Bestellungen
Überblick
Hier laufen Beauftragungen an Lieferanten und Subunternehmer. Sechs Zustände: Entwurf, Freigegeben, Versendet, Teilgeliefert, Abgeschlossen, Storniert.
Die Kennzahl, um die es geht, heißt Committet: das verbindlich gebundene Volumen über alle gefilterten Bestellungen — ohne Entwürfe und Stornos. Das ist Geld, das noch nicht abgeflossen, aber schon versprochen ist. Wer nur auf bezahlte Rechnungen schaut, sieht diese Verpflichtung erst, wenn sie fällig wird.
Kernaufgaben
Bestellung anlegen. Neue Bestellung verlangt Titel und Lieferant; Marke, Projekt, Bestelldatum, Lieferfrist, Zahlungsziel in Tagen, Toleranz in Prozent und Notizen folgen.
Der Projektbezug ist der Hebel dieses Moduls: Er macht aus einer Bestellung eine Projektkost — und damit auswertbar im Einkaufs-Report und in der Projekt-Profitabilität.
Die Toleranz legt fest, wie viel Abweichung bei der Lieferung ohne Beanstandung durchgeht.
Freigeben und versenden. Der Weg ist zweistufig: erst Freigeben, dann Versenden. Beides funktioniert auch als Sammelaktion über mehrere Bestellungen.
Lieferung markieren. Geliefert setzt den Fortschritt; Teillieferungen haben einen eigenen Zustand.
Stornieren oder verwerfen. Stornieren schließt eine bestehende Bestellung ab — nicht rückgängig zu machen. Ein reiner Entwurf lässt sich stattdessen verwerfen, also endgültig löschen. Beide Aktionen fragen vorher.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Unterschied zur Warenbestellung: Hier geht es um Beschaffung mit Budget und Freigabe — Leistungen, Fremdarbeit, Projekteinkauf. Nicht um Lagerware.
Beschaffungsauftrag anlegen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Titel title | ja | Text, max. 200 Zeichen | Worum es geht. Steht auf dem Beleg und in der Freigabe-Anforderung. |
Lieferant supplierRoleId | ja | bestehender Lieferant | Bei wem beschafft wird. Konditionen kommen von dort. |
Positionen items | ja | Leistungen mit Menge und Preis | Was beschafft wird. |
Projekt projectId | nein | bestehendes Projekt | Wofür beschafft wird. Erst damit läuft der Aufwand in die Projektkalkulation ein, statt im Gemeinkostentopf zu verschwinden. |
Rahmenvertrag frameworkAgreementId | nein | bestehender Rahmenvertrag | Auf welchen Rahmen abgerufen wird. Der Abruf zieht vom vereinbarten Volumen ab und hält so sichtbar, wie viel noch offen ist. Rahmenverträge tragen eine Marke; in Listen stehen nur Verträge der Marken, in denen Sie Lieferanten-Rahmenverträge lesen dürfen, und solche ohne Marke. Ein Abruf am Rahmenvertrag legt die Bestellung selbst an: als Entwurf zum vereinbarten Preis, in der Marke des Vertrags (bei einem Vertrag ohne Marke geben Sie die Marke beim Abruf an) — dafür brauchen Sie zusätzlich das Recht, Bestellungen anzulegen. Das Abruf-Journal am Vertrag nennt je Abruf die Bestellung. Wird diese Bestellung storniert oder als Entwurf gelöscht, geht ihre Menge an den Vertrag zurück; das Journal zeigt die Rückgabe als eigene Zeile. |
Bestelldatum orderDate | nein | Datum | Wann bestellt wurde. |
Liefertermin deliveryDeadline | nein | Datum | Bis wann geliefert sein muss. Grundlage für Mahnung und Terminverfolgung. |
Budget budgetAmount | nein | Betrag, 0 oder mehr | Der genehmigte Rahmen für diesen Auftrag. Die Freigabestufe richtet sich danach — deshalb ist eine zu niedrig angesetzte Zahl kein Trick, sondern ein Fehler, der beim Rechnungseingang auffliegt. |
Zahlungsziel (Tage) paymentTermsDays | nein | 0 oder mehr | Wann zu zahlen ist. |
Toleranz (%) tolerancePercent | nein | 0 bis 100 | Wie weit die Rechnung vom Auftrag abweichen darf, bevor sie zur Klärung geht. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke beschafft wird. |
Belegvorlage documentTemplateId | nein | eingerichtete Belegvorlage | Layout des Beleg-PDF. |
Notizen notes | nein | Text | Interne Notiz. |
Erfüllung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Teilerfüllung partial | Ja/Nein | Ob der Auftrag mit einer Teillieferung als teilweise erfüllt gilt. Aus heißt: erst vollständig oder gar nicht. |
Tatsächliche Kosten recordedActualCost | Betrag, 0 oder mehr | Was es am Ende wirklich gekostet hat. Die Gegenüberstellung zum Budget ist der Zweck der ganzen Maske — ohne diese Zahl bleibt jede Nachkalkulation eine Schätzung. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.procurement. procurement.po.create,.editundprocurement.po.approvefür die Freigabe —
getrennt, damit Anlegen und Freigeben nicht dieselbe Hand tun müssen.
procurement.cost.assign_projectfür die Zuordnung zu einem Projekt.procurement.supplier.view/.managefür Lieferanten,
procurement.rating.manage für deren Bewertung.
- Der Status-Katalog wird unter Einkauf-Einstellungen gepflegt.
FAQ & Fehlerbilder
„Committet" wirkt zu niedrig. Entwürfe zählen nicht mit — erst freigegebene Bestellungen sind verbindlich. Stornierte ebenfalls nicht.
Ich kann nicht freigeben. Dann fehlt procurement.po.approve. Das Recht ist bewusst vom Anlegen getrennt.
Eine Bestellung erscheint nicht im Einkaufs-Report je Projekt. Dann fehlt der Projektbezug. Ohne ihn ist sie eine Kost ohne Zuordnung.
Ein Storno war ein Versehen. Es lässt sich nicht zurücknehmen — die Rückfrage weist ausdrücklich darauf hin. Legen Sie eine neue Bestellung an.