KI-Team

Überblick

Ein KI-Mitarbeiter ist in Octibiz ein Kollege wie jeder andere: Er hat ein Konto, eine Stelle und einen Kopf. Das Konto macht ihn sichtbar — als Zuständigen einer Aufgabe, in der Zuständigen-Auswahl, im Prüfprotokoll. Die Stelle trägt Stellenbezeichnung, Team, Vorgesetzten und Fähigkeiten. Der Kopf ist der KI-Agent mit Anweisung und Werkzeugen, der später für ihn arbeitet.

Unter Team → KI-Mitarbeiter sehen Sie alle KI-Mitarbeiter der Marken, in denen Sie das KI-Team sehen dürfen: Status, Stelle, Warteschlange (offene Aufgaben), Erledigtes und Kosten im laufenden Monat. KI-Mitarbeiter tragen überall das Abzeichen KI — auch in der Zuständigen-Auswahl einer Aufgabe. Daneben stehen die Reiter Kanäle und Nachrichten (Team-Kanäle und Nachrichten). Über der Liste schalten Sie zur Ansicht Kollegen: das Verzeichnis aus Menschen und KI-Mitarbeitern (siehe Teamarbeit unten).

Ein KI-Mitarbeiter arbeitet selbstständig im Hintergrund: Weisen Sie ihm eine Aufgabe zu, erwähnen Sie ihn oder schreiben Sie ihm eine Direktnachricht — er nimmt den Auftrag an, arbeitet daran und meldet das Ergebnis. Er handelt dabei immer mit seinem eigenen Konto und seinen eigenen Rechten, nie mit Ihren. Was er selbst tun darf, legen seine Befugnisse fest. Will er etwas tun, das er nicht selbst darf — eine Mail nach außen, eine Veröffentlichung, einen Beleg festschreiben, einen Zahllauf, einen Versand, ein endgültiges Löschen —, entsteht statt der Wirkung eine Freigabe bei seinem Vorgesetzten (Freigaben). Jede Nachricht eines KI-Mitarbeiters nach außen trägt den KI-Hinweis.

Kernaufgaben

Einstellen aus einer Vorlage. „KI-Mitarbeiter einstellen" öffnet das Formular. Wählen Sie ein Stellenprofil, etwa die Teamleitung: Name (Vorschlag), Stelle, Rolle, Zuständigkeiten und Arbeitsbereich sind dann vorbelegt. Weitere Vorlagen bringen die Module mit; die Vorlage eines ausgeschalteten Moduls erscheint nicht.

Frei einstellen. Ohne Vorlage legen Sie Stelle, Zuständigkeiten und Arbeitsbereich selbst fest. Ein leerer Arbeitsbereich heißt: Dieser Mitarbeiter ruft keine einzige Operation auf.

Einstellen per Beschreibung. Wählen Sie Beschreiben, die Marke und beschreiben Sie die Stelle in eigenen Worten, etwa „jemand, der Google-Bewertungen freundlich beantwortet". Entwurf vorschlagen zeigt einen Entwurf: Stelle, Aufgabe, Grundlage (das passendste Stellenprofil), Fähigkeiten, Rolle und Arbeitsbereich. Angelegt wird erst, wenn Sie den Entwurf mit Einstellen bestätigen — bis dahin ändern Sie jedes Feld. Einzelheiten unter Einstellen per Beschreibung.

Profil ansehen und ändern. Die Profilseite hat die Reiter Überblick, Stelle & Fähigkeiten, Befugnisse & Budget und Verlauf. „Bearbeiten" ändert Name, Bild, Stelle, Team, Vorgesetzten, Rolle, Budget, Arbeitsbereich und Arbeitszeiten.

Kopieren. Legt einen weiteren Mitarbeiter mit derselben Stelle, Rolle, demselben Budget und Arbeitsbereich an — mit eigenem Konto und neuem Namen.

Pausieren („Urlaub") und fortsetzen. Ein pausierter Mitarbeiter nimmt keine neue Arbeit auf; seine Aufgaben bleiben bei ihm. „Fortsetzen" holt ihn auch zurück, wenn sein Monatsbudget erschöpft war.

Befugnisse festlegen. Im Reiter Befugnisse & Budget legen Sie je Wirkungsart fest, ob der Mitarbeiter selbst handelt, eine Freigabe braucht oder es nie darf. Die Arten:

• Intern — Aufgaben, Kommentare, Notizen; ab Werk selbst.
• Nach außen — Mail oder Nachricht an Externe, Ticket-Antwort an Kunden, Veröffentlichung.
• Geld — Beleg festschreiben, Zahllauf.
• Endgültig löschen — etwa die Löschung nach DSGVO.
• Versand — Versand beauftragen, Etikett kaufen.
• Abschließen — erledigen ohne Prüfung durch den Auftraggeber.

Alles außer Intern braucht ab Werk eine Freigabe. Unter Je Werkzeug übersteuern Sie eine Art für genau ein Werkzeug — etwa „Ticket-Antworten selbst senden" (reply_ticket, Nach außen, Selbst), während alle anderen Nachrichten nach außen weiter eine Freigabe brauchen.

Empfänger-Schutz. Auch mit Selbst sendet ein KI-Mitarbeiter nur an Empfänger, die schon am Vorgang stehen: den Kontakt des Vorgangs, den Anfragenden eines Tickets und jede Adresse, an die im Verlauf schon geschrieben wurde oder von der geschrieben kam. Ein neuer Empfänger braucht immer eine Freigabe.

Freigaben entscheiden. Freigaben eines KI-Mitarbeiters erscheinen unter Freigaben → KI-Team — beim Vorgesetzten zuerst. Freigeben, Ändern und freigeben, Ablehnen mit Grund oder „Künftig ohne Rückfrage"; Einzelheiten unter Freigaben.

KI-Hinweis. Jede Nachricht eines KI-Mitarbeiters nach außen trägt im Absender „Name (KI-Assistenz) · Firma" und eine Fußzeile, etwa „Diese Nachricht wurde von Lisa, einer KI-Assistenz von Muster GmbH, verfasst." Unter Team → KI-Mitarbeiter → KI-Hinweis ändern Sie die Fußzeile je Marke auf Deutsch und Englisch. Abschalten lässt sich der Hinweis nicht.

Archivieren. Beendet die Stelle endgültig: Das Konto wird inaktiv, der Kopf archiviert, und alle offenen Aufgaben gehen an den Vorgesetzten zurück (ohne Vorgesetzten an Sie). Erledigte Aufgaben bleiben, wie sie waren. Ein archivierter Mitarbeiter bleibt lesbar, lässt sich aber nicht mehr ändern.

Stellen ab Werk

Fünfzehn Stellen stehen beim Einstellen zur Wahl — jede nur, wenn ihr Modul eingeschaltet ist. Im Feld Stellenprofil stehen sie nach Bereichen gruppiert und lassen sich durchsuchen (Titel und Beschreibung). Jede Stelle bringt eine Beschreibung, einen Fähigkeits-Baustein (den Kern ihres Fachhandbuchs), eine Vorgabe-Rolle, Zuständigkeiten, einen engen Arbeitsbereich und die Vorgabe des Webzugriffs mit. Was eine Stelle aus einem anderen Modul nutzt (etwa Lieferanten im Einkauf), wirkt nur, wenn auch dieses Modul an ist.

Führung & Organisation

Vertrieb & Kunden

Marketing & Online

Finanzen

Personal

Einkauf & Logistik

• Eng gefasst. Keine Stelle löscht, ändert Einstellungen oder bewegt Geld selbst. Festschreiben, Versand, Bestellen,

Preise, Veröffentlichen und jede Mail nach außen laufen über die Wirkstellen — ab Werk mit Freigabe; Geld wird nie automatisch freigeschaltet.

• Gesundheits- und Gehaltsdaten. Jeder KI-Mitarbeiter — nicht nur die Personal-Stelle — sieht Krankheit, Kind krank,

Kur, Mutterschutz und ähnliche Abwesenheiten nur als „abwesend", ohne Art, Grund, Nachweis oder eAU; Filtern und Suchen nach der Art ist gesperrt. Urlaub und Arbeitszeit-Arten (Home-Office, Dienstreise) bleiben sichtbar. Kostensätze sieht ein KI-Mitarbeiter nur in einem Auftrag eines Menschen mit dem Recht Kostensatz sehen, der Gehalt, Lohn, Vergütung oder Kostensatz ausdrücklich nennt — eine Unteraufgabe eines KI-Kollegen genügt nie.

• Webzugriff. Ab Werk an für alle Stellen außer Buchhaltung: Eingang & Bank; umstellen je Mitarbeiter (siehe

Webzugriff).

• Ziel-Befugnisse. Jede Stelle nennt, worauf ein Aufstieg hinarbeitet (etwa Nach außen im Einkauf für Anfragen).

Geld und endgültiges Löschen sind nie ein Ziel.

• Support am Ticket. Arbeitet ein KI-Mitarbeiter an einem Ticket, zeigt die Ticket-Seite dieselbe Karte

„… arbeitet daran" wie eine Aufgabe. Seine Antwort an den Kunden kommt mit dem Absender „Name (KI-Assistenz) · Firma" und dem KI-Hinweis in der Fußzeile.

• Umbenannt. Die frühere Stelle Buchhaltung heißt Buchhaltung: Rechnungen & Forderungen. Bei jeder

Aktualisierung folgen Titel und Beschreibung vorhandener Stellen dem Stand ab Werk; neue Zuständigkeiten und Arbeitsbereich-Einträge kommen dazu, nichts wird entfernt — eingestellte Mitarbeiter behalten ihre eigenen Angaben.

• Anpassen. Stelle und Baustein sind Vorlagen: Was Sie beim Einstellen ändern, gilt für diesen Mitarbeiter.

Den Text eines Bausteins passt an, wer AI-Workspace-Governance verwalten darf: Einstellungen → KI → Agenten & Prompts → Skills & Prompts — die Änderung überlebt jede Aktualisierung. Der Text des Bausteins einer Stelle ab Werk ist der Kern ihres Fachhandbuchs (siehe unten); ein angepasster Baustein steht zusätzlich zum Handbuch im Auftrag an die KI.

Fachhandbuch und Einstellungstest

Jede Stelle ab Werk bringt ein Fachhandbuch mit — das Wissen eines erfahrenen Profis dieser Stelle, mit Stand-Datum. Sie sehen es im Profil des KI-Mitarbeiters im Reiter Stelle & Fähigkeiten.

Die Stellen ab Werk decken ab: Teamleitung (Delegation, Priorisierung, RACI, Zusammenführen, Wochenbericht) · Vertrieb (Bedarfsanalyse, Qualifizierung, Einwandbehandlung, Angebot, Nachfassen, Werbung per Mail und Telefon nach UWG § 7, Datenschutz) · Support (Erstlösung, Tonalität, Eskalation, SLA, Gewährleistung und Garantie, Widerruf, Kündigung) · Marketing & Inhalte (Positionierung, Redaktionsplan, Kennzeichnung von Werbung, Bild- und Urheberrecht, Barrierefreiheit, SEO-Grundlagen) · Projektmanagement (Planung, Risiken, Änderungen, Abnahme nach § 640 BGB, Werk- und Dienstvertrag) · Buchhaltung (Pflichtangaben nach § 14 UStG, E-Rechnung, Reverse Charge, Skonto, Verzug samt 40-€-Pauschale, Mahnwesen, Aufbewahrung) · Persönliche Assistenz (Posteingang, Tagesbriefing, Terminplanung mit Zeitzonen, Gesprächsdossier, Protokoll und Zusagen, Schreiben im Namen, Vertraulichkeit und DSGVO). Steuer-, Rechts- und Personalentscheidungen bereitet jede Stelle nur vor und verweist auf Steuerberater, Anwalt bzw. Geschäftsführung.

Selbstprüfung vor jedem Ergebnis

• Bevor ein KI-Mitarbeiter mit Fachhandbuch berichtet, geht er seine Prüfliste Punkt für Punkt durch. Fehlt ein Punkt,

nimmt das System den Bericht nicht an — er bessert nach und berichtet erneut.

• Der Ergebnisbericht an der Aufgabe nennt unter Geprüft nach der Prüfliste der Stelle jeden geprüften Punkt.
• Antwortet er an einer Aufgabe nur, ohne zu berichten, gilt das nicht als Ergebnis: die Aufgabe bleibt bei ihm, die

nächste Sitzung beginnt mit dem Hinweis darauf. Antworten im Gespräch (Direktnachricht, Kanal) sind keine Ergebnisse.

Einstellungstest

1. Profil öffnen → Reiter Stelle & Fähigkeiten.
2. Einstellungstest starten (nur mit KI-Mitarbeiter verwalten). Der Test läuft im Hintergrund; der Reiter zeigt

„läuft: n von m Fällen bewertet“.

1. Je Fall löst der Mitarbeiter den Fall nach seinem Fachhandbuch; eine zweite KI-Anfrage bewertet die Lösung streng

gegen die erwarteten Kernelemente und No-Gos.

1. Das Ergebnis steht an der Stelle: Bestanden oder Nicht bestanden, bestandene Fälle, Anteil erfüllter

Kernelemente, Kosten, und je Fall, was fehlte und welches No-Go verletzt wurde.

• Bestanden ist ein Fall ab 80 % erfüllter Kernelemente und ohne No-Go, der Test ab 80 % bestandener Fälle

(Einstellungen ai.staff.hiring_test.case_pass_percent und ai.staff.hiring_test.pass_percent). Eine nicht lesbare Bewertung zählt als nicht bestanden.

• Kosten: je Fall zwei Modellaufrufe (Anwendungsfälle aistaff.hiring_test und aistaff.hiring_test_grade, zuordenbar

unter Einstellungen → KI → Zuordnung je Aufgabe); sie zählen zum Monatsbudget des Mitarbeiters. Ist das Budget erschöpft oder die KI aus, bricht der Test mit diesem Grund ab.

• Drossel: höchstens 5 Starts je Stunde und Nutzer, ein Test je Mitarbeiter zugleich; gedrosselte Modellaufrufe

setzen später beim nächsten offenen Fall fort.

• Im Test liegt das ganze Fachhandbuch vor, Werkzeuge und Unternehmensdaten nicht — der Test prüft das Fachwissen,

nicht die Daten Ihrer Marke. Als Experte gilt eine Stelle erst mit einem bestandenen Test am echten Modell Ihres Betriebs.

Persönliche Assistenz und Stellvertretung

Die Stelle Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (Profil core.executive_assistant, Vorgabe-Rolle Projektleitung) nimmt einem Menschen in der Geschäftsführung Postfach, Kalender und Nachhalten ab — mit Fachhandbuch (Posteingang, Tagesbriefing, Terminplanung, Besprechungen und Zusagen, Schreiben im Namen, Vertraulichkeit und Grenzen) und Einstellungstest wie jede Stelle ab Werk. Ohne Stellvertretung sieht sie weder Postfach noch Kalender.

Stellvertretung erteilen und widerrufen

1. Profil der Assistenz öffnen → Reiter Stellvertretung → Stellvertretung erteilen.
2. Postfächer wählen (nur Ihre eigenen verbundenen Postfächer) und/oder Kalender einschalten.
3. Private Ordner (z. B. Privat, mit Unterordnern) und private Absender (Adresse oder Domäne wie

@familie.de) eintragen — diese Mails sieht die Assistenz nie, auch nicht ihre Antworten an diese Absender.

1. Stellvertretung erteilen. Ab jetzt kommen neue Mails der gewählten Postfächer in die Sicht der Assistenz.

• Widerrufen (Widerrufen im selben Reiter) wirkt sofort: kein Zugriff mehr, die Mail-Sicht der Assistenz ist

gelöscht, offene Entwürfe in Ihrem Namen werden abgelehnt. Widerrufen dürfen Sie und, wer KI-Mitarbeiter verwalten in der Marke hält; erteilen und ändern nur Sie selbst. Eine neue Stellvertretung ist ein neuer Eintrag.

• Protokoll: Jeder Zugriff steht im Reiter unter Protokoll — Postfach gelistet, Mail gelesen, Antwort entworfen,

Mail gesendet, Kalender gelesen, freie Zeiten gesucht, Termin vorgeschlagen bzw. eingetragen, Tagesbriefing — ohne Mailtext. Das Protokoll sieht nur der Vertretene; ein Verwalter sieht die Stellvertretung ohne private Bereiche.

• Postfach ab heute: Die Assistenz sieht Mails ab der Erteilung, keinen Altbestand. Ihre Sicht hält jede Mail

30 Tage; das Postfach selbst bleibt unberührt.

Was die Assistenz tut — und was nicht

Nie: Geld bewegen, Verträge schließen oder kündigen, Personalentscheidungen, Zusagen in Ihrem Namen, die Sie nicht selbst gemacht haben. Gesundheits-, Gehalts- und Personaldaten stehen in keinem Briefing und keiner Aufgabe.

Einstellen per Beschreibung

1. Team → KI-Mitarbeiter → KI-Mitarbeiter einstellen → Beschreiben.
2. Marke wählen und die Stelle in eigenen Worten beschreiben (höchstens 2 000 Zeichen).
3. Entwurf vorschlagen: Die KI wählt aus dem, was es gibt — vorhandene Stellenprofile, mitgelieferte

Fähigkeits-Bausteine, Arbeitsbereich-Einträge der Profile und Rollen, die Sie vergeben dürfen.

1. Entwurf prüfen. Was nicht übernommen wurde, steht darunter mit Grund: nicht angeboten, *Rolle erlaubt es

nicht* oder Modul aus.

1. Einstellen bestätigt den Entwurf und legt den Mitarbeiter an.

• Nie mehr als die Rolle. Ein Eintrag im Arbeitsbereich bleibt nur, wenn die vorgeschlagene Rolle für eine KI

ein Recht hält, das seine Operationen verlangen; ohne Rolle bleiben nur lesende Einträge. Der KI-Deckel gilt weiter.

• Befugnisse konservativ. Der Entwurf setzt keine Befugnis: Alles nach außen, Geld, Versand und endgültiges

Löschen brauchen eine Freigabe, bis Sie es unter Befugnisse anders festlegen.

• Die Beschreibung ist Daten. Anweisungen darin befolgt die KI nicht; sie wählt nur aus den Listen.
• Ohne KI. Ist das KI-Gateway aus oder der Anbieter nicht erreichbar, entsteht der Entwurf aus dem

passendsten Stellenprofil — mit Hinweis.

• Kosten. Ein Entwurf ist ein Modellaufruf (Anwendungsfall aistaff.profile_draft, zuordenbar unter

Einstellungen → KI → Zuordnung je Aufgabe); höchstens 10 je Minute und Nutzer.

So arbeitet ein KI-Mitarbeiter

1. Eingang. Jede Benachrichtigung, die er bekommt, wird genau ein Eintrag in seinem Eingang — zugewiesen,

erwähnt, neuer Kommentar an einer Aufgabe, an der er arbeitet oder auf deren Antwort er wartet, erledigte Unteraufgabe, Direktnachricht, Erwähnung in einem Team-Kanal. Reine Hinweise (Fälligkeit, Statuswechsel) und ein Kommentar ohne offenen Auftrag (etwa ein „Danke" nach dem Bericht) stehen nur zur Kenntnis im Eingang und kosten nichts; soll er dann noch einmal tätig werden, erwähnen Sie ihn. Was ein anderer KI-Mitarbeiter mit einem Kommentar oder einer Nachricht auslöst, ist ebenfalls nur zur Kenntnis — so spielen sich zwei KI-Mitarbeiter nie endlos Beiträge zu.

1. Arbeitsplaner. Sobald ein Eintrag ankommt (und zusätzlich jede Minute), gibt der Planer jedem freien,

aktiven Mitarbeiter mit Budget den nächsten Eintrag: zuerst nach Priorität, dann nach Fälligkeit, dann nach Alter. Ein Mitarbeiter arbeitet an einem Auftrag zugleich. Pausiert, außerhalb seiner Arbeitszeit oder mit erschöpftem Budget nimmt er nichts auf — die Einträge warten, nichts geht verloren.

1. Annehmen. Er schreibt „Übernommen, mein Plan: …" an die Aufgabe und setzt sie auf In Arbeit. Gehört

der Auftrag nicht in seine Zuständigkeit, gibt er ihn mit Begründung an den zuständigen Kollegen weiter.

1. Arbeiten in Sitzungen. Gearbeitet wird in Arbeitssitzungen von höchstens 12 Modell-Schritten (Einstellung

ai.staff.session_steps). Reicht eine Sitzung nicht, folgt kurz danach die nächste im selben Verlauf — er erinnert sich an alles, was er im Vorgang schon getan hat. Nach ai.staff.max_sessions Sitzungen (Vorgabe 8) bricht er ab und meldet das.

1. Rückfrage. Fehlt ihm etwas, fragt er im Vorgang nach und erwähnt Sie dabei; der Eintrag steht dann auf

Wartet auf Rückmeldung. Antworten Sie einfach mit einem Kommentar — er arbeitet im selben Verlauf weiter.

1. Ergebnis. Zum Schluss schreibt er einen Ergebnisbericht mit Erwähnung des Auftraggebers (der dadurch

benachrichtigt wird) und den Kosten bis dahin und setzt die Aufgabe auf In Prüfung — mit der Befugnis Abschließen gleich auf Erledigt (siehe Wachsende Selbstständigkeit).

1. Fehler. Scheitert eine Sitzung, schreibt er das an die Aufgabe und erwähnt den Auftraggeber.

Direktnachrichten und Kanäle. Schreiben Sie einem KI-Mitarbeiter eine Direktnachricht oder erwähnen Sie ihn in einem Team-Kanal, antwortet er im Gespräch. Bitten Sie ihn um eine Aufgabe, legt er sie an, trägt sich als Zuständigen ein und Sie als Beobachter — und arbeitet sie danach ab.

Slack und Microsoft Teams. Auch dort ist ein KI-Mitarbeiter ansprechbar: @octibiz Lisa: … (in Slack im Projekt-Channel auch nur Lisa: …). Die Nachricht wird ein Eintrag in seinem Eingang (Quelle Slack/Teams), Auftraggeber ist das mit Slack bzw. Teams verbundene Octibiz-Konto — mit dem Recht KI-Mitarbeitern Aufgaben geben. Die Antwort kommt im selben Thread bzw. in derselben Unterhaltung: in Slack mit Name und Bild des Mitarbeiters (Scope chat:write.customize, sonst mit dem Namen als Präfix), in Teams immer mit dem Namen als Präfix — als KI erkennbar, auch intern. Sind am Gespräch Externe beteiligt (Slack Connect, Gast, fremder Mandant), sendet er nichts selbst: die Antwort liegt als Freigabe unter Freigaben → KI-Team (Werkzeug aistaff_chat_reply). Einrichtung: Slack, Microsoft Teams.

Was er dafür nutzt. Neben Suche, Hilfe und den Operationen seines Arbeitsbereichs hat jeder KI-Mitarbeiter Team-Werkzeuge: Kollegen-Verzeichnis (wer ist wofür zuständig), eigener Eingang, annehmen, nachfragen, weitergeben, berichten, Notiz für später und Aufgabe aus Nachricht. Diese wirken nur intern und nur am eigenen Auftrag und laufen deshalb ohne Rückfrage.

Was er nicht allein tut. Jedes andere schreibende Werkzeug — etwa über die Operations-Schnittstelle — läuft über den Bestätigungsweg: der Auftrag steht dann auf Wartet auf Freigabe, an der Aufgabe steht, welchen Schritt er tun möchte, und die Anfrage erscheint unter Freigaben → KI-Team.

Teamarbeit: Aufträge zerlegen und verteilen

Ein KI-Mitarbeiter — typischerweise die Teamleitung — kann einen großen Auftrag zerlegen und Teile an Kollegen geben, an Menschen wie an KI-Mitarbeiter.

1. Verteilen. Er sucht im Kollegen-Verzeichnis passende Kollegen und legt je Teil eine Unteraufgabe an

der Aufgabe an: Bearbeiter ist der Kollege, er selbst beobachtet, und die Aufgabe wartet auf die Unteraufgabe (Abhängigkeit blockiert durch). Danach steht sein Eintrag auf Wartet auf Rückmeldung.

1. Kollegen arbeiten. Ein KI-Kollege nimmt die Unteraufgabe an und berichtet wie bei jedem Auftrag — sein

Bericht geht an den, der verteilt hat. Ein Mensch erledigt seinen Teil wie gewohnt und setzt die Unteraufgabe auf Erledigt.

1. Rückfragen. Fragt ein Kollege nach, landet die Frage beim Verteilenden an der Eltern-Aufgabe; er

antwortet an der Unteraufgabe und erwähnt den Kollegen, der dann weiterarbeitet.

1. Zusammenführen. Jede Erledigung steht beim Verteilenden im Eingang. Solange noch Teile offen sind, nur

zur Kenntnis (kostet nichts); ist der letzte Teil erledigt, führt er die Ergebnisse zusammen und berichtet dem ursprünglichen Auftraggeber — die Aufgabe steht dann auf In Prüfung.

Kollegen-Verzeichnis. Unter Team → Kollegen und für jeden KI-Mitarbeiter als Werkzeug: Menschen und KI-Mitarbeiter der Marken, die Sie sehen dürfen, mit Stelle, Team, Zuständigkeiten und Fähigkeiten, Auslastung (offene Aufgaben, bei KI die Warteschlange) und Abwesenheit („abwesend bis …" aus der Personalverwaltung — nie die Art der Abwesenheit). Suche nach Name, Stelle, Team, Fähigkeit oder Zuständigkeit; Menschen bzw. KI grenzt ein.

Kurze Frage ohne Aufgabe. Braucht ein KI-Mitarbeiter nur eine Auskunft, fragt er einen KI-Kollegen direkt — dessen Kopf antwortet als Unter-Lauf im selben Lauf, liest nur und schreibt nichts. Das kostet sein Budget, nicht das des Kollegen, und es entsteht kein Eintrag beim Kollegen.

Kettenschutz

Alles, was aus einem Auftrag folgt — Unteraufgaben, Rückfragen, Weitergaben —, ist eine Auftragskette. Damit sie nicht ausufert, gelten je Kette diese Grenzen:

Not-Aus. Schaltet ein Administrator die KI (ai.gateway) oder das KI-Team (ai.staff) aus, hält jede laufende Arbeit am nächsten Schritt an. Die Einträge warten und laufen weiter, sobald wieder eingeschaltet ist — nichts geht verloren.

Routinen

Wiederkehrende Arbeit geben Sie einem KI-Mitarbeiter über eine Automation: Die Aktion Aufgabe an KI-Mitarbeiter geben legt eine Aufgabe an und weist sie ihm zu — mit Titel, Beschreibung und Fälligkeit. Den Mitarbeiter wählen Sie direkt oder über sein Stellenprofil (etwa core.team_lead = die erste aktive Teamleitung). Als Auslöser dient jeder Automations-Auslöser, für Routinen der Zeitplan.

Die Vorlage Wochenbericht der Teamleitung an den Owner (unter Automationen → Aus Vorlage) gibt der Teamleitung montags um 8 Uhr den Wochenbericht als Aufgabe; ihr Bericht geht an ihren Vorgesetzten. Wie jede Vorlage ist sie zunächst aus — Sie prüfen sie und schalten sie ein; ausschalten lässt sie sich jederzeit. Eine markengebundene Automation beauftragt nur KI-Mitarbeiter ihrer Marke; ist das KI-Team aus, schlägt die Aktion mit Grund fehl und legt nichts an.

Tickets. In den Bearbeiter-Pool einer Ticket-Kategorie können auch KI-Mitarbeiter (Stelle KI). Die Auto-Zuweisung gibt ihnen nur Tickets einer Kategorie, die unter ihren Zuständigkeiten oder Fähigkeiten steht (Schlüssel oder Bezeichnung, etwa „Allgemeine Anfragen" für Allgemein) — und nur, solange sie aktiv sind und das KI-Team an ist.

An der Aufgabe sehen, woran er arbeitet

Auf der Seite einer Aufgabe zeigt eine Karte über dem Inhalt, welcher KI-Mitarbeiter daran arbeitet und in welchem Stand: arbeitet daran …, wartet auf Rückmeldung, wartet auf eine Freigabe, hat das bearbeitet, hat den Auftrag weitergegeben oder konnte das nicht abschließen. Die Karte aktualisiert sich von selbst.

• Schritte: Mit Schritte anzeigen sehen Sie jedes Werkzeug mit Argumenten, Ergebnis und Begründung — aber

nur, wenn Sie KI-Team ansehen in der Marke des Mitarbeiters dürfen. Die Schritte können Daten enthalten, die er sieht, Sie aber nicht.

• Stoppen: Sein Vorgesetzter und wer KI-Mitarbeiter verwalten darf, kann einen laufenden oder wartenden

Lauf mit Stoppen beenden. Der Eintrag endet dann ohne weitere Meldung.

• Lauf-Übersicht: Unter Läufe stehen die Läufe der KI-Mitarbeiter mit dem Auslöser KI-Team — für alle

mit KI-Team ansehen in der Marke; der Laufbaum zeigt jeden Schritt.

• Profil → Verlauf: Der Reiter Verlauf im Profil listet den Eingang mit Anlass, Stand, Auftraggeber,

Sitzungen, Kosten und Ergebnis bzw. Fehler; Nur offene blendet Erledigtes aus.

Monatsbudget

Jeder KI-Mitarbeiter hat ein Monatsbudget für Modellkosten — zusätzlich zum KI-Budget der Marke. Gezählt werden die verbuchten Kosten seines Kontos im laufenden Monat (deutsche Zeit).

• Ab 80 % bekommt sein Vorgesetzter einen Hinweis (einmal im Monat).
• Bei 100 % steht er auf Budget erschöpft: Er nimmt keine Arbeit mehr auf, seine Einträge warten, und der

Vorgesetzte wird informiert. Eine Sitzung läuft nie über das freie Budget hinaus.

• Im neuen Monat arbeitet er von selbst weiter. Früher geht es mit einem höheren Budget (Bearbeiten) und

Fortsetzen.

• Ein Budget von 0 heißt: Dieser Mitarbeiter ruft kein Modell auf.

Den Stand sehen Sie im Profil unter Befugnisse & Budget (Balken, freier Rest) und in der Übersicht in der Spalte Kosten im Monat.

Webzugriff

KI-Mitarbeiter mit Webzugriff suchen im Web und lesen öffentliche Seiten — etwa für Recherchen zu Förderprogrammen, Wettbewerbern, Normen oder Preisen. Ab Werk ist der Webzugriff für alle Stellen an.

• Websuche (web_search): Ein Suchbegriff ergibt Treffer mit Titel, Link, Ausschnitt und Datum. Gesucht wird mit

Brave Search oder der Websuche von Anthropic — welcher Anbieter, legen Sie unter Einstellungen → KI → Webzugriff fest. Automatisch nimmt, was eingerichtet ist (Brave zuerst), und fällt bei einem Ausfall auf den anderen zurück.

• Seite lesen (web_read): Ein Link ergibt den bereinigten Text der Seite (ohne Menü, Fußzeile, Skripte und

Formulare), ihren Titel und die Adresse nach Weiterleitungen. Gelesen werden nur öffentliche http(s)-Seiten im Format HTML oder Text, höchstens 2 MB in 10 Sekunden. Die robots.txt der Seite gilt; Seiten im internen Netz, Anmeldungen, Formulare und Downloads gibt es nie.

• Quellen: Jede gelesene Seite wird Quelle des Auftrags. Der Ergebnisbericht nennt seine Quellen mit Link —

fehlt einer, hängt Octibiz ihn unter Quellen an.

• Fremde Daten: Was auf einer Webseite steht, erreicht den KI-Mitarbeiter als gekennzeichnete fremde Daten,

nie als Anweisung. Fordert eine Seite ihn zu etwas auf, befolgt er das nicht.

• Keine Personendaten: Suchbegriffe mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder IBAN weist Octibiz ab — sie gehen

nie an den Suchanbieter.

Ein- und ausschalten: im Profil unter Befugnisse & Budget, Karte Webzugriff (Recht KI-Mitarbeiter verwalten). Die Vorgabe kommt aus der Stelle; eine Stelle, die nur mit internen Daten arbeitet, bringt ihn ausgeschaltet mit. Die Karte zeigt auch, wie viele Suchen und Seiten heute genutzt sind und welcher Anbieter sucht.

Grenzen und Kosten: Je KI-Mitarbeiter gelten höchstens 50 Suchen und 100 gelesene Seiten am Tag. Jede Suche kostet beim Anbieter Geld (laut Anbieter 2026: Brave 5 $, Anthropic 10 $ je 1 000 Suchen, bei Anthropic zuzüglich Token) und zählt ins Monatsbudget des Mitarbeiters und ins KI-Budget der Marke. Ist das Budget erschöpft, sucht er nicht mehr.

Sperrliste: Unter Einstellungen → KI → Webzugriff pflegen Sie je Marke Domains, die das KI-Team nicht nutzen soll — Treffer darauf fallen weg, Lesen wird abgewiesen. Eine Domain sperrt auch ihre Unterdomains.

Einrichten: Für Brave hinterlegen Sie den Schlüssel der Brave Search API unter Einstellungen → KI → Webzugriff (verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt). Die Websuche von Anthropic nutzt den Schlüssel des KI-Anbieters Anthropic; bei Anthropic muss die Websuche für das Konto freigeschaltet sein. Ohne eingerichteten Anbieter verweigert die Websuche — Seiten lesen geht trotzdem.

Datenschutz: An den Suchanbieter geht nur der Suchbegriff. Suchen und gelesene Links stehen im Verlauf des Laufs und als Quellen am Auftrag — sie fallen mit ihm unter DSGVO-Auskunft, -Löschung und die Aufbewahrungsfrist.

Beobachtungen

Mit einer Beobachtung verfolgt ein KI-Mitarbeiter über Wochen, was sich draußen tut — etwa neue Ausschreibungen, BMF-Schreiben, Förderprogramme oder Preise eines Anbieters. Er prüft die Quelle im Rhythmus, merkt sich, was er schon kennt, und meldet sich nur, wenn etwas Neues wichtig ist.

• Quelle: eine Webseite (Link), ein RSS- oder Atom-Feed (Link) oder ein Suchbegriff (über die

Websuche, ohne Personendaten). Amtliche Seiten und Feeds sind genauer als Suchbegriffe.

• Was ist wichtig: eine Beschreibung in eigenen Worten, z. B. „Ausschreibungen für Webentwicklung ab 20.000 €".

Danach entscheidet die KI bei jeder Änderung, ob es ein Treffer ist.

• Rhythmus: täglich oder wöchentlich (mit Wochentag) zur gewählten Uhrzeit (deutsche Zeit). Häufiger

geht nicht.

• Ziel eines Treffers: in den Eingang des Mitarbeiters (er bearbeitet den Treffer nach den Regeln seiner

Stelle und antwortet Ihnen per Direktnachricht), als Aufgabe für seinen Vorgesetzten oder als Beitrag im Team-Kanal (ein Kanal der Marke, in dem der Mitarbeiter Mitglied ist). Jeder Treffer kommt mit Link, Kurzfassung und dem, was neu ist.

• Höchstens 20 je Mitarbeiter (pausierte zählen mit) — einstellbar unter Einstellungen → KI → Webzugriff.

So prüft Octibiz: Die erste Prüfung merkt sich nur den Ausgangsstand. Danach vergleicht Octibiz ohne KI einen Fingerabdruck: bei einer Seite Zeile für Zeile, bei einem Feed die Einträge nach ihrer Kennung (GUID) bzw. ihrem Link, bei einer Suche die Treffer nach Link. Ist nichts neu, kostet die Prüfung nichts außer dem Abruf. Nur wenn etwas neu ist, bewertet die KI die neuen Teile gegen Ihre Beschreibung — ein kurzer Aufruf, der ins Monatsbudget des Mitarbeiters zählt. Ein Feed-Eintrag meldet sich nur einmal, auch wenn er später wieder auftaucht.

Anlegen: im Profil im Reiter Beobachtungen über Neue Beobachtung (Recht KI-Mitarbeitern Aufgaben geben oder KI-Mitarbeiter verwalten in seiner Marke). Der Mitarbeiter legt auch selbst eine an, wenn Sie ihn darum bitten („verfolge Ausschreibungen zu …") — die Ergebnisse gehen dann an Sie. Dort ändern, pausieren, löschen oder Jetzt prüfen Sie; die Prüfung läuft im Hintergrund, das Ergebnis steht kurz danach an der Beobachtung.

Was die Liste zeigt: Quelle, Rhythmus, Ziel, die letzte Prüfung mit ihrem Ergebnis (Ausgangsstand gemerkt, nichts Neues, Neues, aber nicht wichtig, Treffer, ruht, nicht lesbar mit Grund), die nächste Prüfung und den letzten Treffer mit Kurzfassung und Link.

Wann Beobachtungen ruhen: ohne Webzugriff des Mitarbeiters, wenn er pausiert oder archiviert ist, sein Monatsbudget erschöpft ist oder die KI bzw. das KI-Team ausgeschaltet ist. Der Grund steht an jeder Beobachtung; sobald er entfällt, prüft sie wieder im Rhythmus. Ist die Tagesgrenze für Suchen bzw. Seiten erreicht, versucht Octibiz es zwei Stunden später erneut.

Grenzen des Webzugriffs gelten genauso: Sperrliste der Marke, robots.txt, kein internes Netz, höchstens 2 MB in 10 Sekunden, keine Anmeldung, keine Downloads. Was auf der Seite steht, bleibt fremde Daten — Aufforderungen darin befolgt der Mitarbeiter nie.

Datenschutz: Octibiz bewahrt von der Quelle nur den Fingerabdruck (Prüfsummen, kein Seitentext) und die Kurzfassung des letzten Treffers auf. Beobachtungen fallen unter DSGVO-Auskunft und -Löschung ihres Auftraggebers.

Lernen und Gelerntes

Ein KI-Mitarbeiter lernt aus Entscheidungen über seine Arbeit — als kurze Arbeitsregeln (Lektionen) und gelungene Beispiele, nicht durch Nachtrainieren eines Modells. Das wirkt mit jedem KI-Anbieter, bleibt sichtbar und lässt sich löschen.

Woraus er lernt (je Mitarbeiter ein Lernereignis):

• Freigaben: unverändert freigegeben zählt als Bestätigung; Ändern und freigeben — der Unterschied ist der

Lernstoff; abgelehnt — der Grund ist der Lernstoff.

• Prüfung: Sie setzen eine Aufgabe aus In Prüfung auf Erledigt (angenommen) oder zurück auf einen anderen

Status (zurückgegeben); Ihr Kommentar dazu ist der Lernstoff.

• Bewertung: An der Aufgabe (Karte über dem Inhalt) und im Profil unter Verlauf bewerten Sie jedes Ergebnis

mit 👍 oder 👎 (👎 mit Grund), je Person und Ergebnis einmal.

• Nachschau einer Stichprobe: In Ordnung oder Beanstanden mit Grund (siehe Stichprobe unten).
• Nachkorrektur: Ändert ein Mensch binnen 7 Tagen, was der Mitarbeiter geschrieben hat, erkennt Octibiz das

stündlich aus dem Prüfprotokoll (Feld, Wert des Mitarbeiters, Ihr Wert).

• Antworten auf Rückfragen und seine eigene Rückschau nach jedem Auftrag (was er beim nächsten ähnlichen

Auftrag anders oder genauso macht).

Lektionen. Aus jedem Ereignis mit Text formt das günstigste passende Modell (aistaff.learn) eine Regel in einem Satz, etwa „Angebote für Bestandskunden immer mit Rabattstaffel". Jede Lektion trägt ihre Geltung (Aufgabenart, Kunde, Marke), die Herkunft (Link zur Entscheidung), ihren Stand, die Zahl der Bestätigungen und die letzte Nutzung.

• Ähnliche Lektionen werden zusammengeführt (eine Bestätigung mehr); bei Widerspruch gilt die neuere Entscheidung.
• Wirkt sofort, wenn der Vorgesetzte, ein Freigebender oder ein Verwalter entschieden hat, und bei der eigenen

Rückschau eines internen Auftrags. Stand: Vorläufig · wirkt.

• Wartet auf Bestätigung, wenn jemand ohne diese Rechte entschied oder die Rückschau einen Auftrag mit

Fremdinhalten betraf (Kundenmail, Ticket, Web). So wird keine in einer Mail untergeschobene Anweisung zur Regel. Eine widersprechende Lektion entsteht dann daneben; die bisherige gilt weiter.

• Bestätigt wirkt immer.

Anwenden. Jede Arbeitssitzung bekommt die passenden, wirksamen Lektionen und bis zu drei ähnliche, gut bewertete frühere Ergebnisse als Beispiel — nur eigene, nie aus einer fremden Marke, gesucht über die Einbettungen des CompanyBrain bzw. ohne sie über gleiche Wörter, und nur so viel, wie das Budget ai.staff.learn_token_budget zulässt.

Reiter „Gelerntes". Im Profil sehen Sie Lektionen (Stand, Geltung, Herkunft, Bestätigungen, letzte Nutzung) und die eigenen Notizen des Mitarbeiters. Mit KI-Mitarbeiter verwalten bestätigen, ändern und löschen Sie sie.

Team-Lektion. Gilt eine Lektion für alle, schlägt die KI-Teamleitung sie als Brain-Fakt (Richtlinie im CompanyBrain der Marke) oder Brain-Instruktion (Zeile in der Arbeitsanweisung aller KI-Mitarbeiter der Marke) vor; ein Verwalter kann sie mit Für alle vorschlagen auch selbst vorschlagen. Angelegt wird sie erst, wenn jemand mit CompanyBrain verwalten (platform.brain.manage) in der Marke Ins CompanyBrain übernehmen wählt — mit Fassung wie jede Änderung im CompanyBrain. Die Arbeitsanweisung gilt danach als angepasst.

Grenze. Gelerntes ändert nie Rechte, Befugnisse, Budget oder Arbeitsbereich. Eine Lektion, die das verlangt (etwa „Mails an Stammkunden künftig selbst senden"), wird verworfen und lässt sich auch nicht so ändern — dafür gibt es die Befugnisse am Profil.

Wachsende Selbstständigkeit

Ein KI-Mitarbeiter bekommt mehr Freiheit, wenn seine Arbeit sie verdient — und verliert sie wieder, wenn sie nicht mehr stimmt. Grundlage ist die Erfolgsbilanz: wie die Entscheidungen über seine Arbeit ausfielen. Alle Schwellen sind Einstellungen (siehe Einstellungen & Rechte); die Zahlen hier sind die Vorgaben.

Erfahrungsstufen. Einarbeitung → intern selbstständig → teilweise außen selbstständig → selbstständig. Die Stufe steht im Profil (Überblick, Befugnisse & Budget, Reiter Leistung).

• Einarbeitung: Jeder neue Mitarbeiter beginnt hier. Jedes Ergebnis geht zur Prüfung, jede Wirkung außer

Intern braucht eine Freigabe — auch wenn eine Befugnis-Zeile Selbst sagt oder das Stellenprofil mehr Ziele nennt. Die Einarbeitung endet mit der ersten Befugnis über Intern hinaus: durch einen Aufstieg oder weil ein Verwalter sie unter Befugnisse speichert.

• Danach folgt die Stufe den Befugnissen: nur Abschließen selbst = intern selbstständig; etwas nach außen

selbst = teilweise außen selbstständig; Nach außen als ganze Art und Abschließen selbst = selbstständig.

Erfolgsbilanz. Je Bereich — Wirkungsart und Werkzeug, beim Abschließen die Aufgabenart — zählt Octibiz: Freigaben unverändert, geändert, abgelehnt; Ergebnisse angenommen und zurückgegeben; 👍 und 👎; Nachkorrekturen; selbst Erledigtes mit Stichproben und Widersprüchen. Die Folge zählt die Zustimmungen in Reihe, jüngste zuerst (unverändert freigegeben, angenommen, Stichprobe in Ordnung); jeder Widerspruch beginnt sie neu.

Aufstieg. Erreicht ein Bereich 25 Ergebnisse in Folge unverändert und steht kein Widerspruch unter den letzten 10, schlägt das System dem Vorgesetzten die nächste Befugnis vor, etwa „Lisa darf Nach außen · reply_ticket künftig selbst?". Er bekommt eine Benachrichtigung; der Vorschlag steht im Profil unter Leistung.

• Erteilen setzt die Befugnis dieses Bereichs auf Selbst — ein Klick, nur mit KI-Mitarbeiter verwalten.

Nicht jetzt stellt den Vorschlag zurück; die Folge zählt danach neu.

• Automatisch mit Nachricht (Schalter im Reiter Leistung, nur Verwalter): Ein Aufstieg gilt sofort, der

Vorgesetzte bekommt eine Nachricht und nimmt ihn im Verlauf mit Zurücknehmen wieder zurück — dann gilt die Befugnis davor.

• Geld und endgültiges Löschen werden nie automatisch freigeschaltet, auch nicht im Modus automatisch —

dort bleibt es beim Vorschlag.

• Abschließen wächst genauso: Werden Ergebnisse einer Aufgabenart wiederholt unverändert angenommen (Sie

setzen In Prüfung auf Erledigt), kommt der Vorschlag „Erledigen ohne Prüfung". Mit dieser Befugnis setzt er die Aufgabe nach seinem Bericht selbst auf Erledigt.

• Vorgeschlagen wird nur auf die Ziel-Befugnisse des Stellenprofils hin; frei eingestellt jede Art außer

Intern.

Rückstufung. Ein Widerspruch nach selbstständiger Wirkung — Sie beanstanden die Stichprobe, bewerten das Ergebnis mit 👎, korrigieren nach oder öffnen eine selbst abgeschlossene Aufgabe wieder — wird ein Fall. Ab 2 Fällen in 30 Tagen (seit dem letzten Aufstieg dieses Bereichs) steht die entscheidende Befugnis automatisch wieder auf Mit Freigabe; der Vorgesetzte wird benachrichtigt. Die Rückstufung steht im Verlauf unter Leistung.

Stichprobe. Von dem, was ein Mitarbeiter selbstständig erledigt (alles außer Intern), erscheinen 10 % seinem Vorgesetzten zur Nachschau — gleichmäßig, bei 10 % jede zehnte Wirkung eines Bereichs. Mit guter Bilanz sinkt der Anteil (bei doppelter Folge die Hälfte) bis 2 %. Die Nachschau steht unter Freigaben → KI-Team über der Liste: In Ordnung oder Beanstanden mit Grund. Beides ist ein Lernereignis; eine Beanstandung zählt zur Rückstufung. Erfasst wird jede Wirkung, die er selbst auslöst — auch eine Antwort, die er in Slack oder Teams an Externe selbst sendet; was der Autopilot der Inhalte freigibt, zählt noch nicht dazu.

Leistungsbild (Reiter Leistung). Die letzten 90 Tage: erledigte Aufträge, Durchlaufzeit (Median vom Eingang bis zum Abschluss), Kosten gesamt und je Auftrag, Rückfrage-Quote (Rückfragen ÷ Rückfragen und Ergebnisse) und Bewertungen. Die Lernkurve zeigt je Woche (12 Wochen) den Anteil der Entscheidungen über seine Arbeit, die Zuspruch waren. Darunter die Erfolgsbilanz je Bereich mit der wirksamen Befugnis, dem Anteil der Stichprobe und der Folge, und der Verlauf von Aufstieg und Rückstufung.

Bewerten an der Aufgabe. Ist ein Ergebnis fertig, zeigt die Karte über dem Inhalt der Aufgabe den Bericht und „Wie war das Ergebnis?" mit 👍 und 👎 (👎 mit Grund). Bewerten dürfen der Auftraggeber, der Vorgesetzte und wer KI-Team ansehen in der Marke hält — je Person und Ergebnis einmal. Gesendet werden itemUlid, rating (gut oder schlecht) und reason.

Grenze. Befugnisse ändern sich nur über drei Wege: den Verwalter (Befugnisse am Profil, Künftig ohne Rückfrage), den Aufstieg und die Rückstufung. Gelerntes (Lektionen) ändert sie nie; ein KI-Konto ändert sie nie.

Felder im Detail

Beim Einstellen legen Sie außerdem die Marke fest (brandId) und wählen optional ein Stellenprofil (profileKey); beides bleibt danach fest. Aus einem Entwurf kommen zusätzlich die Fähigkeits-Bausteine (skillKeys, nur mitgelieferte) und die Aufgabe in eigenen Worten (jobDescription, höchstens 2 000 Zeichen) — ohne Angabe die des Profils.

Einstellen per Beschreibung (Beschreiben):

Befugnisse (Reiter Befugnisse & Budget, „Befugnisse speichern" ersetzt alle):

KI-Hinweis je Marke (KI-Hinweis):

Gelerntes (Reiter Gelerntes, nur mit KI-Mitarbeiter verwalten):

Die Bewertung im Verlauf sendet rating (gut oder schlecht) und reason (Grund, bei schlecht Pflicht); Für alle vorschlagen sendet kind (fakt oder instruktion).

Leistung (Reiter Leistung, nur mit KI-Mitarbeiter verwalten):

Erteilen, Nicht jetzt und Zurücknehmen senden nichts außer der Entscheidung selbst.

Webzugriff (Karte Webzugriff im Reiter Befugnisse & Budget, nur mit KI-Mitarbeiter verwalten):

Webzugriff (Einstellungen → KI → Webzugriff):

Beobachtungen (Reiter Beobachtungen, mit KI-Mitarbeitern Aufgaben geben oder KI-Mitarbeiter verwalten):

Einstellung Beobachtungen je Mitarbeiter (höchstens) watchesPerMember unter Einstellungen → KI → Webzugriff: 1–100, Vorgabe 20.

Stellvertretung (Reiter Stellvertretung, nur der Vertretene selbst):

Einstellungen & Rechte

• Schalter: Das KI-Team gehört zum Schalter ai.staff unter dem KI-Gateway (ai.gateway) und ist ab

Werk aus. Ein Administrator schaltet beide unter Einstellungen → System ein. Ist einer aus, fehlt unter Team der Reiter KI-Mitarbeiter, und die Schnittstelle antwortet „nicht gefunden". Team öffnet dann die Kanäle.

• Rechte: KI-Team ansehen (platform.aistaff.read) für Übersicht und Profil, KI-Mitarbeiter verwalten

(platform.aistaff.manage) für Einstellen, Ändern, Kopieren, Pausieren, Archivieren, Befugnisse und KI-Hinweis, Freigaben entscheiden (platform.aistaff.approve) für den Freigabe-Eingang des KI-Teams. Alle gelten je Marke: Wer sie nur in Marke A hält, sieht und verwaltet nur das KI-Team von Marke A. Stellvertretung geben (platform.aistaff.proxy, ab Werk GF/Admin) braucht, wer einem KI-Mitarbeiter Zugriff auf das eigene Postfach und den eigenen Kalender gibt; damit sieht und entscheidet er auch Entwürfe in seinem Namen. KI-Mitarbeitern Aufgaben geben (platform.aistaff.assign) braucht, wer eine Aufgabe einem KI-Mitarbeiter zuweist (in Octibiz und über die Schnittstelle, auch ein Ticket) oder ihn in Slack bzw. Teams anspricht. Ab Werk halten KI-Team ansehen und KI-Mitarbeitern Aufgaben geben die Rollen GF/Admin, Projektleitung, Umsetzung, Support und Vertrieb; einstellen, ändern und Freigaben entscheiden bleibt bei GF/Admin. Wer schon zuständig ist, bleibt es; das Recht gilt dem Hinzufügen.

• Rolle vergeben: Sie können einem KI-Mitarbeiter nur Rollen geben, deren Rechte Sie selbst halten.
• Monatsbudget-Vorgabe: Die Einstellung ai.staff.default_monthly_cents (Vorgabe 2 000 Cent = 20 €) belegt

das Budget neuer Mitarbeiter vor.

• Sitzungen: ai.staff.session_steps (Vorgabe 12) begrenzt die Modell-Schritte je Arbeitssitzung,

ai.staff.max_sessions (Vorgabe 8) die Sitzungen je Eintrag.

• Kettenschutz: ai.staff.chain.max_depth (3), ai.staff.chain.max_open_subtasks (10),

ai.staff.chain.max_pingpong (3) und ai.staff.chain.brake_cents (500) — siehe Kettenschutz oben.

• Webzugriff: ai.staff.web.provider (auto, brave, anthropic), ai.staff.web.searches_per_day (Vorgabe

50), ai.staff.web.pages_per_day (Vorgabe 100), Preise ai.staff.web.price.brave und ai.staff.web.price.anthropic in US-Cent je 1 000 Suchen (Vorgabe 500 bzw. 1 000) — alles unter Einstellungen → KI → Webzugriff; ändern braucht KI verwalten (platform.ai.manage) für alle Marken, die Sperrliste je Marke KI-Mitarbeiter verwalten. Den Schalter je Mitarbeiter stellt um, wer KI-Mitarbeiter verwalten in seiner Marke darf.

• Beobachtungen: ai.staff.watch.max_per_member (Vorgabe 20) unter Einstellungen → KI → Webzugriff. Lesen

alle mit KI-Team ansehen; anlegen, ändern, pausieren, löschen und Jetzt prüfen braucht KI-Mitarbeitern Aufgaben geben oder KI-Mitarbeiter verwalten in der Marke des Mitarbeiters.

• Kollegen-Verzeichnis: sehen alle mit KI-Team ansehen, je Marke wie die Übersicht.
• Stoppen: Einen Lauf eines KI-Mitarbeiters stoppen sein Vorgesetzter und wer KI-Mitarbeiter verwalten in

seiner Marke darf; KI-Team ansehen allein reicht nicht.

• Hintergrund-Arbeiter: Die Arbeitssitzungen laufen auf einem eigenen Arbeiter (messenger:consume ai_staff),

damit Mails, Benachrichtigungen und Automationen nie auf ein Modell warten. Ohne ihn arbeitet kein KI-Mitarbeiter — die Einrichtung beschreibt das Betriebshandbuch (RUNBOOK §6).

• Erinnerung und Eskalation: Eine unbeantwortete Freigabe erinnert den Zuständigen nach

ai.staff.approval_reminder_hours (Vorgabe 4 Stunden) und geht nach ai.staff.approval_escalation_hours (Vorgabe 24 Stunden) an dessen Vorgesetzten; 0 schaltet den Schritt ab.

• KI-Hinweis: Die Vorgabe steht in ai.staff.disclosure; Marken übersteuern sie über KI-Hinweis.
• Gelerntes anwenden: ai.staff.learn_token_budget (Vorgabe 600 Token) begrenzt Lektionen und Beispiele je

Arbeitssitzung.

• Aufstieg: ai.staff.promotion.streak (Vorgabe 25 Ergebnisse in Folge unverändert) und

ai.staff.promotion.window (Vorgabe 10: kein Widerspruch unter so vielen jüngsten Entscheidungen).

• Rückstufung: ai.staff.demotion.cases (Vorgabe 2 Widersprüche) in ai.staff.demotion.days (Vorgabe 30

Tage).

• Stichprobe: ai.staff.spot_check.percent (Vorgabe 10 %) und ai.staff.spot_check.min_percent (Vorgabe 2 %).
• Einstellungstest: ai.staff.hiring_test.case_pass_percent (Vorgabe 80 % Kernelemente je Fall) und

ai.staff.hiring_test.pass_percent (Vorgabe 80 % bestandene Fälle). Fachhandbuch lesen alle mit KI-Team ansehen; den Test starten braucht KI-Mitarbeiter verwalten in der Marke.

• Leistung: sehen alle mit KI-Team ansehen; erteilen, zurückstellen, zurücknehmen und *Automatisch mit

Nachricht* umstellen braucht KI-Mitarbeiter verwalten; die Stichprobe nachschauen Freigaben entscheiden.

• Gelerntes: sehen alle mit KI-Team ansehen; bestätigen, ändern, löschen und als Team-Lektion vorschlagen

braucht KI-Mitarbeiter verwalten; eine Team-Lektion ins CompanyBrain übernehmen CompanyBrain verwalten (platform.brain.manage) in der Marke. Bewerten darf jeder Mensch mit KI-Team ansehen in der Marke, an der Aufgabe außerdem ihr Auftraggeber und der Vorgesetzte des Mitarbeiters.

Sicherheit

• Konto ohne Anmeldung. Ein KI-Konto hat kein Passwort, kein SSO und keine Zwei-Faktor-Anmeldung. Anmelden,

Einladen, „Anmelden als" und das Ausstellen von API- oder MCP-Tokens sind gesperrt. Seine Adresse endet auf ki.invalid und ist unzustellbar; E-Mail und Push gehen an KI-Konten nicht hinaus, die Benachrichtigung in Octibiz bleibt.

• KI-Deckel. Ein KI-Konto hält nie Rechte zur Verwaltung von Nutzern, Rollen, Einstellungen,

Integrationen, Plugins, Sicherung, Update, DSGVO-Löschung, API-Tokens und des KI-Teams (außer ansehen) — auch dann nicht, wenn seine Rolle sie enthält. So kann sich ein KI-Mitarbeiter keine eigenen Rechte verschaffen.

• Arbeitsbereich. Über die Operations-Schnittstelle erreicht ein KI-Mitarbeiter nur, was in seinem

Arbeitsbereich steht — auch wenn seine Rolle mehr erlaubt.

• Wächter an den Wirkstellen. Nach außen senden, veröffentlichen und Beiträge planen, Belege festschreiben, Zahlläufe

ausführen, Versand beauftragen und endgültig löschen prüfen an der Stelle der Wirkung selbst, ob ein KI-Mitarbeiter handelt — ohne Befugnis entsteht eine Freigabe, mit Nie gar nichts. Menschen und zeitgesteuerte Läufe sind davon nicht berührt.

• Keine Selbst-Erweiterung. Befugnisse ändert ein Mensch mit KI-Mitarbeiter verwalten, ein Aufstieg nach

der Bilanz oder eine Rückstufung — ein KI-Konto nie, auch nicht mit einer Rolle, die das Recht enthält. Automatische Aufstiege schalten Geld und endgültiges Löschen nie frei.

• Freigegeben handelt der Mitarbeiter. Eine freigegebene Wirkung läuft als der KI-Mitarbeiter — mit

seinen Rechten und seinem KI-Hinweis; im Prüfprotokoll steht die KI-Handlung, an der Freigabe, wer entschieden hat.

• Gelerntes ändert keine Befugnis. Lektionen und Notizen sind Text für die Arbeitssitzung. Sie ändern nie

Rechte, Befugnisse, Budget oder Arbeitsbereich; eine Lektion, die das verlangt, wird verworfen.

• Datenschutz (DSGVO). Eine Auskunft oder Löschung unter Einstellungen → DSGVO erfasst auch das KI-Team.

Betroffen ist immer ein Mensch, nie das KI-Konto:

• Auskunft: Aufträge, die die Person gegeben hat (auch aus Slack und Teams), Aufträge zu ihren Aufgaben und

Tickets, Freigaben an sie, selbstständige Wirkungen dazu, Lernereignisse, Lektionen mit ihrem Namen beim selben Kunden, Notizen, die Arbeitsverläufe dazu, ihre Direktnachrichten mit KI-Mitarbeitern und ihre Beiträge in Team-Kanälen. Ihre eigenen Entscheidungen über die Arbeit des KI-Teams (Freigabe, Bewertung, Nachschau einer Stichprobe) stehen ebenfalls darin.

• Löschung: Die Texte werden geschwärzt ([gelöscht]), Lektionen und Notizen mit Personenbezug gelöscht; ein

offener Auftrag endet, eine offene Freigabe gilt als abgelehnt. Zählwerte wie Status, Art, Kosten, Stichprobe und Widerspruch bleiben ohne Personenbezug — die Erfolgsbilanz stimmt weiter. Eine Schwärzung ist kein Lernstoff.

• Aufbewahrung: Unter Einstellungen → DSGVO → Aufbewahrung stehen acht Fristen KI-Team: …, die der

tägliche Lauf anwendet. Ab Werk: Eingang, Arbeitsverläufe, Notizen und Nachrichten werden nach 12 Monaten ohne Bewegung gelöscht. Freigaben und selbstständige Wirkungen werden nach 12 Monaten geschwärzt, Lernereignisse nach 24 Monaten — ihre Zählwerte tragen die Erfolgsbilanz. Lektionen bleiben, bis ein Verwalter sie löscht; die Frist dafür ist ab Werk aus. Offene Aufträge, Freigaben und Nachschauen bleiben stehen, bis sie abgeschlossen sind.

Grenzen und Fallstricke

• Sitzungen, keine Sekunden. Zwischen Zuweisung und erster Antwort vergehen meist einige Sekunden bis Minuten;

ein Mitarbeiter arbeitet einen Auftrag nach dem anderen ab.

• Außenwirkung wartet. Ab Werk wartet jeder Schritt mit Wirkung nach außen auf eine Freigabe, bis Sie unter

Befugnisse etwas anderes festlegen — der Auftrag bleibt bis zur Entscheidung auf Wartet auf Freigabe.

• Tickets: Von sich aus schreibt er an Tickets Kommentare und setzt keinen Status. Ein Support-Mitarbeiter darf

Status, Einordnung und Zuweisung über seinen Arbeitsbereich ändern — jede solche Änderung wartet aber auf Ihre Bestätigung; den Lebenszyklus eines Tickets steuern weiter Menschen.

• „In Prüfung", nicht „Erledigt". Den Abschluss auf Erledigt setzt ein Mensch — es sei denn, der

Mitarbeiter hat die Befugnis Abschließen (nicht in der Einarbeitung). Dann zieht ein Teil seiner Abschlüsse als Stichprobe zur Nachschau. Tickets schließt er nie selbst.

• Archivieren ist endgültig. Für eine Pause gibt es „Pausieren".
• Autopilot der Inhalte. Hat ein KI-Mitarbeiter die automatische Freigabe eines Wochenplans

eingeschaltet, gibt der Autopilot nur frei, wenn der Mitarbeiter Nach außen selbst darf; sonst bleibt der Beitrag in Prüfung und trägt den Hinweis „Freigabe nötig".

• Wortlaut des KI-Hinweises vorläufig. Die Vorgabe ist ein sachlicher Platzhalter, bis der endgültige

Wortlaut feststeht.

• Die Stelle pflegen Sie hier. In der Personalverwaltung erscheint die Stelle mit der Beschäftigungsart

KI und ist dort nur lesbar (kein Bearbeiten, kein Lebenszyklus, kein Löschen); geändert wird sie über das KI-Team.

• Ohne Vorgesetzten. Wer vor der Pflicht eingestellt wurde, kann noch ohne Vorgesetzten sein — die Übersicht

weist darauf hin. Setzen Sie einen, sonst gehen Rückfragen und Hinweise an niemanden.

FAQ & Fehlerbilder

„Aufgaben an KI-Mitarbeiter gibt nur, wer … das Recht hat." Ihnen fehlt KI-Mitarbeitern Aufgaben geben in der Marke der Aufgabe. Ihre Verwaltung vergibt es über die Rolle.

Der Reiter „KI-Mitarbeiter" fehlt. Der Schalter ai.staff oder ai.gateway ist aus, oder Ihnen fehlt KI-Team ansehen in der aktiven Marke. Der Menüpunkt Team selbst erscheint, sobald Sie das KI-Team ansehen, Team-Kanäle nutzen oder Direktnachrichten schreiben dürfen.

„Die Operation … liegt außerhalb des Arbeitsbereichs". Der Mitarbeiter hat eine Operation versucht, die nicht in seinem Arbeitsbereich steht. Ergänzen Sie den Eintrag unter Bearbeiten → Arbeitsbereich, wenn er sie wirklich braucht.

Eine Rolle fehlt in der Auswahl. Sie enthält Rechte, die Sie selbst in dieser Marke nicht halten.

Ein Stellenprofil fehlt in der Auswahl. Sein Modul ist ausgeschaltet (etwa Tickets für Support) oder für Sie ausgeblendet.

Im Entwurf fehlt ein Eintrag des Arbeitsbereichs. Die vorgeschlagene Rolle trägt ihn nicht, sein Modul ist aus, oder es gibt ihn nicht — der Grund steht unter Nicht übernommen. Wählen Sie eine passende Rolle oder ergänzen Sie den Eintrag unter Weitere Angaben, bevor Sie einstellen.

„Zu viele Entwürfe in kurzer Zeit". Höchstens 10 Entwürfe je Minute; kurz warten.

Der Mitarbeiter reagiert nicht. Prüfen Sie im Profil den Status (pausiert, Budget erschöpft), seine Arbeitszeiten und im Reiter Verlauf, ob der Eintrag angekommen ist. Steht er dort auf Neu, läuft der Hintergrund-Arbeiter ai_staff nicht (RUNBOOK §6) oder der Schalter ai.staff ist aus.

„Wartet auf Freigabe". Der Mitarbeiter wollte einen Schritt tun, den er nicht selbst darf. Welcher, steht als Kommentar an der Aufgabe, im Lauf unter Läufe und als Anfrage unter Freigaben → KI-Team. Nach Ihrer Freigabe arbeitet er im selben Verlauf weiter; nach einer Ablehnung arbeitet er ohne diesen Schritt weiter und kennt Ihren Grund.

„Die Auftragskette … hat die Notbremse erreicht". Die Kette hat ihren Kostenbetrag erreicht. Antworten Sie an der Aufgabe, wenn er weitermachen soll; sonst setzen Sie die Aufgabe auf Abgebrochen.

„Pingpong: … liegt jetzt bei dir". Eine Aufgabe ging zu oft zwischen KI-Mitarbeitern hin und her und liegt nun bei Ihnen. Entscheiden Sie, wer sie übernimmt, oder beantworten Sie die offene Frage selbst.

„Nicht vergeben: … Ebenen tief" bzw. „… Unteraufgaben offen". Der Kettenschutz hat eine weitere Unteraufgabe verhindert; der KI-Mitarbeiter erledigt den Teil selbst oder wartet auf die offenen Teile.

„Konnte das nicht abschließen". Die Sitzung ist gescheitert (Anbieter nicht erreichbar, fehlendes Recht, Sitzungsgrenze). Der Grund steht im Verlauf; weisen Sie den Auftrag erneut zu, wenn er es noch einmal versuchen soll.

„Freigabe nötig: … darf das nicht ohne Freigabe". Der Mitarbeiter wollte etwas tun, für das seine Befugnis Mit Freigabe lautet — oder er wollte an einen neuen Empfänger schreiben. Die Anfrage steht unter Freigaben → KI-Team.

„Diese Wirkung ist dem KI-Mitarbeiter nie erlaubt". Die Befugnis der Art steht auf Nie; es entsteht keine Freigabe. Ändern Sie die Befugnis, wenn er es doch tun soll.

Eine Lektion „wartet auf Bestätigung". Sie stammt aus einer Rückschau mit Fremdinhalten oder aus einer Entscheidung ohne Freigabe- bzw. Verwaltungsrecht. Prüfen Sie sie unter Gelerntes und bestätigen oder löschen Sie sie.

„Gelerntes ändert nie Rechte, Befugnisse, Budget oder Arbeitsbereich". Der geänderte Text verlangt eine Erweiterung. Stellen Sie das unter Befugnisse & Budget ein, nicht in einer Lektion.

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