne Austrittsdatum ab dem Löschtag). Grund und Entscheidungsnotiz schwärzt er dagegen sofort: Zeitraum, Art und Dauer braucht die Lohnabrechnung, die Freitexte nicht. Ein in den Kalender gespiegelter Termin der Abwesenheit wird dabei gelöscht — er trägt den Grund als Text.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Abwesenheit beantragen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Art typeCode | ja | Stammdaten „Abwesenheitsarten" | Die wichtigste Angabe: Sie entscheidet, ob der Antrag genehmigt werden muss, ob ein Nachweis nötig ist, ob Urlaubstage abgezogen werden und ob die Zeit bezahlt ist. Alles Weitere hängt daran — siehe HR-Einstellungen. |
Mitarbeiter employeeId | ja | Mitarbeiter | Für wen. Leer gelassen wird die eigene Person genommen. Ohne verknüpftes Mitarbeiterprofil ist gar kein Antrag möglich — dann fehlt die Verbindung zwischen Konto und Personalstamm. |
Von startDate / Bis endDate | ja | Datum | Der Zeitraum. Feiertage und arbeitsfreie Tage werden nach dem Kalender des Mitarbeiters herausgerechnet, nicht mitgezählt. |
Halber Tag am Anfang halfDayStart | nein | Ja/Nein | Der erste Tag zählt nur halb. Nur wählbar, wenn die Abwesenheitsart halbe Tage erlaubt. |
Halber Tag am Ende halfDayEnd | nein | Ja/Nein | Dasselbe für den letzten Tag. |
Grund reason | nein | Text, max. 1000 Zeichen | Was Sie dem Genehmiger mitteilen wollen. Bei Arten ohne Genehmigung reine Notiz. |
Vertretung substituteId | nein | Mitarbeiter | Wer während der Abwesenheit einspringt. Erscheint in der Team-Verfügbarkeit und wird bei Zuweisungen vorgeschlagen. |
Nachweis proofDocumentId | bei nachweispflichtigen Arten | hochgeladene Datei | Die Bescheinigung. Wann sie fällig ist, steht an der Abwesenheitsart; bis dahin bleibt der Antrag offen sichtbar mahnend. |
Entscheiden
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Entscheidungsnotiz decisionNote | Text, max. 1000 Zeichen | Die Begründung des Genehmigers. Bei Ablehnung die Angabe, die der Antragsteller zu sehen bekommt — deshalb lohnt hier ein ganzer Satz statt „nein". |
Aufbewahrung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Aufbewahren bis retentionUntil | Datum | Bis wann die Abwesenheit gehalten wird. Beim Verlängern Pflicht und in der Zukunft — sonst schlüge der nächste Lauf dieselbe Zeile wieder vor. |
Löschung vorgeschlagen retentionDueAt | Zeitpunkt, nur lesend | Wann der Aufbewahrungslauf die Löschung vorgeschlagen hat. Gesetzt heißt: wartet auf Bestätigung. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.hr. - Fein geschnittene Rechte:
hr.absence.request_ownzum Beantragen,hr.absence.view_ownfür
die eigenen und hr.absence.view_team für die des Teams; hr.absence.approve zum Entscheiden und hr.absence.cancel zum Stornieren.
- Lösch-Vorschläge der Aufbewahrung bestätigen oder verlängern:
hr.document.manage
(Personalakte verwalten).
- Die Abwesenheitsart bestimmt die Wirkung. Ob eine Abwesenheit auf das Urlaubskonto zählt,
genehmigungspflichtig ist, bezahlt wird, die Kapazität reduziert oder halbe Tage erlaubt, steht je Art in den HR-Einstellungen.
- Genehmigte Abwesenheit reduziert die Kapazität in der
Team-Verfügbarkeit — sofern die Art das vorsieht.
FAQ & Fehlerbilder
Der Antrag zieht keine Urlaubstage ab. Dann ist die Art nicht auf das Urlaubskonto angerechnet. Das ist bei Krankheit und unbezahltem Urlaub der Normalfall.
Die Arbeitstage stimmen nicht. Gezählt wird gegen den Arbeitszeitplan und die Feiertage. Prüfen Sie beides in den HR-Einstellungen.
Ein Nachweis wird verlangt, obwohl es nur ein Tag war. Prüfen Sie Nachweis ab Tag bei der Art — steht dort 1, ist das die Einstellung.
Ich sehe nur meine eigenen Abwesenheiten. Dann fehlt hr.absence.view_team.