Automationen
Überblick
Automationen sind Regelwerke, die auf Ereignisse reagieren: Passiert X, dann tue Y — gegebenenfalls erst nach einer Wartezeit und nur, wenn zusätzliche Bedingungen zutreffen.
Wichtig zu wissen: Es gibt im ganzen System genau eine Regel-Engine, und das ist diese. Kein Modul bringt eine zweite mit. Was Sie hier lernen, gilt deshalb überall — und was Sie hier einrichten, kann alles anfassen, wozu Sie berechtigt sind.
Kernaufgaben
Den Bestand überblicken. Die Liste zeigt Name, Auslöser, Anzahl der Schritte, letzten Lauf und ob die Automation aktiv ist. Gruppiert wird nach Herkunft:
| Herkunft | Bedeutung |
|---|---|
| System | mitgeliefert, Teil des Standards |
| Plugin | von einem installierten Modul beigesteuert |
| Individuell | von Ihnen oder Kolleginnen und Kollegen angelegt |
Aus einer Vorlage anlegen. Aus Vorlage öffnet die Galerie. Eine Vorlage erzeugt eine neue, zunächst deaktivierte Automation — Sie passen sie an und schalten sie danach bewusst scharf. Das ist Absicht: Eine Regel, die im Moment ihrer Entstehung zu laufen beginnt, ist schwer zu überblicken.
Test-Lauf fahren. Der Test-Lauf zeigt, was passieren würde, ohne es zu tun. Das ist der richtige Griff vor jeder Aktivierung — besonders bei Automationen, die Nachrichten versenden.
Filtern und aufräumen. Chips für Herkunft und Kategorie schränken die Liste ein, Filter aufheben setzt sie zurück. Pausierte Automationen sind gesondert gekennzeichnet.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Automation anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 255 Zeichen | Wie die Automation heißt. Steht in der Liste und im Protokoll jedes Laufs — ein sprechender Name spart die Suche, wenn etwas Unerwartetes passiert. |
Beschreibung description | nein | Text | Was sie tun soll und warum. Der Absatz, der in einem Jahr die Frage beantwortet, ob man sie abschalten darf. |
Auslöser-Art triggerType | ja | Ereignis, Zeitplan, relativ, manuell | Wann sie läuft. Ereignis reagiert auf etwas im System, Zeitplan läuft nach Uhr, relativ rechnet von einem Datum aus (drei Tage vor Vertragsende), manuell nur auf Knopfdruck. |
Ereignis triggerEvent | bei „Ereignis" | Text, max. 255 Zeichen | Worauf reagiert wird — etwa „Rechnung festgeschrieben" oder „Ticket zugewiesen". |
Zeitplan cronExpression | bei „Zeitplan" | Zeitplan-Ausdruck, max. 100 Zeichen | Wann und wie oft. |
Relativ-Einstellung relativeConfig | bei „relativ" | Bezugsdatum und Abstand | Von welchem Datum aus gerechnet wird und mit welchem Vorlauf. So entsteht die Erinnerung, die vor dem Termin kommt statt danach. |
Bedingungen conditions | nein | Bedingungsbaum | Ob im Einzelfall gehandelt wird. Ohne Bedingung läuft die Automation bei jedem Auslöser — das ist selten gewollt. |
Schritte steps | ja | Liste von Schritten | Was getan wird: Feld setzen, Mail senden, Aufgabe anlegen, warten, KI fragen. Die Reihenfolge ist die Abarbeitung; eine Wartezeit hält den Lauf wirklich an, statt zu pollen. |
Kategorie category | nein | Text, max. 50 Zeichen | Einordnung in der Liste. Bei vielen Automationen der Unterschied zwischen Übersicht und Wildwuchs. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke die Automation greift. Leer heißt: für alle. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Ob sie läuft. Eine neue Automation gehört zuerst aus angelegt, an einem Beispiel geprüft und dann eingeschaltet — nicht umgekehrt. |
Jeder Lauf wird protokolliert: mit Auslöser, ausgewerteten Bedingungen, ausgeführten Schritten und Ergebnis. Das ist die einzige Art, einer Automation nachzuweisen, was sie getan hat — und die Stelle, an der man nachsieht, bevor man sie beschuldigt.
Einstellungen & Rechte
automation.readzum Sehen,automation.managezum Anlegen und Ändern,
automation.run zum Ausführen und für den Test-Lauf.
- Aktiv-Zustand überlebt Aktualisierungen. Ob eine mitgelieferte Automation aktiv ist,
entscheiden Sie. Ein System-Update setzt diese Entscheidung nicht zurück.
- Automationen handeln als eigener Akteur. Was eine Automation verändert, steht im
Audit-Log mit Automation als Akteur — sauber getrennt von menschlichen Handlungen.
- Wartezeiten sind echte Wartezeiten. Eine Regel mit Verzögerung blockiert nichts und läuft
später von selbst weiter.
FAQ & Fehlerbilder
Die Vorlagen-Galerie ist leer. Vorlagen kommen aus Modulen. Sind die passenden Module deaktiviert oder nicht installiert, gibt es nichts anzubieten.
Meine Automation läuft nicht. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Ist sie aktiv? Ist sie pausiert? Trifft der Auslöser wirklich zu? Sind alle Bedingungen erfüllt? Die Spalte Letzter Lauf zeigt Nie, wenn sie noch nie ausgelöst wurde.
**Ich sehe Neue Automation nicht.** Dann fehlt Ihnen automation.manage.
Eine Automation hat zu viel getan. Der Test-Lauf hätte es gezeigt. Deaktivieren Sie die Regel und verfolgen Sie die Auswirkungen im Audit-Log über die Request-Kennung zurück.