Wissensartikel

Überblick

Wissensartikel sind das Wiki des Hauses — Handbücher, Anleitungen, gepflegtes Erfahrungswissen. Sie liegen in Wissensbereichen, tragen eine Version und einen Status.

Das Merkmal, das dieses Wiki von einem Ordner voller Dateien unterscheidet, ist das Review-Intervall: Ein Artikel meldet sich selbst, wenn er zu lange nicht geprüft wurde. Ohne das verrottet jede Wissenssammlung — nicht weil sie falsch angelegt wäre, sondern weil niemand merkt, wann sie alt geworden ist.

Kernaufgaben

Artikel schreiben. Neuer Artikel verlangt Titel, Bereich, Kurzbeschreibung und Inhalt. Die Liste zeigt Titel, Bereich, Status, Review, Version und letzte Änderung; gefiltert wird nach Bereich und Status.

Versionen führen. Beim Speichern wählen Sie zwischen Entwurf und neuer Version mit Versionskommentar. Versionen lassen sich vergleichen; sind zwei inhaltlich identisch, sagt die Anzeige das ausdrücklich statt eine leere Gegenüberstellung zu zeigen. Der Vergleich arbeitet je Block — Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle, Zitat, Code: jeder Block steht als Neu, Entfernt oder Geändert da, ein geänderter mit Vorher und Nachher nebeneinander. Unveränderte Blöcke blenden Sie bei Bedarf ein, um den Zusammenhang zu sehen.

Veröffentlichen. Ein Artikel wird ausdrücklich veröffentlicht — Entwürfe bleiben intern.

Pflege einplanen. Zum Artikel gehören Autor, Review-Intervall in Tagen und der Zeitpunkt der letzten Prüfung. Ist die Frist überschritten, erscheint Überprüfung fällig.

Fürs Portal freigeben. Der Schalter Im Portal macht einen Artikel für Kunden sichtbar — eine eigene Entscheidung je Artikel, nicht eine Folge der Veröffentlichung.

Favoriten setzen. Häufig gebrauchte Artikel lassen sich als Favorit markieren.

Im Baum ordnen. Über Ansicht → Baum zeigt die Artikel-Liste die Gliederung eines Bereichs: Unterartikel stehen unter ihrem Eltern-Artikel. Mit dem Recht zu bearbeiten und Beitrag im Bereich ziehen Sie einen Artikel am Griff an eine andere Stelle oder unter einen anderen Artikel. Ohne Maus geht es genauso: Griff fokussieren, dann verschiebt ↑/↓ unter den Geschwistern, → hängt den Artikel unter den vorigen, ← holt ihn eine Ebene höher. Beim Anlegen und Bearbeiten wählen Sie den Übergeordneten Artikel direkt aus; neue Artikel landen am Ende ihrer Ebene. Ein Artikel lässt sich nicht unter sich selbst oder einen eigenen Unterartikel hängen.

Durchs Handbuch blättern. In einem Bereich vom Typ Handbuch zeigt jeder Artikel die Gliederung des Handbuchs, darüber den Weg dorthin (Brotkrumen) und darunter Zurück und Weiter in der Lesereihenfolge — ein Onboarding lässt sich so von vorne bis hinten durchlesen.

Intern verlinken. Der Link-Knopf im Editor öffnet eine Artikel-Auswahl: Artikel suchen, wählen, fertig. Ohne markierten Text wird der Titel zum Link-Text. Eine freie Adresse bleibt möglich; ein bestehender Link lässt sich dort auch entfernen. Ein Klick auf einen internen Link im Artikel öffnet den Zielartikel, ohne die Seite neu zu laden.

Inhaltsverzeichnis. Hat ein Artikel mindestens zwei Überschriften, zeigt die rechte Spalte Inhalt mit allen Überschriften der Ebenen 1 bis 3. Ein Klick springt zur Stelle im Text.

Automatisch zwischenspeichern. Bei Entwürfen speichert der Editor den Text nach einer kurzen Schreibpause selbst — als Zwischenstand ohne neue Version; unter dem Editor steht, wann zuletzt gespeichert wurde. Bei veröffentlichten Artikeln speichert der Editor nicht zwischen: Ihre Änderungen werden erst mit Speichern übernommen, damit Leser nie einen halb fertigen Stand sehen; unter dem Editor steht dann ein entsprechender Hinweis. Hat in der Zwischenzeit jemand anderes den Artikel gespeichert, hält das automatische Speichern an und meldet es, statt fremde Änderungen zu überschreiben; sichern Sie dann Ihren Text und laden Sie den Artikel neu. Eine Version entsteht wie bisher mit Als neue Version speichern.

Im Block-Editor schreiben. Artikel bearbeiten Sie im selben Block-Editor wie Seiten: Überschriften, Listen, Checklisten, Tabellen (Knopf Tabelle einfügen), Trennlinien, Zitate, Code, Bilder und Videos sind eigene Blöcke. Gespeichert werden die Blöcke; die Lesefassung (HTML) für Artikel, Portal und Suche entsteht daraus. Bestehende Artikel wurden beim Update einmalig in Blöcke umgerechnet — Text, Links, Bilder, Tabellen und Listen bleiben dabei erhalten.

Gemeinsam an einem Entwurf schreiben. Ist bei Ihnen die Mitbearbeitung eingerichtet, schreiben mehrere Personen gleichzeitig am selben Entwurf — wie bei Seiten: Sie sehen die Schreibmarke der anderen mit Namen, unter dem Editor steht Live. Während der Mitbearbeitung speichert der Dienst jede Änderung sofort für alle; Speichern übernimmt dann Titel, Kurzfassung und Einordnung und legt auf Wunsch eine Version aus dem gemeinsamen Stand an. Reißt die Verbindung ab, schreibt der Editor mit Ihrem letzten Stand weiter und speichert wieder wie gewohnt. Veröffentlichte Artikel bearbeiten Sie immer allein — Änderungen erreichen Leser erst mit Speichern.

Personen erwähnen. Mit @ im Editor wählen Sie eine Person aus dem Team. Sie bekommt eine Benachrichtigung mit Link zum Artikel — sofern sie den Bereich lesen darf (bei Entwürfen nur, wer Entwürfe sehen darf). Wer schon erwähnt war, wird beim erneuten Speichern nicht noch einmal benachrichtigt.

Inhalte einbetten. Über dem Editor stehen Bild, Video und Datei. Bild fügt ein Bild (PNG, JPEG, GIF, WebP bis 1,5 MB) direkt in den Text ein. Video nimmt eine Adresse von YouTube oder Vimeo (etwa https://www.youtube.com/watch?v=…, https://youtu.be/…, https://vimeo.com/…) oder die https-Adresse einer Video-Datei (MP4, WebM, Ogg). Videos von YouTube und Vimeo erscheinen beim Lesen zuerst als Fläche mit dem Knopf Video laden: erst nach diesem Klick lädt der Browser etwas vom Anbieter (Datenschutz), YouTube dabei im erweiterten Datenschutzmodus. Andere Anbieter und sonstige eingebettete Fremdseiten (iframes) lässt das System aus Sicherheitsgründen nicht zu. Datei lädt eine Datei als Anhang des Artikels hoch und setzt einen Link darauf in den Text; ein Klick auf den Link lädt sie herunter.

Überprüfung abschließen. Ist Überprüfung fällig gesetzt, bekommt der Autor eine Benachrichtigung — hat der Artikel keinen, der Owner des Bereichs und die namentlich eingetragenen Verwalter. Eine Verwalter-Freigabe für eine Rolle benachrichtigt nicht. Nach der Prüfung setzt Als überprüft markieren das Datum der letzten Prüfung und startet das nächste Intervall; erst dann kommt die nächste Erinnerung.

Mit KI zusammenfassen und übersetzen. Ist die KI eingeschaltet, trägt der Artikel die Knöpfe Zusammenfassen und Übersetzen. Zusammenfassen schlägt zwei bis drei Sätze vor; erst Als Kurzfassung übernehmen speichert sie als Kurzfassung des Artikels. Übersetzen fragt nach der Zielsprache und legt die Übersetzung als neuen Entwurf im selben Bereich an — Überschriften, Listen und Links bleiben erhalten, der Entwurf ist mit dem Original verknüpft und öffnet sich zur Durchsicht. Dafür brauchen Sie das Recht, Artikel anzulegen, und Beitragsrecht im Bereich. Ist die KI abgeschaltet, fehlen beide Knöpfe.

Wissen am Vorgang verknüpfen. Auf der Seite eines Kunden, Projekts, Tickets oder einer Aufgabe zeigt die Karte Verknüpftes Wissen die dort verknüpften Artikel, SOPs, Vorlagen und Lösungsbausteine. Mit dem Recht knowledge.link.manage verknüpfen Sie dort weiteres Wissen oder lösen eine Verknüpfung.

Passendes Wissen vorgeschlagen. An Projekt, Ticket und Aufgabe zeigt die Karte unter den Verknüpfungen Passt vielleicht dazu: Artikel und SOPs, deren Titel oder Text die Stichwörter aus dem Titel (und den Schlagwörtern) des Vorgangs enthalten — die besten zuerst, höchstens fünf. Vorgeschlagen wird nur, was Sie lesen dürfen und was noch nicht verknüpft ist. Verknüpfen übernimmt einen Vorschlag mit einem Klick.

Lessons Learned sichern. Ist ein Projekt abgeschlossen, bietet seine Kopfzeile Lessons Learned sichern. Sie wählen einen Bereich, in dem Sie schreiben dürfen, und optional eine Dokument-Vorlage als Gerüst ({{projekt}} und {{kunde}} werden gefüllt); ohne Vorlage bekommt der Entwurf die Gliederung Ziel und Ergebnis, Was lief gut, Was lief nicht gut, Was wir künftig anders machen. Der Artikel entsteht als Entwurf, ist sofort mit dem Projekt verknüpft und öffnet sich zum Schreiben. Je Projekt gibt es einen solchen Artikel — danach heißt der Knopf Lessons Learned öffnen.

Felder im Detail

Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API: unter ihm läuft dasselbe über Automation, Import und KI-Werkzeuge.

Artikel anlegen und bearbeiten

Fassungen

Im Baum verschieben

Einstellungen & Rechte

• Modul module.knowledge.
• knowledge.article.view, .create, .edit, .delete und —

bewusst getrennt — knowledge.article.publish. Schreiben und Veröffentlichen sind zwei verschiedene Befugnisse.

• knowledge.brand.all für Bereiche über alle Marken hinweg — wirkt nur, wenn das Recht für alle Marken vergeben ist. Entwürfe in einem markengebundenen Bereich bearbeiten Sie nur mit dem Bearbeitungsrecht in dieser Marke.
• Die Sichtbarkeit hängt am Bereich. Ein Artikel erbt den Zugriff seines

Wissensbereichs; die Portal-Freigabe kommt zusätzlich obendrauf.

FAQ & Fehlerbilder

Ein Kunde sieht einen Artikel nicht. Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: veröffentlicht und Im Portal freigegeben. Beides ist eine eigene Entscheidung.

Ich kann schreiben, aber nicht veröffentlichen. Dann fehlt knowledge.article.publish.

„Überprüfung fällig" verschwindet nicht. Die Meldung endet mit Als überprüft markieren — das Speichern allein setzt den Zeitpunkt nicht zurück.

Das Verschieben im Baum wird abgelehnt. Entweder fehlt der Beitrag im Bereich, oder das Ziel wäre ein Kreis (der Artikel unter sich selbst oder einem eigenen Unterartikel).

Der Versionsvergleich zeigt nichts. Dann sind die gewählten Versionen inhaltlich identisch. Die Anzeige sagt es ausdrücklich.

knowledge.articles · Gilt ab Version 0.5.0