Kontakte
Überblick
Kontakte sind die Menschen hinter den Kunden — die Ansprechpartner, mit denen tatsächlich gesprochen wird. Ein Kontakt gehört zu genau einem Kunden.
Die Trennung ist wichtig: Der Kunde trägt, was die Firma betrifft — Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsbedingungen. Der Kontakt trägt, was die Person betrifft — Anrede, Position, Durchwahl, Sprache. Wer diese Felder am falschen Objekt sucht, sucht vergeblich.
Kernaufgaben
Kontakte anlegen und pflegen. Neuer Kontakt legt einen Ansprechpartner an — einem Kunden zugeordnet oder eigenständig ohne Kunde (etwa eine Privatperson, B2C). Ein Kontakt trägt mehrere Kanäle: E-Mail, Telefon, Mobil und beliebig viele weitere E-Mail-Adressen. Die Detailseite führt Anrede, E-Mail, Telefon, Mobil, Position, Abteilung, Sprache, zugehörigen Kunden, Rollen und Status.
Einen Kontakt vom Kunden lösen. Im Bearbeiten-Dialog steht unter dem Kunden Vom Kunden lösen. Nach dem Speichern steht der Kontakt eigenständig — seine Kanäle, Rollen und sein Verlauf bleiben erhalten. Dafür brauchen Sie das Recht, Kontakte zu bearbeiten, auch in der Marke des bisherigen Kunden. Die Person eines Privatkunden lässt sich nicht lösen, solange sie dessen einziger Haupt-Ansprechpartner ist.
Mehrere Rollen vergeben. Eine Person kann mehrere Rollen tragen — etwa Entscheider und Buchhaltung. Die erste ist die Hauptrolle. Der Filter Rolle findet einen Kontakt über jede seiner Rollen, und der Belegversand schickt eine Rechnung an den Kontakt mit der Rolle Buchhaltung, auch wenn sie nicht seine Hauptrolle ist. Welche Rollen es gibt, pflegen Sie im Katalog der Kontaktrollen.
Die Liste durchsuchen. Die Spalten zeigen Name mit Position, Kunde, E-Mail, Telefon, Rolle und Status; gefiltert wird nach Rolle, Status, Schlagwort und Marke. Der Filter Schlagwort bietet die Tags an und zeigt nur Kontakte, die das gewählte Schlagwort tragen.
Weitere E-Mail-Adressen hinterlegen. Ein Kontakt kann mehrere Adressen führen. Das ist kein Komfort-Feld, sondern der Grund, warum eingehende Post auch dann richtig zugeordnet wird, wenn jemand von der privaten oder der alten Firmenadresse schreibt.
Den Verlauf einsehen. Der Reiter Kommunikation zeigt den Nachrichtenverlauf mit dieser Person — E-Mails und alle anderen Kanäle in einem Verlauf.
Die Marketing-Einwilligung sehen. Mit dem Marketing-Modul zeigt die Karte Marketing-Einwilligung die Einwilligungen zu allen E-Mail-Adressen des Kontakts — Thema, Kanal, Stand und Herkunft. Mit marketing.consent.manage erfassen oder widerrufen Sie sie hier von Hand; beides verlangt eine Begründung, die an der Einwilligung und im Änderungsprotokoll steht (siehe Einwilligungen).
Die CRM-Zeitachse nutzen. Mit dem Vertriebsmodul erscheint der Reiter CRM. Oben steht die Zeitachse: Notizen, Aufgaben, Anrufe, Termine und E-Mail-Vermerke an diesem Kontakt — und die an seinen Deals (als Hauptansprechpartner oder Beteiligter) und Interessenten. Eine verknüpfte Zeile nennt den Deal oder Interessenten, an dem sie hängt. Über das Eingabefeld darüber notieren Sie eine neue Aktivität direkt am Kontakt, mit Fälligkeit; bei einem Anruf ist sein Name vorbelegt. Darunter stehen die Deals und Interessenten des Kontakts; ein Klick öffnet sie. Dieselbe Aktivität erscheint auch in der Kunden-Zeitachse und am Deal — es gibt keine zweite Fassung.
Die Sprache setzen. Das Feld Sprache steuert, in welcher Sprache diese Person von der Software angeschrieben wird — es gehört zum Kontakt, nicht zur eigenen Oberflächen-Einstellung.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Ansprechpartner anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Vorname firstName | ja | Text, max. 255 Zeichen | Teil des Namens. Vor- und Nachname zusammen bilden die Anzeige in Auswahl, Beleg und Anrede. |
Nachname lastName | ja | Text, max. 255 Zeichen | Der zweite Pflichtteil. |
Kunde customerUlid | nein | bestehender Kunde | Zu welcher Firma der Kontakt gehört. Ohne Kunden steht er allein — auffindbar, aber in keiner Kundenakte. Über die API löst ein leerer Text ("") den Kontakt vom Kunden; ein fehlendes Feld lässt die Zuordnung unverändert. |
Anrede salutation | nein | Text, max. 20 Zeichen | Wird in Mails und Belegen als Anrede eingesetzt. |
E-Mail email | nein | E-Mail-Adresse, max. 255 Zeichen | Die Hauptadresse. An sie gehen Belege und Mails, und über sie wird eingehende Post dieser Person zugeordnet. |
Weitere Adressen aliasEmails | nein | Liste von E-Mail-Adressen | Zweitadressen derselben Person. Post von dort landet in derselben Akte, statt einen zweiten Kontakt zu erzeugen. |
Telefon phone | nein | Text, max. 50 Zeichen | Festnetznummer. |
Mobil mobile | nein | Text, max. 50 Zeichen | Mobilnummer; Ziel für SMS und WhatsApp, wo eingerichtet. |
Position position | nein | Text, max. 255 Zeichen | Die Funktion im Unternehmen, z. B. „Leiter Einkauf". |
Abteilung department | nein | Text, max. 255 Zeichen | Der Bereich, dem die Person angehört. |
Rollen roles | nein | mehrere Einträge der Stammdaten „Kontaktrollen" | Wofür die Person bei Ihnen zuständig ist (Rechnung, Technik, Einkauf …) — auch mehreres zugleich. Der Belegversand wählt danach den richtigen Empfänger. Speichern ersetzt die ganze Liste; ein unbekannter oder inaktiver Eintrag wird abgelehnt. |
Hauptrolle role | nein | ein Eintrag der Stammdaten „Kontaktrollen" | Die erste der Rollen. Wer nur dieses Feld schreibt (ältere Anbindungen), setzt damit genau eine Rolle. |
Hauptansprechpartner isPrimary | nein | Ja/Nein | Wer vorgeschlagen wird, wenn nur „der Kunde" gemeint ist. Je Kunde gibt es genau einen; die Auszeichnung wandert, statt sich zu verdoppeln. |
Kanäle channels | nein | Liste von Kanälen | Über welche Wege diese Person erreichbar ist. Steuert, was der Verlauf und der Versand anbieten. |
Sprache locale | nein | eine der eingerichteten Sprachen | Sprache der Ansprache. Leer heißt: Sprache des Kunden, sonst Systemsprache. |
Status statusId | nein | Stammdaten „Kontaktstatus" | Lebenszustand des Kontakts, z. B. ausgeschieden. Ein ausgeschiedener Kontakt bleibt in alten Belegen stehen, wird aber nicht mehr vorgeschlagen. |
Schlagworte tags | nein | mehrere Begriffe | Freie Einordnung quer zu Rolle und Kunde; filterbar und als Eintritt in Marketing-Strecken nutzbar. |
Notizen notes | nein | mehrzeiliger Text | Freitext zur Person. |
Beobachter watcherIds | nein | Liste von Benutzern | Wer den Ansprechpartner mitlesen darf. Ein Ansprechpartner hat keinen eigenen Inhaber — die Erlaubnis kommt zu der des Kunden hinzu und ersetzt kein Recht. Speichern ersetzt die ganze Liste. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Ordnet den Kontakt einer Marke zu. Leer heißt: keiner Marke zugeordnet. |
Einstellungen & Rechte
- Recht
platform.contact.read. Ohne dieses Recht ist weder die Liste noch eine Detailseite erreichbar;
ein Deep-Link führt zurück auf das Dashboard.
platform.contact.createzum Anlegen,platform.contact.deletezum Löschen.- **Reiter CRM** mit
crm.activity.manageim aktiven Vertriebsmodul; Deals erscheinen mit
crm.deal.view, Interessenten mit crm.lead.view. Jede Liste zeigt nur, was Sie in der jeweiligen Marke sehen dürfen.
- Rolle und Status sind Stammdaten und lassen sich über die Verwaltung anpassen.
- Portal-Zugang ist getrennt. Ein Kontakt ist zunächst nur ein Datensatz. Zugang zum
Kundenportal entsteht erst durch eine ausdrückliche Einladung — das ist eine eigene Handlung mit eigenem Recht, damit niemand versehentlich Zugriff erhält.
FAQ & Fehlerbilder
Den Haupt-Ansprechpartner eines Privatkunden kann ich nicht löschen oder abwählen. Bei einem Privatkunden ist die Person selbst der Haupt-Ansprechpartner; das System legt sie beim Anlegen an und hält sie. Machen Sie zuerst einen anderen Kontakt dieses Kunden zum Haupt-Ansprechpartner, dann lässt sich die Person ändern oder löschen.
Ich finde einen Kontakt nicht. Prüfen Sie die Filter für Rolle, Status und Schlagwort. Ist der zugehörige Kunde einer Marke zugeordnet, für die Ihnen das Recht fehlt, erscheint auch der Kontakt nicht.
Ein Kontakt sieht das Kundenportal nicht. Der Datensatz allein genügt nicht — die Person muss eingeladen worden sein.
Mails dieser Person landen beim falschen Kunden. Dann fehlt die verwendete Absenderadresse bei den weiteren E-Mail-Adressen, oder eine Domain-Regel am Kunden greift stärker.
Position und Telefon lassen sich am Kunden nicht ändern. Richtig — diese Felder gehören zum Kontakt und werden hier gepflegt.