Auftragsverarbeitung: Dienste, an die Daten gehen

Überblick

Octibiz läuft auf Ihrem Server. Ohne eingerichtete Anbindung verlässt kein Datensatz das System. Jeder der folgenden Dienste erhält Daten erst, wenn Sie ihn einrichten — also Zugangsdaten hinterlegen, ein Konto verbinden oder das zugehörige Modul einschalten. Diese Seite nennt je Dienst den Zweck, die Daten, den Zeitpunkt und den Vertrag des Anbieters.

Die rechtliche Einordnung — Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder Verarbeitung in eigener Verantwortung des Dienstes — nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor. Diese Seite liefert die technischen Tatsachen dafür, geprüft gegen den Code.

Google

Vertrag: Mit einem Google-Workspace- oder Google-Cloud-Konto gilt der Cloud Data Processing Addendum. Mit privaten Google-Konten besteht kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung — für den Geschäftsbetrieb deshalb Workspace-Konten verwenden.

Microsoft 365

Vertrag: Für Geschäftskonten gilt der Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

lexoffice (Lexware Office)

• Zweck: Buchhaltungs-Übergabe — Kontakte, Belege und Angebote landen in lexoffice; für Einkaufs-

auswertungen werden Eingangsbelege je Lieferant gelesen.

• Welche Daten: Kontakte (Firmenname und USt-IdNr. bzw. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle

Kunde oder Lieferant), Belege (Datum, Beträge, Steuersätze, Bemerkung, zugeordneter Kontakt), Angebote (Titel, Positionen, Preise, Einleitung, Bemerkung).

• Aktiv, wenn: ein API-Schlüssel für lexoffice hinterlegt ist. Ohne Schlüssel bleiben die Belege

zur Übergabe vorgemerkt; nichts wird gesendet.

• Vertrag: Auftragsverarbeitung Lexware Office.

Twilio

• Zweck: SMS und WhatsApp-Nachrichten an Kunden senden; eingehende SMS landen als Nachricht am

Vorgang.

• Welche Daten: Telefonnummer des Empfängers, Nachrichtentext, Absendernummer; bei eingehenden

Nachrichten Absendernummer und Text.

• Aktiv, wenn: die Anbindung „Twilio“ mit Konto-Kennung, Absendernummer und Zugangsschlüssel

eingerichtet ist. Ohne Zugang scheitert der Versand sichtbar, statt still als versendet zu gelten.

• Vertrag: Twilio Data Protection Addendum.

finAPI

• Zweck: Kontoumsätze aus dem Bankkonto abrufen, damit Zahlungen den offenen Posten zugeordnet

werden. Der Kontozugriff ist in der EU erlaubnispflichtig; er läuft unter der Lizenz von finAPI.

• Welche Daten: Die Bank-Zugangsdaten geben Sie ausschließlich im Formular von finAPI ein — Octibiz

sieht sie nie. Octibiz empfängt Kontoname, IBAN, Kontoinhaber, Saldo und die Umsätze (Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck, Name und IBAN des Gegenübers).

• Aktiv, wenn: das Modul „Bankanbindung finAPI“ eingerichtet und ein Konto verbunden ist. Beim

Trennen der Verbindung wird auch der zugehörige Benutzer bei finAPI gelöscht.

• Vertrag: Die vertragliche Einordnung regelt Ihr Vertrag mit finAPI;

Datenschutzhinweise von finAPI.

Dealfront

• Zweck: CRM → Prospector durchsucht die B2B-Firmendatenbank von Dealfront (Echobot) und übernimmt

Firmen und Ansprechpartner als Lead, Kunde oder Kontakt; CRM → Website-Besucher zeigt Firmen, die die eigene Website besucht haben (Besuchererkennung aus Leadfeeder).

• Welche Daten an Dealfront gehen: nur die Suchkriterien (Firmenname oder Domain, Land, Ort, PLZ,

Mitarbeiterzahl, Branchen-Codes), die Kennungen der Firmen und Ansprechpartner, deren Daten abgerufen werden, der Zeitraum der Besucherliste und der API-Schlüssel als Anmeldung. Aus Octibiz selbst — Kunden, Kontakte, Belege — wird nichts gesendet. Die Besuchererkennung selbst füttert das Tracking-Skript von Dealfront auf Ihrer Website, nicht Octibiz.

• Welche Daten Octibiz empfängt: Firmendaten (Name, Anschrift, Website, Telefon, E-Mail, USt-IdNr.,

Größe, Branche, letzter Besuch) und — erst bei der Übernahme gewählter Ansprechpartner — Name, Position, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

• Aktiv, wenn: unter Einstellungen → Integrationen eine Integration „dealfront“ mit API-Schlüssel

angelegt ist. Ohne Schlüssel zeigt das CRM „nicht verbunden“; nichts wird gesendet. Jeder Abruf steht im Sync-Log der Integration.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — für die Besuchererkennung mit

Hinweis in der Datenschutzerklärung der Website (Text-Vorschlag unter Website-Besucher).

• Vertrag: Auftragsverarbeitung Dealfront (EWR);

Grundsätze unter dealfront.com/gdpr.

KI-Anbieter

• Zweck: Texte erzeugen und zusammenfassen, Fragen an den Assistenten beantworten, Bilder und Videos

erzeugen und das Firmenwissen durchsuchbar machen.

• Welche Daten: die Anfrage und der Ausschnitt aus Octibiz, den die jeweilige Funktion dafür

mitgibt — also Inhalte der Datensätze, mit denen gerade gearbeitet wird. Für die Wissenssuche gehen Textabschnitte aus dem Firmenwissen an einen Anbieter mit Einbettungs-Funktion (OpenAI oder Gemini).

• Aktiv, wenn: für den Anbieter ein Schlüssel hinterlegt ist (Einstellungen → KI oder

Umgebungs-Konfiguration). Ohne Schlüssel sendet Octibiz nichts an diesen Anbieter.

• Eigene Modelle: Ein selbst betriebenes Modell im eigenen Netz ist kein Dritter; es wird als

eigener Endpunkt eingetragen.

Paket- und Versanddienste

• Zweck: Versandetiketten erzeugen, auf Wunsch Retourenetiketten, und — wo der Dienst es anbietet —

den Sendungsstatus abfragen.

• Welche Daten: Name, Firma und Anschrift des Empfängers, bei Zustellung an Packstation oder

Paketshop deren Kennung und die Postnummer, Gewicht und Maße der Packstücke, gebuchte Zusatzleistungen (etwa Altersprüfung, Nachnahme-Betrag), bei Auslandssendungen die Zollangaben. E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Empfängers gehen an DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS, Sendcloud und shipcloud — für die Zustell-Benachrichtigung; an die Deutsche Post nicht.

• Aktiv, wenn: das Versand-Modul des jeweiligen Dienstes eingerichtet ist und ein Etikett erzeugt

wird.

• Vertrag: Paketdienste stellen in der Regel in eigener Verantwortung zu; Versandplattformen wie

Sendcloud und shipcloud arbeiten für Sie. Datenschutzhinweise: DHL, Deutsche Post, DPD, Hermes, Sendcloud; GLS, UPS und shipcloud auf deren Website.

Zahlungsdienste: Stripe und PayPal

• Zweck: Termine, für die ein Preis hinterlegt ist, bei der Online-Buchung bezahlen lassen.
• Welche Daten: Octibiz übergibt Betrag, Währung, die Kennung der Buchung und die Rücksprung-Adresse.

Name, E-Mail-Adresse und Zahldaten gibt der Buchende direkt auf der Seite des Zahlungsdienstes ein; Octibiz erhält danach nur die Bestätigung, dass bezahlt wurde.

• Aktiv, wenn: der Zugang für Stripe bzw. PayPal hinterlegt ist und ein gebuchter Termin einen

Preis hat.

• Vertrag: Zahlungsdienste verarbeiten Zahldaten in der Regel in eigener Verantwortung;

Stripe Data Processing Agreement, Datenschutzhinweise von PayPal auf dessen Website.

fiskaly (Kasse)

• Zweck: Jeder Kassenbon wird von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

signiert, wie es die Kassensicherungsverordnung verlangt; fiskaly betreibt sie als Cloud-Dienst.

• Welche Daten: Bon-Art und Bon-Daten (Beträge je Steuersatz, Zahlarten) sowie die Kennungen der

TSE und der Kasse. Namen oder Anschriften von Kunden gehen nicht mit.

• Aktiv, wenn: an einer Kasse die Cloud-TSE von fiskaly gewählt und der Zugangsschlüssel

hinterlegt ist.

• Vertrag: Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit fiskaly abschließen, bevor die Kasse in Betrieb

geht.

Cloudflare Turnstile (Online-Terminbuchung)

• Zweck: Buchungen durch Bots verhindern, ohne dass Besucher Bilderrätsel lösen müssen.
• Welche Daten: Der Browser des Besuchers lädt die Prüfung von Cloudflare; Octibiz sendet zur

Kontrolle das Prüf-Token und die IP-Adresse des Besuchers an Cloudflare.

• Aktiv, wenn: der Buchungsschutz der Terminbuchung auf „Turnstile" steht und die Schlüssel

hinterlegt sind. Die Alternative ohne Dritte ist die Rechenaufgabe im Browser des Besuchers.

• Vertrag: Cloudflare Data Processing Addendum.

Fehler-Tracking: Sentry oder GlitchTip

• Zweck: Laufzeitfehler (Serverfehler, abgebrochene Hintergrund-Aufträge und Konsolen-Befehle)

landen an einer Stelle und sind für den Betrieb auswertbar.

• Welche Daten: Fehlerart und -meldung, Stack-Trace mit Dateien, Zeilen und den Quelltextzeilen um

die Fehlerstelle, die aufgerufene Adresse ohne Parameter, Anfrage-Methode, unkritische Header, Umgebung, Version, Servername, PHP-Version und Betriebssystem sowie die Liste der installierten Pakete. Vor dem Senden entfernt: Nutzer-Kontext (E-Mail, Name, Nutzername, IP-Adresse), Request-Rumpf, Cookies, Parameter der Adresse, Header mit Zugangsdaten, Funktionsargumente; jede E-Mail-Adresse in Meldungen wird durch [entfernt] ersetzt. Keine Performance-Messung, keine Metriken.

• Fehler im Browser: Mit derselben DSN meldet auch die Oberfläche ihre Fehler — Mitarbeiterbereich,

Kundenportal und öffentliche Seiten (JavaScript-Fehler, fehlgeschlagene Seiten, abgewiesene Zusagen). Es fließen Fehlerart und -meldung, Stack-Trace der ausgelieferten Skripte, die Adresse der Seite ohne Parameter, Browser und Betriebssystem (aus der Kennung des Browsers), Sprache, Version der Installation, der Bereich (staff oder portal) und die letzten Schritte vor dem Fehler (Seitenwechsel, Klicks, Netzwerkaufrufe mit Status). Gesendet wird über die eigene Installation (/api/v1/platform/public/error-tracking), die nur Fehler an die eingestellte DSN weiterreicht. Vor dem Senden entfernt, schon im Browser: das Nutzer-Objekt, E-Mail-Adressen und Namensfelder, Rümpfe von Anfragen und Antworten, Kopfzeilen (außer der Browser-Kennung), Cookies, Parameter und Anker jeder Adresse, Zugangs-Kennzeichen im Pfad (Einladungen, Passwort-Links, Freigabe-Links), Token- und Anmeldewerte im Text, Eingaben in Formularfelder, Konsolen-Argumente, Eigenschaften der Oberflächen-Bausteine. Nicht erfasst: Sitzungsaufzeichnung (Replay), Leistungsmessung, Sitzungsstatistik.

• Aktiv, wenn: SENTRY_DSN gesetzt ist — dann für Server und Browser. Leer (Vorgabe) ist das

Fehler-Tracking an beiden Stellen aus; der Browser lädt dann nicht einmal den Baustein.

• Ziel und Vertrag: Entweder die Sentry-Cloud mit Datenspeicherung in der EU (Frankfurt) —

Sentry Data Processing Addendum — oder ein selbst betriebenes GlitchTip auf eigenem Server; dann ist kein Dritter beteiligt.

Weitere Anbindungen

Auch diese Module übertragen Daten, sobald sie eingerichtet sind; es gilt der Vertrag des jeweiligen Anbieters: Mail-Versand über Ihren SMTP-Dienst (MAILER_DSN) und Newsletter über Postmark, Slack, Marktplätze und Shops (Amazon, eBay, Kaufland, OTTO, Shopify, Shopware, WooCommerce, WordPress), soziale Netzwerke (Meta, LinkedIn, X, YouTube, TikTok) sowie die Übernahmen aus HubSpot, awork und Calendly.

• Einbettungen auf Webseiten: Enthält eine mit dem Seiten-Baukasten gestaltete Seite ein Video

(YouTube über die Adresse ohne Cookies, Vimeo) oder eine Karte (OpenStreetMap), lädt der Browser des Besuchers diese Inhalte beim jeweiligen Anbieter — dabei erfährt der Anbieter die IP-Adresse des Besuchers.

• Öffentliche Stellen: Die Prüfung einer USt-IdNr. fragt beim Dienst VIES der EU-Kommission an und

übermittelt dabei die geprüfte und, falls hinterlegt, die eigene Nummer; die Wechselkurse lädt Octibiz ohne personenbezogene Daten von der Europäischen Zentralbank. Beides ist keine Auftragsverarbeitung.

Was Ihr Betrieb selbst regeln muss

• Verträge abschließen, bevor Zugangsdaten hinterlegt werden. Octibiz prüft das nicht; ein

hinterlegter Schlüssel genügt, damit Daten fließen.

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten um die eingerichteten Dienste ergänzen.
• Übermittlungen in Drittländer bewerten — mehrere Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU.
• Nicht genutzte Anbindungen entfernen: Zugangsdaten löschen bzw. das Modul ausschalten; damit

endet der Datenfluss.

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