Automationen
Überblick
Automationen sind Regelwerke, die auf Ereignisse reagieren: Passiert X, dann tue Y — gegebenenfalls erst nach einer Wartezeit und nur, wenn zusätzliche Bedingungen zutreffen.
Wichtig zu wissen: Es gibt im ganzen System genau eine Regel-Engine, und das ist diese. Kein Modul bringt eine zweite mit. Was Sie hier lernen, gilt deshalb überall — und was Sie hier einrichten, kann alles anfassen, wozu Sie berechtigt sind.
Kernaufgaben
Den Bestand überblicken. Die Liste zeigt Name, Auslöser, Anzahl der Schritte, letzten Lauf und ob die Automation aktiv ist. Gruppiert wird nach Herkunft:
| Herkunft | Bedeutung |
|---|---|
| System | mitgeliefert, Teil des Standards |
| Plugin | von einem installierten Modul beigesteuert |
| Individuell | von Ihnen oder Kollegen angelegt |
Aus einer Vorlage anlegen. Aus Vorlage öffnet die Galerie. Eine Vorlage erzeugt eine neue, zunächst deaktivierte Automation — Sie passen sie an und schalten sie danach bewusst scharf. Das ist Absicht: Eine Regel, die im Moment ihrer Entstehung zu laufen beginnt, ist schwer zu überblicken.
Empfänger, Zuständige und andere Datensätze wählen. Felder, die auf einen Datensatz zeigen — Empfänger einer Benachrichtigung, Verantwortlicher einer Aufgabe, Projekt, Kunde, Ticket-Kategorie, Seite —, bieten zwei Wege, beide ohne Tippen: Aus dem Auslöser übernimmt einen Wert des Ereignisses, etwa den Bearbeiter des Tickets, der die Automation ausgelöst hat; Fest gewählt sucht einen bestimmten Datensatz aus der Liste. Ein älterer, von Hand geschriebener Ausdruck bleibt als Ausdruck stehen und lässt sich weiter bearbeiten.
Test-Lauf fahren. Der Test-Lauf zeigt, was passieren würde, ohne es zu tun. Das ist der richtige Griff vor jeder Aktivierung — besonders bei Automationen, die Nachrichten versenden.
Schritte für jeden Eintrag einer Liste wiederholen. Schleife fügt einen Schritt ein, der die folgenden Schritte (eingerückt dargestellt) je Eintrag einer Liste ausführt — etwa je Person, die in einem Kommentar erwähnt wurde. Die Liste ist ein Feld des Auslösers ({{ mentionedUserIds }}), das Ergebnis eines früheren Schritts ({{ step10.rows }}) oder eine Aufzählung wie „a@x.de, b@x.de". Im Körper stehen {{ loop.item }}, {{ loop.number }} und {{ loop.count }} bereit, bei Einträgen mit Feldern auch {{ loop.item.<feld> }}. Jeder Durchlauf hat seinen eigenen Stand: was ein Schritt im ersten Durchlauf ermittelt, sieht der zweite nicht. Eine Wartezeit im Körper hält den Lauf an und setzt ihn im richtigen Durchlauf fort; das Protokoll nennt zu jeder Zeile ihren Durchlauf.
Den Status eines Vorgangs setzen. Der Schritt Feld setzen mit dem Feld statusId und einem Status-Schlüssel als Wert setzt den Status des auslösenden Vorgangs — etwa ein Ticket von Wartet auf Kunde zurück auf Offen, sobald der Kunde antwortet. Der Status läuft dabei über denselben Weg wie ein Wechsel von Hand: bei Tickets hält bzw. startet die SLA-Uhr, gelöst setzt den Lösungszeitpunkt und die Zufriedenheitsabfrage folgt; bei Aufgaben gilt nur ein aktiver Schlüssel aus dem Aufgaben-Status-Katalog. Ein unbekannter Schlüssel lässt den Vorgang unverändert und steht als Fehler im Laufprotokoll. Der Wechsel erscheint im Verlauf des Vorgangs mit dem Hinweis, dass eine Automation ihn ausgelöst hat.
Auf Öffnen und Klicken einer Mail reagieren. Die Auslöser Mail geöffnet (MailOpened) und Link in einer Mail geklickt (MailLinkClicked) gelten für Mails, die mit Öffnungs- und Klickmessung verschickt wurden — etwa aus einem Deal oder einem Lead. Für Bedingungen und Platzhalter stehen der Empfänger (recipient), der Bezug (subjectType, subjectId), die Marke (brandId) und beim Klick die geklickte Adresse (url) bereit. firstOpen bzw. firstClick ist nur beim ersten Mal wahr: mit der Bedingung firstClick ist gleich wahr läuft eine Nachfass-Aufgabe genau einmal, auch wenn der Empfänger den Link fünfmal öffnet. Beispiel: url enthält „preise" legt eine Aufgabe für den Vertrieb an, sobald jemand die Preisliste aufruft.
Auf eine Zuweisung reagieren. Der Auslöser Vorgang zugewiesen (WorkItemAssigned) meldet sich, sobald eine Aufgabe oder ein Ticket jemandem zugewiesen wird — beim Anlegen mit Bearbeiter ebenso wie bei einer Umbesetzung, egal ob von Hand, durch die Ticket-Zuweisung, aus einer Vorlage oder durch eine andere Automation. Reines Entfernen eines Bearbeiters ist keine Zuweisung. Felder: assigneeUserId (der neue Bearbeiter), previousAssigneeUserId (der bisherige, wenn er ersetzt wurde), die Listen assigneeIds, addedAssigneeIds und previousAssigneeIds, dazu kind (task oder ticket), brandId und actorUserId (wer zugewiesen hat, leer bei System und Automation). Für ausgehende Webhooks heißt das Ereignis workitem.assigned.
Auf Zustell-Rückmeldungen reagieren. Der Auslöser Zustell-Rückmeldung erhalten (OutboundDeliveryReported) meldet sich, sobald ein Zustelldienst eine ausgehende Nachricht als zugestellt oder unzustellbar zurückmeldet — siehe Kommunikation. Felder: outcome (delivered oder bounced), detail (Grund, etwa smtp:550 …), recipient, channel, subjectType, subjectId, mailTypeKey. Beispiel: outcome ist gleich bounced und mailTypeKey ist gleich invoice legt eine Aufgabe „Rechnung unzustellbar“ am Kunden an.
Auf Signale aus dem Integrations-Hub reagieren. Ein Flow meldet mit dem Baustein Signal an Automation einen Namen und Nutzdaten; der Auslöser Signal aus dem Integrations-Hub (ConnectSignalEmitted) nimmt sie auf. Felder: signal, flowKey, runUlid, brandId, chain (Stufe der Kette), testRun (wahr beim Probelauf) und die Nutzdaten als payload.<feld>. Die Bedingung signal ist gleich preisliste_eingelesen wählt das passende Signal; mit testRun ist gleich falsch bleiben Probeläufe außen vor. Startet die Automation wieder einen Flow, zählt die Kette weiter — nach fünf Stufen ist Schluss, damit sich Flow und Automation nicht endlos gegenseitig anstoßen.
Persönliche Automationen anlegen. Eine persönliche Automation gehört Ihnen allein: Sie legen sie mit dem Schalter Persönliche Automation an (wer nur eigene Automationen verwalten darf, legt immer persönliche an), sie erscheint in der Gruppe Persönlich und unter Meine Automationen. Sie wirkt nur auf Datensätze, die Sie selbst sehen dürfen, und nie mit mehr als Ihren Rechten: ein Ticket einer Marke, in der Sie nichts lesen dürfen, oder ein privater Vorgang, dessen Kreis Sie nicht angehören, löst sie nicht aus. Ohne Verwaltungsrecht stehen die Aktionen Benachrichtigung (nur an Sie selbst), Aufgabe erstellen, Feld setzen, Schlagwort vergeben/entfernen, Punkte anpassen, Vorgang zuweisen und KI-Schritt zur Wahl — jeweils nur, wenn Sie dasselbe von Hand dürften. Der KI-Schritt ruht, solange die KI abgeschaltet ist. Sehen können eine persönliche Automation nur Sie und die Verwalter der Automationen; werden Sie deaktiviert oder treten Sie aus, schaltet das System Ihre persönlichen Automationen ab.
Aufgaben an das KI-Team. Die Aktion Aufgabe an KI-Mitarbeiter geben legt eine Aufgabe an und weist sie einem KI-Mitarbeiter zu — direkt oder über sein Stellenprofil. Mit dem Zeitplan-Auslöser wird daraus eine Routine; die Vorlage Wochenbericht der Teamleitung an den Owner ist zunächst aus. Mehr dazu im KI-Team.
Filtern und aufräumen. Die Filterleiste über der Liste schränkt nach Herkunft, Plugin, Kategorie, Auslöser, Meine (nur Ihre persönlichen) und — für Verwalter — Art (persönlich oder Marke/global) ein; die Auswahl steht in der Adresse und lässt sich als Link weitergeben. Filter aufheben setzt sie zurück. Pausierte Automationen sind gesondert gekennzeichnet, eine markengebundene trägt ihre Marke neben dem Namen.
KI-Kosten im Blick. Hat eine Automation in den letzten 30 Tagen ein Sprachmodell aufgerufen, steht neben dem Namen KI … / 30 Tage mit dem Betrag aus dem KI-Protokoll. Läuft ihr KI-Schritt bei jedem Auslösen mit — weil weder eine Bedingung der Automation noch eine Verzweigung oder Schritt-Bedingung davor ihn abschneidet —, erscheint zusätzlich KI bei jedem Lauf: Eine Bedingung vor dem KI-Schritt spart dann Kosten, oft reicht ein Schritt ohne KI.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Automation anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie die Automation heißt. Steht in der Liste und im Protokoll jedes Laufs — ein sprechender Name spart die Suche, wenn etwas Unerwartetes passiert. |
Beschreibung description | nein | Text | Was sie tun soll und warum. Der Absatz, der in einem Jahr die Frage beantwortet, ob man sie abschalten darf. |
Auslöser-Art triggerType | ja | Ereignis, Zeitplan, relativ, manuell | Wann sie läuft. Ereignis reagiert auf etwas im System, Zeitplan läuft nach Uhr, relativ rechnet von einem Datum aus (drei Tage vor Vertragsende), manuell nur auf Knopfdruck. |
Ereignis triggerEvent | bei „Ereignis" | Text, max. 255 Zeichen | Worauf reagiert wird — etwa „Rechnung festgeschrieben" oder „Ticket zugewiesen". |
Zeitplan cronExpression | bei „Zeitplan" | Zeitplan-Ausdruck, max. 100 Zeichen | Wann und wie oft. |
Relativ-Einstellung relativeConfig | bei „relativ" | Bezugsdatum und Abstand | Von welchem Datum aus gerechnet wird und mit welchem Vorlauf. So entsteht die Erinnerung, die vor dem Termin kommt statt danach. Je Datensatz läuft sie einmal — bei einem jährlichen Datum (z. B. Geburtstag (jährlich)) einmal je Jahr; ein 29. Februar zählt in Jahren ohne Schalttag am 28. Februar. Beim Bezugsdatum Warenkorb: letzte Aktivität einmal je Stand des Warenkorbs. |
Bedingungen conditions | nein | Bedingungsbaum | Ob im Einzelfall gehandelt wird. Ohne Bedingung läuft die Automation bei jedem Auslöser — das ist selten gewollt. |
Schritte steps | ja | Liste von Schritten | Was getan wird: Feld setzen, Mail senden, Aufgabe anlegen, warten, KI fragen, für jeden Eintrag einer Liste wiederholen. Die Reihenfolge ist die Abarbeitung; eine Wartezeit hält den Lauf wirklich an, statt zu pollen. Eine Aufgabe übernimmt Kunde und Beleg aus dem Auslöser (Rechnung, Auftrag, Retoure, Bestellung …), sofern der Schritt nichts anderes vorgibt — sie steht damit am Konto und am Beleg, statt als Freitext zu beginnen. |
Kategorie category | nein | Text, max. 50 Zeichen | Einordnung in der Liste. Bei vielen Automationen der Unterschied zwischen Übersicht und Wildwuchs. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke die Automation greift. Leer heißt: für alle. Eine Automation mit Marke reagiert nur auf Auslöser, die die Marke ihres Datensatzes mitliefern — darunter Anlegen, Ändern und Löschen von Kunden und Kontakten, Anlegen und Ändern von Artikeln, Stufenwechsel, Qualifizierung und Umwandlung von Interessenten sowie Anlegen, Stufenwechsel, Gewinn und Verlust von Deals (etwa Deal gewonnen nur für eine Marke). Auf einen Auslöser ohne Marke lässt sie sich nicht eingeschaltet speichern, weil sie dort nie anliefe. |
Persönlich personal | nein | Ja/Nein, nur beim Anlegen | Ob die Automation Ihnen allein gehört. Dann wirkt sie nur auf Datensätze, die Sie sehen dürfen, und nur mit Ihren Rechten; sichtbar ist sie für Sie und die Verwalter. Der Eigentümer (ownerUserId, ownerName) steht danach fest. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Ob sie läuft. Eine neue Automation gehört zuerst aus angelegt, an einem Beispiel geprüft und dann eingeschaltet — nicht umgekehrt. |
Schritte
Jeder Eintrag der Liste Schritte trägt diese Felder:
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Art type | ja | Aktion, Verzweigung, Warten, Ziel, Schleife | Was der Schritt ist. Eine Schleife wiederholt die folgenden Schritte je Eintrag einer Liste. |
Aktion actionType | bei Art „Aktion" | Schlüssel aus dem Katalog | Welche Aktion läuft — etwa „Aufgabe erstellen" oder „E-Mail senden". |
Position position | nein | ganze Zahl | Reihenfolge; Sprungziele und das Körperende einer Schleife nennen Positionen. |
Einstellungen config | je Art | Objekt | Die Einstellungen der Art — bei einer Aktion ihre Felder, beim Warten die Dauer, bei der Schleife die Liste (siehe unten). |
Verzweigungs-Bedingung branchConditions | bei Art „Verzweigung" | Bedingungsbaum | Ob der Lauf weitergeht; im Schleifenkörper beendet eine nicht erfüllte Verzweigung nur den Durchlauf. |
Schritt-Bedingung stepCondition | nein | Bedingungsbaum | Ob dieser eine Aktions-Schritt läuft; nicht erfüllt heißt übersprungen, der Lauf geht weiter. |
Kennung ulid | nein | vom System vergeben | Bleibt beim Speichern erhalten. |
Schleife
Die Schleife liest ihre Einstellungen aus config:
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Liste config → items | ja | Platzhalter oder Aufzählung | Worüber wiederholt wird. Eine JSON-Liste, ein JSON-Objekt (dann steht der Schlüssel in {{ loop.key }}) oder Text, getrennt durch Komma, Semikolon oder Zeile. Eine leere Liste überspringt den Körper. |
Schritte in der Schleife config → loopEnd | ja | Position des letzten Körper-Schritts; in der Maske die Anzahl folgender Schritte | Welche Schritte je Eintrag laufen. Eine Schleife in der Schleife und ein Ziel-Schritt im Körper sind nicht möglich. Eine nicht erfüllte Verzweigung im Körper beendet nur den Durchlauf, nicht den Lauf. |
Höchstens Durchläufe je Lauf config → maxIterations | nein | 1 bis 1000, leer = 100 | Schutz vor einer unerwartet langen Liste. Was darüber hinausgeht, wird nicht verarbeitet — das Protokoll nennt die Zahl. |
Bei Fehler weitermachen config → continueOnError | nein | Ja/Nein | Ob ein fehlgeschlagener Durchlauf nur sich selbst beendet. Ohne den Schalter endet der ganze Lauf als fehlgeschlagen, und das Protokoll nennt den Durchlauf. |
Nach der Schleife stehen {{ step<Position>.iterations }}, .failed, .total und .truncated für die Folgeschritte bereit.
Jeder Lauf wird protokolliert: mit Auslöser, ausgewerteten Bedingungen, ausgeführten Schritten und Ergebnis. Das ist die einzige Art, einer Automation nachzuweisen, was sie getan hat — und die Stelle, an der man nachsieht, bevor man sie beschuldigt.
Einstellungen & Rechte
platform.automation.readzum Sehen,platform.automation.managezum Anlegen und Ändern,
platform.automation.run zum Ausführen und für den Test-Lauf.
platform.automation.manage_ownfür persönliche Automationen: anlegen, ändern, testen und
löschen — nur die eigenen. Die Standardrollen Vertrieb, PM, Umsetzung und Support tragen es.
- Aktiv-Zustand überlebt Aktualisierungen. Ob eine mitgelieferte Automation aktiv ist,
entscheiden Sie. Ein System-Update setzt diese Entscheidung nicht zurück.
- Automationen handeln als eigener Akteur. Was eine Automation verändert, steht im
Audit-Log mit Automation als Akteur — sauber getrennt von menschlichen Handlungen.
- Wartezeiten sind echte Wartezeiten. Eine Regel mit Verzögerung blockiert nichts und läuft
später von selbst weiter.
FAQ & Fehlerbilder
Wie reagiere ich auf einen verlassenen Warenkorb? Auslöser Ereignis mit Warenkorb verlassen (CartAbandoned) — es kommt aus den Verkaufskanälen, sobald ein Warenkorb mit Adresse eine Stunde ruht. Nach einer Wartezeit fragt die Bedingung checkout.ordered frisch, ob inzwischen bestellt wurde; Warenkorb doch bestellt (CartRecovered) ist der Gegen-Auslöser. Fertig gebaut gibt es das als Warenkorb-Erinnerung.
Die Vorlagen-Galerie ist leer. Vorlagen kommen aus Modulen. Sind die passenden Module deaktiviert oder nicht installiert, gibt es nichts anzubieten.
Meine Automation läuft nicht. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Ist sie aktiv? Ist sie pausiert? Trifft der Auslöser wirklich zu? Sind alle Bedingungen erfüllt? Die Spalte Letzter Lauf zeigt Nie, wenn sie noch nie ausgelöst wurde.
**Ich sehe Neue Automation nicht.** Dann fehlt Ihnen platform.automation.manage und platform.automation.manage_own.
Meine persönliche Automation ist gelaufen, hat aber nichts getan. Das Protokoll nennt den Grund: Sie durften den auslösenden Datensatz nicht sehen, oder die Aktion verlangt ein Recht, das Ihnen fehlt. Eine persönliche Automation überspringt solche Ereignisse bewusst — sie tut nie mehr, als Sie selbst dürften.
Eine Automation hat zu viel getan. Der Test-Lauf hätte es gezeigt. Deaktivieren Sie die Regel und verfolgen Sie die Auswirkungen im Audit-Log über die Request-Kennung zurück.