Onboarding
Überblick
Ein- und Austritt sind die Vorgänge mit den meisten beteiligten Stellen — Verträge, Zugänge, Arbeitsmittel, Einweisung, Rückgabe. Diese Seite führt beides als Checkliste.
Offboarding ist dabei die wichtigere Hälfte, auch wenn Onboarding im Namen steht: Ein vergessener Schritt beim Eintritt ärgert; ein vergessener Schritt beim Austritt lässt Zugänge offen und Arbeitsmittel verschwinden.
Kernaufgaben
Checkliste aus Vorlage anlegen. Aus Vorlage anlegen erzeugt die Checkliste mit ihren Schritten. Der Weg über die Vorlage ist der Sinn der Sache — von Hand zusammengestellte Listen vergessen genau den Schritt, den man selten braucht.
Fortschritt verfolgen. Die Kennzahlen zeigen Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Gesamt; je Karte stehen Fälligkeit und Fortschritt.
Schritte abarbeiten. Erledigen schließt einen Schritt ab, Überspringen nimmt ihn heraus — sichtbar und nicht stillschweigend. Zusätzliche Schritte lassen sich hinzufügen.
Karten ziehen. Die Checklisten stehen als Karten in den Spalten Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen. Eine Karte nach Abgeschlossen ziehen (oder per Tastatur: Karte anwählen, Strg/⌘ + Pfeil rechts) erledigt nach einer Rückfrage alle offenen Schritte — samt der daran hängenden Aktionen, genau wie das Abhaken im Detail. Zurück nach Offen oder In Bearbeitung geht nicht über das Ziehen: der Status folgt aus den Schritten, deshalb öffnet sich dann die Checkliste.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Prüfliste starten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | ja | Mitarbeiter | Für wen die Liste gilt. |
Modus mode | ja | Einarbeitung oder Austritt | Welche Art von Liste. Die beiden sind bewusst getrennt: beim Austritt geht es um Rückgabe und Entzug, nicht um Ausstattung. |
Vorlage templateUlid | nein | bestehende Vorlage | Aus welcher Vorlage die Punkte entstehen. Leer heißt: leere Liste, die Sie selbst füllen. |
Punkte der Liste
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Titel itemTitle | Text, max. 255 Zeichen | Was zu tun ist. |
Aktion itemAction | Art des Punktes | Was beim Abhaken passiert — von „nur abhaken" bis zum Anlegen einer Aufgabe für die zuständige Stelle. |
Ziel itemTargetRef | je nach Aktion gewählt | Worauf sich die Aktion bezieht. Rolle zuweisen: Rolle aus der Liste (dafür genügt das Recht, Onboarding zu pflegen). Benutzer bereitstellen: optionale Startrolle des neuen Kontos. Gerät ausgeben/zurücknehmen: Gerät oder Lizenz aus der Liste. Aufgabe anlegen: ein Hinweis als Text. Bei den übrigen Aktionen gibt es kein Ziel. |
Kategorie itemCategory | Text, max. 30 Zeichen | Gruppierung der Punkte — IT, Arbeitsplatz, Unterlagen. Macht aus einer langen Liste drei kurze. |
Verantwortlich itemResponsibleId | Mitarbeiter | Wer diesen Punkt erledigt. Ohne ihn ist die Liste eine Sammlung von Aufgaben ohne Adressaten, und die Frage „was liegt bei mir?" bleibt unbeantwortbar. |
Fällig nach Tagen itemDueOffsetDays | Zahl | Abstand zum Eintritts- bzw. Austrittsdatum. Negativ heißt vorher — der Laptop soll am ersten Tag dastehen, nicht danach bestellt werden. |
Punkt itemUlid | Kennung eines Punktes | Welcher vorhandene Punkt geändert oder abgehakt wird. |
Prüflisten-Vorlage
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text | Wie die Vorlage beim Start zur Wahl steht. |
Modus mode | ja | Einarbeitung oder Austritt | Wofür die Vorlage gilt. |
Vertragsart contractType | nein | Text | Für welche Vertragsart die Vorlage vorgeschlagen wird. So bekommt ein Werkstudent nicht die Liste eines Vollzeit-Eintritts. |
Punkte items | nein | Liste von Punkten | Der Inhalt, mit denselben Feldern wie oben. |
Schritte aus Ablauf procedureRef | nein | veröffentlichte SOP | Übernimmt die Schritte einer Arbeitsanweisung beim Speichern — sie werden hinten angehängt, vorhandene Punkte bleiben. So entsteht die Vorlage aus dem Ablauf, statt ihn abzutippen. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: nicht mehr wählbar. Laufende Listen bleiben unberührt. |
Vorlage aus einem Ablauf. Im Formular der Vorlage steht unter Schritte die Auswahl Schritte aus Ablauf. Sie zeigt alle veröffentlichten SOPs mit der Zahl ihrer Schritte; ein Entwurf steht nicht zur Wahl. Beim Speichern werden diese Schritte hinten angehängt — Titel und Rolle des SOP-Schrittes wandern mit, die Rolle wird beim Anlegen der Checkliste auf einen Mitarbeiter mit dieser Tätigkeit aufgelöst. Danach lassen sich Fälligkeit, Kategorie und Aktion je Punkt wie gewohnt nachziehen. Ohne das Wissens-Modul bleibt die Auswahl leer.
Fragen zum eigenen Einstieg. Im eigenen Profil steht die Karte Fragen zum Einstieg: Der neue Kollege fragt in eigenen Worten, die Antwort entsteht aus seinen Personaldaten und seinen offenen Checklisten-Schritten. Ist keine KI eingerichtet oder die Anfragegrenze erreicht, kommt dieselbe Auskunft ohne Modell — nämlich die Liste der offenen Schritte; die Karte sagt es dazu.
Fragen zum Einstieg
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Frage question | ja | Text, max. 2000 Zeichen | Die Frage in eigenen Worten, etwa „Was muss ich in der ersten Woche erledigen?". |
Mitarbeiter employeeUlid | nein | Kennung eines Mitarbeiters | Leer heißt: die eigene Person. Für eine fremde Person setzt das Feld das Recht voraus, Checklisten zu pflegen. |
Konten entstehen aus der Liste. Benutzer bereitstellen legt das Konto des Mitarbeiters an und schickt die Einladung an seine E-Mail-Adresse; ein freies Konto mit derselben Adresse wird verknüpft. Konten in Fremdsystemen anlegen legt ihn in angebundenen Systemen an — Google Workspace (Integration google_workspace mit Domäne, Administrator und Dienstkonto) und Slack (SCIM-Token an der Slack-Integration). Zugang entziehen sperrt die Anmeldung, entzieht alle Rollen, beendet die Sitzungen, sperrt einen Portal-Zugang derselben Person (gleiche E-Mail-Adresse; offene Portal-Einladungen verfallen) und sperrt die Fremdkonten — die Fremdkonten auch dann, wenn die Person nie ein eigenes Konto hatte. Außerdem trennt er die persönlichen Verbindungen: eigene Postfächer, verbundene Kalender (Google, Microsoft, CalDAV, abonnierte Feeds) und den Kontakt-Abgleich. Gespeicherte Zugangsschlüssel und Passwörter werden dabei gelöscht, ein laufendes Kalender-Abo beim Anbieter wird beendet. Ein OAuth-Zugang (Integration), der nur an diesen persönlichen Verbindungen hing, wird gelöscht; von anderen genutzte Zugänge (Team-Postfach, Marken-Mailkonto, Kalender der Kollegen) bleiben. Ist der persönliche Google- oder Microsoft-Zugang zugleich Standard-Zugang der Marke, bleibt er bestehen: die persönliche Bindung wird gelöst, und wer Integrationen der Marke verwaltet, bekommt einen Hinweis, ihn durch einen Firmen-Zugang zu ersetzen. Bereits übernommene Mails, Termine und Kontakte bleiben erhalten. Derselbe Entzug läuft, wenn die Offboarding-Liste abgeschlossen wird, und über die Automation zum Austritt.
Ein- und Austritt laufen auch ohne Liste. Zwei mitgelieferte Automationen: IT/HR vor dem Eintritt benachrichtigen (sieben Tage vor dem Eintrittsdatum) und Zugang zum Austritt entziehen (am Tag nach dem Austrittsdatum). Beide sind unter Automationen abschaltbar.
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.hr. - Recht
hr.onboarding.manage. - Recht
hr.onboarding.notify— nur benachrichtigt werden, etwa für die IT. - Recht
hr.employee.view_self— für die Karte Fragen zum Einstieg im eigenen Profil. Für
eine fremde Person zu fragen setzt hr.onboarding.manage voraus.
- Die Checkliste hängt am Mitarbeiter und erscheint auch in dessen Akte, siehe
- Vorlagen sind der Hebel. Was in keiner Vorlage steht, wird beim nächsten Eintritt wieder
vergessen.
- Für beschreibende Abläufe gibt es SOPs. Eine Checkliste hakt ab, eine
SOP erklärt — beides zusammen ergibt ein Verfahren.
FAQ & Fehlerbilder
Die Liste der Checklisten ist leer. Dann wurde noch keine aus einer Vorlage angelegt.
Ein Schritt lässt sich nicht abschließen. Prüfen Sie das Recht hr.onboarding.manage.
Ein übersprungener Schritt taucht später auf. So gewollt: Überspringen ist dokumentiert und nicht dasselbe wie Erledigen. Wer nachvollziehen will, was tatsächlich geschah, sieht den Unterschied.
**Die Auswahl Schritte aus Ablauf ist leer.** Es gibt keine veröffentlichte SOP — oder das Wissens-Modul ist abgeschaltet. Ein Entwurf erscheint bewusst nicht.
Die Antwort auf eine Onboarding-Frage nennt nur Schritte. Dann antwortete kein Modell: entweder ist keine KI eingerichtet oder die Anfragegrenze von 20 Fragen je Minute und Person war erreicht.
Wir brauchen andere Schritte je Rolle. Legen Sie mehrere Vorlagen an, statt eine Liste jedes Mal nachträglich zu bearbeiten.