System-Mailaccounts
Überblick
Hier steht, womit das System Mails verschickt — je Marke ein Versandkonto. Die Mailvorlagen bestimmen den Inhalt, diese Seite den Weg hinaus.
Betroffen ist alles, was das System selbst erzeugt: Einladungen, Portal-Mails, Angebote, Bestellungen, Benachrichtigungen. Zwei Ausnahmen gehen eigene Wege: Tickets versenden weiterhin über ihre Support-Postfächer, und der Marketing-Versand hat seinen eigenen Weg.
Kernaufgaben
Konto anlegen. Neuer Account verlangt Bezeichnung und Typ. Zur Wahl stehen SMTP und Gmail.
Einen globalen Standard bestimmen. Genau ein Konto sollte als Standard markiert sein. Es ist das Auffangnetz: Fehlt für eine Marke ein eigenes Konto, greift der globale Standard. Ohne markierten Standard gibt es für solche Marken keinen Versandweg — und damit keine Mail.
Den Bestand prüfen. Die Liste zeigt Bezeichnung, Typ, Verbindung und Status. Kein Passwort ist dabei ein ernstzunehmender Hinweis, kein Schönheitsfehler.
Rückläufer-Postfach wählen. Unter der Liste legt der Abschnitt Rückläufer-Postfach fest, wohin Unzustellbar-Meldungen gehen. Jede ausgehende Mail trägt dafür eine technische Rücksendeadresse (Return-Path, im Mailverkehr auch Umschlag-Absender genannt) — getrennt vom sichtbaren Absender und von der Antwortadresse, die beide unverändert bleiben. Wählbar sind nur Support-Postfächer, die das System aktiv abruft: Dort erkennt es Rückläufer, ordnet sie der ursprünglichen Nachricht zu und markiert sie als unzustellbar, statt daraus einen Vorgang zu machen. Für alle Marken gilt für jede Marke ohne eigene Wahl; je Marke lässt sich ein eigenes Postfach wählen (Postfächer der Marke oder markenübergreifende). Ohne Wahl gehen Rückläufer wie bisher an die Absenderadresse — bei einem persönlichen oder unbeaufsichtigten Absender liest sie dann niemand. Wird das gewählte Postfach stillgelegt, fällt die Marke auf Für alle Marken zurück, sonst auf den Absender.
SPF und DMARC beachten. Die Rücksendeadresse ist die Adresse, die empfangende Server mit SPF prüfen: Der versendende Server muss für ihre Domain freigegeben sein. DMARC verlangt zusätzlich, dass entweder diese Domain (SPF) oder die Signatur (DKIM) zur Domain des sichtbaren Absenders passt. Am einfachsten wählen Sie ein Rückläufer-Postfach in derselben Domain wie die Absenderadresse der Marke; liegt es in einer anderen Domain, muss die Mail mit DKIM der Absender-Domain signiert sein. Der SMTP-Server des Versandkontos muss eine solche Rücksendeadresse außerdem zulassen. Bei einem Gmail-Konto setzt Google den Umschlag-Absender selbst auf das Konto — die Einstellung wirkt dort nicht.
Felder im Detail
Dieses Konto versendet, was das System schreibt: Einladungen, Benachrichtigungen, Belege, Mahnungen. Es ist weder Ihr persönliches Postfach noch ein Support-Postfach.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Art type | ja | Gmail oder SMTP | Wie versendet wird. Bei Gmail läuft der Zugriff über die vorbereitete Anbindung, bei SMTP über Server und Zugangsdaten. |
Bezeichnung label | ja | Text | Wie das Konto in der Liste heißt. |
Absenderadresse fromEmail | ja | Adresse | Was als Absender erscheint. Sie muss zur Domain passen, für die Sie versenden dürfen — sonst landen die Mails im Spam oder werden abgewiesen, unabhängig davon, ob der Versand technisch klappt. |
Absendername fromName | nein | Text | Der Klarname vor der Adresse. |
Antwortadresse replyTo | nein | Adresse | Wohin Antworten gehen. Sinnvoll, wenn der Absender ein unbeaufsichtigtes Konto ist — dann landet die Antwort dort, wo jemand liest. |
Anbindung integrationId | bei Gmail | vorbereitete Anbindung | Über welche Anmeldung versendet wird. |
SMTP-Server / Port / Verschlüsselung smtpHost, smtpPort, smtpEncryption | bei SMTP | Adresse, Zahl, SSL/TLS/keine | Worüber versendet wird. |
Benutzername smtpUsername / Passwort password | bei SMTP | Text | Die Zugangsdaten. Verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Für welche Marke dieses Konto versendet. So schreibt jede Marke unter ihrer eigenen Adresse. |
Standard isDefault | nein | Ja/Nein | Welches Konto genommen wird, wenn für die Marke keines eingerichtet ist. |
Aktiv active | nein | Ja/Nein | Ob das Konto verwendet wird. Ist kein aktives Konto erreichbar, bleiben Mails in der Warteschlange liegen — sichtbar, nicht verloren. |
Abschnitt Rückläufer-Postfach:
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Für alle Marken defaultAddress | nein | abgerufenes Support-Postfach | Rücksendeadresse jeder Marke ohne eigene Wahl. Leer = aus, Rückläufer gehen an den Absender. Nur mit dem Recht für alle Marken änderbar. |
Je Marke brands | nein | abgerufenes Postfach der Marke oder markenübergreifend | Eigene Rücksendeadresse der Marke. Leer = wie Für alle Marken. |
Einstellungen & Rechte
- Kein eigenes Routen-Recht. Die Seite ist erreichbar; das Ändern prüft der Server.
- Eine Server-Einstellung schaltet das Routing scharf. Die Zuordnung je Marke wirkt erst, wenn
auf dem Server MAILER_DSN=brand-routing://default gesetzt ist. Ist das nicht der Fall, ändert sich hier nichts am tatsächlichen Versand — die Einstellung gehört an die Administration.
- Es gibt bewusst keinen Direktversand über den Server. Ohne passendes Konto geht nichts hinaus.
Das ist Absicht: Ein stiller Versand über einen unbekannten Weg wäre schlimmer als eine ausbleibende Mail, weil ihn niemand bemerkt.
- Zugangsdaten sind Zugangsdaten. Behandeln Sie sie entsprechend; die Liste zeigt sie nicht im
Klartext.
- Rückläufer-Postfach braucht das Recht
platform.system_mail_account.manage; wer es nur für
einzelne Marken hält, sieht und ändert nur diese Marken, Für alle Marken nur mit dem Recht für alle. Es gilt für alles, was über diesen Versandweg hinausgeht; Ticket-Antworten (eigenes Support-Postfach), der Marketing-Versand (eigene Rückläufer-Auswertung) und persönliche Postfächer bleiben unberührt.
FAQ & Fehlerbilder
Es geht gar keine Mail hinaus. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Gibt es ein aktives Konto? Ist eines als globaler Standard markiert? Ist die Server-Einstellung für das Marken-Routing gesetzt?
Nur eine Marke versendet nicht. Dann fehlt ihr Konto und der globale Standard. Eines von beidem genügt.
Unzustellbar-Meldungen tauchen nirgends auf. Prüfen Sie den Abschnitt Rückläufer-Postfach: Ohne Wahl gehen sie an die Absenderadresse. Steht dort nichts zur Auswahl, ruft das System noch kein Support-Postfach ab.
Mails kommen an, aber vom falschen Absender. Dann greift der globale Standard, weil für diese Marke kein eigenes Konto hinterlegt ist.
Ticket-Antworten laufen nicht über dieses Konto. Richtig — Tickets nutzen ihre Support-Postfächer. Das ist gewollt, damit Antworten im richtigen Verlauf landen.