Belegvorlagen
Überblick
Belegvorlagen bestimmen, wie ein PDF aussieht — Angebot, Rechnung, Lieferschein und alles Weitere. Eine Vorlage gilt je Belegtyp, Marke und Sprache.
Zwei Bearbeitungsweisen stehen zur Wahl: Visuell für den Normalfall und Twig für Vorlagen, die mehr verlangen, als eine Oberfläche abbilden kann. Beide Wege pflegen dieselbe Vorlage; der Modus steht in der Liste.
Alles hier ist ohne Auslieferung änderbar. Ein Layoutwunsch ist kein Entwicklungsauftrag.
Kernaufgaben
Vorlage anlegen. Neue Vorlage verlangt Belegtyp, Marke und Sprache. Die Liste lässt sich nach Belegtyp und Marke filtern.
Das Fallback-Prinzip nutzen. Wie bei den Mailvorlagen gilt: Eine Vorlage ohne Marke ist die globale Fassung für alle Marken; eine Vorlage mit Marke ersticht sie dort. Pflegen Sie eine globale Fassung und legen Sie Marken-Fassungen nur an, wo es wirklich abweicht.
Aktiv schalten. Nur aktive Vorlagen werden verwendet. Das erlaubt es, eine neue Fassung vorzubereiten und erst umzuschalten, wenn sie geprüft ist.
Felder im Detail
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Belegart docType | ja | Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein … | Für welchen Beleg die Vorlage gilt. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke. Eine markenspezifische Vorlage schlägt die allgemeine. |
Sprache locale | nein | Sprachkennung, max. 10 Zeichen | Für welche Sprache. So bekommt ein englischer Kunde ein englisches Layout, nicht nur übersetzte Feldinhalte. |
Kundengruppe customerGroupId | nein | bestehende Kundengruppe | Für welche Kundengruppe die Vorlage gilt. Leer = für jede. Die Auswahl nimmt immer die spezifischere Vorlage, bevor sie auf die der Marke zurückfällt. |
Vertriebsweg salesChannelId | nein | bestehender Vertriebsweg | Für welchen Vertriebsweg die Vorlage gilt — so bekommt der Marktplatz-Beleg ein anderes Aussehen als der Direktbeleg. Leer = für jeden. |
Name name | ja | Text, max. 120 Zeichen | Wie die Vorlage in der Auswahl heißt. |
Bearbeitungsart editorMode | nein | visuell oder Vorlagensprache | Wie die Vorlage gepflegt wird. Der visuelle Weg genügt fast immer; die Vorlagensprache ist für Fälle gedacht, die sich mit Blöcken nicht abbilden lassen — sie verlangt Sorgfalt, weil ein Fehler den Beleg unerzeugbar macht. |
Blöcke blocks | bei „visuell" | Liste von Blöcken | Kopf, Anschriftfeld, Positionen, Summen, Fuß — und der Schweizer QR-Zahlteil (qrBill): Empfangsschein und Zahlteil auf einer eigenen letzten Seite, nur auf Rechnungen in CHF oder EUR und nur, wenn die Marke ihn eingeschaltet hat (siehe Marken). |
Inhalt body | bei „Vorlagensprache" | Text | Die Vorlage als Quelltext. |
Hintergrund-PDF backgroundPdfFileId | nein | PDF-Datei | Ein Briefbogen, über den gedruckt wird. Der übliche Weg, wenn Ihr Papier bereits gestaltet ist. |
Logos logos | nein | Bilddateien | Die Logos der Vorlage. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Welche Vorlage genommen wird, wenn am Beleg nichts gewählt ist. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: nicht mehr wählbar. Bereits erzeugte Belege behalten ihr Aussehen — ein Beleg ist ein Erzeugnis, keine Ansicht auf die Vorlage. |
Textbausteine für Kopf- und Fußtext
Unter der Vorlagenliste liegt der eine Katalog wiederverwendbarer Belegtexte — für Angebot, Auftrag, Rechnung und Lieferschein. Er ist nicht mit den Begleittexten der Versandmail zu verwechseln: die stehen in der Mail, diese hier auf dem Beleg selbst. Die Angebots-Textbausteine früherer Versionen sind hierher übernommen worden.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Name name | ja | Text, max. 150 Zeichen | Wie der Baustein in der Auswahl am Beleg heißt. |
Art category | ja | Kopftext oder Fußtext | Ob der Baustein über den Positionen oder unter der Summe steht. |
Belegart documentType | nein | Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein — leer für alle | Für welche Belegart der Baustein angeboten wird. Ein Baustein ohne Belegart steht jeder Belegart zur Wahl. |
Inhalt content | nein | formatierter Text | Der Text selbst. Aktive Inhalte (Skripte) werden beim Speichern entfernt. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke. Leer = für alle Marken. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Wird bei neuen Belegen dieser Art automatisch eingesetzt. Je Art, Belegart und Marke gibt es höchstens einen Standard; ein neuer löst den alten ab. Gesucht wird vom Speziellen zum Allgemeinen: Belegart und Marke, dann Belegart, dann alle Belegarten mit Marke, dann alle. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Aus heißt: am Beleg nicht mehr wählbar. Bereits eingesetzte Texte bleiben am Beleg stehen. |
Reihenfolge sortOrder | nein | Zahl | Reihenfolge in der Auswahl. |
Einstellungen & Rechte
- Recht
platform.settings.manage. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar. - Ohne PDF-Erzeuger kein Beleg. Die PDF-Erzeugung ist ein eigener Bestandteil der Installation.
Fehlt er, entsteht kein Beleg — das ist keine Frage der Vorlage und gehört an die Administration.
- Ausgestellte Belege ändern sich nicht rückwirkend. Eine Vorlagenänderung wirkt auf künftige
Erzeugungen.
- Nummern kommen von woanders. Die Belegnummer stammt aus den
Nummernkreisen, nicht aus der Vorlage.
FAQ & Fehlerbilder
Der Beleg wird nicht erzeugt. Prüfen Sie zuerst, ob eine aktive Vorlage für die Kombination aus Belegtyp, Marke und Sprache existiert. Bleibt es dabei, liegt es an der PDF-Erzeugung der Installation.
Der Beleg trägt das falsche Logo. Das Logo stammt aus der Marke, nicht aus der Vorlage.
Eine Änderung erscheint auf einem alten Beleg nicht. So gewollt: Ein erzeugter Beleg ist ein Dokument, kein Fenster auf die aktuelle Vorlage.
Die visuelle Bearbeitung reicht nicht. Dann ist der Twig-Modus der Weg. Er verlangt allerdings Kenntnis der Vorlagensprache — der Fehler fällt sonst erst beim Kunden auf.