Abrechnung
Überblick
Die Abrechnung erzeugt Vorschauen, keine Rechnungen: Was ließe sich jetzt fakturieren?
Zwei Quellen speisen sie — freigegebene Zeiten aus der Zeiterfassung und fällige Pläne aus wiederkehrender Abrechnung. Die Betonung liegt auf freigegeben: Nicht genehmigte Zeiten erscheinen nicht, und das ist der Grund, warum eine Abrechnungsvorschau manchmal kleiner ausfällt als erwartet.
Kernaufgaben
Vorschau prüfen. Was aus Zeiten und Plänen abrechenbar wäre, vor der Rechnungsstellung.
Abrechnen aus Projekt oder Vertrag. Abrechnen am Projekt bzw. am Vertrag baut für einen Zeitraum (Vorgabe: Vormonat) die gewöhnliche Vorschau des Kunden. Vorausgewählt sind die Zeilen dieses Projekts bzw. Vertrags; was Sie abwählen, fällt aus der Vorschau und bleibt offen für eine spätere Abrechnung. Danach geht es in der Vorschau weiter wie immer.
Positionen anpassen. Solange die Vorschau im Entwurf steht, lässt sich jede Zeile korrigieren: Das Stift-Symbol öffnet Position anpassen für Text, Menge und Einzelpreis, Position hinzufügen über der Tabelle ergänzt eine freie Zeile (etwa Reisekosten oder einen Nachlass mit negativem Preis), das Papierkorb-Symbol entfernt eine Zeile nach Rückfrage. Zeile und Summen rechnen sich sofort neu. Angepasste und hinzugefügte Zeilen tragen den Vermerk (angepasst) und bleiben stehen, wenn die Vorschau neu aufgebaut wird; dieselbe Leistung erscheint dann nicht ein zweites Mal. Abschlags- und Schlusszeilen ändern Sie am Abschlagsplan, nicht hier. Nach Als bereit markieren ist die Vorschau fest — zum Ändern erst Wieder in Bearbeitung.
Kürzen oder entfernen — der Unterschied. Eine gekürzte Menge oder ein kleinerer Preis gilt als Kulanz: Die Zeiten bzw. Verbräuche hinter der Zeile gelten bei der Übergabe trotzdem als abgerechnet und kommen nicht wieder. Soll eine Leistung später berechnet werden, entfernen Sie die Zeile stattdessen — dann bleibt sie offen und erscheint in der nächsten Vorschau.
Wiederkehrende Pläne führen. Pläne entstehen aus Lizenzen, Verträgen und Pauschalen — die drei Quellen regelmäßiger Erlöse. Ein Plan sagt, was wann fällig wird.
Übergabe an die Faktura. Aus der Vorschau entsteht die Rechnung — dort wird sie festgeschrieben und damit zum Beleg.
Felder im Detail
Abrechnungsplan
| Feld | Pflicht | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|---|
Kunde customerId | ja | bestehender Kunde | Wer abgerechnet wird. |
Betrag amountAmount | ja | Betrag, 0 oder mehr | Was je Periode berechnet wird. |
Rhythmus cycle | ja | monatlich, quartalsweise, jährlich | Wie oft. |
Lauf-Modus runMode | nein | Zur Durchsicht (Vorgabe) oder Vollautomatisch | Was beim fälligen Lauf geschieht: Zur Durchsicht legt eine Vorschau an, die jemand prüft und freigibt; Vollautomatisch übergibt die Vorschau ohne Zwischenschritt an ihr Ziel. |
Stichtag anchorDay | nein | 1 bis 31 | Der Tag im Monat. Achtung bei 29 bis 31: In kürzeren Monaten rückt der Lauf auf den letzten Tag — anders als bei der Serienrechnung, die deshalb bei 28 endet. |
Vertrag contractId | nein | bestehender Vertrag | Welcher Vertrag dahintersteht. |
Artikel productId | nein | bestehender Artikel | Was berechnet wird. |
Marke brandId | nein | eine Ihrer Marken | Unter welcher Marke. |
Hinweis zur Preisanpassung priceIndexNote | nein | Text, max. 255 Zeichen | Worauf eine Anpassung beruht. Bei einer Erhöhung ist das der Satz, den der Kunde zu lesen bekommt — hier lohnt eine Formulierung, die auch in einer Mail bestehen kann. |
Vorschau
Die Vorschau zeigt vor dem Lauf, was entstehen würde: je Kunde die Positionen, die Beträge und was aus Kontingenten und Verträgen dazukommt. Sie ist keine Zierde — sie ist die einzige Gelegenheit, eine falsche Abrechnung zu bemerken, bevor sie beim Kunden liegt.
Position anpassen bzw. hinzufügen
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Text description | Pflicht; Text, max. 500 Zeichen | So steht die Zeile auf der Rechnung. |
Menge qty | Pflicht; größer als 0, höchstens vier Nachkommastellen | Mit dem Einzelpreis die Zeilensumme (gerundet auf den Cent). Gekürzt = Kulanz, siehe oben. |
Einheit unit | Text, max. 50 Zeichen; nur beim Hinzufügen | Wird hinter der Menge angezeigt. |
Einzelpreis unitPriceAmount | Pflicht; Betrag, negativ für einen Nachlass | Preis je Einheit. |
Steuersatz taxRateId | Satz aus dem Katalog, Vorgabe Regelsatz; nur beim Hinzufügen | Die Steuer-Behandlung des Kunden (steuerfrei, Reverse-Charge) gilt wie für jede andere Zeile. |
Einstellungen & Rechte
- Modul
module.finance. finance.billing.viewfür die Vorschauen,finance.recurring.managefür die Pläne und
zum Anpassen, Freigeben und Wiedereröffnen der Vorschauen — in der Marke der Vorschau, finance.lexoffice.sync für den Abgleich mit der Buchhaltung.
- Schnittstelle:
POST /api/v1/billing-previews/{ulid}/update-item(itemUlidund die zu
ändernden Felder), …/add-item (description, qty, unitPriceAmount, optional unit, taxRate oder taxRateId), …/remove-items (itemUlids) — jeweils nur im Entwurf.
- Nur genehmigte Zeiten zählen, siehe Timesheets.
- Die Abrechnung fakturiert nicht selbst. Sie bereitet vor.
FAQ & Fehlerbilder
Die Vorschau ist leer. Dann sind keine Zeiten genehmigt und keine Pläne fällig.
Eine Leistung fehlt. Prüfen Sie, ob die Zeit abrechenbar und genehmigt ist — beides ist nötig.
Ein Plan läuft weiter, obwohl der Vertrag endete. Prüfen Sie das Ende am zugehörigen Vertrag oder an der Lizenz.
„Zeilen lassen sich nur in einer Vorschau im Entwurf ändern, ergänzen oder entfernen." Die Vorschau ist schon als bereit markiert. Wieder in Bearbeitung bringt sie zurück in den Entwurf.
Ich habe die Menge gekürzt — warum ist die Zeit trotzdem abgerechnet? Kürzen ist Kulanz: Die Leistung gilt mit der Übergabe als erledigt. Wer sie später berechnen will, entfernt die Zeile, statt sie zu kürzen.
Wo entsteht die Rechnung? In der Faktura — hier entsteht nur die Vorschau.