HubSpot-Import
Zweck
Wer von HubSpot kommt, soll seinen Vertriebsverlauf mitnehmen — nicht abtippen. Dieses Modul übernimmt den Bestand einmalig und ist so gebaut, dass ein abgebrochener Lauf einfach wiederholt werden kann. Bei einer Migration ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Funktionsumfang
- Zehn Bereiche, einzeln wählbar: Eigentümer abgleichen, Eigentümer anlegen, Deal-Pipelines mit
ihren Stufen, Firmen, Kontakte, Listen (lists), Kampagnen-Historie (campaigns), Deals, Service-Tickets und der Aktivitäten-Verlauf (Notizen, Anrufe, E-Mails, Termine, Aufgaben).
- Probelauf ist die Voreinstellung. Geschrieben wird erst, wenn man es ausdrücklich verlangt.
Der Bericht des Probelaufs ist das, was man vor dem Echt-Lauf freigibt.
- Wiederholbar ohne Dubletten: jeder übernommene Datensatz merkt sich seine HubSpot-Kennung; ein
zweiter Lauf aktualisiert, statt neu anzulegen — und dreht dabei den hier erreichten Bearbeitungsstand nicht zurück.
- Ziel-Marke wählbar — bei mehreren Marken ist die Angabe Pflicht, auch im Probelauf.
- Bericht am Ende mit dem, was übersprungen wurde und warum.
Was mit Abmeldungen passiert
Ein Kontakt, der in HubSpot dem Empfang von E-Mails widersprochen hat, kommt hier als abgemeldet an — auch dann, wenn es den Kontakt hier schon gab. Das ist ausdrücklich so gebaut: andernfalls machte die Übernahme aus einem Widerspruch stillschweigend wieder eine Empfängeradresse.
Listen und Kampagnen-Historie
- Kontaktlisten werden Zielgruppen im Marketing, Name „HubSpot: …“.
Eine statische Liste kommt als statische Zielgruppe mit ihren Mitgliedern an — sofern der Kontakt mit übernommen wurde; fehlende Mitglieder stehen gezählt im Bericht.
- Eine aktive Liste wird als dynamische Zielgruppe nachgebaut, wenn ihre Regel nur Position
(jobtitle), Abteilung (jobfunction) oder Branche (industry) mit „ist gleich“, „ist ungleich“, „enthält“ oder „ist eines von“ verwendet. Jede andere Regel kommt als Momentaufnahme (statisch, heutige Mitglieder) an; der Bericht sagt das, und die Zielgruppe trägt in der Liste die Kennzeichnung „Momentaufnahme aus HubSpot“. Eigene Bedingungen geben Sie ihr, indem Sie die Art auf „Dynamisch“ stellen und die Regel festlegen — ein erneuter Import lässt sie danach unverändert.
- Firmen- und Deal-Listen werden übersprungen — Zielgruppen bestehen aus Kontakten.
- Auch eine übernommene Zielgruppe verlangt beim Versand die Einwilligung — eine Liste in HubSpot
ist keine Erlaubnis zum Anschreiben.
- Versendete Marketing-Mails kommen als abgeschlossene Versandläufe an:
Name, Betreff, Versandzeit und Kennzahlen (gesendet, zugestellt, geöffnet, geklickt, Bounces, Abmeldungen, Beschwerden). Inhalt und Empfänger kommen nicht mit; Entwürfe werden übersprungen.
- Der HubSpot-Zugang (Private App) braucht dafür zusätzlich die Bereiche „Listen lesen“ und „Inhalte“ (content).
- Ohne Marketing-Modul meldet der Bericht beide Bereiche als offen und legt nichts an.
Zusammenspiel
Die übernommenen Daten landen dort, wo sie hingehören: Firmen in der Kundenverwaltung, Kontakte als Ansprechpartner, Pipelines und Deals im Vertrieb, der Verlauf bei den Aktivitäten, Service-Tickets als Vorgänge, Listen und Kampagnen-Historie im Marketing.
Grenzen
- Eigentümer werden nicht ungefragt angelegt. HubSpot-Eigentümer werden über die
E-Mail-Adresse auf vorhandene Mitarbeiter abgeglichen; ohne Treffer wird übersprungen und im Bericht vermerkt. Wer sie anlegen lassen will, verlangt das ausdrücklich — sie entstehen dann als ausgeschiedene beziehungsweise deaktivierte Mitarbeiter ohne Anmeldemöglichkeit.
- Die Reihenfolge ist Teil der Sache: Stammdaten vor Bewegungsdaten. Ein Deal ohne die zuvor
übernommene Pipeline-Stufe lässt sich gar nicht anlegen; ein solcher Deal wird mit Begründung übersprungen, statt in eine erfundene Stufe zu wandern.
- Bestehendes wird nicht überschrieben. Eine Firma wird als Bestandskunde erkannt, wenn die
USt-IdNr. übereinstimmt (Schreibweise egal) oder — ohne USt-IdNr. — genau ein Kunde dieselbe Firmen-Domain trägt (Web-Adresse oder gepflegtes Domain-Merkmal); ein Kontakt über dieselbe E-Mail-Adresse. Erkannte Datensätze werden übernommen statt gedoppelt, ihre gepflegten Stammdaten bleiben stehen (nur eine fehlende USt-IdNr. wird ergänzt), der Vorgang steht im Bericht. Der gleiche Firmenname allein genügt nicht: die Firma wird neu angelegt, und der Bericht nennt den namensgleichen Bestand zur Prüfung unter Dubletten.
- Die USt-IdNr. kommt mit. HubSpot führt dafür kein Standardfeld; übernommen wird die erste
gefüllte der üblichen Eigenschaften vat_number, vat_id, vatid, ust_idnr, ust_id, ustid, tax_id.
- Ein Ticketstatus aus HubSpot wird nicht übersetzt. Übernommene Tickets kommen im hiesigen
Vorgabe-Status an. In HubSpot geschlossene Tickets behalten ihren Abschlusszeitpunkt und kommen archiviert an — sie stehen damit nicht als Rückstand im Posteingang, bekommen aber auch keinen erfundenen Erledigt-Status; den setzt die Bearbeitung hier. Die ursprüngliche Stufe bleibt am Vorgang hinterlegt.
- Der Import ist ein Werkzeug der Einrichtung, keine laufende Synchronisierung: er holt einen
Bestand ab, er hält zwei Systeme nicht dauerhaft gleich.