Mitarbeiter
Überblick
Die Mitarbeiterakte beantwortet drei Fragen: wer ist verfügbar, wer kann was, und was kostet wer. Die dritte ist der Grund, warum diese Fläche eigene Rechte hat — Kostensätze gehen nicht jeden an, der Namen und Telefonnummern sehen darf.
Die Liste zeigt Name, Position, Vertrag, Art, Status und Eintrittsdatum.
Kernaufgaben
Mitarbeiter anlegen. Neuer Mitarbeiter verlangt Vor- und Nachname; Anzeigename, Personalnummer, E-Mail, Telefon und Position folgen.
Die Akte führen. Die Detailseite gliedert sich in Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Person und Kontakt |
| Anstellung | Vertrag, Art, Wochenstunden, Eintritt |
| Projekte | Zugehörigkeit zu Mandaten |
| Skills | Fähigkeiten mit Level |
| Dokumente | Personalunterlagen |
| Abwesenheits-Saldo | Urlaubskonto und Stand |
| Checklisten | On- und Offboarding |
Mit einem Konto verknüpfen. Die Verknüpfung zwischen Mitarbeiterprofil und Benutzerkonto entsteht unter Benutzer — und ist Voraussetzung für die Zeiterfassung. Ein Mitarbeiterprofil gehört zu genau einem Konto.
Stellen von KI-Mitarbeitern. KI-Mitarbeiter haben eine Stelle wie Menschen; sie trägt die Beschäftigungsart KI und ist hier nur lesbar — Bearbeiten, Lebenszyklus und Löschen laufen über das KI-Team.
Liste filtern und vergleichen. Die Liste filtert nach Status, Beschäftigungsart, Fähigkeit samt Mindest-Stufe und Marke (über die Mitgliedschaften des Kontos; markenübergreifende Mitgliedschaften zählen immer mit). Die Spalten zeigen zusätzlich Rolle, Wochenstunden und den Resturlaub des laufenden Jahres. Dieselben Filter hat die Fähigkeiten-Matrix.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Person
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Vorname firstName / Nachname lastName | ja | Text | Die beiden Pflichtangaben. |
Anzeigename displayName | nein | Text | Wie die Person im System erscheint. Leer heißt: Vor- und Nachname. Wird auf Konto und Mitarbeitersatz gemeinsam geführt — eine Quelle, keine Doppelpflege. |
Personalnummer personnelNumber | nein | Text | Die Nummer aus der Lohnbuchhaltung. Trägt den Lohnexport und die Zuordnung im Fremdsystem. |
E-Mail email / Telefon phone | nein | Adresse bzw. Text | Dienstliche Erreichbarkeit. |
Position jobTitle | nein | Text | Die Funktion, wie sie in Signatur und Verzeichnis erscheint. |
Signatur signatureHtml | nein | formatierter Text, max. 50.000 Zeichen | Der Signaturblock unter ausgehenden Mails. Wird als Platzhalter in Vorlagen aufgelöst, statt in jede Vorlage kopiert zu werden. |
Benutzerkonto userUlid | nein | bestehendes Konto | Verbindet den Personalsatz mit dem Anmeldekonto. Ohne diese Verbindung kann die Person keine Abwesenheit beantragen und keine eigene Zeit erfassen — sie hat im System kein „selbst". |
Beschäftigung
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Art employmentType | nein | intern oder freiberuflich | Unterscheidet Angestellte von Externen. Steuert unter anderem, ob die Person in Auslastung und Lohnexport erscheint. |
Vertragsart contractType | nein | Text | Feinere Einordnung (Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent …). Bestimmt, welche Einarbeitungs-Vorlage vorgeschlagen wird. |
Wochenstunden weeklyHours | nein | Zahl | Die Sollarbeitszeit. Grundlage für Auslastung und für die Umrechnung von Urlaubstagen in Stunden. |
Arbeitszeitmodell workSchedule | nein | Stunden je Wochentag (0–24) | Wie sich die Wochenstunden verteilen. Das ist es, was bei einer Abwesenheit über Montag bis Freitag den richtigen Abzug ergibt — ein Teilzeit-Freitag zählt nicht wie ein Vollzeit-Montag. Im Dialog Bearbeiten schalten Sie Eigene Verteilung je Wochentag ein und tragen die Stunden je Tag ein (vorbelegt: Wochenstunden gleichmäßig auf Montag bis Freitag); die Summe steht darunter und weist auf eine Abweichung von den Wochenstunden hin. Ausgeschaltet gilt wieder „gleichmäßig Montag bis Freitag“. Über die API setzt ein leeres Objekt {} zurück. |
Eintritt hiredAt | nein | Datum | Beginn der Beschäftigung. Nullpunkt für Einarbeitung und anteiligen Urlaubsanspruch. |
Probezeit bis probationUntil | nein | Datum | Ende der Probezeit. Wird rechtzeitig gemeldet, statt zu verstreichen. |
Geburtsdatum birthDate | nein | Datum, nicht in der Zukunft | Für die Personalunterlagen und den Geburtstag im Self-Service. Kollegen sehen höchstens Tag und Monat — und nur, wenn die Person in ihrem Profil zustimmt. Ein leeres Feld löscht das Datum. |
Austritt terminatedAtInput | nein | Datum | Ende der Beschäftigung. Ab da erscheint die Person nicht mehr in Auswahl und Planung; ihre Vergangenheit bleibt erhalten. |
Urlaubsanspruch (Tage) vacationEntitlementDays | nein | Zahl | Jahresanspruch. Grundlage des Urlaubskontos. |
Urlaubskonto führen vacationAccountEnabled | nein | Ja/Nein | Ob überhaupt ein Konto geführt wird. Freelancer haben ab Werk keins, Angestellte schon; eingeschaltet (Schalter im Dialog Bearbeiten) legt der nächtliche Lauf das Konto an — nur, wenn es vertraglich vereinbart ist. |
Zeitzone timezone | nein | Zeitzone | Zeitzone der Person. Termine und Fristen werden darin angezeigt. |
Feiertagsregion holidayRegion | nein | Region | Welcher Feiertagskalender gilt. Bei verteilten Teams die Angabe, ohne die Abwesenheiten falsch gerechnet werden. |
Vorgesetzter supervisorId | nein | Mitarbeiter | Wer genehmigt und wer über Anträge benachrichtigt wird. |
Team teamId | nein | bestehendes Team | Das Stamm-Team der Person. Es ordnet nicht nur, es schneidet auch die Sicht: Rollen mit der Option „nur eigenes Team" zeigen ihrem Inhaber genau den Bestand seiner Teams. Ohne Team ist die Person in keinem. |
Marken brandScope | nein | mehrere Marken | In welchen Marken die Person arbeitet. |
Kosten, Fähigkeiten, Privates
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Kostensatz costRateAmountInput, gültig ab costRateValidFromInput, Notiz costRateNote | Betrag, Datum, Text | Der interne Stundensatz mit Gültigkeitsdatum. Ein neuer Satz ersetzt den alten nicht, sondern gilt ab seinem Datum — alte Auswertungen rechnen weiter mit dem damaligen Wert. Der Satz und seine Historie liegen verschlüsselt in der Datenbank; er steht nur in der Mitarbeiter-Detailansicht, nicht in der Liste. |
Fähigkeit skillCode, Stufe skillLevel, Hauptfähigkeit skillPrimary, zertifiziert am skillCertifiedAt, läuft ab am skillExpiresAt | Fähigkeit, Zahl, Ja/Nein, Datum, Datum | Eine Zeile der Fähigkeitsmatrix. Ein Ablaufdatum meldet sich rechtzeitig — genau dafür ist es da, etwa bei Zertifikaten und Führerscheinen. |
Private Kontaktdaten privateContactInput | Anschrift, private Nummer, Notfallkontakt | Besonders geschützte Angaben. Sichtbar nur mit dem eigenen Recht dafür, nicht schon mit der allgemeinen Personalsicht. |
Einarbeitung onboardingMode | Einarbeitung oder Austritt | Startet die passende Prüfliste für die Person. |
Entwicklungsziele und Feedback
Zwei eigene Reiter der Personalakte. Lesen mit hr.goal.view bzw. hr.feedback.view, pflegen mit hr.goal.manage bzw. hr.feedback.manage. Die Person selbst sieht ihre eigenen Ziele und nur das Feedback, das ausdrücklich mit ihr geteilt ist.
Projektleitung und ihr Team. Die Rolle PM (Projektleitung) sieht und pflegt Ziele und Feedback der Mitglieder ihres eigenen Teams — auch nicht geteiltes Feedback — über hr.goal.view_team, hr.goal.manage_team, hr.feedback.view_team und hr.feedback.manage_team. Zum Team gehört, wer es als Stamm-Team trägt. Nicht dazu gehören Personen ohne Team, Personen fremder Teams (auch in derselben Marke) und der Projektleiter selbst: über sich sieht er nur, was mit ihm geteilt ist, und seine eigenen Ziele pflegt er nicht.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Mitarbeiter employeeId | ja | Mitarbeiter | Wem das Ziel bzw. der Eintrag gehört. Beim Ändern wird nichts umgehängt. |
Ziel bzw. Titel title | ja | Text, max. 200 Zeichen | Was erreicht werden soll bzw. worum es im Gespräch ging. |
Beschreibung description | nein | Text | Einzelheiten zum Ziel. Ein leerer Text löscht sie. |
Zeitraum ab periodStart / bis periodEnd | ja | Datum | Laufzeit des Ziels. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen. |
Stand progress | nein | 0 bis 100 % | Wie weit das Ziel erreicht ist. |
Status statusId | nein | offen, erreicht, verfehlt (in den HR-Einstellungen erweiterbar) | Das Urteil über das Ziel, getrennt vom Stand: ein Ziel kann bei 80 % als erreicht gelten oder bei 100 % zu spät und damit verfehlt sein. Ein neues Ziel startet mit dem Standard-Status des Katalogs. |
Art kind | ja | Gespräch oder Notiz | Ob ein Gespräch festgehalten oder eine Beobachtung notiert wird. |
Datum occurredOn | ja | Datum | Wann das Gespräch stattfand bzw. die Notiz entstand. |
Inhalt feedbackText | ja | Text, max. 20.000 Zeichen | Der eigentliche Eintrag. Im Änderungsprotokoll erscheint er nur geschwärzt. |
Mit der Person teilen sharedWithEmployee | nein | Ja/Nein | Nur geteilte Einträge sieht die Person selbst. Ab Werk aus. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.hr. - Kostensätze sind gesondert geschützt:
hr.employee.view_costzum Sehen,
hr.employee.manage_cost zum Pflegen. Ohne diese Rechte bleibt der Rest der Akte sichtbar, die Zahlen nicht.
- Dokumente ebenso:
hr.document.viewundhr.document.manage— Personalunterlagen sind
die sensibelsten Daten im Haus.
- Jeder Lesezugriff Dritter wird protokolliert: Wer die Detailansicht mit Kostensatz oder privaten
Kontaktdaten öffnet oder ein Personaldokument herunterlädt, steht mit Zeitpunkt im Änderungsprotokoll (Aktion Gelesen (sensibel), nur die Feldnamen, nie die Werte). Listen liefern diese Felder gar nicht erst; das Lesen der eigenen Daten zählt nicht als Zugriff Dritter.
- Ein gelöschtes Personaldokument nimmt seine Datei mit — manuell gelöscht ebenso wie als
bestätigter Lösch-Vorschlag der Aufbewahrung. Die Datei bleibt nur, wenn sie noch an einem anderen Personaldokument oder an einem anderen Datensatz hängt oder aufbewahrt werden muss.
- Manuell gelöscht heißt: in den Papierkorb. Das Löschen läuft ohne
Rückfrage, fünf Sekunden lang steht Rückgängig bereit, und 30 Tage lang holt hr.document.manage Dokument samt Datei zurück. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, ist das Löschen endgültig: Sie bestätigen es vorher, die Datei wird sofort freigegeben, und der Papierkorb holt nichts zurück.
hr.skill.viewundhr.skill.managefür Fähigkeiten.- Die Skill-Taxonomie ist markenübergreifend und wird unter
HR-Einstellungen gepflegt.
Mein Personalbereich. Im eigenen Profil stehen Resturlaub, freigegebene Dokumente und die eigenen Fähigkeiten. Änderungen an Adresse, Bankverbindung oder einer Fähigkeit gehen von dort als Antrag an HR bzw. die Führungskraft.
FAQ & Fehlerbilder
Ich sehe keine Kostensätze. Dann fehlt hr.employee.view_cost. Das ist beabsichtigt und kein Anzeigefehler.
Ein Mitarbeiter kann keine Zeit buchen. Prüfen Sie die Verknüpfung zum Benutzerkonto unter Benutzer. Ohne sie fehlt der Bezug.
Ein Skill lässt sich nicht auswählen. Er ist nicht in der Taxonomie hinterlegt — ergänzen Sie ihn in den HR-Einstellungen.
Ein ausgeschiedener Mitarbeiter soll weg. Setzen Sie den Status, statt zu löschen. Zeitbuchungen, Abwesenheiten und Projektzuordnungen hängen an der Akte.