Mailvorlagen
Überblick
Hier liegen alle Mails, die das System selbst versendet — von der Einladung über die Angebots-Mail bis zur Benachrichtigung. Jede Vorlage lässt sich je Marke und je Sprache fassen, wahlweise im visuellen Editor oder direkt als HTML.
Vier Kategorien gliedern den Bestand: Transaktional (Angebote, Bestellungen) · System-Benachrichtigungen · Kundenportal · Marketing.
Kernaufgaben
Eine Vorlage bearbeiten. Die Übersicht zeigt je Vorlage die vorhandenen Sprachen und die Geltung. Ein Klick öffnet den Editor mit Betreff und Inhalt.
Das Fallback-Prinzip verstehen. Es ist der Kern dieser Seite und erspart die meiste Arbeit:
| Fall | Was gilt |
|---|---|
| Vorlage ohne Marke | die markenübergreifende Standardvorlage — gilt für alle Marken |
| Vorlage mit Marke | die Marken-Variante — gilt nur dort und ersticht die Standardvorlage |
| Sprache nicht gepflegt | der Versand nutzt die vorhandene Fassung; die Übersicht weist das aus |
Sie pflegen also eine Standardvorlage und legen nur dort eine Marken-Variante an, wo sich der Text wirklich unterscheidet. Alles andere zieht automatisch nach.
Marken-Variante anlegen und wieder loswerden. Marken-Variante erzeugt die abweichende Fassung. Variante löschen nimmt sie zurück — danach gilt wieder die markenübergreifende Standardvorlage. Das ist der saubere Weg zurück, wenn eine Sonderlocke sich nicht bewährt hat.
Platzhalter nutzen. Texte enthalten Platzhalter, die beim Versand aus Marke, Beleg und Profil gefüllt werden. Der rechtliche Firmenname etwa kommt aus der Marke — deshalb gehört er nicht als fester Text in die Vorlage.
Felder im Detail
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Schlüssel key | ja | vorhandener Vorlagen-Schlüssel | Welchen Anlass die Vorlage bedient — Einladung, Belegversand, Mahnung, Terminerinnerung. Das System sucht die Vorlage über diesen Schlüssel; ein freier Name täte es nicht. |
Name name | ja | Text | Wie die Vorlage in der Liste heißt. |
Kategorie category | nein | Text | Gruppierung in der Übersicht. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke die Vorlage gilt. Eine markenspezifische Vorlage schlägt die allgemeine — so schreibt jede Marke in ihrem Ton. |
Sprachfassungen variants | ja | Betreff und Inhalt je Sprache | Der eigentliche Text. Der Empfänger bekommt seine Sprache; fehlt sie, wird die Standardsprache genommen statt einer leeren Mail. |
Platzhalter mergeFields | nein | Liste von Feldern | Welche Angaben eingesetzt werden dürfen. Ein Platzhalter ohne Wert bleibt sichtbar stehen, statt still zu verschwinden — damit ein Fehler auffällt, bevor die Mail hinausgeht. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Welche Vorlage genommen wird, wenn mehrere für denselben Anlass bestehen. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: die Vorlage wird nicht verwendet. Gibt es dann keine andere für den Anlass, unterbleibt die Mail — das ist der häufigste Grund für „warum kommt keine Bestätigung mehr?". |
Eine bearbeitete Vorlage überlebt jedes Update: der Abgleich lässt geänderte Fassungen in Ruhe.
Einstellungen & Rechte
- Kein eigenes Routen-Recht. Die Seite ist erreichbar; das Ändern prüft der Server.
- Die Marke einer Vorlage ist nach dem Anlegen nicht änderbar. Wollen Sie eine Vorlage einer
anderen Marke zuordnen, legen Sie sie dort neu an.
- Womit versendet wird, steht woanders. Diese Seite bestimmt den Inhalt; über welches Konto
eine Mail hinausgeht, regeln die System-Mailaccounts.
- Ticket- und Marketing-Versand sind eigene Wege. Tickets nutzen ihre Support-Postfächer,
Marketing seinen eigenen Versand.
FAQ & Fehlerbilder
Meine Änderung wirkt für eine Marke nicht. Dann existiert für diese Marke eine eigene Variante, die die Standardvorlage ersticht. Ändern Sie die Variante — oder löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.
Ein Kunde bekommt die Mail in der falschen Sprache. Die Sprache stammt vom Empfänger, nicht von Ihnen — siehe das Feld Sprache am Kontakt. Fehlt die Fassung in dessen Sprache, greift die vorhandene.
Ein Platzhalter bleibt leer. Dann fehlt der Wert an der Quelle — etwa der rechtliche Name an der Marke oder die Signatur im Profil.
Die Vorlage sieht im Editor gut aus, im Postfach nicht. Mail-Programme setzen HTML unterschiedlich um. Prüfen Sie mit einem Testversand, bevor eine Vorlage in den Regelbetrieb geht.