Nachvollziehbarkeit & Datenschutz
Zweck
Zwei Fragen, die zusammengehören: Wer hat was verändert? und Welche Daten dürfen wir überhaupt noch haben?
Die erste beantwortet das Protokoll — lückenlos, nicht stichprobenhaft. Die zweite beantworten Betroffenenrechte und Aufbewahrungsregeln. Beides zusammen ist der Unterschied zwischen „wir glauben, es war korrekt" und „wir können es zeigen".
Funktionsumfang
- Jede schreibende Aktion wird protokolliert — Anlegen, Ändern, Löschen, Wiederherstellen —
jeweils mit dem Zustand vorher und nachher und den geänderten Feldern.
- Der Akteur ist unterschieden: Mensch, KI oder Automation. Das beantwortet die Frage „Wer
hat das geändert?" auch dann, wenn niemand am Bildschirm saß — und genau diese Fälle bleiben anderswo unerklärlich.
- Jede Aktion trägt eine Vorgangskennung, über die sich alle Änderungen eines einzelnen Klicks
zusammenführen lassen.
- Das Protokoll ist unveränderlich. Es lässt sich nicht bearbeiten und nicht löschen; ein
veränderbares Protokoll wäre keines.
- Sanftes Löschen mit 30-Tage-Frist. Gelöschtes bleibt einen Monat wiederherstellbar.
- Betroffenenanfragen — Auskunft, Berichtigung, Löschung — werden als Vorgang geführt, damit die
Erledigung belegbar ist.
- Aufbewahrungsregeln entfernen Daten nach Ablauf ihrer fachlichen Frist. Module melden ihre
Datenbestände dafür selbst an.
Zusammenspiel
Das Protokoll erfasst Handlungen aus allen Wegen gleichermaßen — Oberfläche, Schnittstelle, Automation und KI. Die Bedienflächen sind das Audit-Log, der Papierkorb und die DSGVO-Fläche.
Grenzen
- Nur schreibende Aktionen. Reines Lesen, Suchen und Exportieren erzeugt keinen Eintrag.
- Das Protokoll stellt nichts wieder her. Es zeigt den früheren Zustand; das Zurückholen leistet
der Papierkorb innerhalb seiner Frist.
- Papierkorb und Aufbewahrung sind zweierlei. Der eine ist eine Frist gegen Fehlgriffe, die
andere die planmäßige Entfernung. Keiner ersetzt den anderen.
- Ein deaktiviertes Modul meldet seine Daten nicht an — Löschung und Aufbewahrung greifen dort
nicht.