Aufträge
Überblick
Der Auftrag ist die Klammer zwischen Verkauf und Ausführung: Er hält fest, was verkauft wurde, und verfolgt, was davon geliefert, fakturiert und bezahlt ist.
Der Kern sind drei getrennte Fortschritte, die man nicht verwechseln darf:
| Fortschritt | Werte |
|---|---|
| Lieferung | nicht geliefert · teilgeliefert · geliefert |
| Faktura | nicht fakturiert · teilfakturiert · fakturiert |
| Zahlung | unbezahlt · teilbezahlt · bezahlt |
Sie laufen unabhängig voneinander. Ein Auftrag kann geliefert und unbezahlt sein oder bezahlt und ungeliefert — und genau diese Fälle sind es, die man täglich sucht. Ein einziger Sammelstatus könnte das nicht abbilden.
Die Herkunft zeigt zusätzlich, woher der Auftrag kam: Angebot, Manuell, Shop, Abo oder Rahmenvertrag (Teilauftrag aus einem Kunden-Rahmenvertrag) oder Kasse (Folge- oder Spiegel-Auftrag eines Kassenbons). Mit dem Filter Herkunft sehen Sie nur Aufträge einer Herkunft.
Die Liste zeigt je Auftrag die offene Menge (bestellt minus geliefert) und den Wunschtermin. Die Filter Lieferung und Faktura ziehen gezielt teilgelieferte oder noch nicht fakturierte Aufträge heraus; sortiert nach Wunschtermin steht der dringendste oben.
Kernaufgaben
Auftrag anlegen. Direkt mit Kunde, Marke, Belegwährung, Wunschtermin und Positionen — oder aus einem Angebot: Aus Angebot übernimmt Kunde, Marke und Positionen mit eingefrorenen Preisen. Nur angenommene Angebote lassen sich übernehmen.
Zahlung und Lieferung im Belegkopf. Zahlart, Zahlungsbedingung, Anzahlung (als Prozentsatz oder Betrag), Belegvorlage und Wunschtermin stehen im Belegkopf des Entwurfs und gehen mit dem einen Speichern hinaus. Am bestätigten Auftrag pflegen Sie dieselben Felder über Kopfdaten bearbeiten — etwa einen verschobenen Wunschtermin oder eine nachträglich vereinbarte Anzahlung. Ein geleertes Feld räumt den Wert; eine leere Belegvorlage heißt Standardvorlage der Marke. Die Zahlart ist frei eingebbar, die gängigen Zahlarten stehen zur Auswahl — Vorkasse-Zahlarten halten den Versand bis zur Zahlung an (siehe Vorkasse beachten).
Inhaber ändern — auch in der Masse. Scheidet ein Mitarbeiter aus, hängen Sie seine Aufträge in der Liste um: Aufträge auswählen und in der Auswahl-Leiste Inhaber ändern wählen; an einem bestätigten oder abgeschlossenen Auftrag steht dieselbe Aktion. Nur der Inhaber wechselt, der Auftrag selbst bleibt unverändert; jede Änderung steht im Änderungsprotokoll. Übersprungen werden Aufträge fremder Marken und Aufträge, die der neue Inhaber nicht lesen dürfte.
Bestätigen. Bestätigen macht aus dem Entwurf einen verbindlichen Auftrag. AB senden verschickt die Auftragsbestätigung; das Versanddatum steht danach am Auftrag. Ein PDF der AB lässt sich jederzeit ziehen. Den Zeitpunkt der Bestätigung merkt sich das System („Bestätigt am“ im Statusbereich, confirmedAt): Reicht der Bestand nicht für alle bestätigten Aufträge, bekommt der früher bestätigte die Ware zuerst und steht in der Versandampel grün, der spätere rot. Nachträgliches Bearbeiten der Positionen ändert daran nichts.
Vorkasse beachten. Bei Vorkasse steht der Auftrag auf Wartet auf Zahlung — die Lieferung ist bis zum Zahlungseingang gesperrt. Das ist kein Fehler, sondern der Zweck der Zahlungsart. Die Sperre fällt, sobald die Rechnung bezahlt ist — oder schon vorher, wenn eine vereinbarte Anzahlung (depositAmount bzw. depositPercent) eingegangen ist. Jeder Zahlungseingang und jede Rücklastschrift an einer Rechnung des Auftrags schreibt den Zahlungsstatus fort: teilbezahlt, solange etwas offen ist, bezahlt, wenn alles beglichen ist.
Lieferung erfassen. Lieferung erfassen zeigt je Position die offene Menge und ein Feld Jetzt liefern — Teillieferungen sind der Normalfall. Lieferschein erstellen erzeugt den Beleg.
Rechnung erstellen. Am bestätigten, noch nicht voll berechneten Auftrag legt Rechnung erstellen den Rechnungsentwurf an — derselbe Weg wie Neue Rechnung → Aus Auftrag — und öffnet ihn. Die Karte Rechnungen zu diesem Auftrag nennt jede Rechnung aus diesem Auftrag, auch eine Sammelrechnung.
Zahlung erfassen. Teilzahlung (Anzahlung) oder vollständige Zahlung.
Faktura erfassen. Diese Eingabe ist eine manuelle Korrektur — etwa für extern oder im Altsystem fakturierte Aufträge. Im Regelfall wird der Fakturafortschritt automatisch beim Festschreiben einer Rechnung gebucht; wer ihn zusätzlich von Hand pflegt, zählt doppelt.
Stornieren. Stornieren schließt den Auftrag ab und gibt Reservierungen frei — die Ware steht danach wieder zur Verfügung. Ein Entwurf lässt sich stattdessen verwerfen, also löschen.
Rest stornieren. Ist ein Teil schon geliefert und der Kunde verzichtet auf den Rest, kürzt Rest stornieren jede Position auf die gelieferte bzw. fakturierte Menge, gibt die restliche Reservierung frei und rechnet die Summen neu. Der Auftrag gilt danach als vollständig geliefert. Eine Begründung ist Pflicht; Streckengeschäft-Positionen lassen sich so nicht kürzen (die Bestellung beim Lieferanten läuft weiter).
Fehlmengen sehen. Reicht der Bestand nicht, zeigt der Auftrag je Position den verfügbaren Bestand und die Fehlmenge. Nach dem Wareneingang liefert das System offene Mengen von selbst nach — außer die automatische Nachlieferung ist am Auftrag oder am Kunden abgeschaltet (siehe unten).
Zahlungsziele auf der Auftragsbestätigung. Ist eine Zahlungsbedingung gewählt, nennt die Auftragsbestätigung je Skontostufe Satz, Datum und Zahlbetrag und zuletzt die Nettofrist — gerechnet ab dem Auftragsdatum auf die Auftragssumme. Ohne Zahlungsbedingung steht dort wie bisher der freie Text „Zahlungsbedingungen".
Felder im Detail
Lager (warehouseId, mit Mehrlager): dort wird reserviert, und der Lieferschein übernimmt es als Vorgabe. Leer = Regel (Default-Lager, dann Priorität); änderbar nur im Entwurf, danach ist reserviert.
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Belegkopf
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Kunde customerId | ja zum Bestätigen | bestehender Kunde | Wer bestellt. Anschriften, Zahlungsbedingung, Sprache und Kreditrahmen kommen von dort mit. Ein Entwurf darf ohne Kunde entstehen — gewählt wird er dann auf der Belegseite, spätestens vor dem Bestätigen. |
Status status | nein | Stammdaten „Auftragsstatus" | Wo der Auftrag steht. Die Kategorie dahinter entscheidet, ob er als offen zählt und ob er für Lieferung und Rechnung bereitsteht. |
Positionen items | ja | Artikel mit Menge und Preis | Was bestellt wurde. Aufbau wie bei der Rechnung, einschließlich Überschriften und Zwischensummen. Jede Position trägt ihren Artikelzustand (condition: Neuware, Geprüft wiederaufbereitet, B-Ware/gebraucht, Beschädigt; ohne Angabe Neuware): Reservierung, Lieferung und Versand buchen genau den Bestand dieses Zustands — eine gebrauchte Position geht nie aus der Neuware. Aufträge aus einem Verkaufskanal übernehmen den Zustand des Angebots. In der Positionsmaske wählen Sie den Zustand im Aufklapp Details der Artikelzeile; Positionen, die nicht Neuware sind, tragen ein Kennzeichen. Auch die Versandampel und die Pickliste rechnen mit dem Bestand dieses Zustands. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke der Auftrag läuft — bestimmt Nummernkreis, Vorlage und Absender. |
Währung currency | nein | eingerichtete Währung | Währung des Belegs; der Kurs wird beim Festschreiben eingefroren. |
Wunschliefertermin requestedDeliveryDate | nein | Datum | Wann der Kunde die Ware haben will. Er steuert die Reihenfolge der Kommissionierung, ist aber keine Zusage. |
Rechnungsanschrift billingAddress / Lieferanschrift shippingAddress | nein | Anschrift | Wohin Rechnung und Ware gehen. Vorbelegt vom Kunden; abweichende Anschriften bleiben am Beleg, nicht am Kundenstamm. |
Zahlungsbedingung paymentTermUlid | nein | Stammdaten „Zahlungsbedingungen" | Frist und Skonto für die spätere Rechnung. |
Zahlungsart paymentMethod | nein | Text, max. 30 Zeichen | Wie gezahlt wird (Vorkasse, Rechnung, Lastschrift …). |
Zahlungshinweis paymentTerms | nein | Text, max. 100 Zeichen | Freitext zur Zahlungsvereinbarung, wo sie nicht in eine Bedingung passt. |
Belegvorlage documentTemplateId | nein | aktive Auftragsvorlage der Marke oder markenneutral | Layout der Auftragsbestätigung. Leer = Standardvorlage der Marke. Eine Vorlage einer anderen Marke oder Belegart wird abgewiesen; wechselt die Marke des Entwurfs, fällt eine Vorlage der alten Marke weg. |
Anzahlung in Prozent depositPercent | nein | 0 bis 100, leer = keine | Die vereinbarte Anzahlung als Anteil — siehe unten. |
Anzahlung als Betrag depositAmount | nein | Betrag, 0 = keine | Dieselbe Vereinbarung als fester Betrag; ist er gesetzt, gilt er vor dem Prozentsatz. |
Steuer-Anzeige taxDisplayMode | nein | Netto, Brutto, steuerfrei | Ob netto oder brutto gerechnet und gezeigt wird. |
Umsatzsteuer-Regel taxMode | nein | Regelbesteuerung, Kleinunternehmer (§ 19), steuerbefreit (§ 4) | Vorbelegt aus der Marke (§ 19) bzw. dem Kunden (§ 4); am Entwurf änderbar, ein Kunden- oder Markenwechsel zieht sie nach. Weicht sie von der Regelbesteuerung ab, rechnet der Beleg ohne Umsatzsteuer und trägt den Pflichthinweis. Folgebelege (Angebot → Auftrag → Rechnung) übernehmen sie. |
Belegrabatt documentDiscountPercent / documentDiscountAmount | nein | Prozent bzw. Betrag | Nachlass auf den ganzen Auftrag, nach den Positionsrabatten — eingegeben unter den Positionen. Sind beide gesetzt, zählen beide. Belegrabatt und Zuschlag eines Angebots mit Zuschlag kommen als Zeilen je Steuersatz in den Auftrag. |
Eilauftrag urgent | nein | Ja/Nein | Kennzeichnet einen Auftrag, der vorgezogen werden soll. Er steht in der Liste mit „Eil" und lässt sich dort über den Filter Nur Eilaufträge herausziehen. Die Reihenfolge ändert er nicht von selbst. |
Inhaber ownerId | nein | Mitarbeiter | Wer den Auftrag betreut. Aus einem Angebot übernimmt der Auftrag dessen Inhaber, sonst wird der Anleger Inhaber. Steht in den Team-Einstellungen für Aufträge „Nur eigene" oder „Eigene + Team", sieht und bearbeitet nur der Inhaber (bzw. sein Team) den Auftrag — Liste, Einzelansicht, PDF und jede Aktion. Im Entwurf ändert ihn jeder, der den Auftrag bearbeiten darf (sales.order.edit); ab der Bestätigung nur mit dem Recht Inhaber ändern (sales.order.reassign_owner) — im Kopfdaten-Dialog und über die Aktion; ohne das Recht fehlt das Feld dann im Kopfdaten-Dialog. |
MRN (Ausfuhr) exportMrn | nein | 18 Zeichen: 2 Ziffern Jahr, 2 Buchstaben Land, 13 Buchstaben oder Ziffern, 1 Prüfziffer | Die Ausfuhr-Referenznummer der Zollanmeldung. Kleinschreibung und Leerzeichen werden bereinigt, ein falscher Aufbau abgewiesen. Sie erscheint auf dem Lieferschein, solange dieser keine eigene trägt (Teillieferungen), und wird in die Rechnung aus diesem Auftrag übernommen. Leer räumt sie. |
Kopftext headerText | nein | formatierter Text | Steht auf der Auftragsbestätigung über den Positionen, anstelle des Standard-Danksatzes. Neue Aufträge bekommen den Standard-Kopftext der Belegart Auftrag aus den Textbausteinen; über Textbaustein lässt sich jeder andere einsetzen. |
Fußtext footerText | nein | formatierter Text | Steht unter der Summe — Lieferbedingungen, Hinweise, Grußformel. Vorbelegung wie beim Kopftext. |
Lieferung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Lieferung erst nach Zahlung deliveryBlockedUntilPaid | Ja/Nein | Auf ja wird nicht kommissioniert, bevor das Geld da ist. Der wirksamste Schutz bei Neukunden — und der Grund, warum eine Lieferung „hängt", ohne dass jemand etwas falsch gemacht hat. |
Erfüllungsart fulfillmentType | aus Lager oder Streckengeschäft | Ob Sie selbst liefern oder der Lieferant direkt an den Kunden. Streckengeschäft erzeugt keine Lagerbewegung. |
Zusammenfassen erlauben allowConsolidation | Ja/Nein | Ob mehrere Aufträge desselben Kunden in eine Lieferung dürfen. Spart Porto, verzögert aber die schnellste Position — deshalb eine Entscheidung, keine Voreinstellung. |
Automatisch nachliefern autoBackorderDelivery | Ja · Nein · wie beim Kunden | Ob Fehlmengen nach dem Wareneingang von selbst einen Lieferschein bekommen. Wie beim Kunden übernimmt die Vorgabe aus der Karte Auftrags-Vorgaben am Kunden; ist dort nichts gesetzt, wird nachgeliefert. Nachgeliefert wird nie, solange schon ein offener Lieferschein (Entwurf oder kommissioniert) für den Auftrag besteht. Anders als die drei Felder oben bleibt dieser Schalter auch nach dem Bestätigen änderbar (Kopfdaten). |
Alle drei stehen im Entwurf des Auftrags, gleich neben Eilauftrag und MRN, und gehen mit dem einen Speichern hinaus. Nach dem Bestätigen sind Vorkasse und Erfüllungsart eingefroren — eine Änderung wird dort abgewiesen, und es gibt dafür bewusst keine Maske mehr.
Versand und Herkunft
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Versand dispatch | Empfänger, Betreff, Text, Anhänge | Der Mailversand der Auftragsbestätigung. Erzeugt einen Beitrag im Kommunikationsverlauf. Beim Ausgabeweg Drucken legen Sie die Zahl der Exemplare fest (1 bis 20). |
Angebot quoteUlid | Kennung eines Angebots | Erzeugt den Auftrag aus einem angenommenen Angebot und übernimmt dessen Positionen. |
Grund des Schreibschutzes writeProtectionReason | Text, max. 255 Zeichen | Nur beim Sperren anzugeben. Der Grund steht in jeder Abweisung, solange der Auftrag gesperrt ist — wer auf die Sperre stößt, weiß damit, wen er fragen muss. Beim normalen Speichern wird das Feld nicht übernommen. |
Rahmenvertrag mit Kunden
Am Kunden unter Rahmenverträge: Der Kunde vereinbart Menge und Preis je Position und ruft in Teilaufträgen ab. Jeder Abruf legt einen Auftrag im Entwurf zum vereinbarten Preis an; die Restmenge steht je Position am Vertrag, darunter das Abruf-Journal mit den Teilaufträgen. Wer mehr abrufen will, als noch offen ist, bekommt eine Absage mit der offenen Menge — ein Auftrag entsteht dann nicht. Rechte: Rahmenverträge mit Kunden lesen bzw. … anlegen/bearbeiten und abrufen; ein Abruf verlangt zusätzlich das Recht, Aufträge anzulegen. Teilaufträge tragen die Herkunft Rahmenvertrag. Wird ein Teilauftrag storniert, geht seine Menge an den Vertrag zurück: das Abruf-Journal zeigt dafür eine Gegenzeile Rückgabe mit der zurückgegebenen Menge — der ursprüngliche Abruf bleibt stehen.
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Kunde customerId | ja | bestehender Kunde | Mit wem der Rahmenvertrag besteht; die Teilaufträge laufen auf ihn. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken oder leer | Unter welcher Marke Vertrag und Teilaufträge laufen. Leer heißt: für alle Marken. Setzen lässt sich nur eine Marke, in der Sie Rahmenverträge verwalten dürfen. |
Bezeichnung title | ja | Text, max. 200 Zeichen | Wie der Vertrag in der Liste heißt. |
Status status | nein | Entwurf, aktiv (Vorgabe), abgelaufen | Abgerufen werden kann nur aus einem aktiven Vertrag. |
Gültig ab validFrom / Gültig bis validTo | nein | Datum | Laufzeit. Außerhalb der Laufzeit wird ein Abruf abgewiesen; ohne Angabe gilt der Vertrag unbefristet. |
Bedingungen terms | nein | Text | Vereinbarte Bedingungen als Notiz am Vertrag. |
Positionen items | ja | Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz, optional Artikel und Einheit | Menge und Preis je Position. Eine bereits abgerufene Position lässt sich nicht mehr austauschen. Beim Abrufen wird hier je Position die abgerufene Menge übergeben. |
Eilauftrag, Schreibschutz, Wiedervorlage, Import
Schreibschutz. Sperren friert einen Auftrag ein: jede Änderung — Kopfdaten, Positionen, Bestätigen, Stornieren, Löschen, Gutschein, Versandkosten — wird mit einer verständlichen Meldung abgewiesen, bis jemand Freigeben wählt. Sperren und Freigeben verlangen das eigene Recht Aufträge sperren und den Schreibschutz freigeben; wer nur bearbeiten darf, kann beides nicht. Lieferungen und Rechnungen, die schon unterwegs sind, melden ihren Fortschritt weiter — die Sperre hält keinen Warenausgang an.
Wiedervorlage. Die Karte Wiedervorlagen am Auftrag legt eine Aufgabe mit Fälligkeit an, die mit dem Auftrag verknüpft ist. Erinnert wird wie bei jeder Aufgabe zum Fälligkeitstag, sie steht in Meine Arbeit und in der Kundenakte. Eine eigene Erinnerungs-Mechanik gibt es bewusst nicht.
Import aus Datei. Unter Import gibt es das Ziel Aufträge: eine Zeile je Position, Zeilen mit derselben Fremd-Bestellnummer werden ein Auftrag. Importiert wird als Entwurf, die Nummer kommt aus dem Nummernkreis, die Summen rechnet das System. Ein zweiter Lauf derselben Datei legt nichts doppelt an; Rückgängig (Storno) entfernt die Entwürfe des Laufs wieder.
Nur über Schnittstelle und Automation
Die Lieferzeit trägt keine Maske; sie lässt sich über die Schnittstelle, einen Import oder eine Automation setzen. Die Anzahlung steht im Belegkopf (oben); hier ihre Wirkung.
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
leadTimeDays | ganze Zahl, 0 oder mehr | Die im Angebot zugesagte Lieferzeit in Tagen ab Beauftragung. Sie wandert bei der Annahme mit an den Auftrag; eine eigene Eingabe gibt es am Auftrag nicht. |
depositPercent | 0 bis 100 | Vermerk, keine Rechnung. Die aus einem Angebot übernommene Anzahlungs-Vereinbarung. Sie erscheint in der Zahlungskarte des Auftrags und ist bei Vorkasse die Schwelle, ab der die Liefersperre fällt — eine Abschlagsrechnung entsteht daraus NICHT. Die entsteht aus einem Abschlagsplan, der seine Fälligkeiten selbst führt und dessen Abschläge die Schlussrechnung verrechnet. |
depositAmount | Betrag | Dasselbe als fester Betrag; ist er gesetzt, gilt er vor dem Prozentsatz. |
Voraussichtliche Lieferung
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
expectedDeliveryDate | Datum, nur lesend | Auftragsdatum plus zugesagte Lieferzeit (leadTimeDays) — ohne Zusage plus die Lieferzeit der längsten Position (ihr Höchstwert). Gezählt wird in Werktagen: Montag bis Freitag, die Feiertage der Marke ausgenommen (Feiertagskalender des Landes aus der Anschrift und der Feiertagsregion der Marke; ein halber Feiertag wie Heiligabend zählt als Werktag). Optionale Positionen zählen nicht; steht an einer Position „Auf Anfrage", bleibt das Datum leer. Es steht in der Statuskarte direkt unter dem Wunschtermin des Kunden — der Wunsch des Kunden und die Zusage des Verkäufers sind zwei Aussagen — sowie in der Auftragsbestätigung (Belegvariable expectedDeliveryDate) und in der Einzelansicht der Schnittstelle. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.sales. sales.order.view,.create,.edit,.confirm,.cancelsowie
sales.order.release_shipping für die Freigabe zur Lieferung.
sales.order.write_protectzum Sperren und Freigeben (Schreibschutz) — vorbelegt für Vertrieb
und Buchhaltung. Wer nur bearbeiten darf, kann weder sperren noch freigeben.
sales.order.reassign_ownerfür Inhaber ändern (auch in der Masse) — vorbelegt für die
Buchhaltung.
sales.order.view_allhebt die Sichtbarkeitsregel für Aufträge auf (alle Aufträge sehen) — keiner
Rolle vorab zugeteilt. Die Regel selbst steht in den Team-Einstellungen.
- Der Status-Katalog wird unter Auftrags-Einstellungen gepflegt.
- Reservierungen wirken auf den Bestand — der verfügbare Bestand sinkt mit dem Auftrag, siehe
FAQ & Fehlerbilder
Der Auftrag lässt sich nicht liefern. Prüfen Sie den Status: Bei Vorkasse ist die Lieferung bis zum Zahlungseingang gesperrt. Ansonsten fehlt sales.order.release_shipping.
Ein Angebot lässt sich nicht übernehmen. Nur angenommene Angebote sind übernehmbar. Prüfen Sie den Angebotsstatus.
Der Fakturafortschritt ist zu hoch. Wahrscheinlich wurde von Hand gebucht und eine Rechnung festgeschrieben. Die manuelle Eingabe ist nur für extern fakturierte Fälle gedacht.
Nach dem Storno ist Ware wieder verfügbar. So gewollt — Stornieren gibt Reservierungen frei.