Freigaben
Überblick
Ein KI-Agent darf in Octibiz lesen, suchen und Entwürfe vorbereiten, ohne zu fragen. Sobald er etwas schreiben will — einen Datensatz ändern, eine Nachricht hinausschicken, einen Status weiterziehen — hält das System an und wartet auf einen Menschen. Diese Seite ist der Ort, an dem gewartet wird.
Der Unterschied zu einem Hinweis im Chatfenster ist der springende Punkt: Eine wartende Aktion verschwindet hier nicht mehr, wenn Sie das Fenster schließen, die Seite neu laden oder erst morgen weitermachen. Sie steht so lange im Posteingang, bis jemand sie freigibt oder ablehnt.
Sie sehen ausschließlich Ihre eigenen wartenden Aktionen. Es gibt kein Recht, mit dem sich der Posteingang eines Kollegen öffnen ließe — der Schnitt liegt in der Schnittstelle, nicht in der Oberfläche.
Kernaufgaben
Sehen, was ansteht. Die Liste zeigt jede wartende Aktion mit Verlauf, Agent, Werkzeug und einer Kurzfassung dessen, was passieren soll. Sortiert wird die älteste zuerst: Was am längsten blockiert, steht oben. Eine Liste, die das Neueste oben zeigt, versteckt genau den Vorgang, der jemanden aufhält.
Den Vorschlag prüfen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Einzelheiten. Dort steht Feld für Feld, was sich ändern würde — nicht nur, dass sich etwas ändert. Diese Vorschau ist durch dieselbe Schwärzung gelaufen wie das Prüfprotokoll: Kennwörter, Schlüssel und Bankverbindungen sind darin unkenntlich.
Die Begründung lesen. Darunter steht, warum der Agent diesen Schritt vorschlägt, sofern das Modell eine Begründung geliefert hat. Sie ist das eigentliche Entscheidungsmaterial. Eine Änderung ohne nachvollziehbaren Anlass sollte abgelehnt werden, auch wenn sie plausibel aussieht.
Freigeben. Erst mit der Freigabe wird ausgeführt. Die Aktion läuft dann unter Ihrer Nutzeridentität, aber im Prüfprotokoll als KI-Handlung gekennzeichnet — beides gehört zusammen: Der Agent hat gehandelt, verantwortlich sind Sie. Danach arbeitet der Agent an der Stelle weiter, an der er angehalten hat.
Ablehnen. Die Ablehnung beendet den Lauf, ohne etwas auszuführen, und bleibt als Schritt darin sichtbar. Das ist kein Formalismus: Ohne diesen Eintrag ließe sich später nicht unterscheiden, ob ein Mensch Nein gesagt hat oder ob der Agent von selbst aufgegeben hat.
Den Verlauf öffnen. Über Verlauf öffnen springen Sie in die Unterhaltung, aus der der Vorschlag stammt — dort steht der vollständige Gedankengang, der dazu geführt hat.
Freigaben des KI-Teams
Ist das KI-Team eingeschaltet und halten Sie Freigaben entscheiden (platform.aistaff.approve), öffnet die Seite auch ohne AI Workspace; mit beiden hat sie zwei Reiter: Meine Agenten (alles oben Beschriebene) und KI-Team. Dort steht, was ein KI-Mitarbeiter ohne Befugnis tun wollte — eine Mail nach außen, eine Veröffentlichung, einen Beleg festschreiben, einen Zahllauf, einen Versand, ein endgültiges Löschen — und jeder Lauf eines KI-Mitarbeiters, der vor einem Schreib-Werkzeug wartet. Die Wirkung ist ausgeblieben; sie geschieht erst, wenn ein Mensch freigibt.
Wer zuständig ist. Zuerst der Vorgesetzte des Mitarbeiters (der erste Mensch der Kette). Er bekommt eine Benachrichtigung, und seine Freigaben stehen oben (Du bist zuständig). Sehen und entscheiden darf jeder mit dem Recht in der Marke. Bleibt eine Freigabe liegen, kommt nach einigen Stunden eine Erinnerung, nach einem Tag geht sie an den nächsten Vorgesetzten (Weitergeleitet) — die Fristen stellt ein Administrator ein (ai.staff.approval_reminder_hours, ai.staff.approval_escalation_hours).
Prüfen. Die Einzelheiten zeigen, worum es geht, die Vorschau, die Begründung des Mitarbeiters, bei einem neuen Empfänger die Adresse und bei Nachrichten nach außen den KI-Hinweis, mit dem sie hinausgeht.
Entscheiden.
- Freigeben — die Wirkung läuft sofort, und zwar als der KI-Mitarbeiter: mit seinen Rechten und seinem
KI-Hinweis. Das Ergebnis steht danach an der Freigabe; scheitert die Wirkung (fehlendes Recht, Kanal aus), steht dort der Grund.
- Ändern und freigeben — die Text-Felder des Vorschlags (Betreff, Text, …) lassen sich vorher ändern. Der
Unterschied bleibt Feld für Feld an der Freigabe.
- Ablehnen — mit Pflicht-Grund. Die Wirkung bleibt aus, ein wartender Lauf endet, und der Mitarbeiter
liest den Grund beim nächsten Mal.
- Künftig ohne Rückfrage — gibt frei und setzt die Befugnis für diese Wirkung und dieses Werkzeug auf
Selbst. Dafür brauchen Sie zusätzlich KI-Mitarbeiter verwalten; bei einem wartenden Lauf gibt es die Wahl nicht. Der Empfänger-Schutz bleibt: an neue Empfänger schreibt der Mitarbeiter auch danach nur mit Freigabe.
Jede Entscheidung bleibt am Datensatz — unverändert, geändert mit Unterschied oder abgelehnt mit Grund. Daraus lernt der Mitarbeiter, und sie zählt zu seiner Erfolgsbilanz: nach 25 unveränderten Freigaben in Folge kommt der Vorschlag, dass er diese Wirkung künftig selbst darf (KI-Team, Wachsende Selbstständigkeit).
Stichprobe zur Nachschau. Über der Liste steht, was KI-Mitarbeiter selbstständig erledigt haben und als Stichprobe gezogen wurde (Vorgabe 10 % je Bereich, mit guter Bilanz bis 2 %) — Ihre eigenen zuerst (Du bist zuständig). In Ordnung sendet ok = ja; Beanstanden verlangt einen Grund (reason). Beides ist Lernstoff; zwei Beanstandungen bzw. andere Widersprüche in 30 Tagen setzen die Befugnis automatisch zurück auf Mit Freigabe. Die Benachrichtigung zur Stichprobe öffnet diesen Reiter.
Felder im Detail
Die Spalte Was es bewirkt beantwortet, was sich im System ändert — nicht, wie das Feld heißt. Der graue Name dahinter ist das Feld der API.
| Feld | Werte / Format | Was es bewirkt |
|---|---|---|
Wartet seit waitingSince | Zeitpunkt | Wann der Agent angehalten hat. Bestimmt die Reihenfolge der Liste. |
Verlauf threadTitle | Text | Aus welcher Unterhaltung der Vorschlag stammt; darunter der Agent, der ihn gemacht hat. |
Werkzeug tool | technischer Name | Womit der Agent arbeiten will, etwa invoke_operation für einen Zugriff auf die Schnittstelle. |
Was passieren soll preview | Text, mehrzeilig | Die Änderung Feld für Feld, bereits geschwärzt. |
Begründung rationale | Text | Warum das Modell diesen Schritt vorschlägt. Leer, wenn es keine geliefert hat. |
Einstellungen & Rechte
Der Posteingang hat kein eigenes Recht und lässt sich nicht freischalten oder sperren. Das ist Absicht: Jeder sieht ausschließlich seine eigenen wartenden Aktionen, und der Schnitt liegt in der Schnittstelle. Ein zusätzliches Recht hätte nur den eigenen Posteingang gesperrt, nie einen fremden geöffnet.
Was eine Aktion überhaupt in den Posteingang bringt, entscheidet die Autonomie-Stufe des Agenten (Einstellungen → KI-Einstellungen → Agenten):
| Stufe | Wirkung |
|---|---|
| Nur beraten | Der Agent hat keine Werkzeuge. Es entsteht nie eine wartende Aktion. |
| Mit Rückfrage | Der Regelfall. Jede Schreibaktion landet hier und wartet. |
| Ohne Rückfrage | Der Agent schreibt sofort. Nichts erscheint im Posteingang. Diese Stufe verlangt platform.assistant.manage und ist ausdrücklich die Entscheidung, auf die Freigabe zu verzichten. |
Freigegebene Aktionen laufen unter Ihrer Nutzeridentität, aber mit der Kennzeichnung ai im Prüfprotokoll. Ihre eigenen Rechte gelten dabei unverändert: Was Sie selbst nicht dürften, kann der Agent auch mit Ihrer Freigabe nicht.
Grenzen und Fallstricke
Eine Freigabe wirkt genau einmal. Haben Sie den Posteingang in zwei Fenstern offen und entscheiden dieselbe Aktion zweimal, meldet das zweite Fenster, dass bereits entschieden wurde. Das ist kein Fehler, sondern der Replay-Schutz.
Die Freigabe-Erlaubnis entsteht erst im Moment der Entscheidung. Sie wird nicht gespeichert, sondern beim Klick frisch ausgestellt und dabei erneut geprüft. Wurde dem Agenten das Werkzeug zwischenzeitlich entzogen, lässt sich der alte Vorschlag nicht mehr freigeben — auch dann nicht, wenn er noch in der Liste steht. Das ist gewollt.
**Ein Agent mit der Stufe Ohne Rückfrage erscheint hier nicht.** Diese Stufe ist ausdrücklich die Entscheidung, auf die Freigabe zu verzichten; sie wird in den KI-Einstellungen vergeben und braucht ein eigenes Recht. Wer den Posteingang leer vorfindet, obwohl Agenten arbeiten, sollte dort nachsehen.
Der Posteingang ersetzt das Prüfprotokoll nicht. Er zeigt, was noch nicht passiert ist. Was bereits passiert ist — von Menschen, Agenten und Automatisierungen — steht im Prüfprotokoll, die Läufe selbst in der Lauf-Übersicht.
FAQ & Fehlerbilder
Der Posteingang ist leer, obwohl ein Agent gerade gearbeitet hat. Dann stand der Agent entweder auf Ohne Rückfrage — er hat direkt geschrieben — oder er hat nur gelesen. Was tatsächlich passiert ist, steht in der Lauf-Übersicht.
„Über diese Aktion wurde bereits entschieden." Sie haben den Posteingang in zwei Fenstern offen, oder ein Kollege war schneller. Die Meldung ist der Replay-Schutz: Eine Freigabe wirkt genau einmal. Die Liste aktualisiert sich danach von selbst.
„Die Bestätigung ist ungültig oder abgelaufen." Das Werkzeug, das der Agent benutzen wollte, ist ihm inzwischen entzogen worden, oder es steht nicht mehr im Katalog. Der alte Vorschlag lässt sich dann nicht mehr freigeben — lehnen Sie ihn ab und stellen Sie die Aufgabe neu.
Ich sehe eine wartende Aktion, verstehe die Vorschau aber nicht. Die Vorschau nennt technische Feldnamen, weil sie unmittelbar aus dem Schreibvorgang stammt und nicht nachträglich übersetzt wird — eine übersetzte Vorschau wäre eine zweite Wahrheit. Über Verlauf öffnen kommen Sie an den Gesprächszusammenhang.
Kann ich eine freigegebene Aktion rückgängig machen? Nicht aus dem Posteingang heraus. Was die Änderung war, steht mit Vorher- und Nachher-Wert im Prüfprotokoll; zurückgenommen wird sie dort, wo der Datensatz gepflegt wird.