Bestellungen
Überblick
Hier laufen Beauftragungen an Lieferanten und Subunternehmer. Sechs Zustände: Entwurf, Freigegeben, Versendet, Teilgeliefert, Abgeschlossen, Storniert.
Die Kennzahl, um die es geht, heißt Committet: das verbindlich gebundene Volumen über alle gefilterten Bestellungen — ohne Entwürfe und Stornos. Das ist Geld, das noch nicht abgeflossen, aber schon versprochen ist. Wer nur auf bezahlte Rechnungen schaut, sieht diese Verpflichtung erst, wenn sie fällig wird.
Kernaufgaben
Bestellung anlegen. Neue Bestellung verlangt Titel und Lieferant; Marke, Projekt, Bestelldatum, Lieferfrist, Zahlungsziel in Tagen, Toleranz in Prozent und Notizen folgen.
Der Projektbezug ist der Hebel dieses Moduls: Er macht aus einer Bestellung eine Projektkost — und damit auswertbar im Einkaufs-Report und in der Projekt-Profitabilität.
Position einer Aufgabe zuordnen. Im Reiter Positionen wählt die Spalte Aufgabe je Position eine Aufgabe des Projekts dieser Position — angeboten werden nur Aufgaben dieses Projekts, ohne Projekt bleibt die Auswahl gesperrt. Gehört eine Aufgabe zu einem anderen Projekt, lehnt das System ab; wechselt das Projekt der Position, wird die Aufgabe geleert. Wer per Schnittstelle nur die Aufgabe angibt, bekommt das Projekt der Aufgabe an die Position.
Bestellung bei einem Freelancer. Ist der Lieferant mit einem Freelancer verknüpft, der im Projekt der Bestellung bereits Zeit erfasst hat, warnt Octibiz beim Speichern: je nach Kostenpfad im Projektteam zählt entweder die Bestellung (Pfad B, Standard) oder die Zeit (Pfad A) in die Marge — nie beides. Steht die Überschneidung in den Projekt-Einstellungen auf Sperren, wird eine neue Bestellung auf Pfad A abgewiesen; bestehende Bestellungen bleiben bearbeitbar. Eine Eingangsrechnung, die die Buchhaltung dieser Bestellung zuordnet, zeigt dieselbe Warnung — gesperrt wird sie nie, jeder Beleg muss erfasst werden können.
Die Toleranz legt fest, wie weit das Ist über dem Budget liegen darf, bevor die Überschreitung gemeldet bzw. im Modus hart begrenzen abgewiesen wird. Bleibt das Feld leer, gilt die Toleranz des Lieferanten (Konditionen am Lieferanten), sonst der Standard aus den Einkauf-Einstellungen. Unter dem Feld steht, welche Toleranz gilt und woher sie kommt.
Freigeben und versenden. Der Weg ist zweistufig: erst Freigeben, dann Versenden. Beides funktioniert auch als Sammelaktion über mehrere Bestellungen.
Lieferung markieren. Geliefert setzt den Fortschritt; Teillieferungen haben einen eigenen Zustand.
Stornieren oder verwerfen. Stornieren schließt eine bestehende Bestellung ab — nicht rückgängig zu machen. Ein reiner Entwurf lässt sich stattdessen verwerfen, also endgültig löschen. Beide Aktionen fragen vorher.
Felder im Detail
Soll/Ist im Blick. Die Bestellliste zeigt je Bestellung Budget, Ist (Summe der zugeordneten Eingangsrechnungen, sonst der von Hand erfasste Wert) und den Verbrauch in Prozent — grün bis 80 %, gelb bis 100 %, rot darüber; die Spalte Verbrauch sortiert danach. Die Dashboard-Kachel Budget-Verbrauch je Bestellung zeigt die am stärksten ausgeschöpften Bestellungen zuerst; Bestellungen ohne Budget stehen am Ende.
Budget-Modus (budgetCapMode): warnen (warn, Vorgabe) meldet ein überschrittenes Budget nur, hart begrenzen (hard_cap) weist einen Ist-Betrag jenseits von Budget plus Toleranz ab.
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Unterschied zur Warenbestellung: Hier geht es um Beschaffung mit Budget und Freigabe — Leistungen, Fremdarbeit, Projekteinkauf. Nicht um Lagerware.
Beschaffungsauftrag anlegen
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Titel title | ja | Text, max. 200 Zeichen | Worum es geht. Steht auf dem Beleg und in der Freigabe-Anforderung. |
Lieferant supplierRoleId | ja | bestehender Lieferant | Bei wem beschafft wird. Konditionen kommen von dort. |
Positionen items | ja | Leistungen mit Menge und Preis | Was beschafft wird. |
Projekt projectId | nein | bestehendes Projekt | Wofür beschafft wird. Erst damit läuft der Aufwand in die Projektkalkulation ein, statt im Gemeinkostentopf zu verschwinden. |
Rahmenvertrag frameworkAgreementId | nein | bestehender Rahmenvertrag | Auf welchen Rahmen abgerufen wird. Der Abruf zieht vom vereinbarten Volumen ab und hält so sichtbar, wie viel noch offen ist. Rahmenverträge tragen eine Marke; in Listen stehen nur Verträge der Marken, in denen Sie Lieferanten-Rahmenverträge lesen dürfen, und solche ohne Marke. Ein Abruf am Rahmenvertrag legt die Bestellung selbst an: als Entwurf zum vereinbarten Preis, in der Marke des Vertrags (bei einem Vertrag ohne Marke geben Sie die Marke beim Abruf an) — dafür brauchen Sie zusätzlich das Recht, Bestellungen anzulegen. Das Abruf-Journal am Vertrag nennt je Abruf die Bestellung. Wird diese Bestellung storniert oder als Entwurf gelöscht, geht ihre Menge an den Vertrag zurück; das Journal zeigt die Rückgabe als eigene Zeile. |
Bestelldatum orderDate | nein | Datum | Wann bestellt wurde. |
Liefertermin deliveryDeadline | nein | Datum | Bis wann geliefert sein muss. Grundlage für Mahnung und Terminverfolgung. |
Budget budgetAmount | nein | Betrag, 0 oder mehr | Der genehmigte Rahmen für diesen Auftrag. Die Freigabestufe richtet sich danach — deshalb ist eine zu niedrig angesetzte Zahl kein Trick, sondern ein Fehler, der beim Rechnungseingang auffliegt. |
Zahlungsziel (Tage) paymentTermsDays | nein | 0 oder mehr | Wann zu zahlen ist. |
Toleranz (%) tolerancePercent | nein | 0 bis 100 | Wie weit das Ist über dem Budget liegen darf, bevor gewarnt bzw. bei harter Begrenzung abgewiesen wird. Leer = Toleranz des Lieferanten, sonst der Einkaufs-Standard (5 %). Die API meldet die geltende Toleranz als effectiveTolerancePercent samt Herkunft toleranceSource. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke beschafft wird. |
Belegvorlage documentTemplateId | nein | eingerichtete Belegvorlage | Layout des Beleg-PDF. |
Notizen notes | nein | Text | Interne Notiz. |
Erfüllung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Teilerfüllung partial | Ja/Nein | Ob der Auftrag mit einer Teillieferung als teilweise erfüllt gilt. Aus heißt: erst vollständig oder gar nicht. |
Tatsächliche Kosten recordedActualCost | Betrag, 0 oder mehr | Was es am Ende wirklich gekostet hat. Die Gegenüberstellung zum Budget ist der Zweck der ganzen Maske — ohne diese Zahl bleibt jede Nachkalkulation eine Schätzung. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.procurement. procurement.po.create,.editundprocurement.po.approvefür die Freigabe —
getrennt, damit Anlegen und Freigeben nicht dieselbe Hand tun müssen.
procurement.cost.assign_projectfür die Zuordnung zu einem Projekt.procurement.supplier.view/.managefür Lieferanten,
procurement.rating.manage für deren Bewertung.
- Der Status-Katalog wird unter Einkauf-Einstellungen gepflegt.
FAQ & Fehlerbilder
„Committet" wirkt zu niedrig. Entwürfe zählen nicht mit — erst freigegebene Bestellungen sind verbindlich. Stornierte ebenfalls nicht.
Ich kann nicht freigeben. Dann fehlt procurement.po.approve. Das Recht ist bewusst vom Anlegen getrennt.
Eine Bestellung erscheint nicht im Einkaufs-Report je Projekt. Dann fehlt der Projektbezug. Ohne ihn ist sie eine Kost ohne Zuordnung.
Ein Storno war ein Versehen. Es lässt sich nicht zurücknehmen — die Rückfrage weist ausdrücklich darauf hin. Legen Sie eine neue Bestellung an.