Aktivitäten
Überblick
Aktivitäten sind die Spur der Vertriebsarbeit: was besprochen, angerufen, vereinbart und zurückgemeldet wurde. Fünf Typen stehen zur Verfügung — Notiz, Aufgabe, Anruf, Meeting und E-Mail.
Jede Aktivität hat einen Bezug: Sie hängt an einem Kunden, einem Lead oder einem Deal. Dieser Bezug ist der eigentliche Zweck der Fläche. Eine Notiz ohne Bezug ist ein Zettel; mit Bezug ist sie Teil der Geschichte, die jemand liest, wenn er den Fall übernimmt.
Kernaufgaben
Aktivität anlegen. Neue Aktivität verlangt Typ, Betreff und Bezug; optional sind Inhaber, Fälligkeitsdatum, Erinnerung, Meeting-Link und Beschreibung.
Erledigen. Aktivitäten mit Fälligkeit lassen sich als erledigt und wieder als offen markieren. Die Liste führt Betreff, Typ, Bezug, Inhaber, Fälligkeit und Erledigungsstand.
Erinnern lassen. Die Erinnerung ist ein eigener Zeitpunkt, unabhängig von der Fälligkeit — Sie können sich also vorher melden lassen, statt am Fälligkeitstag festzustellen, dass es zu spät ist.
Termine mit Verbindung. Für Meetings lässt sich ein Video-Link hinterlegen, sodass er dort steht, wo der Termin steht.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.
Aktivität anlegen und bearbeiten
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Typ type | ja | Notiz, Aufgabe, Anruf, Meeting, E-Mail | Entscheidet, welche weiteren Felder überhaupt erscheinen: nur Anruf verlangt Gesprächspartner und Telefon, nur Meeting und Anruf belegen Zeit im Kalender. |
Betreff subject | ja | Text, max. 500 Zeichen | Die Zeile, unter der die Aktivität in Liste, Verlauf und Erinnerung auftaucht. Bei einem Anruf heißt das Feld Anliegen — dieselbe Angabe, gefragt in der Sprache des Vorgangs. |
Bezug targetType | ja | Kunde, Ansprechpartner, Deal | An welcher Art von Datensatz die Aktivität hängt. Bestimmt, in welcher Akte sie später auftaucht. |
Bezug-ID targetId | ja | Datensatz der gewählten Art | Der konkrete Datensatz. Ohne ihn hinge die Aktivität in der Luft und wäre über keine Akte auffindbar. |
Inhaber ownerId | nein | Mitarbeiter | Wer sie erledigt. Bei Anruf und Meeting wird dessen Kalender belegt, und an ihn geht die Erinnerung. |
Fällig am dueAt | nein | Zeitpunkt | Wann es passieren soll. Termine und Anrufe belegen ab hier die Zeit des Inhabers; offene Aktivitäten mit überschrittener Fälligkeit erscheinen als überfällig. |
Erledigt am doneAt | nein | Zeitpunkt | Gesetzt heißt erledigt. Über die Zeilenaktion Als erledigt markieren wird der aktuelle Zeitpunkt eingetragen; Leeren macht die Aktivität wieder offen. |
Erinnerung am remindAt | nein | Zeitpunkt | Wann die Benachrichtigung kommt. Leer gelassen erinnert das System selbst mit dem Vorlauf aus Einstellungen → CRM; zum Abschalten das Feld nach dem Speichern leeren. |
Dauer durationMinutes | nein | 1 bis 1440 Minuten | Wie lange der Termin die Zeit des Inhabers belegt. Leer entspricht 30 Minuten. |
Video-/Meeting-Link locationUrl | nein | Adresse, max. 500 Zeichen | Wo das Meeting stattfindet. Erscheint als Schaltfläche Meeting öffnen in Liste und Vorschau. |
Gesprächspartner contactName | nur beim Anruf | Text, max. 200 Zeichen | Wen Sie anrufen. Wird aus dem Bezug vorgeschlagen. |
Telefon contactPhone | nur beim Anruf | Text, max. 60 Zeichen | Unter welcher Nummer. Wird aus dem Bezug vorgeschlagen, lässt sich aber überschreiben, und macht die Zeile zur Wähl-Schaltfläche. |
Gäste guests | nein | Liste aus Ansprechpartner, Benutzer oder E-Mail-Adresse | Wer außer Ihnen teilnimmt. Je Eintrag genau eine Herkunft — Ansprechpartner, Benutzer oder freie Adresse — dazu wahlweise Name, Zusage-Stand (offen, zugesagt, abgesagt, unter Vorbehalt) und die Angabe, wer einlädt. Speichern ersetzt die ganze Liste; wer nicht mehr darin steht, ist ausgeladen. |
Beschreibung body | nein | mehrzeiliger Text | Der Inhalt: Gesprächsnotiz, Aufgabenbeschreibung, Meeting-Agenda. |
Nur über Schnittstelle und Automation
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
calendarEventId | Text, max. 255 Zeichen | Verknüpfung zum Termin im angebundenen Kalender. Setzt die Kalender-Anbindung selbst; von Hand geändert zeigt die Aktivität auf einen fremden oder gar keinen Termin. |
externalRefs | Zuordnung von Bezeichnung zu Wert | Herkunft aus einem Fremdsystem — die Kennung dort, unter der dieselbe Aktivität geführt wird. Ein zweiter Import erkennt sie daran wieder. |
Liste: Spalten und Filter
| Spalte | Woher | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Betreff | subject | Die Kopfzeile der Aktivität. |
| Typ | type | Notiz, Aufgabe, Anruf, Meeting oder E-Mail. |
| Bezug | targetType + targetId | Der Datensatz, an dem sie hängt, als Sprung dorthin. |
| Inhaber | ownerId | Wer sie erledigt. |
| Fällig | dueAt | Fälligkeitszeitpunkt; überschritten und offen wird hervorgehoben. |
| Erledigt | doneAt | Leer heißt offen. |
| Kontakt | contactName + contactPhone | Beim Anruf die Wähl-Schaltfläche. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.crm. crm.activity.managezum Anlegen und Ändern,crm.activity.view_allfür die Aktivitäten
aller — ohne dieses Recht sehen Sie Ihre eigenen.
- Aktivitäten sind nicht die Vorgangsliste. Sie gehören zum CRM-Verlauf; projekt- und
ticketbezogene Arbeit lebt in den Aufgaben.
- Sequenzen erzeugen Aktivitäten. Automatische Nachfass-Abfolgen legen Aufgaben und Mails an,
siehe Sales-Sequences.
FAQ & Fehlerbilder
Ich sehe nur meine eigenen Aktivitäten. Dann fehlt crm.activity.view_all.
Die Erinnerung kam nicht. Prüfen Sie, ob ein Erinnerungszeitpunkt gesetzt ist — er ist nicht dasselbe wie die Fälligkeit — und ob Sie den entsprechenden Kanal unter Benachrichtigungen aktiviert haben.
Eine Aktivität hat den falschen Bezug. Der Bezug lässt sich beim Bearbeiten ändern. Ohne richtigen Bezug fehlt sie im Verlauf des Falls, auch wenn sie in dieser Liste steht.
Gehört eine To-do-Liste hierher oder in die Aufgaben? Vertriebliche Nachfassarbeit gehört hierher, weil sie am Kunden hängt. Alles, was in Projekten abgearbeitet wird, gehört in die Aufgaben.