SOPs
Überblick
Eine SOP — Standard Operating Procedure — beschreibt einen wiederholbaren Ablauf: wie ein Onboarding läuft, wie eine Abnahme erfolgt, was bei einem Störfall zu tun ist.
Zwei Eigenschaften unterscheiden eine SOP von einem Wissensartikel, und beide sind der Grund, warum es sie überhaupt getrennt gibt:
- Eine SOP kann Pflichtlektüre sein und verlangt dann eine Lesebestätigung. Damit ist
belegbar, wer den Ablauf kennt — nicht nur, dass er irgendwo steht.
- Eine SOP lässt sich anwenden: Der Ablauf wird auf einen konkreten Fall gelegt, statt
abgeschrieben zu werden.
Kernaufgaben
SOP anlegen. Neue SOP verlangt Titel und Bereich; sie lässt sich als Pflicht-SOP kennzeichnen und mit einem Geltungsbereich versehen. Die Liste zeigt Titel, Bereich, Geltungsbereich, Status und Pflicht-Kennzeichen.
Offene Pflichtlektüre abarbeiten. Noch nicht bestätigte Pflicht-SOPs erscheinen gesondert mit Anzahl. Gelesen bestätigen schließt den Punkt ab.
SOP anwenden. Anwenden legt den Ablauf auf einen Fall. Das ist der Unterschied zwischen einer Anleitung, die man liest, und einer, die man abarbeitet.
Geltungsbereich nutzen. Er grenzt ein, für wen oder was eine SOP gilt — und ist der Hebel gegen Pflichtlektüre, die alle betrifft und deshalb niemanden.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Arbeitsanweisung anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Titel title | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie die Anweisung heißt. Steht in der Liste und über den erzeugten Aufgaben. |
Raum spaceUlid | ja | bestehender Wissensraum | Wo sie liegt; der Raum entscheidet über den Zugriff. |
Zweck purpose | nein | Text | Wofür die Anweisung da ist und wann sie greift. Der Absatz, der verhindert, dass jemand die falsche befolgt. |
Geltungsbereich scope | nein | Projekt, Einarbeitung, Support, intern | Wo die Anweisung eingesetzt wird. Bestimmt, an welchen Stellen im System sie zur Auswahl steht. |
Status status | nein | Entwurf, veröffentlicht, archiviert | Nur veröffentlicht lässt sich anwenden und wird gefunden. |
Verbindlich isMandatory | nein | Ja/Nein | Auf ja ist die Anweisung nicht optional: die erzeugten Schritte müssen abgearbeitet werden, bevor der zugehörige Vorgang abgeschlossen werden kann. |
Schritte steps | nein | Liste von Schritten | Der Ablauf selbst. Beim Anwenden entsteht aus jedem Schritt eine Aufgabe — mit Titel, Beschreibung, Zuständigkeit und Reihenfolge. |
Schlagworte tags | nein | mehrere Begriffe | Einordnung für Suche und Vorschläge. |
Prüfintervall (Tage) reviewIntervalDays | nein | 0 oder mehr | Nach wie vielen Tagen die Anweisung zur Überprüfung gemeldet wird. Bei verbindlichen Abläufen der wichtigste Schutz gegen veraltete Vorgaben. |
Anwenden
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Zielart targetType / Ziel targetId | Art und Kennung eines Vorgangs | Worauf die Anweisung angewendet wird — Projekt, Ticket, Einarbeitung. Aus den Schritten entstehen dort die Aufgaben, verknüpft mit der Anweisung, aus der sie stammen. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.knowledge. knowledge.sop.managezum Anlegen und Ändern,knowledge.sop.applyzum Anwenden.- Die Sichtbarkeit hängt am Wissensbereich.
- Pflicht ist eine Kennzeichnung, keine Sperre. Sie erzeugt eine offene Aufgabe im Sinne einer
Lesebestätigung; sie verhindert keine Arbeit.
FAQ & Fehlerbilder
Die Pflichtlektüre verschwindet nicht. Sie endet erst mit Gelesen bestätigen — das bloße Öffnen genügt nicht, sonst wäre die Bestätigung wertlos.
Eine SOP taucht bei Kollegen nicht auf. Prüfen Sie Bereich und Geltungsbereich: Der Bereich regelt den Zugriff, der Geltungsbereich die Zuständigkeit.
Wann Artikel, wann SOP? Erklärendes Wissen ist ein Artikel. Ein Ablauf, den jemand Schritt für Schritt abarbeitet — und dessen Kenntnis belegbar sein soll — ist eine SOP.
Anwenden ist nicht möglich. Dann fehlt knowledge.sop.apply.