Auswertungen & Dashboards

Überblick

Der Bereich beantwortet Fragen an die eigenen Daten. Vier Bausteine greifen ineinander:

• Auswertungen sind gespeicherte Fragen — Kennzahl, Zeitraum, Filter, Gruppierung.
• Dashboards stellen mehrere Auswertungen nebeneinander.
• Ziele legen einen Sollwert neben die Kennzahl, damit man Abweichung statt nur Höhe sieht.
• Zeitreihen halten Kennzahlwerte je Stichtag fest — die Grundlage für Verläufe.

Kennzahlen kommen aus den Modulen selbst; was nicht installiert ist, liefert auch keine Kennzahl.

Kernaufgaben

Eine Auswertung bauen. Sie wählen die Kennzahl, setzen Zeitraum und Filter und gruppieren. Das Ergebnis lässt sich speichern und weitergeben.

Aufbohren bis zum Mitarbeiter oder zur Position. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die nächste Ebene: Gesamt → Marke → Kunde → Projekt → Mitarbeiter. Auf Projektebene wählen Sie über Aufbohren nach statt der Mitarbeiter die Rechnungspositionen des Projekts. Jede Ebene zeigt nur die Werte des angeklickten Eintrags. Die Position gibt es nur für Belegkennzahlen wie den Umsatz — Zeitkosten kennen keine Position, eine Marge je Position lehnt die Auswertung deshalb mit Begründung ab.

In den Quelldatensatz springen. Neben dem Namen einer Zeile steht ein kleines Pfeil-Symbol: es öffnet den Kunden, das Projekt, den Mitarbeiter, den Vertrag oder — bei Positionen — die Rechnung. Das Symbol erscheint nur, wenn Sie den Datensatz im jeweiligen Bereich sehen dürfen (Recht in der Marke des Datensatzes); sonst bleibt die Zeile reiner Text.

Umsatz und Marge je Projekt und Mitarbeiter. Der Umsatz kommt aus den Rechnungen. Je Projekt zählt der Anteil jeder Rechnungsposition, die das Projekt trägt; je Mitarbeiter wird eine abgerechnete Zeit-Position nach den Minuten der beteiligten Mitarbeiter aufgeteilt. Festpreis- und Pauschal-Positionen eines Projekts ohne abgerechnete Zeit verteilt die Auswertung nach den im Projekt erfassten Minuten — auch nicht abrechenbare Zeit zählt mit, beim Festpreis ist das die Regel. Ohne Person bleiben Positionen mit Artikel (Ware, Lizenz, Fremdleistung), Positionen ohne Projekt und Projekte ohne erfasste Zeit. Die Marge im Reporting ist die abgerechnete Marge: Umsatz aus den Rechnungen minus Zeitkosten minus Fremdkosten; Fremdkosten lassen sich keinem Mitarbeiter zuordnen. Die Kontingent-Auslastung gibt es zusätzlich je Retainer-Vertrag.

Offene Posten und Zahlungsdauer. Die Offenen Posten rechnen stichtagsgenau aus den eigenen Rechnungen: zum Ende des Zeitraums zählt der Rechnungsbetrag abzüglich der bis dahin eingegangenen Zahlungen und Teilkorrekturen. Was später geschah — eine Zahlung, eine Korrektur, ein Storno, der Skontoabzug —, verändert einen früheren Stichtag nicht. Storno- und Korrektur-Gutschriften zählen nicht noch einmal, eine freistehende Gutschrift (Retoure, Kulanz) mindert die Offenen Posten, solange sie nicht erstattet ist. Die Zahlungsdauer ist die Zeit vom Rechnungsdatum bis zum Zahlungseingang, gewichtet mit dem Betrag; Vorkasse zählt mit 0 Tagen.

Cashflow-Vorschau. Die Cashflow-Vorschau (erwartete Eingänge) zeigt je Monat, welches Geld zu erwarten ist. Sie setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

• Erwartete Eingänge aus offenen Posten: der heute noch offene Betrag jeder versendeten Rechnung

(brutto, abzüglich Teilzahlungen und Korrekturen) zu ihrem Fälligkeitstag. Ohne eingetragene Fälligkeit rechnet die Auswertung Rechnungsdatum plus Zahlungsziel der Rechnung. Überfälliges zählt ab heute. Freistehende Gutschriften mindern; Rechnungen in Fremdwährung zählen zum Kurs am Beleg in Euro.

• Geplante Abrechnungen: die nächsten Läufe aktiver Serienrechnungen (Bruttobetrag zum Lauftag

plus Zahlungsziel der Serie) und aktiver Abrechnungspläne (Retainer, Lizenzen — Nettobetrag je Zyklus, denn die Steuer entsteht erst an der Rechnung; deshalb trägt diese Teilkennzahl „netto“ im Namen). Pausierte oder beendete Serien und Pläne zählen nicht.

Die Vorschau blickt nur nach vorn: für einen vergangenen Zeitraum ist sie leer. Am besten passt der Zeitraum Nächste 3 Monate (laufender und die zwei folgenden Monate) mit der Periode Monat — so steht sie als Liniendiagramm im Controlling-Cockpit. Die Vorlage Cashflow-Vorschau je Kunde zeigt dieselben Werte je Kunde. Aufteilbar nach Marke und Kunde; Recht reporting.kpi.financial.

Ein Dashboard zusammenstellen. Kacheln werden angeordnet; ein Dashboard kann persönlich oder für eine Rolle geteilt sein. Im Kachel-Dialog zeigt eine Vorschau die Kachel schon während der Einstellung — mit echten Zahlen, so wie sie nach dem Speichern erscheint; gespeichert wird erst mit Hinzufügen bzw. Übernehmen. Ein geöffnetes Dashboard aktualisiert sich selbst: Neben dem Zeitraum steht Live, solange der Live-Kanal steht — dann erscheinen neue Buchungen, Rechnungen oder Deals nach wenigen Sekunden. Steht dort Abfrage, ist kein Live-Kanal eingerichtet; die Zahlen werden dann jede Minute neu geladen, solange das Fenster sichtbar ist. Ein Rollen-Cockpit braucht eine Rolle: bei der Sichtbarkeit Rolle wählen Sie sie im Feld Rolle aus, ohne Rolle lässt es sich nicht speichern. Sehen können es nur Mitglieder dieser Rolle; hängen Sie es auf eine andere Rolle um, verschwindet es bei den bisherigen.

Cockpit anordnen. Cockpits nutzen dasselbe Raster wie die Startseite: Bearbeiten schaltet Ziehen und Größe frei, Pfeiltasten am Griff verschieben ohne Maus, Speichern übernimmt die Lage. Eine neue Kachel erscheint halb breit unter den bestehenden.

Kachel als Bild oder PDF. Fahren Sie über eine Kachel und klicken Sie oben links auf das Download-Symbol: Als Bild (PNG) liefert eine Grafik im Format 16:9 (960 × 540 Pixel), Als PDF eine Seite im selben Format — mit Titel, Kennzahl, Zeitraum und Stand, etwa für eine Präsentation. Die Zahlen sind dieselben wie im Cockpit, auch mit dem gewählten Zeitraum und der gewählten Marke. Kacheln mit einer Kennzahl, die Sie nicht sehen dürfen, und Listen-Kacheln aus den Modulen lassen sich nicht exportieren. Recht reporting.report.export; jeder Export steht im Protokoll.

Profitabilität im Blick. Das Profitabilitäts-Cockpit (Dashboards → Profitabilität, Recht reporting.kpi.financial) listet die Projekte mit abgerechnetem Umsatz, Kosten, abgerechneter Marge und Marge-% — die schwächste Marge zuerst, Verluste rot, dünne Margen unter 20 % gelb. Die abgerechnete Marge rechnet mit den Rechnungen. Was ein Projekt schon erarbeitet hat — abrechenbare Zeit, Meilensteine, Festpreis, auch wenn noch keine Rechnung geschrieben ist —, zeigt das Projekt selbst im Reiter Profitabilität als erarbeitete Marge (Projekte). Beide Zahlen sind richtig; sie beantworten verschiedene Fragen. Beide zählen die Kosten eines Freelancers nur einmal: überschneiden sich seine Zeit und Bestellungen seines Lieferanten im selben Projekt, zählt nur der Kostenpfad, der am Projektteam gilt. Filtern Sie nach Zeitraum, Marke, Status und Projektleitung. Es zeigt nur Projekte, die Sie im Projektbereich sehen dürfen. Als Bericht speichern legt die Vorlage Profitabilität je Projekt als eigenen Bericht an; dieselbe Vorlage steht in der Vorlagen-Galerie der Berichte.

Akquise und Nachfass verfolgen. Für den Vertrieb gibt es diese Kennzahlen:

• Neue Leads, Leads mit Deal, Leads gewonnen und daraus Conversion Lead → Deal,

Conversion Deal → gewonnen und die Conversion-Rate (Lead → gewonnen). Gezählt werden die im Zeitraum angelegten Leads und was aus ihnen wurde; aufteilbar nach Marke, Quelle, Inhaber, Vertriebsweg und Kunde.

• Leads aus Kampagnen (Erstkontakt), Gewonnene Leads aus Kampagnen und die Kampagnen-Conversion —

je Kampagne, Quelle oder Marke der Kampagne, aus der Erstkontakt-Zuordnung des Marketings.

• Die Nachfass-Quote: fristgerecht erledigte Wiedervorlagen geteilt durch fällige Wiedervorlagen.

Fällig ist jede CRM-Aktivität mit Fälligkeit im Zeitraum, deren Fälligkeitstag erreicht ist — was erst morgen fällig wird, zählt noch nicht. Fristgerecht heißt: am Fälligkeitstag oder früher erledigt. Aufteilbar nach Inhaber und Marke (die Marke kommt vom Deal, Lead oder Kunden der Aktivität).

Fertige Vorlagen dafür: Lead-Conversion je Quelle, Leads je Kampagne, Nachfass-Quote.

Aufwand je Kostenstelle. Die Kennzahl Aufwand aus Eingangsrechnungen summiert das Netto der freigegebenen und bezahlten Eingangsrechnungen nach Rechnungsdatum, in Euro (Fremdwährung zum eingefrorenen Kurs); erfasste und stornierte zählen nicht. Mit der Achse Kostenstelle zeigt ein Bericht den Aufwand je Kostenstelle der Buchhaltung — beschriftet mit „Nummer · Name". Zählt die Kostenstelle der Rechnung, sonst die Vorbelegung des Lieferanten (wie im DATEV-Stapel); ohne bzw. mit unbekannter Kostenstelle landet der Betrag unter Ohne Kostenstelle. Aufteilbar außerdem nach Marke; Recht reporting.kpi.financial.

Plan-Ist der Planung als Verlauf. Die Monatsabschlüsse der Ressourcenplanung stehen als Kennzahlen bereit: Plan-Ist: geplant, verfügbar, gebucht sowie die geplante und gebuchte Auslastung (personenbezogen, Recht reporting.kpi.hr). Ein Monat zählt in den Zeitraum, der seinen Ersten enthält. In der Kapazitätsansicht der Planung führt Verlauf im Reporting direkt zur Zeitreihe der gebuchten Auslastung; die Vorlage Plan-Ist je Mitarbeiter zeigt die Werte je Person. Ohne aktive Planung meldet die Kennzahl „keine Quelle".

Ziele hinterlegen. Ein Ziel gilt für einen Zeitraum und wird neben dem Ist gezeigt — in der Kachel als Ziel … mit Zielerreichung und Ampelfarbe, im Bericht als Farbe der Zahl. Ab Werk steht das Ziel Abrechnungsquote ≥ 95 % je Monat für alle Marken bereit (Kennzeichen ab Werk in der Liste). Wert, Vergleich, Gültigkeit und Marke lassen sich ändern; Kennzahl und Ebene sind fest, und löschen lässt es sich nicht — beenden Sie es über Gültig bis, wenn es nicht mehr gelten soll.

Wann ein Ziel meldet. Verfehlt das Ist ein Ziel, bekommen die Berechtigten eine Benachrichtigung. Ab Werk meldet ein Ziel erst in der letzten Woche seiner Periode und am ersten Tag der neuen Periode noch einmal für die abgeschlossene Periode — am Monatsanfang liegt die Abrechnungsquote fast immer unter dem Ziel, eine tägliche Meldung wäre dann nur Lärm. Wer den Stand jeden Tag sehen will, stellt im Ziel Abweichung melden auf Täglich.

Werte nach älterer Formel neu berechnen. Verläufe stützen sich auf gespeicherte Werte je Periode. Ändert sich die Rechenweise einer Kennzahl (zuletzt: Offene Posten stichtagsgenau), erkennt der nächtliche Lauf die alten Werte und rechnet sie im Hintergrund neu. Unter KPI-Zeitreihen steht dann bis dahin ein Hinweis mit der Zahl der betroffenen Werte; Neu berechnen stößt es sofort an (Recht reporting.report.manage und markenübergreifend reporting.brand.all).

Berichte planen. Ein Zeitplan verschickt eine Auswertung regelmäßig — an Personen oder Rollen.

Berichte an Empfänger ohne Konto. Eine E-Mail-Adresse ohne Konto im Verteiler bekommt keinen Anhang mehr, sondern einen signierten Download-Link. Der Link gilt eine einstellbare Zahl von Tagen (ab Werk 7, siehe Einstellungen & Rechte); danach meldet er „abgelaufen“, und der Empfänger braucht den nächsten Versand. Nehmen Sie eine Adresse aus dem Verteiler, gilt ihr Link sofort nicht mehr — das gilt auch, wenn der Inhaber des Berichts deaktiviert wird oder sein Export-Recht verliert. Jeder Abruf steht im Protokoll am Export-Lauf (im Namen des Inhabers, die Adresse als Prüfsumme). Wer den Link mehrfach falsch aufruft, wird für eine Viertelstunde gesperrt. Berichte mit Finanz- oder Personal-Kennzahlen gehen wie bisher nicht an Adressen ohne Konto.

Kennzahlen an ein BI-System übergeben. Unter Dashboards → Geplante Exporte, Abschnitt Kennzahlen an BI, wählen Sie je ausgehendem Webhook, welche Kennzahlen nach jedem Tageslauf an Ihr BI-System gehen. Der Webhook bekommt dann das Ereignis Kennzahl-Schnappschuss geschrieben (reporting.kpi_snapshot_written) mit den Monatswerten des Vormonats und des laufenden Monats — je Marke des Webhooks, bei einem markenlosen Webhook als Gesamtwert. Wählbar sind die Kennzahlen, die der Tageslauf speichert (Umsatz, Kosten, Marge, Auslastung, MRR, Offene Posten und weitere). Gesendet wird nur, was die Person, die die Auswahl gespeichert hat, in dieser Marke sehen darf: Verliert sie ein Recht, fällt die Kennzahl aus der Nutzlast und steht nur noch als Schlüssel unter withheld. Den Webhook selbst — Ziel-Adresse, Signatur-Geheimnis, aktiv/inaktiv — pflegen Sie unter Einstellungen → Integrationen; beim Speichern der Auswahl nimmt das System das Ereignis in sein Abo auf. Auch die Meldung Ziel verfehlt geht an Webhooks nur mit Ist- und Sollwert, wenn die Kennzahl ohne Sperre ist oder die Person hinter der Auswahl sie sehen darf; sonst ohne Werte (valuesWithheld).

Den Portal-Anteil verfolgen. Die Kennzahl Portal-Anteil (Freigaben + Tickets) zeigt, welcher Teil der Kunden-Eingänge über das Kundenportal kommt statt per E-Mail — in Prozent, für Zeitraum und Marke wie jede andere Kennzahl. Gezählt werden Tickets, die über das Portal bzw. per E-Mail eingehen (Stichtag: Eingang), und angenommene Angebote, die der Kunde im Portal freigegeben hat bzw. die im Innendienst angenommen wurden (Stichtag: Annahme). Die Bausteine stehen einzeln daneben — Tickets über das Portal, Tickets per E-Mail, Angebots-Freigaben über das Portal, Angebots-Freigaben ohne Portal — und ergeben zusammen Eingänge über das Portal, Eingänge per E-Mail und Eingänge gesamt. Tickets anderer Herkunft (von Hand angelegt, Formular, Telefon) zählen nicht mit.

Felder im Detail

Der Bereich hat fünf Masken: Bericht, Dashboard (mit dem Widget-Dialog), Zeitplan, KPI-Ziel und Kennzahlen an BI. Jede schreibt auf eine eigene Ressource.

Bericht

Angelegt wird mit Name, Datensatz, Beschreibung und Sichtbarkeit; alles Weitere steht in der Konfiguration der Berichts-Detailseite.

Export starten erzeugt einen Lauf im Hintergrund; das gewählte Format (csv, xlsx, pdf) ist der einzige Wert dieses Dialogs und gehört zur Aktion, nicht zum Bericht.

Dashboard

Der Kachel-Dialog schreibt kein eigenes Feld, sondern einen Eintrag in widgets:

Zeitplan

KPI-Ziel

Kennzahlen an BI

Sie sehen nur, was Sie sehen dürfen. Der Rechte-Schnitt liegt in der Auswertung selbst — dieselbe gespeicherte Auswertung kann bei zwei Personen verschiedene Zahlen liefern, ohne dass etwas kaputt ist. Ein Export gibt genau das aus, was am Bildschirm stand; er ist kein Weg an den Rechten vorbei.

Einstellungen & Rechte

• Dashboards: reporting.dashboard.view / reporting.dashboard.manage
• Auswertungen und Ziele: reporting.report.view / reporting.report.manage
• Finanzielle Kennzahlen (Umsatz, Marge, DSO, MRR): reporting.kpi.financial
• Personenbezogene Kennzahlen (Auslastung, Kostensätze): reporting.kpi.hr
• Eigene Auslastung (nur der eigene Mitarbeiter-Datensatz): reporting.utilization.view_own
• Exportieren und planen: reporting.report.export · Markenübergreifend: reporting.brand.all
• Gespeicherte Kennzahlwerte neu berechnen: reporting.report.manage und reporting.brand.all (der Lauf

berührt alle Marken)

• Kachel als Bild oder PDF: reporting.report.export und Sicht auf das Cockpit
• Kennzahlen an BI (Auswahl je Webhook): platform.webhook.manage und reporting.report.export in der

Marke des Webhooks — bei einem markenlosen Webhook in allen Marken

• Einstellung reporting.report_link.ttl_days (Einstellungen → System, Kategorie reporting): Gültigkeit des

Download-Links an Empfänger ohne Konto in Tagen, ab Werk 7, wirksam 1 bis 90

Die beiden Kennzahl-Rechte sind eigenständig, weil ihr Inhalt es ist: Wer Projekte auswerten darf, darf deswegen noch keine Gehaltskostensätze sehen.

Meine Auslastung. Jeder Mitarbeiter sieht seine eigene Auslastung — auch ohne reporting.kpi.hr. Die Kachel Meine Auslastung auf der Startseite zeigt für den laufenden Monat die abrechenbare Zeit (freigegebene, abrechenbare Zeiteinträge) im Verhältnis zur verfügbaren Zeit (Wochenstunden × Arbeitstage). Sie lässt sich über Widget hinzufügen (Bereich Persönlich) auf jedes Dashboard legen. Das Recht reporting.utilization.view_own halten alle internen Rollen; es reicht nie über den eigenen Mitarbeiter-Datensatz hinaus — fremde Personen sind darüber nicht abrufbar. Ohne verknüpften Mitarbeiter-Datensatz bleibt die Kachel leer.

Rollen mit der Option „nur eigenes Team“ sehen auf Team- und Personen-Achsen nur ihr Team — und auch die Gesamtsumme und die Summe je Marke bilden für sie nur die Personen, die sie sehen (eigenes Team, Personen ohne Team). Das gilt für Kennzahlen, Verläufe, gespeicherte Auswertungen und Dashboard-Kacheln; sonst ließe sich ein fremdes Team als Summe minus eigenes Team herausrechnen. Kennzahlen ohne Personen- oder Team-Bezug bleiben unverändert.

Modul-Flag: module.reporting.

FAQ & Fehlerbilder

Eine Kennzahl fehlt in der Auswahl. Dann ist das liefernde Modul nicht aktiv, oder Ihnen fehlt das Kennzahl-Recht.

Zwei Personen sehen unterschiedliche Zahlen. Das ist richtig: Auswertungen laufen im Rechte- und Marken-Schnitt des Betrachters.

Der Download-Link funktioniert nicht. „Abgelaufen“: die Gültigkeit ist vorbei, der nächste Versand bringt einen neuen Link. „Gilt nicht mehr“: die Adresse steht nicht mehr im Verteiler, oder der Inhaber des Berichts darf nicht mehr exportieren. „Zu viele ungültige Abrufe“: nach mehreren falschen Aufrufen ist der Zugang für eine Viertelstunde gesperrt.

Ein geplanter Bericht kam nicht an. Prüfen Sie Zeitplan und Empfänger. Geplante Berichte laufen im Namen und mit den Rechten des Berichtsinhabers: Fehlt der Inhaber, ist er deaktiviert oder fehlt ihm das Export- oder Leserecht, entsteht kein Export — der Lauf steht mit dem Grund bei den Export-Läufen.

reporting.reporting · Gilt ab Version 0.5.6