Tags
Überblick
Tags sind Schlagwörter zur freien Verschlagwortung. Anders als ein Benutzerfeld, das genau einen Wert je Datensatz trägt, lassen sich beliebig viele Tags an einen Datensatz hängen.
Die Faustregel für die Wahl: Was jeder Datensatz hat und wonach ausgewertet wird, ist ein Feld. Was nur manche haben und was sich im Alltag herausbildet, ist ein Tag.
Tags werden hier zentral gepflegt und nicht nebenbei beim Erfassen erfunden. Das verhindert den Wildwuchs aus „Wichtig", „wichtig" und „WICHTIG", der jede Auswertung wertlos macht. Das Schlagwort-Feld am Datensatz schlägt deshalb aus diesem Katalog vor; ein neues Schlagwort entsteht dort nur, wer es ausdrücklich darf — und dann sichtbar über „neu anlegen".
Kernaufgaben
Tag anlegen. Neuer Tag verlangt einen Namen und optional eine Farbe. Die Farbe ist kein Schmuck: Sie ist im Alltag das, was einen Tag in einer langen Liste überhaupt erkennbar macht.
Geltungsbereich setzen. Der Geltungsbereich begrenzt, wo ein Tag angeboten und vergeben wird — Allgemein, Kunde, Aufgabe, Projekt, Ticket oder ein Bereich eines Moduls (Lead, Deal). Bleibt er leer, ist der Tag überall verwendbar. Das ist die Voreinstellung und meist die richtige; einen Bereich zu setzen lohnt erst, wenn die Auswahl unübersichtlich wird. Ein Tag mit Bereich Aufgabe lässt sich an einem Kontakt nicht vergeben — auch nicht über Automation oder Schnittstelle.
Marke setzen. Ein Tag kann einer Marke gehören. Ohne Marke gilt er für alle Marken. Mit Marke wird er nur an Datensätzen dieser Marke vorgeschlagen und vergeben; ein Datensatz ohne Marke nimmt nur Tags ohne Marke. In der Liste sieht jeder die Tags der Marken, in denen er Tags vergeben oder pflegen darf, plus die allgemeinen.
Tag vergeben und danach filtern. An einem Kontakt schlägt das Feld Schlagwörter beim Tippen die passenden Tags vor — gefiltert nach Bereich und Marke des Kontakts. Ein Klick oder Enter übernimmt den Vorschlag. Gibt es das Wort noch nicht, bietet das Feld „neu anlegen" nur an, wer das Recht dazu hat; der neue Tag gehört dann der Marke des Datensatzes. In der Kontaktliste zeigt der Filter Schlagwort danach nur die Kontakte, die ihn tragen.
Verwendung prüfen. Das Diagramm-Symbol in der Zeile (Verwendung) öffnet seitlich, wo der Tag vergeben ist — je Objektart (Kontakte, Aufgaben und Tickets, Leads, Deals, Wissensartikel …) die Zahl der Datensätze. Gezählt wird nur, was Sie bearbeiten dürfen; ab 100 steht „mehr als 100". Prüfen Sie das vor dem Umbenennen oder Löschen: ein Tag, der an vielen Datensätzen hängt, steuert womöglich eine Automation oder Strecke. Welche Datensätze es sind, zeigt der Verweis in der Spalte Liste: er öffnet die Kontakt-, Kunden-, Aufgaben-, Ticket-, Lead- oder Deal-Liste bereits nach diesem Tag gefiltert.
Felder im Detail
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 100 Zeichen | Wie das Schlagwort heißt. Es ist zugleich der Schlüssel: Ein Schlagwort wird über seinen Namen vergeben, auch aus Automation und Import. |
Farbe color | nein | Farbwert, max. 20 Zeichen | Farbe der Marke in Listen. |
Geltungsbereich scope | nein | Text, max. 100 Zeichen | Wo das Schlagwort angeboten und vergeben wird — etwa nur bei Kunden oder nur bei Tickets. Leer heißt: überall. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke das Schlagwort gilt. Leer heißt: für alle. Setzen und Umhängen verlangt das Pflegerecht in der Ziel-Marke. |
Ein Schlagwort ist mehr als eine Beschriftung. Es kann eine Marketing-Kampagne starten und in Automationen als Bedingung dienen. Deshalb löst das Vergeben und Entfernen jeweils ein Ereignis aus — aber nur bei einem echten Wechsel, nicht beim erneuten Speichern desselben Standes.
Wird ein Schlagwort umbenannt, wandern alle Zuordnungen mit; gelöscht verschwindet es überall. Beides sind Eingriffe, die weit über diese Seite hinausreichen.
Einstellungen & Rechte
- Kein eigenes Routen-Recht. Die Seite ist erreichbar; das Anlegen und Ändern prüft der Server.
platform.settings.managepflegt den Katalog — bei Tags mit Marke in genau dieser Marke.platform.tag.createerlaubt, ein unbekanntes Schlagwort beim Vergeben neu anzulegen (in der
Marke des Datensatzes). Ohne dieses Recht bleibt die Auswahl aus dem Katalog. Die Standardrollen Vertrieb, Projektleitung, Umsetzung und Support haben es. Das Recht betrifft nur die Eingabe am Datensatz: Automationen, Sammelaktionen, das Verwerfen als Rausch, der Mail-Eingang, Importe und das Eintritts-Schlagwort einer Strecke legen ein fehlendes Schlagwort selbst an (ohne Marke).
- Tags gelten ohne Marke markenübergreifend, mit Marke nur in ihrer Marke.
- Filter und Suche greifen darauf zu. Wo Listen nach Tags filtern, ist diese Liste die Quelle.
FAQ & Fehlerbilder
Ein Tag erscheint beim Erfassen nicht. Prüfen Sie Geltungsbereich und Marke. Ein Tag mit Bereich Kunde wird an einer Aufgabe nicht angeboten, ein Tag der Marke A nicht an einem Datensatz der Marke B.
„neu anlegen" fehlt. Dann fehlt Ihnen platform.tag.create. Wählen Sie einen vorhandenen Tag oder lassen Sie ihn hier anlegen.
Wir haben zwei fast gleiche Tags. Das passiert, wenn Tags nebenbei entstehen. Führen Sie sie zusammen, indem Sie den überflüssigen entfernen — vergeben Sie vorher an den betroffenen Datensätzen den bleibenden.
Feld oder Tag? Ein Wert je Datensatz und Auswertungsbedarf sprechen für ein Feld, mehrere freie Merkmale für einen Tag. Siehe Benutzerfelder.
Die Farbe wirkt nicht. Nicht jede Liste stellt Tags farbig dar; wo sie es tut, stammt die Farbe von hier.